FACULTAD DE

INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

PRACTICA APLICADA

OPTIMIZACION DEL ALMACENAMIENTO DE REPUESTOS BODEGA SOLEDAD - BARRANQUILLA

INTEGRANTES
Yerson Andrés Valencia Franco, Código 1621022497
Jorge Alberto Segura González, Código 1711023348
José Gregorio Cubillos Pájaro, Código 1711023562
Diana Emilce Novoa Aponte, Código es 1611025180
Diana Marcela Romero Gómez, Código 1621022835
Luz Elena Herrera Marín Código 15110204

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO
2020
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1. AREA DE CONOCIMIENTO

Gestión de inventarios

El rol que juegan los inventarios en una compañía es de vital importancia para la misma, dado que
representan una porción significativa de sus activos y en sus procesos, por tal motivo se requiere que
la administración de estos inventarios sea efectiva. El seguimiento administrativo presenta una
constante oportunidad de mejora en el sistema de control de inventarios.

Krajewski y Ritzman (2000), establecen que uno de los grandes desafíos de la gestión de inventarios
consiste en mantener la cantidad adecuada para que la empresa alcance sus prioridades competitivas
con mayor eficiencia y productividad. Por tal motivo se hace importante desarrollar conjuntos de
medios y métodos pertinentes para llevar a cabo la distribución de recursos de la organización, lo que
se denomina la logística, con el fin de garantizar las cantidades, lugar y tiempo adecuados en cada
proceso. Para ello deben considerarse los retos competitivos inmersos en los desafíos de globalización,
el incremento en la diversidad de productos y la incertidumbre en la demanda, entre otros factores,
Krajewski y Ritzman (2000.

El área logística ha evolucionado hasta convertirse en lo que hoy se conoce como cadena de
abastecimiento, área que comprende los procesos logísticos internos y externos de toda la
organización: compras, despachos, recepción de materias primas, planeación de inventarios etc., pocas
son las organizaciones que actualmente poseen un área de cadena de abastecimiento estructurada
como tal, pero si se tiene en cuenta la importancia 'de integrar desde el proveedor hasta el cliente final
en el manejo de los inventarios, no pasará mucho tiempo para encontrar que las empresas del mundo
estructuren dicha área.

El inventario debe ser administrado eficientemente, ya que según Ehrhardt y Brigham (2007) persigue
dos objetivos fundamentales: 1) garantizar con el inventario disponible, la operatividad de la empresa
y 2) conservar niveles óptimos que permita minimizar los costos totales (de pedido y de
mantenimiento). Un inventario bajo hace aumentar los costos de pedido, mientras que los inventarios
altos incrementa los costos de mantenimiento.

En la actualidad las empresas con un buen servicio, innovación, personal capacitado entre otras
cualidades, se hacen merecedora de la lealtad de sus clientes, Las compañías que mantienen una
buena calidad en el frente de sus operaciones están en buen camino para convertirse en una mejor
compañía y proveer a sus clientes el servicio de calidad que se merecen y que deberían esperar, estar
en la capacidad para dar respuesta a las necesidades presentes y futuras de las empresas del sector
industrial y de servicios empleando de forma óptima y eficiente la gestión logística integral.
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En esta investigación nos basaremos en el conocimiento del almacenamiento y el control de los

inventarios, aplicaremos las normas y métodos aprendidos y también explotaremos la experiencia de
otros colaboradores.

Con el conocimiento obtenido de las siguientes materias o módulos tenemos la base para realizar este
proyecto.

 Gestión de inventarios y Almacenamiento

 Compras y Aprovisionamiento
 Costos y presupuestos
 Introducción a la logística

2. DEFINICION DE LA PROBLEMÁTICA
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El desarrollo de este proyecto, lo basaremos en el almacenamiento y control de inventarios, donde se

encuentra el mayor número de oportunidades de mejora.

Una de las falencias del almacén de repuestos (producto terminado), ubicado en el municipio de
Soledad - Barranquilla, una de las sedes de la empresa Gecolsa, es el manejo y ubicación del
inventario, por lo cual los repuestos requeridos no se entregan a tiempo, ya sea porque están mal
ubicados, doble localizaciones, cambios de ubicación física y no lo plasman en el respectivo formato
para luego ser digitado en sistema, error de digitación, errores de conteo, errores de ingreso de
repuestos en sistema, error de paqueteado, discrepancias (positivas y negativas) entre otras, esto
conlleva a que las entregas de repuestos para las reparaciones y/o modificaciones planeadas no se
realicen en el tiempo proyectado, ya sean clientes externos o internos (talleres de reparación propios
de la compañía). De no corregir este problema se perderá la credibilidad de la compañía ya que los
propósitos trazados no se ejecutarán en los tiempos pactados y obviamente hallan molestias y
pérdidas para los clientes.
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3. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS

Respecto a nuestra empresa vamos a analizar los resultados obtenidos; posteriores a la ejecución de
las actividades planeadas en la metodología de investigación. Es importante analizar los resultados que
fueron obtenidos de la entrevista dirigida a los clientes de la empresa, debido a que ellos son los que
perciben el servicio y calidad de pedidos que se les entrega. A continuación, se procede a mostrar los
resultados:

Análisis e interpretación de resultados de la encuesta realizada a los clientes actuales de la empresa

GECOLSA

 Sección (A)

1.- Por favor indicar el cargo que desempeña:

Cargo desempeñado

Dueño de la Empresa, tienda o local comercial. Empleado de la tienda o local

comercial.

15%

85%
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 Análisis e interpretación

El 85% de los clientes a los que se les encuesta son dueños de sus locales comerciales, el
15% restante son empleados de las tiendas o locales. No se pudo encuestar al 100% de los
dueños de los locales por motivos de ausencia.
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2.- ¿Por cuánto tiempo ha sido cliente de la empresa?

Antigüedad comercial de los clientes con la

empresa

1 año a 3 4 años a 6 6 años a 8 años9 años o más

años años

8%
30%

62%

 Análisis e interpretación

El 62% son clientes que pertenecen a la empresa de 6 a 8 años casi desde la creación de la
empresa. El 30% son clientes que pertenecen a la empresa de 4 a 6 años, mientras que el
8% son clientes que pertenecen a la empresa 9 años o más. Es importante mencionar que
esta pregunta se estructura para medir la antigüedad comercial de los clientes, quienes
serán beneficiados de las mejoras empresariales a las que GECOLSA se someterá.
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3.- ¿Cuantos empleados tiene su empresa, local o negocio?

Tamaño de empresas (clientes de GECOLSA)

1 empleado a 3 empleados4 empleados a 10 empleados
11 empleados a 15 empleados16 empleados o más

30% 21%

49%

 Análisis e interpretación

El 49% de los clientes son empresas o locales comerciales que manejan una estructura de
mediana empresa, el 30% son clientes que manejan una estructura de grandes empresas
comercializadoras y el 21% son clientes que se manejan por una estructura de pequeña
empresa. Esta pregunta es clave porque ayuda a medir el mercado al que GECOLSA
apunta. Es importante enfocarse en estos porcentajes porque hacen referencia a clientes
que manejan estructuras de medianas y grandes empresas en su mayoría, por lo que el
servicio debe ser el mejor para ellos y para todos los clientes en sí.
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Sección (B)
Preguntas relacionadas con la identidad y conocimiento de la empresa:

5.- ¿De acuerdo con los siguientes aspectos, como considera usted el nivel de importancia? (Por favor marque con una X).

Nivel de importancia en cuanto a la identidad y conocimiento de la empresa

CLIENTES

1.- ¿Qué tan 2.- ¿Qué tan 3.- ¿Qué tan 4.- ¿Qué tan
importante es importante es importantes importante es
la antigüedad la capacidad son las el costo a la
comercial a la de realizar referencias hora de elegir
hora de elegir consultas a la personales a entre diversas
a los mejores hora de elegir la hora de empresas
proveedores y entre diversas elegir entre como la
empresas empresas diversas nuestra?
RESPUESTAS DE LOS

como como empresas

la nuestra? la nuestra? como la
nuestra?

NADA IMPORTANTE 0 0 0 0
POCO IMPORTANTE 0 0 0 0
IMPORTANTE 15 1 0 3
MUY IMPORTANTE 58 72 7 70
3
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 Análisis e interpretación

El 79,45% de los clientes manifiesta que es muy importante la antigüedad comercial al

momento de elegir a los proveedores para sus requerimientos, el 20,55% restante dicen
que es importante la antigüedad comercial por temas de funcionamiento, credibilidad y
servicio al momento de elegir a los proveedores. En cuanto a la capacidad de realizar
consultas de productos, precios y demás aspectos, el 1.37% de los clientes detallan que es
importante, pero el 98,63% dicen que es muy importante el consultar los precios de
productos, las posibles promociones y toda la información necesaria para hacer sus
pedidos. En cuanto a las referencias personales para elegir a los proveedores, el 100% de
los clientes manifiestan que es muy importante las referencias porque a partir de aquí los
clientes solicitan el servicio de la empresa en función la experiencia de otros clientes.
Finalmente, en cuanto al análisis del costo al momento de elegir a los mejores
proveedores, el 4.11% de los clientes detallan que es importante el análisis del costo para
elegir al proveedor correcto pero el 95.89% de los clientes concluyen que es muy
importante analizar el tema de costos porque a partir de aquí los clientes perciben un
margen de utilidad y rentabilidad que le pueden agregar a los productos para la
comercialización. Si existe mejores costos, los precios de sus productos van a ser más
atractivos y por supuesto van a generar más ganancias.
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 Sección (C)

Preguntas relacionadas con el servicio brindado por la empresa:

6.- De los siguientes aspectos, ¿Cómo calificaría el servicio que le oferta la empresa GECOLSA?: (Por favor marque con una X).

Calificación del Servicio

S CLIENTES

1.- ¿La .- ¿Los pedido s 3.- ¿La 4 .- ¿Los pedido s 5.- ¿La
e
entrega2 de sus entregados, presentación son información que
pedidos se contienen las de los entregados en usted recibe
efectúan a cantidades de productos el lugar que con respecto a
tiempo? productos entregados es? usted solicita? los productos
RESPUESTAS DE LO

exactas que ofrecidos por la

usted solicita? empresa es?

MALO 0 0 13 0 0
REGULAR 52 10 10 0 0
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BUENO 18 45 0 0 0
MUY BUENO 3 11 50 66 72
EXCELENTE 0 7 0 7 1
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 Análisis e interpretación

En cuanto a las entregas que se efectúan en un tiempo óptimo para el cliente, el 71,23%
de los clientes detallan que el servicio de entregas a tiempo es regular, el 24,66% dice que
el servicio es bueno, pero puede mejorar, mientras que el 4.11% restante menciona que el
servicio es muy bueno. Con respecto a las cantidades exactas requeridas en los pedidos de
los clientes, el 13,69% manifiestan que las cantidades exactas y el servicio de preparación
de pedidos solicitado es regular, además el 61,64% dice que este servicio de entrega de
pedidos en cantidades exactas es bueno, el 15,67% de los clientes describen que el servicio
es muy bueno y solo el 9,59% dice que el servicio es excelente. Con respecto a la
presentación de los productos, el 17,80% de los clientes manifiestan que los productos
tienen una presentación deficiente mala porque llegan con deterioro.

El 13,63% detallan que la presentación es regular por el mismo motivo de llegar dañados,
el 61,64% dicen que la presentación es muy buena, pero se deben mejorar al momento de
despachar y evitar así posibles daños.

En cuanto al lugar de entrega de los pedidos a los clientes, el 90,41% deducen que el
servicio de entregas en el lugar solicitado es muy bueno, el 9,59% restante manifiesta que
el servicio es excelente y que si se entregan en los lugares establecidos por los clientes.

Con respecto a la información sobre los productos que la empresa les ofrece, el 98,63%
indica que el servicio de información es muy bueno, por lo tanto, se debería mejorar en la
fluidez verbal, pero eso es tema de dicción de cada vendedor que se podría sugerir
mejorar el vocabulario, el 1,37% dice que el servicio es excelente.

En si el servicio que GECOLSA ofrece puede ser mejorado, así se evita que la percepción
del cliente sea negativa.
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7.- De acuerdo con los siguientes aspectos relacionados con la atención y el servicio cómo calificaría? (Por favor marque con una X).

Calificación de la atención y el servicio

80
70
RESPUESTAS DE LOS CLIENTES

60
50
40
30
20
10
0
1.- Califique el 2.- ¿Qué tan 3.- Califique 4.- ¿Qué tan 5.- ¿Con qué
nivel de clara fue la el valor de rápido nivel de
comprensión comunicación los responde la puntualidad
de sus de la empresa productos y empresa ante recibe las
necesidades con usted? servicios que los problemas facturas?
como cliente la empresa con sus
de la ofrece en pedidos?
empresa. comparación
con los
precios.
POBRE O MALO 0 0 0 0 0
REGULAR 0 0 0 2 0
5
BUENO 0 3 1 4 1
2
MUY BUENO 72 65 70 6 12
EXCELENTE 1 5 2 0 59
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 Análisis e interpretación

El 98,63% de los clientes manifiesta que la comprensión de sus necesidades es muy buena
porque los vendedores entienden lo que los clientes requieren. El 1,37% restante dice que
es excelente la comprensión. En cuanto a la comunicación de la empresa con el cliente, el
4,11% de los clientes dicen que la comunicación es buena pero muchas veces ha existido
equivocaciones y malinterpretaciones, el 89,04% manifiesta que la comunicación es muy
buena y el 6,85% restante dice que la comunicación es efectiva y excelente. Respecto al
valor de los productos y servicios en comparación al precio que la empresa oferta, el 1,37%
de los clientes manifiesta que el valor es bueno, el 95,89% manifiesta que el valor es muy
bueno pero que debería haber promociones y mejores precios. El 2,74% manifiesta que el
valor es excelente y acorde a lo que la empresa ofrece. En cuanto a la capacidad de la
empresa para responder a posibles problemas que se pueden dar con los pedidos de los
clientes, el 34,25% dicen que el servicio de solución de problemas es regular y que la
empresa debe mejorar mucho en este aspecto, el 57,53% mencionan que el servicio es
bueno ante la solución de los problemas pero que igual debe mejorar, mientras que el
8,22% dicen que el servicio de solución ante problemas es muy bueno. Finalmente, con
respecto a la puntualidad de la recepción de facturas, el 1,37% de los clientes dicen que las
facturas llegan a destiempo en algunas ocasiones y por lo tanto ese servicio es bueno, el
16,44% dicen que las facturas llegan a tiempo, por ende, se refleja muy buen servicio, por
último, el 82,19% de los clientes dicen que sus facturas llegan impecables y sin problemas.
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8.- ¿Cuáles son las probabilidades de que realice actividades comerciales con la empresa
nuevamente en el futuro?

Existencia de la empresa
ALTAMEDIABAJA

44%
56%

 Análisis e interpretación

El 56% de los clientes manifiestan que la probabilidad de realizar compras con ellos a
futuro es alta, siempre y cuando el servicio mejore obviamente. En cuanto al 44% restante
manifiestan que la probabilidad de comprar a futuro es media según el servicio que no es
tan eficiente, pero aquí es importante deducir que, si el servicio es mejorado mediante
una propuesta atractiva para la solución, los clientes podrán palpar ese beneficio.
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9.- ¿Cuáles son las probabilidades de que recomiende a la empresa con otras personas?

Existencia de la empresa
ALTAMEDIABAJA

48%
52%

 Análisis e interpretación

El 52% de los clientes tienen una alta probabilidad de recomendar a otras personas para
contar con el servicio y los productos que la empresa les ofrece. El 48% de los clientes
manifiestan que la probabilidad de recomendar a otras personas la existencia, el servicio y
productos que GECOLSA s ofrece es media.
Finalmente, en el formulario de preguntas de la encuesta, existe una décima pregunta, la
cual se enfoca en recabar información en función de las posibles sugerencias que los
clientes hacen a la empresa para mejorar.
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Una de las sugerencias más importantes y que se visualiza en las respuestas de los clientes en el
formulario, se centra en la mejora del servicio en cuanto a tiempos de entrega costos de productos,
cantidades de productos exactas y sobre todo que el tiempo de pedidos y entregas sea cumplido a
cabalidad.

Por lo demás los clientes sienten una percepción del servicio adecuada pero que puede ser mejorada
por la empresa para que el cliente sea mucho más fiel y tenga una percepción óptima de la empresa.

Es fundamental mencionar que, con toda la información recabada gracias a la metodología de

investigación planificada, se procede a estructurar la propuesta de solución antes la problemática
general y así mejorar el servicio en todos los aspectos antes mencionados.
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4. ISHIKAWA
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5. JUSTIFICACION

General Equipos de Colombia S.A., GECOLSA maneja un inventario de aproximadamente 14.000

referencias, que son agrupadas de acuerdo con estas líneas:

 Repuestos Usados
 Repuestos Remanufacturados
 Yellowmark
 Parts.cat.com

El proceso de almacenamiento se puede dividir en tres etapas, las cuales son recepción, almacenamiento
de la mercancía y despacho.

Mejorar la distribución del almacén de repuestos (productos terminados) es disminuir los tiempos de
entrega pactados con los clientes ya sean externos o internos (talleres de reparación propios de la
compañía), el colaborador realizara recorridos más cortos y ordenados (secuenciales) y disminuirá con
esto los tiempos en el proceso de retiro entrega y entrega de repuestos.

La presente investigación se enfocara en las quejas realizadas por los clientes ya sean externos o internos
(talleres de reparación propios de la compañía), ya que dichas quejas están haciendo que se pierda la
credibilidad en los estimados de entrega de repuestos para realizar una buenas programación en las
reparaciones de los equipos, y con esto los clientes tengan demora en los proyectos trazados.

Si mejoramos la ubicación de los repuestos en el almacén, estamos atacando dos problemas que serían
la optimización en la entrega de los repuestos y también estaríamos evitando posibles accidentes de
trabajo (falta de orden).

Esta labor tiene como finalidad definir que una buena redistribución del inventario de repuestos, le
permitirá a la compañía y al departamento de inventarios obtener resultados positivos con el
consumidor final (clientes), una vez ejecutada la totalidad de este proyecto. Lo mejor del proyecto es
que no será necesario invertir mucho capital ni es necesario implementar un nuevo sistema de
inventarios, ya que para este proyecto se puede realizar utilizando el mismo personal asignado a las
labores diarias.
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La disponibilidad y fiabilidad de la información, un inventario sin novedades o discrepancias, retiros de

repuestos en tiempo requerido es lo que los clientes requieren. Y Gecolsa es una compañía
comprometida con la satisfacción de sus clientes.

Control de inventarios

El proceso de control de inventarios comienza con el ingreso de la mercancía al sistema de información,

el gerente de área y/o contador se encarga de hacer las entradas al sistema de información propio de la
empresa (DBS), luego de ser realizadas las entradas se compara el valor total de la factura con el valor
total que da el sistema.

Teniendo en cuenta que esta tiene gran volumen de inventario no pueden esperar a final de año para
hacer el cálculo de existencias. Deben hacerlo periódicamente por lo cual GECOLSA realiza conteos
cíclicos o regulares de la mercancía para llevar un control adecuado de los inventarios de bodega; sin
embargo se evidencia que estos conteos se realizan de acuerdo a la rotación del inventario.

Es claro que al momento de realizar los conteos existen fallas donde se evidencia que las cantidades de
mercancía no son las correctas esto debido a dos temas puntuales:

 La forma de almacenar la mercancía

 Los conteos ya que estos se hacen de acuerdo a la rotación de producto.

El sistema de conteo que maneja General Equipos de Colombia S.A., GECOLSA es uno de los mejores si se
hace de la forma adecuada es por eso que hay implementar los conteos de forma ABC es decir:

Utilizando el método de conteo cíclico, que consiste en dividir el inventario en clasificación ABC
basándose en la regla 80-20 o Ley de Pareto, clasificándose los artículos de dos maneras:

 Según su valor en pesos.

 Según su valor por frecuencia de uso.

Utilizando una combinación de estos dos factores, lo cual permite distinguir tres categorías de productos
y cada una de ellas debe definirse en función de la parte de la cifra del negocio más representativa.
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Esto permite determinar que los artículos no se tratan de igual manera. Sobre la clase de clasificación, la
categoría ABC marca la frecuencia de uso de los artículos, siendo los de categoría A los de mayor
frecuencia de uso, seguidos por los calificados como B y, por último, los de categoría C, que son los que
tienen una menor frecuencia de uso entre los tres tipos de artículos.

Teniendo en cuenta lo anterior esto nos permite tener una mayor certeza de los productos que tenemos
disponibles en almacén y así evitamos los retrasos en la entrega de mercancía y más confianza y
satisfacción del cliente.

No es necesario realizar una inversión monetaria ni es necesario implementar un nuevo sistema de

inventarios, es claro que hay mejorar es el sistema existente.
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6. ANTECEDENTES

Caterpillar es el fabricante más grande del mundo de máquinas para la construcción y equipos de minera
la cual lleva en el mercado más de cien años y con una línea de productos que consta de 300 máquinas.

Esta empresa en sus primeros años vio la oportunidad de se expandiese en la guerra mundial a través del
reconocimiento en reparación de las carreteras dañadas, la construcción de nuevas, la demolición de las
trampas de tanques y la construcción de fortines. No solo usaban la potencia de sus motores para el
combate, ayudaron a la reconstrucción de un mundo que iba quedando en ruinas luego de la guerra.

Caterpillar como empresa potencial en maquinaria pesada y líder mundial, fue analizando la necesidad
que tenía los países para ir evolucionando, donde fue contribuyendo directamente con asistencia técnica
y suministros de equipos para los sectores productivos como: construcción, minera, industria y petróleo,
participando en grandes obras de ingeniería y generación de energía en los países. Las empresas fueron
adquiriendo las maquinarias que se encuentran en el mercado según su necesidad, por ende, Caterpillar
al ver la necesidad de los países se fue aliando con empresas a nivel mundial para poder responder
oportunamente a sus clientes con sus productos y así abastecer las necesidades de todas las industrias.

Su negocio en múltiples áreas no solo diseña, fabrica, comercializa y vende maquinaria y motores,
también vende productos financieros y seguros para sus clientes. Es el mayor fabricante mundial de
maquinaria para el labrado de tierras, incluidos camiones, tractores, excavadoras, motoniveladoras,
raspadores y otras máquinas pesadas, que cruzan tres industrias: construcción, minería y silvicultura.
Además de esto, también produce motores de gas y Diesel utilizados en su maquinaria de fabricación
propia y otros equipos. Como se puede ver, tiene negocios en cada una de sus unidades de negocio.

Al ver este crecimiento a nivel mundial Caterpillar fue creando alianzas estratégicas con varias empresas
y en diferentes países con el propósito de que los clientes pudieran obtener un buen servicio, repuestos,
asesorías, talleres y laboratorios, sin necesidad de importarlo.

Es allí donde nace General De Equipos de Colombia S.A nació como una compañía filial de General
Electric en 1927 y, GECOLSA nació como General Electric de Colombia S.A., desde entonces se ha
catalogado como el único distribuidor autorizado de Caterpillar en Colombia. Ha contribuido con el
desarrollo infraestructural, agrícola, minero y económico del país desde hace más de 90 años,
suministrando equipos y brindando asistencia técnica a lo largo y ancho del territorio.

Actualmente se encuentra constituida por cuatro divisiones principales: Construcción, minería, canteras,
agregados, agrícola y financiera administrativa.

A nivel nacional, GECOLSA posee cubrimiento en todo el territorio nacional dividido por zonas que
abarca la zona costa norte, los Santanderes, la región central, el sur y el occidente del país. Desde cada
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una de estas sedes lo que pretende la empresa es estar más cerca de las operaciones del cliente. Es una
empresa que da soporte técnico y comercial con el personal que cuenta en cada una de las sedes los
cuales se pueden desplazar a los sitios donde se encuentran trabajando las maquinarias.

Esta compañía cuenta con más de 20 mil millones en inventarios lo que hace que puedan responder un
70% de los clientes que cuenta esta compañía, para el caso de urgencia o que no tengan la disponibilidad
del repuesto la empresa cuenta con un área de logística que se encarga de ubicar el repuesto y este
equipo cuenta con tiempo límite de entrega de cinco días.

A pesar del volumen de inventario que tiene GECOLSA se observa que tiene un 30% de clientes sin cubrir
y con posibles insatisfacción porque a la hora de consultar un repuesto y no contar con él la bodega
deben buscarlos en las demás sedes o importarlo desde otro país, causando así molestias al cliente,
pérdidas económicas, atrasos en la entrega de la obra, entre otras causas que implica al no contar con
este repuesto, desde el punto de vista de cualquier cliente siempre esperan que las grandes empresas
garanticen un nivel de servicio de 95%, con este porcentaje deberán trabajar para así obtener un cliente
satisfecho y también ayuda a que los clientes vuelvan a realizar sus compras de nuevo en una segunda
oportunidad.

El crecimiento de la industria en Colombia en los últimos 15 años en obras de infraestructura y proyectos

minero se ha destacado por la inversión que ha entregado el gobierno, al tener este crecimiento otras
empresas que comercializan máquinas pesadas y repuestos fueron creciendo rápidamente en este
negocio dejando a GECOLSA con una participación del 40% del mercado a nivel país, dentro de lo normal
está en un punto de equilibrio ante las demás competencias siendo GECOLSA una de las pilares de esta
industria.

Al ser una compañía tan grande y con gran participación en el mercado se ve en la obligación de mejorar
su nivel de servicio para atraer un 25% más de los clientes del país ofreciendo sus productos en el menor
tiempo posible o contar con un buen inventario para así cumplir las necesidades de los clientes
insatisfechos.

CERTIFICACIÓN 5 ESTRELLAS SEDE SABANETA

2014
Certificación 5 estrellas Caterpillar al taller de GECOLSA Sabaneta, cumpliendo con estándares de clase
mundial para reacondicionamiento de piezas y control de contaminación cuenta con áreas de desarme y
lavado, motores, tren de potencia, bancos de prueba, dinamómetro y banco hidráulico.
General Equipos de Colombia S.A., GECOLSA es una de las empresas colombianas que ha crecido al ritmo
de la economía del país, contribuyendo directamente con asistencia técnica y suministro de equipos para
sectores productivos como: construcción, minería, industria y petróleo, participando en las grandes
obras de ingeniería y generación de energía del país.
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COMUNICACION
GECOLSA TIPS es un espacio virtual de interacción audiovisual que comparte con usuarios, seguidores de
la marca y cibernautas, los mejores TIPS de mantenimiento y operación de maquinaría, desarrollados por
el distribuidor de mayor experiencia en Colombia, GECOLSA.
GECOLSA TIPS, lleva a las redes y al público en general contenidos en cápsulas de video informativas,
que muestran de una manera más cercana las características y mejores prácticas de operación y
mantenimiento de los equipos y herramientas.
GECOLSA TIPS llega para transformar la manera tradicional de entregar recomendaciones breves a los
usuarios. Así pues, GECOLSA hace de la operación y mantenimiento de equipos, una experiencia
diferente con un formato audiovisual que entrega una propuesta innovadora de entrenamiento a todos
y cada uno de los seguidores. GECOLSA TIPS es totalmente incluyente y pública pues ha llegado a miles
de dispositivos y usuarios que disfrutan de GECOLSA y el respaldo a quienes construyen el futuro.
Limitaciones de Responsabilidad.
a. GECOLSA TIPS no es una Entidad Educativa de formación o de certificación al público avalada por el
Ministerio de Educación, es un espacio virtual para clientes y operadores que busca compartir mejores
prácticas de mantenimiento y operación de equipos marca Caterpillar.
b. Los videos de "GECOLSA TIPS" son únicamente para fines informativos y no comprometen de forma
alguna la responsabilidad de GENERAL DE EQUIPOS DE COLOMBIA S.A. GECOLSA. La información allí
contenida no reemplaza el conocimiento y aplicación del manual de instrucciones de cada equipo, la
intervención y operación de equipos por personal debidamente calificado, ni tampoco la adecuada
capacitación y entrenamiento de técnicos y operadores.

Hoy por hoy, GECOLSA puede estar orgullosa de ratificarse como una de las compañías catalogadas como
un excelente lugar de trabajo, según la encuesta de clima organizacional del año 2016, el 92% de los
colaboradores se siente orgulloso de trabajar en GECOLSA, un colaborador satisfecho, se traduce en un
cliente igualmente satisfecho y exitoso.
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7. OBJETIVOS

Objetivo general

- Diseñar una propuesta de mejoramiento en los procesos de almacenamiento y despacho

de materiales en la bodega de producto terminado de la empresa GECOLSA General Equipos de
Colombia S.A con el fin de mejorar la satisfacción del cliente

Objetivos específicos.

- Realizar un diagnóstico que describa la situación actual de los procesos de almacenamiento y

despacho en la planta 2 de la empresa GECOLSA General Equipos de Colombia S.A
- Identificar oportunidades de mejora en los procesos de almacenamiento y despacho de
materiales.
- Diseñar una propuesta para mejorar el nivel de disponibilidad de espacios en las bodegas de
empaques y materia prima.
- Diseñar un sistema de identificación para los productos terminados, material de empaque,
materia prima, y racks.
- Diseño de un sistema de distribución física del producto terminado, material de empaque y
materia prima en las bodegas de almacenamiento.
- Diseño de un sistema de control para los procesos de almacenamiento y despacho.
- Diseñar un sistema de indicadores que permita medir la productividad de los procesos de
almacenamiento y despacho de materiales.

8. Metodología
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El presente proyecto está enfocado en realizar un análisis en mejora de la ineficiencia en la tardía de la

entrega de repuestos el área de almacén, para ello, fue necesario conocer la información básica de cómo
se realiza el proceso y con base a ello dar una solución a la problemática identificada o evidenciada y de
lo cual fue necesario:

 Identificar el problema
 Diagnóstico del problema
 Formulación del plan de mejora
 Aprobación del plan
 Ejecución del plan
 Evaluación de resultados
 Seguimiento del proceso.

9. Actividades para desarrollar.

Definir los pasos a seguir para la localización de repuestos, con el fin de ubicar de manera segura,
confiable y exacta los ítems en los diferentes estantes que se encuentran en el almacén; así como
también asignar una localización que permita su rápida ubicación.

Establecer los pasos a seguir para asignar el compartimento adecuado al material de inventario, con el
fin de utilizar eficientemente los medios y áreas de almacenamiento, máximo aprovechamiento del
espacio y facilitar los procesos de almacenaje, manutención y despachos de repuestos.

El Almacén se encuentra organizado en áreas, zonas y sectores

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Aquellos repuestos que no tengan una localización específica registrada en el sistema o que requieran un
cambio de ubicación, se les debe asignar una localización con base a los siguientes pasos:
Generar el reporte, Guías de importación Stock.
El analista de control de inventarios estará liderando la implementación del plan de trabajo ya que es
quien tiene el conocimiento y entrenamiento avanzado con el sistema o software que implementa la
compañía el cual es el mismo que usa Caterpillar (DBS) Dealer Business System, inicialmente el analista
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descargara un listado de las partes para clasificar los repuestos de alta rotación que nos ayudara a
administrar y controlar el inventario de localizaciones facilitando un uso adecuado de los medios de
almacenamiento y eficiencia en el uso de los espacios
Por el icono, reportes de almacén, (View Point) del computador del almacén, generar el reporte, guías de
importación Stock, para asignar las localizaciones a los Ítems con localización “NO-LOC, NON-STK, MADE-
STK”, contenidos en un embarque recibido. Este reporte cae automáticamente a un archivo Excel.
Calcular a los ítems el volumen extendido y peso extendido en la hoja Excel. Calcular un 10% más, al
volumen extendido.
Consultar la información en el reporte, Inventario repuestos. Por el icono reportes de almacén, (View
Point) del computador del almacén, generar el reporte, Inventario repuestos, para obtener la
información de los Ítems para asignarle una localización a partes sin localización provenientes de
devoluciones, sobrantes, o que requieran cambio de localización por cambios en su peso o volumen
extendido, o demanda, y el actual compartimento o sector ya no es adecuado. Estos casos se detectan
en los conteos cíclicos, barridos, y al localizar material de inventario.
En línea con esta actividad los almacenista y auxiliares logísticos estarán en la tarea de desocupar los
repuestos de la estantería seleccionada para ejecutar el plan, una vez esta estantería este vacía, el
analista entregara a los almacenistas y auxiliares el listado impreso de los repuestos de alta rotación para
que los repuestos se les asigne la nueva ubicación en la estantería asignada, teniendo en cuenta
características como Cantidad (mínimos y máximos), volumen, peso, material, y organizar y utilizar el
método FIFO, una vez terminada la relocalización, el analista descargara el listado general de repuestos
del almacén para realizar un inventario y con el resultado de este se obtendrá información real de los
repuestos en stock vs sistema y a las discrepancias positivas o negativas se les realizara su respectivo
ajuste para que dicho stock de repuestos quede en óptimas condiciones, en el seguimiento y control se
realizaran por asignación de pasillos, el almacenista será responsable del orden e inventario del pasillo
realizando un inventario mensual del pasillo y en este la estantería asignada.
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10. Cronograma

 Inspección de área
 Orden y aseo.
 Clasificación en sistema de repuestos de alta rotación
 Asignaciones de Áreas
 Desocupar estantería para repuestos de alta rotación
 Relocalización de repuestos de alta rotación en la estantería y área asignada
 Inventario general
 Apreciación de la actividad

(NOTA: Se anexa cronograma en formato Excel)

11. Recursos Físicos

 Asesoría de Proyecto
 Analistas de control de inventarios
 Almacenistas
 Auxiliares logísticos
 Equipos y Herramientas (Montacargas, estibadoras, carros utilitarios)
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12. Costos del proyecto y fuente de financiación.

Este proyecto esta evaluado en los resultados arrojados en el presupuesto con un costo total de
$52.631.436 pesos colombianos, distribuidos en mano de obra requerida y equipos a utilizar, los
recursos utilizados para esta puesta en marcha son suministrados por los integrantes del mismo
(recursos propios). (Ver anexo).
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NOTA: Relacionamos los valores de estos materiales en cero, ya que son materiales ya existentes dentro
de la empresa que no van a tener mayor impacto en el proyecto.
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13. Glosario

Pedido de Stock: Requisición manual o automática generada por el sistema DBSi, para mantener un
inventario óptimo de repuestos.

Dbsi: (Dealer Business System Integration): Es un sistema integrado de información de todas las
operaciones que se manejan en GECOLSA.

Pick Tag: Etiqueta de identificación de los productos despachados por el proveedor donde se describe las
características generales de las órdenes y pedidos.

Área: Secciones en la que se subdivide todo el espacio disponible de un almacén, para delimitar las
operaciones del mismo. Ejemplo Área de recibo, área de shipping, área de almacenamiento, área de
producto no conforme, etc.

Zonas del almacén: Las zonas son áreas geográficas en que se organiza la estantería pesada y la
estantería liviana. Se identifican con una letra, iniciando desde la letra A, desde el punto más lejano al
punto de salida.

Nomenclatura: Identificación alfanumérica de las localizaciones haciendo referencia a zona, pasillo,

modulo, nivel y compartimento.

Sector: Áreas virtuales en que se subdivide el área total de almacenamiento para la aplicación del efecto
horizontal., tomando como punto de referencia el área de salida del material.

Zona: Subdivisión del área de almacenamiento de un almacén, donde se organiza la estantería. Se

identifica con un carácter alfabético, empezando con la letra A.

Pasillo: Son calles de circulación dentro de una zona. Se identifican con un solo caracter alfabético,
empezando con la letra A.

Modulo: Es la ubicación dentro de un pasillo. Se identifican con dos caracteres numéricos, Identifica una
división dentro de un cuerpo del estante. Cada modulo va enumerado desde el numero 01 hasta máximo
el 99.
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Nivel: Es la división dentro del modulo. Se identifica con un caracter alfabético empezando con la letra A,
de abajo hacia arriba.

Compartimento: Es la ubicación exacta del repuesto dentro del nivel: Se identifica con dos caracteres
numéricos.

Activity indicator: Clasificación de Caterpillar de los repuestos por su movimiento:

FAST: Partes de alto movimiento.

MEDIUM: Partes de medio movimiento.
SLOW: Partes de bajo movimiento.

Record type: Categoría de los repuestos por sus llamadas locales en un año.

STOCK: Partes con movimiento mayor a 4 llamadas por año.

Temporary: Partes sin movimiento. Provienen de una devolución del cliente.

Non stock: Partes sin movimiento, que no califican para stock ni han sido reemplazadas.

Made stock: Partes con movimientos menores que no cumplen con los parámetros para convertirse en
categoría Stock.

Exhaust: Partes sin movimiento reemplazadas, o que no se quieren tener en inventario.

Dead stock: Partes que no cumplen parámetros para categoría Stock, y han sido reemplazadas.

No loc: Localización automática que el sistema asigna a los repuestos por primera vez para las partes que
no tienen una localización especifica.

Change location: Opción en el sistema, para registrar una localización por cambio de ubicación de un
repuesto.

Volumen extendido de un ítem: Es la cantidad de espacio que ocupa un ítem, (medida en metros
cúbicos). Se calcula con base a las medidas largo por profundo por alto, y por la cantidad máxima en
inventario.

Peso extendido de un ítem: Es el peso total de un ítem, (medido en kilogramos). Se calcula con base al
peso unitario por la cantidad máxima en inventario.
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Peso por llamada: Es el peso promedio de un ítem en cada llamada, (medido en kilogramos). Se calcula
por la relación entre el peso unitario por la cantidad de demandas entre la cantidad de llamadas de cada
ítem. Se utiliza para la ubicación del material que califica para los Racks.
Máximo: Cantidad máxima en inventario, calculada por el sistema con base a las llamadas y demandas
de un ítem en un año.

Localización Individual: Significa un ítem almacenado por cada compartimento.

Asignación de localizaciones: Asignar el compartimento adecuado por primera vez a una parte o por
cambio de localización.

LMS: (Location Management System):Opción del Sistema DBSi para la administración de las
localizaciones.

Size Code: Código alfanumérico que indica el tipo de estante y las medidas de largo, profundo y alto de
cada compartimento.

Efecto horizontal: Es la ubicación por sectores en sentido horizontal del material de inventario en el área
de almacenamiento, en función de su movimiento, tomado como punto de referencia el área de salida,
es decir la ubicación del material de menor a mayor movimiento hacia el área de salida.

Efecto vertical: Es la ubicación estratégica en sentido vertical del material de inventario en los niveles de
los Racks, en función de su peso extendido y movimiento, es decir, la ubicación de mayor a menor
movimiento y peso por llamada hacia el último nivel.

Lay Out: Plano del almacén que identifica las áreas, zonas y sectores.
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14. Bibliografía.

https://bienpensado.com/historia-marca-caterpillar/

https://gecolsa.com/maquinaria/nosotros/

www.redalyc.org, Administración del inventario

https://bienpensado.com/historia-marca-caterpillar/

https://gecolsa.com/maquinaria/nosotros/

www.publicaciones.eafit.edu.co  Mejoramiento en la gestión de inventarios.