INTRODUCCIÒN.

Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo

de empresa. son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se
utilizan para consultar y buscar referencias de movimientos anteriores. pero a
lo largo de la vida de la empresa se generan una cantidad ingente de
documentos. para su correcto almacenamiento entra en juego la gestión
documental, siendo muy importante en muchas profesiones y empresas. Para
la conservación de documentos es importante tener en cuenta varios puntos
como lo son: el espacio donde se van a conservar, la iluminación adecuada, la
ventilación, la fumigación para evitar las plagas, la humedad, lugares en
especifico y la forma en cómo van guardados los documentos, etc. luego entra
a jugar un papel importante lo que son las transferencias documentales.

Las transferencias documentales son de gran importancia para las empresas

ya que nos permiten conocer el volumen diario de documentos que las áreas
generan en las instituciones, al igual que la cantidad de documentos físicos que
se reciben de medios externos, adicionalmente nos permiten conocer si la
capacidad instalada de equipos y personal es el adecuado para el
procesamiento de la información.

La presente cartilla, denominada transferencia documental, nos permite

conocer los diferentes pasos para realizar las transferencias documentales, en
el cual se especifica detalladamente cómo, y que implementos se necesita para
este importante proceso en la vida de los documentos. Al mismo tiempo se
usaran imágenes que facilitan al lector para interpretar los diferentes pasos que
se deben seguir a la hora de realizar la transferencia documental. Teniendo en
cuenta que se debe realizar la transferencia una vez cumplidos los tiempos de
retención que se fija en las respectivas tablas de retención documental para la
primera fase del archivo. El archivo central, espera que esta cartilla, suministre
los elementos de información procedimentales requeridos para completar la
organización de sus archivos de gestión.
 OBJETIVOS

 Despertar el interés de las personas por las transferencias

documentales, para que no los vean solo como documentos inservibles
sino de gran valor.

 incentivar a las personas para que sean consientes de la importancia de

conservar los documentos y transferirlos.

 enseñarle a los lectores los pasos necesarios para realizar un

transferencia documental.

 enseñarle a los lectores a optimizar el aprovechamiento del espacio,

evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y
descargándolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente.