Manual Funcional de Eternum

Manual Funcional de Eternum®
Manual Funcional de Eternum®
Por
Alberto J. Yuale
COLABORADORES:
Maria Cecilia Bravo

Diseño Grafico – Compaginación definitiva
Natalia Giacomozzi
Revisión Contable
CONTENIDO
1
INTRODUCCIÓN
1.1 BREVE RESEÑA
ACCESO A ETERNUM
2
2.1 MANEJO BASICO
El sistema Eternum es accedido mediante un icono situado en la pantalla. Una vez que se realiza un
doble clic con el mouse sobre este icono se puede acceder al sistema. El sistema nos pedirá un
nombre de servidor o HOST (El host es el equipo donde se aloja el sistema). En este campo se
debe digitar o elegir el nombre o la dirección IP del mismo. Por ejemplo, 10.201.1.200, o
192.168.10.100, etc.
Aceptar
Seccionar
o
Elegir
10.201.1.200
El primer nivel de seguridad que establece el sistema es por nombre y contraseña. El nombre de
usuario es el que les fuera asignado por el área de sistemas y la contraseña será informada por el
implementador de Eternum, al responsable de sistemas de la empresa.
2.2 MENU PRINCIPAL
Una vez que el sistema verifica el nombre de usuario y la contraseña aparece el menú principal de
Eternum. Este menú se maneja con los cursores (teclas de flechas) de arriba y abajo y con la tecla
Enter (Intro), se puede seleccionar la opción resaltada. Generalmente cada menú tiene diversos
submenús con diversas opciones.
El menú principal tiene la siguiente presentación:
Desde este menú, se puede acceder a todas las funciones de Eternum. Si se desea personalizar
cualquier entrada del menú, fácilmente se puede editar el archivo “eternum.mn”, y cambiar las
opciones que se quiere dejar al usuario. Una vez realizadas la modificaciones, instalar en archivo en
el directorio de inicio del usuario. (Generalmente /home/nombre_de_usuario).
En caso de querer salir del menú donde estamos ubicados se deberá presionar la tecla End (Fin).
Esta tecla funciona tanto para salir de un menú, de una opción como así también del sistema, o de
cualquier formulario.
Las opciones también se pueden acceder ingresando la letra que se encuentra delante de la misma.
Por Ejemplo se desea seleccionar la opción de cambio de contraseña que se encuentra debajo de
“M. Herramientas del Sistema”. Se podría presionar la letra “M”, luego la “A”, (Herramientas del
sistema operativo), y por ultimo, la letra “E”. Se puede decir entonces, que la ruta para acceder a la
opción de cambio de contraseña es: “M / A / E”. Esta nomenclatura la utilizaremos a menudo en
este manual.
Otro Ejemplo: Para acceder a la opción de Libro Diario se deberá seguir la siguiente ruta: “B / B / E
/ A”.
2.3 CAMBIO DE CONTRASEÑA
La primera acción que se debería realizar un nuevo usuario, es el cambio de contraseña. Para ello
se deberá ir a la opción “M / A / E”.
El sistema pedirá la contraseña vieja (old password). Aquí se deberá ingresar la contraseña
asignada inicialmente y luego presionar la tecla Enter. A continuación el sistema pedirá una
contraseña nueva (new password) y seguidamente pedirá confirmar la nueva contraseña (Re-Enter
new password), con lo que deberá el usuario rescribirla.
Las claves permitidas tienen que tener generalmente un mínimo de 4 caracteres y un máximo de 8.
El sistema además realiza algunos chequeos de “claves fáciles” por ejemplo si el nombre usuario
es diego su contraseña no puede ser diego . El sistema muestra el siguiente mensaje Bad
password: too simple. Si es muy corta informara Bad password: too short. Una vez cambiada la
contraseña, el usuario deberá utilizar la misma en las siguientes sesiones.
2.4 TECLAS DE FUNCION
Todas las opciones del sistema Eternum se manejan con las mismas teclas de función (Llamamos
teclas de función a una tecla que realiza determinada función como grabar, salir, etc.) Por ejemplo
tomaremos la opción de Mantenimiento de Deposito (Esta opción esta tomada como ejemplo de lo
que se puede realizar con las teclas de función; el usuario no deberá practicar con esta opción ya
que modificará los datos en el sistema). En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de
opciones de teclas disponibles para ese momento .
Si se presionará las teclas CTRL + k ,dentro de cualquiera opción, aparecerá un menú con la ayuda
de todas las teclas disponibles. A continuación se detallan las principales teclas de función.
2.4.1 Tecla F1
Esta tecla se la conoce como la ayuda del campo actual. Existen campos que permiten visualizar
una lista de valores permitidos para ingresar. Generalmente estos campos solicitan códigos de
determinadas cosas; en este caso Código de deposito. Llamaremos estos campos “campos de
código”. No hace falta que para estos campos siempre se teclee F1 también se puede ingresar el
código directamente. Desplegado el menú con las opciones se podrá buscar un valor presionando la
tecla HOME (Inicio) en este campo podremos escribir parte de un texto y presionado la tecla
ENTER el sistema mostrara la primera ocurrencia que encuentre. Si presionamos PGDN el sistema
mostrará una a una las demás ocurrencias que existan. Si no queremos seleccionar ninguna opción
se deberá presionar la tecla END (Fin).
2.4.2 Tecla F2
Esta tecla de función despliega un archivo de ayuda del formulario que se esta ejecutando. En
algunas ocasiones, tal archivo de ayuda puede no existe, y el sistema informará de tal situación.
Muchas veces se utiliza esta función, para saber como se llama el formulario.
2.4.3 Tecla F3
Esta tecla, despliega un menú de servicios disponibles al usuario, como ser, agenda, calculadora,
mapa de caracteres, mail, impresión de pantalla, etc. También se puede solicitar el implementador,
colocar un a o varias funciones de Eternum es el menú de servicios, así estas funciones están
disponibles para todos los usuario, con solo tocar una tecla.
2.4.4 Tecla F4
Esta tecla de función permite crear una nueva sesión, una nueva tarea. Esto crea una nueva
ventana del sistema; y es como si se tuviesen dos ventanas con el sistema trabajando
simultáneamente. Estas sesiones son independientes y una vez creadas se puede conmutar de una
sesión a otra también con la tecla F4.
2.4.5 Tecla F5
Esta tecla de función se utiliza para grabar o procesar los datos ingresados en un formulario.
Algunas opciones solo permiten grabar si el cursor esta posicionado en el campo de
control(ubíquese en la parte inferior derecha de la pantalla de la opción).
2.4.6 Tecla F6
Esta tecla de función se utiliza para borrar la información actual del formulario en pantalla. F6 borra
la información de la base de datos. Esta opción puede o no estar habilitada dado el impacto que
puede tener en la base de información del la empresa. Es importante destacar que una vez
realizada esta operación no se podrá revertir.
2.4.7 Tecla F7
Esta tecla de función sirve para deshacer algún cambio realizado en un campo. Por ejemplo si se
ingresa a un campo, cuyo valor es “San Martín 2156”, y luego se cambia por “San José 756”, si aun
no se salió del campo (Mediante ENTER), podemos presionar F7, y el campo volverá a tener el
valor “San Martín 2156”.
2.4.8 Tecla F8
Esta función se utiliza para cancelar o limpiar los datos ingresados en un formulario. Simplemente
borra todos los datos ingresados y sitúa el cursor en el primer campo disponible. Entendamos que
borrar aquí, no es borrar físicamente de la base de datos, sino limpiar el formulario con valores en
blanco.
2.4.9 Tecla F9
Esta tecla de función permite movernos rápidamente al inicio de una lista desplegable o multi
renglón, sin tener que utilizar que el cursor.
2.4.10 Tecla F10
Esta tecla de función permite movernos rápidamente al final de una lista desplegable o multi
renglón, sin tener que utilizar que el cursor.
2.4.11 Tecla TAB
Esta tecla permite acceder a una calculadora o un calendario, dependiendo si el tipo de campo
donde se presiono tal tecla es del tipo numérico o del tipo fecha. Podremos hacer con uno u otro
servicio cálculos, que serán volcados al campo correspondientes al presionar le tecla END (FIN).
2.4.12 RESUMEN DE TECLAS DE FUNCIÓN
Teclas de Función Descripción Teclado alternativo

F1 Lista de valores disponibles para la opción. Ctrl-J
F2 Ayuda del formulario. Ctrl-Y
F3 Servicios (Calculadora, calendario, etc.) Ctrl-T
F4 Nueva sesión. Nueva Tarea. Ctrl-C
F5 Graba información a la base de datos Ctrl-W
F6 Borra información de la base de datos Ctrl-R
F7 Deshacer modificación del campo. Ctrl-U
F8 Cancelar, limpiar formulario. Ctrl-G
End Salir de la formulario / menú /Sistema. Ctrl-E
Home/Inicio Buscar (utilizado en F1) Ctrl-A
Tab Despliega calculadora o calendario. Ctrl-I
CTRL. + L Re dibuja la pantalla.
CTRL. + K Ayuda de Teclas
MODULO CONTABLE
3
3.1 INTRODUCCION
El modulo contable de Eternum, trabaja como repositorio de todas las transacciones generadas por
los distintos sub sistemas. Este modulo a su vez, es capaz de generar su propios asientos contable,
para realizar ajustes.
Los sub sistemas, realizan diariamente una acumulación de transacciones, y generan un asiento
contable por día y por tipo de comprobante. Además, esta contabilización es diferida a la
generación del comprobante, por lo tanto existen procesos que realizan los asientos en forma
automática, generalmente por la noche, y antes del proceso de back-up. De todos modos el usuario
puede fácilmente solicitarle a Eternum que realice los asientos en un rango de fecha que el usuario
especifique.
3.2 CONFIGURACION GENERAL
La configuración básica del modulo contable, incluye como factor principal, la definición del plan de
cuentas.
Los datos que se pueden ingresar a una cuenta contable son los siguientes:
Código de clasificación: Este es el código de cuenta, que se utiliza para dar un ordenamiento
jerárquico a las cuentas. La mascara de este código se define en el maestro de empresas y su valor
se debería ver de la siguiente forma: “n.nn.nn.nn.nn.nnn”. Esto significa que el plan de cuentas
tendrá 6 niveles, de los cuales el primero tendrá un solo digito, el ultimo tres, y los intermedios 2.
Es de gran importancia tomarse el tiempo necesario para definir esto, ya que una vez ingresadas
las cuentas no se puede simplemente agregar un nivel y modificar dicha estructura.
Descripciones: Se pueden colocar dos descripciones a las cuentas. Una larga y una abreviada. El
sistema elige cual usar cuando las condiciones de espacio para la muestra es acotado. También es
posible ingresar la descripción de la cuenta en diferentes idiomas. Esto esta pensado para remitir
balances a casa centrales residentes en el exterior.
Código de Imputación: Con este código se realizan los asientos contables. Aquí se puede definir un
código mas corto que el de clasificación, a fin de que al usuario le sea rápido de ingresar el mismo.
Si no tiene pensado como numerar las cuentas, el sistema le ofrecerá un próximo numero cuando
ingrese el valor cero.
Un código de cuenta, puede estar asociado a un concepto, es decir una definición del uso de la
cuenta con referencia a las transacciones comerciales, como ser concepto gravado, no gravado,
exento, IVA, etc. Si colocamos un concepto en la definición de la cuenta, el sistema
automáticamente sugerirá el uso de este concepto cuando se utilice la cuenta. Esto esta diseñado
para evitar errores del operador.
También existen indicadores de la cuenta como si es de resultado, si esta activa, si es ajustable, se

tiene definidos centros de costos, si maneje una moneda alternativa, si maneja una unidad de
medida alternativa, si es reservada o no. Esto indicadores los iremos detallando a medida que nos
sean necesarios.
3.3 INGRESO DE ASIENTOS AUTOMATICOS
Los sub sistemas de Eternum, generan diariamente asientos contables (minutas resumen). Desde la
contabilidad, tales asientos no se pueden modificar pero si consulta, por el programa de ingreso
manual de asiento, que se explica mas adelante. A continuación veremos como se configuran los
asientos contables de cada sub sistema y como se generan los mismos.
3.3.1 Asientos contables de comprobantes Financieros
Llamamos comprobantes financieros a aquellos que en su definición no involucran Productos, es el

caso de Notas de Debito, Notas de crédito, Facturas de compras, etc. Las cuentas utilizadas en el
asiento contable, son ingresadas por el usuario. La lista de cuentas es el plan de cuentas completo,
a no ser que se hayan configurado restricciones para el comprobante / usuario. Estas restricciones
se pueden ingresar en (B / C / J). Imputaciones contables de comprobantes (no stock).
Los asientos contable que se pueden generar son lo siguientes:
Asiento Cuenta Contable Debe Haber

Factura de Compras Provisión Proveedores 12.100,00
A Proveedores 10.000,00
A IVA Crédito Fiscal 2.100,00

Factura de Ventas Deudores por ventas 12.100,00
A Ventas (Otras) 10.000,00
A IVA Debito Fiscal 2.100,00
No detallaremos las Notas de crédito o debito, ya que estas pueden tener una gran
variedad de cuentas contables, por los diferentes motivos que crean tales comprobantes. Lo
importante es que el usuario puede definir a que cuenta imputara y que la lista de cuentas
disponibles es acotada por configuración.
3.3.2 Asientos contables de Facturación
Los comprobantes de Facturación, son aquellos comprobantes que involucran movimientos de stock
y que a su vez tienen impacto en la cuenta corriente de la entidad a la cual hacen referencia. El
ejemplo mas claro es la factura de ventas, que esta hace referencia a los productos vendidos y el
saldo del comprobante será debitado en la cuenta corriente de la entidad a la cual se emitió tal
factura.
La definición del asiento contable que genera es muy flexible, por lo tanto puede tener un poco de
complejidad su configuración. Esta se encuentra en (B / C / I), Contabilidad, Configuración,
Imputaciones contables de comprobantes de Stock. Hay allí 4 tipos de configuración, de los cuales
veremos los dos mas importantes (y mas usados):
Por familia, y situación ante IVA: Aquí, para cada comprobante de facturación (sean estos facturas,
notas de crédito, debito, etc), se debe definir para cada familia de productos registrada en el
modulo de inventarios, y para cada situación ante IVA posible que tengan las entidades a las cuales
se le emite el comprobante, las cuenta que se utilizaran para los diferentes concepto que puedan
estar involucrados, como ser:
Neto Gravado.
IVA.
IVA RNI.
Descuento Global.
IVA del descuento global.
IVA RNI del descuento global.
Neto Exento.
Percepción IB
Percepción IVA
Bonificaciones por renglón
Veamos como trabaja el sistema, para obtener la cuenta contable del neto gravado de un producto
vendido. De la cabecera de la factura toma la empresa, el tipo de comprobante y el talón de
numeración, de la entidad, toma la situación ante IVA, y del productos toma la familia a la cual
pertenece. Con todos estos datos, procede a buscar cuales son las cuentas que debe utilizar, si
tiene éxito en la búsqueda, verifica la condición de IVA del producto (es exento o no). Si no es
exento, busca la cuenta de neto gravado, si tiene éxito, realiza en calculo precio por cantidad, y
toma el valor resultante y lo aplica a la cuenta encontrada. Ante cualquier error, el sistema asignara
el importe a la cuenta que se muestra en la pantalla como “Cuenta para contrapartidas”. Por tal
motivo, esta cuenta debe figurar el en sistema con saldo igual a CERO.
Puede ocurrir (de hecho ocurre), que por diferentes motivos haya redondeos (centavos), en las
cuentas, lo que hace que el asiento no cuadre. Por tanto se utiliza la cuenta para contrapartidas
para hacer balancear el asiento. Es importante observar periódicamente el saldo de esta cuenta
para verificar que este no sea importante.
Por conceptos aplicados en comprobantes: Para cada conceptos aplicado en un comprobantes

(flete, gastos de importación, comisiones, etc), se debe definir en que cuenta impacta, y como se
comporta tal concepto. Generalmente para este tipo de comprobantes es simple. Si hay un costo de
flete que se traslada a cliente, se crea el concepto, y se ingresa a que cuenta se imputa el
concepto.
3.3.3 Asientos contables de Inventarios
Los comprobantes de inventarios, son aquellos comprobantes que involucran movimientos de stock,
pero la contrapartida no esta en la cuenta de la entidad, sino en los productos que esta transacción
involucro. Ejemplo: Una nota de recepción, no hace referencia a la cuenta del proveedor del cual se
recibe la mercadería, sino a la familia del producto. Estos son loas asientos mas complejos del
sistema, ya que en este tipo de asientos se tiene en cuenta el método de costeo de los productos y
se generar variaciones de precio. En el modulo de compras vemos en detalle como se generan los
asientos de este tipo.
Aquí es importante definir las cuentas en el maestro de productos, ya que son las que usa el
sistema para hacer el asiento contable.
En el maestro de productos, se deben ingresar 4 cuentas a saber:
Cuenta Contable: Es la cuenta que representa a “Bienes de cambio” . Debe tener concordancia con
la familia asignada al producto.
Variaciones de Precio: Es una cuenta de resultado donde se aplicaran las diferencias entre el costo
estándar o de ultima compra del producto, contra el costo real de la transacción en cuestión.
Revalúo de inventario: A fin de mes se debe correr un proceso de revalúo de inventario. El sistema,
en base a las cotización de las diferentes monedas que forma el precio de los productos, y en
función de las ultimas compras y parámetros de costeo estándar, calcula los nuevos costos de los
productos. Por la diferencia entre el nuevo costo y el anterior (y teniendo en cuenta el stock del
inventario), realiza el asiento de revalúo.
Costo Real: Esta cuenta se utiliza para asignar el costo real de los productos adquiridos en el
asiento de una compra. De todos modos el saldo de esta cuenta quedara siempre en cero, ya que
el asiento de inventario tiene dos fases, una contabilizar el ingreso de las mercaderías contra una
cuenta de provisiones y otra asignar el costo estándar o de ultima compra al producto y hacer las
diferencia en la cuenta de variaciones de precio.
La contrapartida de estos asientos, se define en el mismo lugar que los comprobantes de

facturación y generalmente se utiliza la cuenta de provisiones.
3.3.4 Asientos contables de Tesorería
Similar al caso de los asientos de comprobantes financieros, en los comprobantes de

tesorería, el usuario debe definir que cuentas utilizara, pudiendo seleccionar estas de una lista,
según sea el caso podrán o no estar restringidas. Aquí también las cuentas contables involucran un
concepto que determina el comportamiento de la transacciones. Por ejemplo, si definimos una
cuenta de bancos y el concepto que utilizamos en la transacción indica que es un cheque, entonces
se nos abrirá un formulario para detallar los datos del cheque. Las imputaciones contables se
definen en el mismo lugar que las imputaciones para comprobantes financieros y es altamente
recomendable que se hagan, de forma de evitar ingresos de datos de los operadores, no solo por el
uso de las cuentas contables, sino también por las asignación correcta de los conceptos.
3.3.5 Asientos contables de Sueldos y Jornales
Si bien Eternum no posee un modulo de Sueldos y Jornales, tiene una interfaz con el sistema
Denarius de la firma Intersoft SA. La configuración de la interfaz y la definición del asiento contable
se realiza en (B / C / Q). Aquí, para cada centro de costo del sistema de sueldos, se define a que
cuenta / centro de costo de Eternum imputa.
3.3.6 Asientos contables de Costo de Ventas
Este procesos, toma los mismo comprobantes que el proceso de comprobantes de facturación, solo
que en vez de hacer un asiento de ventas, hace un asiento de costo. La cuenta contable esta
definida como una imputación mas del producto, en el formulario de imputaciones contables por
familia y situación ante IVA, detallado mas arriba.
3.3.7 Asientos contables de Entrega de Retornables
Este proceso toma para contabilizar aquellas remitos utilizados para entregar mercadería a clientes
y que contienen material de embalaje retornable. Nuevamente el asiento se define por familia y
situación ante IVA. La contrapartida, sale del producto.
3.4 INGRESO DE ASIENTOS MANUALES

Los asientos manuales se realizan generalmente mediante el tipo de asiento 9000 MINUTA DIARIA.
A diferencia de las demás transacciones este tipo de asiento no tiene asociado ningún talón. Solo
se debe especificar las cuentas contables que deseen incluir y los respectivos valores del DEBE y el
HABER
Cuando se realiza un asiento contable, estos no se numeran automáticamente en forma correlativa,

sino que se asigna un numero que comienza desde uno (1), por cada día y por cada tipo de asiento
contable. Los asientos que vienen de otros sub sistemas, generalmente tienen un numero fijo de
asiento que generan y este es único en el día . Posteriormente se corre un proceso que numera los
asientos en forma definitiva, correlativos por fecha y por tipo de asiento.
La opción del menú principal, para el acceso al Ingreso de asientos contables, es la

siguiente: (B / A / A), Contabilidad, Transacciones, Asientos contables Manuales. y el formulario es
el siguiente:
Los campos para identificar en forma univoca el asiento son la empresa, la fecha, el tipo de
asiento y el numero interno. Detallamos mas a continuación:
FECHA: Fecha del asiento. Es la fecha de impacto contables.

TIPO: 9000 Minuta diaria. Si bien este código no es fijo, es el mas usado para minutas manuales.
NUMERO: Numero interno de Asiento
DETALLE: Campo descriptivo del Asiento y obligatorio.
DEFINITIVO: Hay que dejar en banco este numero, ya que lo llenara posteriormente un proceso.
IMPUTACION: Las cuentas contables que intervendrán en el asiento.
Como vimos anteriormente, en el plan de cuentas se pueden definir indicadores que hacen que la
cuenta se comporte de diferentes maneras. Una de ellas en definir si la cuenta tiene o no
afectación a centros de costos. Si tiene afectación a centros de costos el usuario deberá seleccionar
que centro de costo imputa el movimiento. La pantalla se vera de la siguiente forma:
Es importante destacar que cuando se abre el formulario para ingresar el centro de costo, el
sistema provee la ayuda F1, para ver una lista con los centros de costos que puede utilizar la
cuenta, y no toda la lista completa.
Otro indicador muy usado es el que determina si la cuenta tiene o no sub cuentas (también
le decimos cuentas con desarrollo), como el caso de clientes o proveedores, donde el saldo de la
cuenta esta formado por la suma de los saldos de todas las entidades clientes o proveedores.
En el caso de utilizar una de estas cuentas, el sistema abrirá una pantalla para poder
detallar las entidades, el comprobante y el importe del movimiento.
La sub cuentas necesariamente deben contener sus transacciones a través de comprobantes, para
que estos puedan ser aplicados, referenciar a los libros de IVA, etc. Como el asiento manual no
representa en si un comprobante, la aplicación en un asiento de sub cuentas, debe generar
obligatoriamente comprobantes. A pesar de haber generado comprobantes, esto son del tipo
financiero, es decir no afectan stock y tampoco afectan los libros de IVA.
La siguiente imagen detalla el formulario de movimientos de sub cuentas.

A nivel del comprobante de la sub cuenta, si la cuenta contable utiliza moneda alternativa, se
deberá indicar el monto de la transacción en dicha moneda. Esto no es obligatorio (ya que puede
ser un ajuste), pero los campos deben llenarse obligatoriamente aunque sea con valor cero. Luego,
se deberá ingresar a la cuenta madre el valor total de la moneda alternativa. Vemos esto en las
siguientes dos imágenes.
También se puede definir para una cuenta contable, una unidad física alternativa, como ser
kilos, entonces esta cuenta podría manejar sus movimientos en esta unidad.
3.5 CONCILIACIONES
La conciliación de Cuentas Contables se realiza mediante el uso de diversos listados ubicados en el

modulo contable. Los mismos brindan diversas formas de visualizar la información de los
movimientos y los saldos contables. El flujo de la información se detalla en el siguiente grafico:
Inicio
Conciliación de Partidas
Reporte de pendientes
Movimientos cuentas
contables
Auxiliar Contable
Extractos
bancarios
Control de
corte de
extracto
Auxiliar Contable
Fondos
Análisis de
partidas G/L Asientos
Partidas
pendientes conciliatorias ajustes
Auxiliar Contable
Fin
La consulta del mayor nos posibilita ver los movimientos de la cuentas contables. La forma en que
lo muestra es día a día, no movimiento por movimiento. Esto es así para no mostrar gran cantidad
de información, cuyo contenido es similar. Ejemplo, supongamos que en un día hay 300
recepciones de materias primas, el sistema mostrará solo un renglón por el total de las 300
recepciones, y no 300 renglones de información homogénea.
Esto, que al principio parece una limitación, tiene solución, utilizando el concepto de drill-down. Si
nos paramos en un renglón cualquiera del formulario, en el campo fecha y presionamos la tecla
INICIO, podremos ver los movimientos (Comprobantes) que forman el renglón contable. Una vez
dentro del nuevo formulario, también podremos presionar nuevamente la tabla INICIO, el el
renglón de un comprobante, y el sistema automáticamente nos mostrara el comprobante que
genero esa transacción.
La opción del menú principal, para el acceso al Libro Mayor, es la siguiente: (B / B / A),
Contabilidad, Consultas y Reportes, Libro Mayor. y el formulario es el siguiente:
Los filtros que nos muestra el formulario son los siguientes:
Empresa (obligatorio)
Fecha desde y hasta (obligatorio)
Cuenta contable (obligatorio)
Tipo de asiento (opcional)
Unidad de negocio (opcional)
Centro de costos (opcional)
Grupo de asientos a excluir (opcional)
Los filtros son auto explicativos. La mención que haremos sobre aquellos que son opcionales, es
que de estar, solo se mostraran las transacciones que concuerden con ellos y de no estar, se
mostraran todas.
El grupo de asientos a excluir, se utiliza generalmente para poder hacer consultas con o sin los
asientos de ajustes (por inflación, de cierres, de refundición, etc).
Presionando la tecla INICIO, en el campo fecha de algún renglón del mayor, podremos ver el
siguiente detalle:
Ahora podemos ver en detalle como esta compuesto el asiento original.
Puede haber casos en que el sistema muestre la cabecera del comprobantes, o casos, como en el
ejemplo de arriba, en que el sistema muestre el detalle de los movimientos del comprobante.
Esto lo define el sistema, dependiendo del tipo de comprobante que genera el asiento. En el
ejemplo de arriba, no nos sirve demasiado mostrar la cuenta (cliente), ya que los movimientos son
de costo de ventas, por tanto la cuenta involucrada no hace referencia a la cuenta del cliente.
Pero, si queremos saber a quien corresponde el movimiento, solo debemos presionar la tecla
INICIO nuevamente, sobre el campo tipo de comprobante, para ver el siguiente formulario:
Ahora, podemos ver el detalle completo del comprobante, con todos los datos del mismo.
Desde este formulario, no podremos hacer modificaciones al comprobante, solo podremos
consultarlo o eventualmente imprimirlo. Para volver al formulario inicial, debemos primero presionar
la tecla END (ya que la consulta del comprobante en un programa y no solo un formulario), y
luego, dentro de la pantalla de detalle de comprobantes la tecla F8, ya que estamos dentro de un
sub formulario.
Desde la pantalla de consulta, también podemos imprimir el detalle del libro mayor. Para
ello, seleccionamos el tipo de salida (Impresora, Pantalla o Archivo) y luego en cantidad de copias
colocamos 1 (uno), al presionar ENTER, se envía la solicitud de impresión.
Otra herramienta que poseemos es el libro diario. En el se detallan todas las transacciones
realizadas en un rango de fechas.
Tiene varias opciones de impresión, como ser: Empresa, rango de fechas, hoja de
comienzo, que será siempre 1 (uno), a no ser que estemos imprimiendo el original, en el cual
debemos colocar el próximo numero de hoja del libro diario. Otro dato importante es si se imprime
o no la cabecera del listado. Generalmente se debe imprimir, pero para el caso de hojas de libro
diario preimpresas, esto no debe salir impreso, por tanto se coloca la opción 0 (cero).
La opción del menú principal, para el acceso al Libro Diario, es la siguiente: (B / B / E / A),
Contabilidad, Consultas y Reportes, Libro Diarios y Sub Diarios, Libro Diario. y el formulario es el
siguiente:
El libro diario impreso tendrá una imagen similar al siguiente:
DIARIO MAYOR
HOJA 1
COSTER PACKAGING S.A. 1629 Buenos Aires Parque
Industrial Pilar: Calle 14CUIT: 30-69119615-8
FECHA TIPO Y NRO DE ASIENTO CUENTA CONTABLE DESCRIPCION
DEBE HABER
==========================================================
======================================
31/10/2004 60 PRODUCC. 3 110608000 Productos Terminados Valor

Real 68.890,68
31/10/2004 60 PRODUCC. 3 110609000 Componentes y Semi
Elaborados V. 9.399,39
31/10/2004 60 PRODUCC. 3 110511000 Mercaderia en Procesos
Productiv 78.290,07
--------------------------------------------
Eternum también permite el uso de sub diarios, donde se detallan generalmente los
comprobantes. Existen 4 sub diarios estándar en el sistema y ellos son: Sub diario de Compras, Sub
Diarios de Ventas, Sub diario de Ingresos y Sub Diario de Egresos. También existe la posibilidad de
crear o configurar sub diarios según la necesidad del usuario. A estos sub diarios se los llama
habitualmente Sub diarios Personalizados.
La opción del menú principal, para el acceso a los Sub Diarios, es la siguiente: (B / B / E /
B), Contabilidad, Consultas y Reportes, Libro Diarios y Sub Diarios, Libros Sub Diarios. y el
formulario es el siguiente:
No mostramos aquí ejemplos de impresión de sub diarios, pero decimos que los datos a
mostrar son básicamente los siguientes: Comprobante, Razón Social, Fecha, Importe, Cuentas
contables, debe, haber.
3.6 CONCILIACIONES BANCARIAS
Eternum permite realizar conciliaciones bancarias. Este proceso consta de un formulario donde se
muestran todos los movimientos que hubieron en cada una de las cuentas bancarias que se
administre. El objetivo a lograr es poder representar en esta pantalla, el resumen o extracto
bancario entregado por la Entidad Crediticia. Para ello el sistema cuenta con herramientas de
búsquedas de comprobantes por numero, o por importe. Una vez ubicado el movimiento se podrá
realizar una marca indicando que éste movimiento esta conciliado. La conciliación Bancaria se
guarda en el sistema y puede ser consultada y o modificada según se necesite.
El sistema, también informara la diferencia entre el saldo contable y los valores conciliados. Un
valor cero en la diferencia significa que todos los comprobantes de la cuenta bancaria están en el
sistema.
El flujo de información lo podemos ver en la siguiente figura:

Inicio
Conciliación de Partidas
Reporte de pendientes
Movimientos cuentas
contables
Auxiliar Contable
Extractos
bancarios
Control de
corte de
extracto
Auxiliar Contable
Fondos
Análisis de
partidas G/L Asientos
Partidas
pendientes conciliatorias ajustes
Auxiliar Contable
Fin
La opción del menú principal, para el acceso a las conciliaciones bancarias, es la siguiente:
(I / D / A), Tesorería, Procesos, Conciliación Bancaria. y el formulario es el siguiente:
Aquí podemos ver los datos asociados a un extracto que esta siendo conciliado. El campo
SALDO, arriba a la derecha, informa el saldo de apertura del extracto bancario, y debe coincidir con
el saldo final de extracto anterior. El campo fecha de acreditación (F.ACR), es el fecha en que el
banco registro el movimiento. El campo “A conciliar” , indica la cantidad de movimientos no
conciliados a la fecha de este cuenta bancaria
3.7 PROCESOS DE CIERRES MENSUALES
Eternum tiene procesos de cierres mensuales. Estos deben ser realizados al finalizar un periodo y
cumplen diversos objetivos, según cual fuere el proceso. No siempre se deben correr todos los
procesos, ya que esto depende de la implementación de Eternum en la empresa. De todos modos
el hecho de correrlos no afectara el normal desenvolvimiento de la empresa si esta no los utiliza.
Primero nombraremos los procesos de cierre existentes y después detallaremos sus objetivos y
funciones que realizan:
Asientos contables.
Cierre Mensual de Stock.
Revalúo de inventarios.
Revalúo de cuentas corrientes expresadas en otra moneda.
Cierres de módulos.
ASIENTOS CONTABLES
Como dijimos al inicio, los asientos contables son procesos separados de la creación de
comprobantes. Estos procesos pueden se pueden correr en cualquier momento, pero es
recomendable al cierre, correrlos nuevamente con el rango de fecha desde inicio al fin del mes que
se esta cerrando.
Este proceso es muy simple, solo hay que poner el rango de fecha y presionar la tecla F5, de
procesar. En el punto “Asientos contables Automáticos”, están detallados cada uno de ellos.
Es importante verificar en cada cierre que los saldos de las cuentas con sub cuentas (o cuentas con
desarrollo) coincida con la sumatoria de los saldos de las sub cuentas. Eternum nos provee un
programa para verificar esto rápidamente.
La opción del menú principal, para el acceso al control de cuentas con desarrollo, es la siguiente:
(M / F ), Herramientas Varias, Control de cuentas con desarrollo y el formulario es el siguiente:
La utilización del programa es simple, solo hay que poner la fecha a la cual se quieren
verificar los saldos y dar ENTER. Esta fecha generalmente coincide con fin de mes.
Si no hay diferencias, todo esta bien y podemos seguir con el siguiente paso, o proceso de
cierre. Si hay diferencias, debemos ver que pasa. Para ello hay dos herramientas. Una nos dirá en
un periodo de fechas, que asientos contables nos faltan realizar, y otra nos dirá en que fecha
dentro del mes que estamos cerrando, se produce la diferencia.
La opción del menú principal, para el acceso al control de pases (asientos), es la siguiente: (M / D
), Herramientas Varias, Control de Asientos Directos y el formulario es el siguiente:
Esta consulta no permite rápidamente saber que asientos contables están faltando de hacer. En
este ejemplo vemos, por ejemplo, las facturas de compras del día 02/11/2004, por algún motivo
han sido modificadas, o se han agregado mas comprobantes a esa fecha. Por tanto el sistema
informa que falta hacer el asiento contable.
Notar que la fecha y hora del ultimo pase, generalmente es la misma. Esto es porque estos
procesos son ejecutados en forma automática nodos los días a la noche.
Si seguimos con el análisis del primero renglón, vemos en el campo Ultimo movimiento, vemos que
el día 05/11/2004, a las 9:46, se cargaron comprobantes cuya afectación contable es para el día
02/11/2004, lo cual hace que se deba procesar nuevamente el asiento contable de dicho día.
La otra herramienta de verificación, nos permite encontrar en que dia se produce la diferencia entre
el saldo de la cuenta del mayor y la sumatoria de los saldos de las sub cuentas.
La opción del menú principal, para el acceso al detalle mensual de cuentas con desarrollo, es la
siguiente: (M / G ), Herramientas Varias, Detalle mensual de cuentas con desarrollo y el formulario
es el siguiente:
En el análisis de esta pantalla, podemos decir que faltan realizar asientos de fecha “01/11/2004”,
que impactan en la cuenta 750. Como la diferencia luego se mantiene constante, significa que
corregido el día uno, los demás no tendrán problemas.
NOTA: Salvo ocasiones muy raras, (generalmente producto de nuevas configuraciones, creación de
nuevos tipos de comprobantes, cambios en los circuitos, o en los comportamientos de
comprobantes) el usuario no tendrá problemas con este control. En caso de tenerlos, lo mas rápido
es verificar que fue lo nuevo que se configuro y hacer un repaso para verificar que hayan sido
correctos o que no falte ingresar ningún dato de configuración.
CIERRE MENSUAL DE STOCK
Este proceso tiene como objetivo clasificar el inventario y valorizarlo. Cuando decimos clasificarlo,
hacemos referencia a clasificar los movimientos del mes en “entradas por compras”, “consumos y
ajustes” y “salidas por ventas” . Estos conceptos, mas el “saldo inicial del inventario”, nos debería
cuadrar con el saldo final del inventario, tanto en unidades como en moneda corriente.
La opción del menú principal, para el acceso al proceso mensual de cierre de stock: (E / D A),
Gestión de Inventarios, Procesos, Cierre mensual de stock y el formulario es el siguiente:
El sistema solicita un Grupo de Depósitos. Este grupo debe contener todos los depósitos donde
exista stock real del inventario. Estos stocks, además deben ser de propiedad de la empresa.
El rango de fechas será siempre de principio a fin de mes.
El proceso tiene las siguientes consideraciones a tener en cuenta:
La valuación del stock se hará al ultimo costo cargado en la tabla de valuaciones del producto que
procesa. Generalmente si el costo es estándar, habrá un solo registro del costo y será con fecha de
inicio del mes.
La columna de compras del mes, estará formada por la suma de transacciones del producto, que
cumplan con la condición de que el efecto sobre es stock sea una “recepción por compras” o una
“devolución al proveedor” y que además la transacción realice un asiento contable.
La columna de consumos y ajustes, estará formada por la suma de transacciones de un producto,

que cumplan con la condición de realizar asientos contables y el efecto sobre el stock ser un “ajuste
positivo o negativo”.
Por ultimo, la columna de ventas, esta formada por las transacciones que cumplan con la condición
de generar asiento contable (el tipo de comprobante) y el efecto sobre el stock marcado como
“salida por ventas”.
La suma algebraica del saldo inicial, mas las compras del mes mas menos los consumos y ajustes,
menos las ventas del mes, debe dar el saldo final del inventario en unidades. En pesos debe dar
igual a la suma de las cuentas contenidas en la plan de cuentas bajo el rubro “Bienes de Cambio”.
Este proceso, no genera información al usuario, pero si deja preparado un archivo para su posterior
impresión.
La opción del menú principal, para el acceso al reporte contable de stock y costos es: (H / E / C),
Gestión de inventarios, Costos, Reporte contable de stock y costos y el formulario es el siguiente:
Este es el formulario para solicitar el reporte. Vemos que se pide el grupo de depósitos. Este debe
ser el mismo para el cual se corrió el proceso. También se pide el rubro contable, para filtrar
aquellos productos del inventario que no representan bienes de cambio. La hoja en el que sale
impreso es oficio y apaisada. También se puede generar un archivo Excel, en forma automática.
REVALUO DE INVENTARIO
Este proceso tiene como objetivo calcular el nuevo costo de los productos y ajustar la contabilidad
en base a este nuevo costo y el ultimo ingresado a la base de datos de un producto.
Es un proceso en apariencia simple, pero tiene su complejidad. Primero, separa el proceso en dos
etapas. Una es valorizar los productos “simples”, es decir aquellos que no están compuestos por
otros productos, como ser las materia primas y la mayoría de los componentes, y otra, para
valorizar los productos complejos, que son aquellos que están formados por varios productos. El
sistema analiza la forma de valuación de cada producto y procede a calcular el nuevo costo. Luego
busca el costo anterior y el stock a la fecha y valoriza ambos stock. Calcula la diferencia y deja todo
listo para procesar. El proceso involucra dos partes. Una es la actualización del los costos para el
nuevo periodo (observe que la fecha es el primer día del mes siguiente al cerrado), y la otra es la
realización del asiento contable de revalúo. Para el caso de los productos compuestos, también
actualizara la planilla de costos el ítem correspondiente.
La opción del menú principal, para el acceso al proceso de actualización de costos y revalúo de
inventario, es la siguiente: (H / E / F ), Gestión de inventarios, costos, Actualización de costos y
revalúo de inventarios y el formulario es el siguiente:
Como podemos ver hay filtros y otras funcionalidades. El campo VAR, nos permite colocar un
porcentaje de variación de precios. De esta forma podemos ver cuales productos están por encima
del porcentaje ingresado (en valor absoluto, es decir en mas o en menos). En el campo OP, de
opciones, podemos ver TODOS, Solo los valorizados (tienen stock valorizado), las existencias sin
valorizar, y los valorizados sin compras.
Es importante antes de correr este proceso, tener cargado los valores de la cotización de las
monedas al cierre del mes ya que aquellos productos valorizados en otras monedas, sufrirán
cambios, por variación en la cotización.
REVALUO DE CUENTAS CORRIENTES EXPRESADAS EN OTRA MONEDA
Este proceso tiene como objetivo calcular la diferencia de cotización de aquellos comprobantes no
cancelados, ya sean estos de proveedores o de clientes. La diferencia de cotización esta dada por la
cotización al momento de ingresar el comprobante (cotización histórica), y la cotización de la
moneda al momento del cierre del mes (cotización actual).
El sistema busca los comprobantes no cancelados, obtiene el importe total del mismo, resta los
pagos que se pudieran haber realizado y sobre el saldo en moneda alternativa, aplica la diferencia
de cotización. Por dicho importe, hará un asiento contable con fecha fin de mes del periodo que se
esta cerrando y lo reversara con fecha primer día del mes siguiente.
La opción del menú principal, para el acceso al proceso de revalúo de comprobantes expresados en
otra moneda, es la siguiente: (B / A / F ), Contabilidad, Transacciones, Revalúo de comprobantes
expresado en otra moneda y el formulario es el siguiente:
Como podemos ver, los filtros son muy simples. Se aconseja no modificar la fecha desde, ya que el
sistema busca todos los comprobantes que pueden tener saldo, desde la fecha inicio base de
utilización del sistema.
Para que el asiento contable se genere, debemos explícitamente marca el campo que dice “Genero
asiento”, con el valor SI, y presionar F5. Sino, el programa se comporte como una consulta común.
Esto nos permite poder verificar el asiento tantas veces como se quiera, antes de pasarlo a la
contabilidad.
Las cuentas de revalúo se configuran en (B / C / C) y el formulario es el siguiente:
CIERRES DE MODULOS
Este proceso tiene como objetivo cerrar los modulo de Eternum por fecha, a fin de que no se
puedan ingresar mas comprobantes con fecha anteriores a las del cierre. El formato de ingreso es
muy simple y se puede restringir por usuario.
La opción del menú principal, para el acceso al proceso de cierre de módulos, es la siguiente: (L /
G), Seguridad, Cierre de módulos y el formulario es el siguiente:
Aquí podemos ver, por ejemplo que el modulo de inventarios esta cerrado a fecha 31/10/2004 para
todo el mundo, salvo para el usuario 500, que tiene permitido desde el día 29/10/2004.
4
MODULO DE COMPRAS
4.1 INTRODUCCION
Eternum, permite administrar las compras, ya sean estas de servicios, de productos, nacionales,
importadas, productivas o comunes. Para ello cuenta con una amplia configuración de sus módulos,
que iremos detallando a continuación. Podemos decir que Eternum contempla desde la
administración de la cartera de proveedores, hasta el pago pasando por la detección automática
de faltante de productos, emisión de cotizaciones, ordenes de compras, control de recepciones,
ingreso de facturas, etc.
4.2 ADMINISTRACION DE PROVEEDORES
El circuito de administración de proveedores, lo podemos ver gráficamente a través del siguiente

flujo de información:
Inicio
Datos del
proveedor
Legajo del
proveedor
/actualizado)
Legajo del ABM del
proveedor maestro de
Proveedores
Maestro de
Asistente de compras Proveedores
Maestro de (Actualizado)
Proveedores
Contro
l del
maes- Maestro de
Maestro de tro Proveedores
Proveedores (Actualizado)
Responsable Administrativo
Eternum cuenta para la administración de proveedores, de un formulario principal, donde se

pueden ingresar todos los datos referentes a un proveedor. Este formulario le permitirá al operador
Agregar, Consultar, Modificar y Borrar Proveedores del Sistema.
Los proveedores, al igual que los clientes son considerados como cuentas corrientes. Las cuentas
corrientes a su vez se agrupan en Tipos de Cuentas Corrientes. Este agrupamiento es jerárquico.
Esto quiere decir que van a existir un tipo de agrupamiento madre y distintitos tipos de
agrupamiento que dependerán de la cuenta madre. La utilidad de estos agrupamientos es
básicamente contable y es automático.
En el siguiente ejemplo se muestra este concepto: Los Proveedores están agrupados a varios tipos
de Cta. Corrientes. Suponiendo que la cuenta madre tiene el código 30, el agrupamiento se ve de la
siguiente forma:
TIPO CUENTA CORRIENTE 30 Proveedores (Cuenta Madre)

Código Proveedor 1 Proveedor 1
:
:
Código Proveedor n Proveedor n
TIPO CUENTA CORRIENTE 31 Dif. de Cambio Cbte a Recibir

:
:
TIPO CUENTA CORRIENTE 35 Facturas a Recibir
:
:
Como se mencionara anteriormente esta relación se debe a una utilidad contable. Cada tipo de
Cuenta Corriente se relaciona con una Cuenta Contable. Para el caso de Proveedores (Recordar que
los clientes también son considerados cuentas corrientes). El tipo de cuenta corriente se relaciona
con la cuenta contable de Proveedores (en el plan de cuentas). Esta relación permite, desde la
contabilidad, poder consultar el detalle de la cuenta contable detallada por los proveedores que la
componen. En forma análoga ocurre con el tipo de cuenta corriente “Dif. de Cambio Cbte a Recibir”
y la cuenta contable “Diferencia de Cambio Comprobantes a Recibir” y así sucesivamente con los
demás tipos de Cuentas Corrientes. Cuando se da de alta un nuevo proveedor se debe referenciar
el tipo de cuenta corriente madre. En nuestro caso lleva el código 30. Una vez que se graba el
nuevo proveedor, Eternum®, automáticamente lo asociará con los demás tipos de Cuentas
Corrientes.
La opción del menú principal, para el acceso al Mantenimientos del Maestro de

Proveedores, es la siguiente: (C / C / A), Compras, Configuración, Maestro de Proveedores y el
formulario es el siguiente:
Este formulario es el encargado de realizar el mantenimiento de proveedores se llama
ccg5105, y podemos ver su funcionamiento detallado en el “Manual de funcionamiento de
Formularios de Eternum”.
4.3 DETECCION DE LA NECESIDAD DE COMPRAS
El operador de Eternum, podrá en cualquier momento verificar los stock de productos por deposito
a nivel general (todos los depósitos) y generar en forma automática o manual, un requerimiento de
faltantes. Podemos ver el flujo de información a través del siguiente diagrama:
Inicio
Catálogo Requisición
de de compra
materiales
Generación de
la requisición Stock
Stock
de compra(BP) (Actualizado)
Jefe de Planta
Compras
Compras
(actualizada)
Generación de
la requisición
de
compra(BNP)
Requisición
Areas varias de compra
Compras
A Compras
(actualizada)
Los Requerimientos de Compras pueden ser efectuados de dos formas distintas, manual o
automático. El manual nos permitirá ingresar los requerimientos de productos que estemos
necesitando. El automático, validara el stock actual de los productos, las compras no entregadas
por los proveedores y los máximos, mínimos y puntos de pedidos de los productos, para informar la
cantidades a requerir. Además, estas cantidades podrán estar expresadas en factores de compra de
los mismos. Por ejemplo, si Eternum indica que faltan 10 kilos de un producto, pero el proveedores
nos vende por 25 kilos, el requerimiento se hará por 25 kilos.
La transacción que identifica a los requerimiento de compra se llama “REQCMP”, y puede tener
cualquier código definible en el momento de la implementación. Podemos a su vez crear talones de
numeración diferentes, para cada tipo de requerimiento diferente, por ejemplo:
Transacción “REQCMP” 10- Requerimientos
10 : (0000) REQUERIMIENTO DE BIENES PRODUCTIVOS
11 : (0000) REQUERIMI ENTOS DE BIENES NO PRODUCTIVOS
12 : (0000) REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS
La opción del menú principal, para el acceso a los requerimientos manuales es la siguiente: (C / A /
A), Compras, Transacciones, Requerimientos y se presenta de la siguiente forma:
El formulario encargado de realizar la actualización manual de requerimientos de productos

se llama sto5, y podemos ver su funcionamiento detallado en el “Manual de funcionamiento de
La opción del menú principal, para el acceso a los requerimientos automáticos es la siguiente: (C /
D / A), Compras, Procesos, Requerimientos automáticos y se presenta de esta forma:
El formulario encargado de realizar la actualización requerimientos automáticos sto4125, y

podemos ver su funcionamiento detallado en el “Manual de funcionamiento de Formularios de
Eternum”.
Según la implementación, podemos hacer que los requerimientos de compras deban ser
confirmados, para ello se debe configurar el proceso (ver Procesos). Luego, el paso siguiente a la
generación del requerimiento será entonces su confirmación. Esto se realiza mediante un
formulario.
El sistema mostrara todos los comprobantes pendientes de aprobación en el rango de la fecha

especificada. Se deberán borrar los renglones de aquellos requerimientos que no se deseen
aprobar. Una vez procesados, los requerimientos quedan automáticamente aprobados y no se
podrán modificar.
La opción del menú principal, para el acceso a la confirmación de requerimientos es la siguiente: (C

/ A / B), Compras, Procesos, Confirmación de requerimientos. y se presenta de esta forma:
El formulario encargado de realizar la confirmación de requerimientos de productos se
llama sto5033, y podemos ver su funcionamiento detallado en el “Manual de funcionamiento de
4.4 SOLICITUD DE COTIZACIONES
El sistema, permite emitir solicitudes de cotización a los proveedores, una vez autorizado el
requerimiento. El flujo de información, lo vemos a partir del siguiente grafico:
I n ic io
R e q u is ic ió n
d e c o m p ra
P e d id o s d e S o lic it u d d e
c o tiz a c ió n c o tiz a c ió n
M a e s t ro d e
P ro v e e d o r e s A s is te n te d e c o m p r a s
C o tiz a c io n e s
P ro v e e d o r
S e le c c ió n d e l s e le c c io n a d o
p ro v e e d o r ( L e g a jo d e
c o m p ra s )
R a n k in g d e
p ro v e e d o re s
A s is te n te d e c o m p ra s
C o m p ra s
( re q u is ic ió n
e m it id a )
R e q u is ic ió n G e n e r a c ió n d e C o m p ra s (O C
d e co m p ra la O r d e n d e p e n d ie n te d e
C o m p ra a p ro b a c ió n )
P ro v eed o r A s is te n te d e c o m p ra s
s e l e c c io n a d o
(L egajo d e
co m p ras) A
Se podrán emitir tantas solicitudes de cotización como proveedores queramos que participen de la
cotización. La transacción que se configura para emitir cotizaciones, se llama “PEDCOT”. Es este
caso se utilizan pedidos de cotizaciones clasificados por la moneda en que se solicita la cotización,
es decir habrá talones de numeración para cotizaciones en pesos, otro para cotizaciones en euros,
dólares, etc. El sistema emitirá un comprobantes impreso, para cada proveedor, detallando las
condiciones de la oferta que deben realizar.
La opción del menú principal, para el acceso a la emisión de cotizaciones a proveedores es la

siguiente: (C /A / C), Compras, Procesos, Pedidos de cotización, Ingreso Manual de Cotizaciones y
se presenta de esta forma:
El formulario encargado de realizar la emisión de cotizaciones se llama sto119, y podemos

ver su funcionamiento detallado en el “Manual de funcionamiento de Formularios de Eternum”.
4.5 ADJUDICACION DE LA COMPRA
Una vez que los proveedores nos envían la cotización de los productos solicitados, se procede a
elegir la cotización ganadora, es decir a que proveedor le vamos a comprar los bienes.
Se deberá proceder a actualizar la información del sistema, con los datos de la cotización, como ser
el precio de las mercaderías, y si hubiese algún cambio (que aceptamos) en la condiciones
generales (pago, entrega, etc).
Ingresando el numero de la cotización en el formulario, completaremos los campos necesarios. Una

vez terminado, actualizamos la información. De esta forma, queda registrado en el sistema la
cotización del proveedor. Si quisiéramos guardar todas las cotizaciones, debemos realizar los
mismos pasos con todas las cotizaciones. Eternum, guarda información de los precios cotizados por
los proveedores en cada producto y en forma histórica. Hacer este paso es importante para saber a
futuro, en cuanto nos cotizaron productos, sin tener que revisar papeles.
La opción del menú principal, para el acceso a la actualización de pedidos de cotización a

proveedores es la siguiente: (C / A / D), Compras, Procesos, Ingreso Manual de Cotizaciones y se
presenta de esta forma:
El formulario encargado de realizar la emisión de cotizaciones se llama sto5, y podemos ver

su funcionamiento detallado en el “Manual de funcionamiento de Formularios de Eternum”.
4.6 EMISION DE LA ORDEN DE COMPRA
Realizada la valuación de los pedidos de cotización y seleccionado finalmente al proveedor con el

que se realizara la operación; se debe ingresar al sistema la orden de compra.
Esta no genera ningún tipo de movimiento contables, ni financieros y el flujo de información es el

siguiente:
Requisición Inicio
de compra
Pedidos de Solicitud de
cotización cotización
Maestro de
Proveedores Asistente de compras
Proveedor
Selección del seleccionado
Cotizaciones proveedor (Legajo de
compras)
Asistente de compras
Ranking de
proveedores
Generación de Compras (OC

Compras la Orden de pendiente de
(requisición Compra aprobación)
emitida)
Requisición
de compra
Proveedor
seleccionado A
(Legajo de
compras)
La orden de compra absorbe los datos del Pedido de cotización (del proveedor que deseemos) y
genera un ingreso de stock en un deposito virtual. Es deposito virtual refleja la mercaderías
solicitadas a los proveedores y que aun no han sido entregadas.
Esta información puede ser útil para el personal del área de almacén ya que una vez generada la
orden de compra se puede saber que mercadería va a ingresar.
Las ordenes de compras están clasificadas por el tipo de moneda que utilizan (a través de
diferentes talones), y se ingresas al sistema mediante transacciones del tipo “ORDENCMP”.
TRANSACCIÓN ORDENCMP (20) ORDEN DE COMPRA
20 : (0000) ORDEN DE COMPRA ($)
21 : (0000) ORDEN DE COMPRA (U$S)
22 : (0000) ORDEN DE COMPRA (Euro)
23 : (0000) ORDEN DE COMPRA (Libras)
La opción del menú principal, para el ingreso de ordenes de compras es la siguiente: (C / A / E),
Compras, Transacciones, Ordenes de compras y se presenta de la siguiente forma:
El formulario encargado de realizar la actualización de ordenes de compras se llama sto5, y
Eternum.
4.7 APROBACIONES DE LA ORDEN DE COMPRA
La orden de compra esta sujete a dos tipo de aprobaciones diferentes, una técnica y otra
económica. La aprobación económica, a su vez podrá ser abierta en varios niveles por usuario y
monto de la compra. El flujo de información es el siguiente:
A Orden de
Compra
Compras (OC
pendientes de
aprobación)
Compras (OC
Aprobación de emitida)
la Orden de
Compra
Stock
Stock
(actualizada)
Fax o mail de
confiirma-
ción G/L Anticipo
Confirmación a Prov. (si
de la Orden de corresponde)
Compra
Compras (OC
Compras (OC
emitida)
confirmada)
Aprobación de
la Orden de
Compra Compras (OC
Info de fecha
proveedores actualizada)
Fin
El proceso de aprobación de Ordenes de Compras es similar al proceso de aprobación de
Requerimientos. Se debe elegir dentro de un rango de fechas que ordenes se desean aprobar. Si
dentro del rango existiesen ordenes que no se desean aprobar simplemente se debe borrar el
renglón. Solo se aprobaran las ordenes que aparezcan en los renglones. El nuevo estado que
tendrá la orden de compra dependerá de la configuración de cambios de estados, en el menú de
procesos, dentro del menú de configuración general.
Los niveles de aprobación podrían ser los mostrados en el cuadro siguiente:
Estado Origen Estado Destino Observaciones

Iniciada Aprobación técnica
Aprobación Técnica Aprobación Económica (ADM) El Estado destino de esta

Aprobación Económica (G. G.) citación esta supeditado
al monto que se desea
aprobar
Aprobación Económica (ADM) Liberada Este estado finaliza el
Aprobación Económica (G. G.) circuito de aprobaciones
Liberada Re abierta La reapertura de una
orden de compra,
involucra la posibilidad
de modificar la misma,
pero deberá esta pasar
nuevamente por todos
los estados definidos
para poder ser liberada.
La opción del menú principal, para la aprobación de ordenes de compras ya sean esta técnicas y
económicas, es la siguiente: (C /A / F), Compras, Transacciones, Autorización de Ordenes de
compras y se presenta de la siguiente forma:
El formulario encargado de realizar la actualización de ordenes de compras se llama
sto5033, y podemos ver su funcionamiento detallado en el “Manual de funcionamiento de
Formularios de Eternum.
La opción del menú principal, para la reversión de la aprobación de ordenes de compras es la

siguiente: (C / A / I), Compras, Transacciones, Reversión de Ordenes de compras y se presenta de
la siguiente forma:
El formulario encargado de realizar la actualización de ordenes de compras se llama

sto5034, y podemos ver su funcionamiento detallado en el “Manual de funcionamiento de
Formularios de Eternum
Notemos la necesidad de informar un motivo por el cual se revierte una autorización de la

orden de compra. Una vez revertida, la orden de compra puede ser modificada, y nuevamente
deberá pasar por las aprobaciones definidas.
4.8 RECEPCION DE MATERIALES
La recepción de Materiales esta íntimamente ligada al circuito de Compras. Aquí se ingresaran

todas los envíos de mercaderías por parte de los proveedores que se hayan solicitado mediante las
Ordenes de Compras o sin ellas (en forma directa). Las recepciones están representadas en el
sistema mediante la transacción “RECEPCIÓN”. Mostramos a continuación el diagrama de flujo de
la información.
Orden de Inicio Nota de
Compra
recepción
Autorización
de entrega
(Plan)
Recepción de
Materiales Stock de
insumos (a
Remito del Ctrl Cal.)
proveedor
Asistente de almacenes
Remito de G/L
material Recepción de
.retornable Materiales
Formulario
de reclamos
Remito de
devolución Reclamos
Recepción de
Devoluciones
Stock de
Factura Asistente de almacenes insumos (a
Ctrl Cal.)
G/L
A Recepción de
Devoluciones
La nota de recepción, tendrá el efecto de aplicar renglón por renglón a la orden de compra u
ordenes de compra, involucradas en el remito del proveedor. Al aplicar renglón por renglón se
garantizan dos cosas, primero que las cantidades no superen las cantidades acordadas inicialmente
en la orden de compra, pudiendo superar la cantidad solicitada en un margen especificado
producto a producto, como tolerancia de recepción. Segundo, se valoriza la recepción a los valores
indicados originalmente en la orden de compra, sin opción a que el usuario pueda modificar el
precio.
También se heredan de la orden de compra las condiciones de venta. Por ultimo, al procesar la
recepción, se genera un comprobante que cancela el deposito virtual de ordenes de compras
pendientes.
El ingreso de las mercaderías, se produce en un deposito físico real, donde se procede a verificar la
calidad del contenido de la mismas. Una vez verificadas las mercaderías recibidas, se transfieren al
deposito de almacenes, o se devuelven al proveedor en caso de no pasar el control de calidad.
La nota de recepción, podrá a su vez contener diferentes conceptos de cargo y/o bonificaciones
sobre la mercadería recibida, por ejemplo un flete, o los gastos de una importación.
Estos conceptos se puede prorratear a los valores unitarios originales de los productos, dando así
un nuevo precio unitario (costo real) del productos, incluyendo las gastos que se incurrieron para
originar la compra.
La nota de recepción genera dos asientos contables a saber:
El primero por el valor real de los productos, con el prorrateo de los conceptos sobre los
bienes adquiridos. Este prorrateo se hace en función del peso de los productos o en función de su
valoración (Precio X cantidad). Esto se define por configuración.

Nota de recepción Bienes de cambio valor real 33.210,00
A Provisiones Proveedores 8.610,00
A Mercadería a Recibir 24.600,00
La provisión se realiza por los conceptos que se aplican en la recepción y que son
necesarios para adquirir el bien, por ejemplo, los derechos de importación, flete, honorarios, etc. Ya
que por estos conceptos vamos a recibir facturas, como ser del despachante de aduana, del
transportista, comisionistas, etc.
El segundo asiento, se realiza para registrar los bienes según su forma de valuación, por
ejemplo: Ultima Compra, o Estándar. En este se cancela la valoración de los productos, y se valúan
según su forma. Por la diferencia entre el valor real y el valor estándar, se utiliza una cuenta de
resultados llamada “Variación de precios”. El asiento se ve la siguiente forma:

Nota de recepción Bienes de cambio 35.450,00
A Bienes de Cambio Valor 33.210,00
Real
A Variación de Precio 2.240,00
De esta forma, los bienes quedan contablemente registrados según su forma de valuación,
se lleva un control de las variaciones de precio. Obviamente, la cuenta Bienes de Cambio Valor
Real, queda en cero.
La opción del menú principal, para el ingreso de notas de recepción es la siguiente: (H / A / A)

Gestión de inventarios, Transacciones, Movimientos de inventarios y se presenta de la siguiente
forma:
El formulario encargado de realizar la actualización de ordenes de compras se llama sto5, y
Eternum
4.9 REGISTRACION DE LA COMPRA
Las facturas de Compras se ingresan al sistema mediante el comprobante cuyo nombre es

“FACCRP”, y puede tener cualquier código. Obviamente como toda transacción lleva asociado un
numero de talón y estos se diferencian por varios motivos a saber: Modo de compra, directa o por
orden de compra, tipo de moneda, pesos, euros, dólares, etc.
Para ver un ejemplo podemos citar las siguientes:
600 : (0000) FACTURA DE COMPRAS "A"

601 : (0000) FACTURA DE COMPRAS "B"
602 : (0000) FACTURA DE COMPRAS "C"
610 : (0000) FACTURA DE COMPRAS U$S
650 : (0000) FACTURA DE COMPRAS E
651 : (0000) COMPRAS en LIBRAS
660 : (0000) OTRAS COMPRAS "A" $
661 : (0000) OTRAS COMPRAS "B" $
670 : (0000) COMPROBANTES INTERNOS DE COMPRAS
El flujo de información se expresa en el siguiente diagrama:
Inicio
Compras (OC
emitida)
Factura del
Recepción de proveedor
Factura del Facturas sellada
proveedor
Nota de
recepción Cuenta
Corriente
Orden de
Compra Compras (OC
cerrada)
Listado de
Remito del cuentas a
proveedor Ingreso de pagar
Facturas al (aging)
sistema
Factura del Asistente de compras G/L

proveedor Recepción de
sellada facturas
Fin
La factura de compra es un tanto compleja en su ingreso, debido a los controles que realiza en
conjunto con la orden de compra y la nota de recepción. A medida que se ingresa la factura de
compra, se buscan todas las ordenes de compras pendientes del proveedor, y que a su vez tengan
aplicadas notas de recepciones, de las cuales aun no se han recibido las correspondientes facturas.
Se deberán seleccionar los productos que figuran en la factura, y el sistema automáticamente hará
los cálculos de los importes en base a las cantidades recibidas y los costos detallados en la orden
de compra.
Además, si la aplicación esta dentro del rango de las tolerancias admitidas para el producto,
sugerirá al operador que puede cerrar el renglón de la orden de compra. Cerrar un renglón significa
que aun no coincidiendo las cantidades entregadas con las solicitadas, se anula la posibilidad de
seguir aplicando facturas ala orden de compra y este renglón se da por cumplido.
El asiento que genera la factura de compra es el siguiente:

Factura Compras Provisión Proveedores 8.610,00
IVA Crédito Fiscal 1.808,10
A Proveedores 10.418,10
La opción del menú principal, para el ingreso de facturas de compras financieras es la siguiente: (C
/ A / G), Compras, Transacciones, Facturas de Compras y se presenta de la siguiente forma:
El formulario encargado de realizar la actualización facturas de compras se llama ccg1103,

y podemos ver su funcionamiento detallado en el “Manual de funcionamiento de Formularios de
Eternum
MODULO DE PAGOS
5
5.1 INTRODUCCION
5.2 PREPARACION Y EMISIÓN DE PAGOS
El sector de Pagos, verificara periódicamente los vencimiento de las facturas de proveedores y

preparara los pagos de las mismas. El comprobante que se utiliza para tal fin es la orden de pago, y
la transacción se llama “ORDEN PAGO”. A continuación se detallan los talones que se pueden
utilizar, según el tipo de pago.
700 : (0000) PAGOS PROVEEDORES ($)

703 : (0000) PAGOS VARIOS
710 : (0000) BOLETAS DE DEPOS. ($)
720 : (0000) DEBITOS BANCARIOS ($)
730 : (0000) TRANSFERENCIAS INTERBANCARIAS ($)
750 : (0000) CANCELACION DIF. DE CAMBIO
760 : (0000) REPOSICION FONDO FIJO
765 : (0000) OTROS PAGOS
El flujo de datos se muestra en el siguiente diagrama:
Reporte de A
disponibi-
lidad
Orden de
Pago
Cuenta Emisión de la
Corriente Orden de pago
Cta.Cte
(Actualizada)
Ordenes de
Ordenes de pago
pago (actualizada)
(actualizada)
Remito del
proveedor
G/L Pago a
Recibo de
Proveedores
Pago
Factura del
proveedor
Nota de
recepción Legajo de
Archivo de compra
documentación (actualizado)
Orden de
Pago Asistente de compras
Comprobante Fin
de retención
El concepto de Orden de Pago también se puede aplicar a depósitos bancarios. Por eso se deberá
prestar atención en la selección del talón correspondiente.
La orden de pago, aplicara a factura de proveedores, de esta forma les cancela el saldo
total o parcialmente. Además, calculara las retenciones de IVA, Ganancias e Ingresos Brutos, según
corresponda. También, se calcularan en forma automática las diferencias de cotización, en el caso
de que las facturas estén expresadas en otras monedas distintas el peso.
Los medios de pago a utilizar pueden ser variados, como ser transferencia bancaria,
cheques propios, valores de terceros, efectivo, etc. El sistema llevara, para el caso de valores y
cheques, un detalle aparte de los mismo, pudiendo ser esto consultados en cualquier momento.
Con respecto a las diferencias de cambio, el sistema podrá imputar a una cuenta similar a
proveedores, para poder imputar allí a contrapartida, una vez recibido el comprobante de ajuste
que nos debe emitir el proveedor.
El asiento que genera la orden de pago es el siguiente:

Orden de Pago Proveedores 10.418,10
A Medios de Pago 10.400,00
A Diferencia de Cambio 18,10
La opción del menú principal, para el ingreso de ordenes de pagos es la siguiente: (F / A / A),
Pagos, Transacciones, Ordenes de Pagos y se presenta de la siguiente forma:
El formulario encargado de realizar la actualización de ordenes de pago se llama fon1101, y
Eternum
MODULO DE INVENTARIOS
6
6.1 INTROUCCION
Eternum tiene una amplia flexibilidad para manejar los inventarios de la compañía. Para ellos define
productos, ubicaciones, comprobantes para hacer los movimientos, etc. Con un variado espectro de
posibilidades, partiendo desde productos con una muy simple configuración, hasta complejas
situaciones de presentaciones variadas por tipo de producto con múltiples atributos que los
identifican /determinan y varias unidades de medida.
Eternum es en si múlti deposito, es decir puede manejar stock en varias ubicaciones. A su vez estas
ubicaciones pueden agruparse, de tal forma de poder consultar stock de productos por
agrupaciones de ubicaciones. Eternum también puede manejar stock reales y virtuales, para dar
una gran flexibilidad a las diferentes variables de administración de los inventarios.
6.2 ADMINISTRACION DEL CATALOGO DE PRODUCTOS
Eternum permite identificar a cada producto con un código único numérico de 9 dígitos. Este código
no es el que se utiliza habitualmente para la carga de movimientos o consultas por productos, sino
para registrar internamente las transacciones. Se podrá entonces asignar a un producto un código
alfanumérico de hasta 20 caracteres, para la identificación del mismo.
Un producto en Eternum, podrá pertenecer a una familia, sub familia, tener un rubro a marca.
Podrá tener una descripción interna y una de impresión, como así también tener una descripción
formada por la suma de descripciones de atributos que lo componen (descripción funcional).
También se podrá crear un código de producto por cliente / proveedor , de manera tal de poder
facturar productos a clientes, informando en la factura el código del cliente. Similar ocurre con los
proveedores.
Además, un producto en Eternum podrá tener varias presentaciones, o atributos variables, lo que
nos permitirá manejar con flexibilidad grupos de productos, con un solo código, por ejemplo:
Cartulinas, pueden tener un código, y las variantes por color y por gramaje establecerlas como
variedades del producto. De esta forma, cambiando el precio de cartulinas, puedo en forma
automática cambiarlo para todas las variedades.
Se puede también definir los datos impositivos del producto y su impacto contable, pudiendo
identificar, según el tipo de valuación del producto, cuenta de productos, de diferencia de precio,
de revalúo contable y de costo real.
A los efectos de empresas de distribución y logística, nos permite asignar una unidad de peso y
volumen al producto. También se puede asignar numero de serie, que identifican partidas del
producto. Las partidas, a su vez podrán tener atributos definibles por el usuario, como ser fecha de
elaboración, fecha de vencimiento, maquina que produjo el bien, operario responsable, numero de
motor, etc.
El catalogo, en realidad esta conformado por varias tablas, que se detallan a continuación su
función.
Familias
Sub Familias
Rubros de productos o Marcas
Atributos
Presentaciones
Sustitutos
Impuestos Internos
Descripciones Funcionales
Puntos de pedidos por Depósitos
Stock fijo, máximo y mínimo por ubicaciones
Unidades de Medida
Agrupaciones de compras
Conformación de Costos
Código de productos por cuentas corrientes
La opción del menú principal, para el mantenimiento del catalogo de productos es la siguiente: (H /
C / A / A), Inventarios, Configuración, Catalogo de Productos, Maestro de Productos y se presenta
de la siguiente forma:
El formulario encargado de realizar la actualización de productos se llama sto5101, y

Eternum
6.3 MOVIMIENTOS
En Eternum, las transacciones o comprobantes, se definen de tal modo, que en su utilización el

usuario no debe discernir el comportamiento del mismo, a los fines de evitar errores de carga. En el
caso de comprobantes de inventarios, se puede definir el comportamiento EFECTO SOBRE STOCK,
que determina como y cuando un comprobante genera o no una afectación al inventario. Esta
afectación generalmente puede ser una suba o una baja del stock actual. La lista completa de
EFECTOS es la siguiente:
Entradas por compras.

Ventas a clientes.
Devolución de clientes.
Devolución al proveedor.
Saldos positivos.
Saldos negativos.
Ajuste positivo.
Ajuste negativo.
Reservas por compras.
Reservas por ventas.
Sin efecto.
Otros comportamientos que se definen en los comprobantes e impactan sobre el la gestión de

inventarios, pueden ser: Moneda y cotización del comprobantes, método de aplicación, relación con
otros comprobantes, imputación contable, deposito por defecto en donde se realiza el movimientos
de stock, agrupación de depósitos donde busca el stock el comprobante, si prorratea o no los
conceptos aplicado en el comprobante a los productos registrado en el mismo, si se permite o no
modificar los precios, etc.
Veamos a continuación, algunos de estos comportamientos en forma detallada:
6.3.1 Imputaciones contables
Las imputaciones contables se definen en el menú de configuración de la contabilidad, es decir en

(B / C / I). El menú tiene la siguiente presentación:
Hay definidos en Eternum, 4 tipos de imputaciones contables, que afectan a los productos, a saber:
• Por comprobante, Familia, Unidad de Negocio, y Situación ante IVA.

• Por Retenciones / Percepciones.
• Por Conceptos.
• Por Datos generales.
A continuación detallamos en uso de dos de ellos, que son los mas utilizados.
• Por comprobantes, Familia, Unidad de Negocio y Situación ante IVA
Esta configuración nos permite asignar cuentas contables a los productos dependiendo de
las siguientes variables:
Empresa
Tipo de Comprobante
Talón de numeración
Familia
Producto
Situación ante IVA
Y las cuentas que se pueden manejar en un movimiento de un productos son las

siguientes:
• Neto Gravado
• IVA
• IVA RNI
• Descuento
• IVA del descuento
• IVA RNI del descuento
• Exento
• Percepción IIBB
• Percepción IVA
• Bonificaciones por renglón
• IVA Resultados
• Percepciones resultados
• Costo de ventas
El modo de obtener la cuenta que utilizara Eternum para hacer un asiento, como se ve es
bastante flexible y puede ser bastante complicado de entender. El mecanismo general es el
siguiente: El comprobante aporta la empresa, el tipo, el talón y la unidad de negocio, el cliente o
proveedor aportan la situación ante IVA y el producto aporta la familia, a nivel general o su código
numérico interno a nivel particular. Con todas estas variables se procede a buscar en la base de
datos las cuentas. Si no hay éxito en la búsqueda y el comprobante tiene determinado que genera
asiento contable, se indica un error, generalmente (NO SE DEFINIO LA IMPUTACIÓN CONTABLE).
Dependiendo si la operación es gravada o no, utilizara las cuentas de Neto Gravado u

Exento, el importe de IVA lo aplicara en las cuenta IVA, como así también los descuentos, ya sean
estos globales o por renglón.
El formulario por donde se configuran estas opciones esta en (B / C / I / A), y se presenta

al usuario de esta forma:
El formulario encargado de realizar la actualización de imputaciones contables se llama cnt5310, y
Eternum
Y el sub formulario que se despliega en la cuenta contable tiene la siguiente presentación:

• Por conceptos aplicados en comprobantes
Los conceptos que se aplican en comprobantes pueden ser fletes, comisiones, gastos de
importación, diferencias entre mercaderías pedidas y recibidas, etc. Estos conceptos se definen
inicialmente en (H / C / D). Allí se le da de alta al concepto y los datos que mas nos interesa para
este trabajo son las descripciones y el porcentaje. Si colocamos un porcentaje, el concepto aplicara
este porcentaje al subtotal de precio por cantidad de todos lo productos involucrados en el
comprobante. A no ser que tenga bien claro el uso de este porcentaje, sugerimos lo deje en cero.
Luego en (B / C / I / C), podemos dar de alta las imputaciones contables del concepto,
según el siguiente formulario:
El formulario encargado de realizar la actualización de imputaciones contables por

conceptos se llama cnt5311, y podemos ver su funcionamiento detallado en el “Manual de
funcionamiento de Formularios de Eternum
A continuación detallamos los diferentes tipos de comprobantes que se pueden generar y

sus asientos contables correspondientes:
Nota de recepción en U$S y Euros (Importaciones)

A Mercadería a Recibir 24.600,00
Real
Nota de recepción en pesos. (Sin conceptos asociados).


Real
A Variación de Precio 350,00
Nota de recepción de embalajes entregados en comodato.

A Costo de venta 5.000,00

Real
Nota de recepción por devoluciones de clientes.

A Costo de ventas 15.000,00

Real
Remito devolución al proveedor.

Remito Provisiones Proveedores 15.000,00
Bienes de Cambio Valor 15.000,00
Real

Remito Bienes de cambio valor Real 15.000,00
A Bienes de Cambio 13.700,00
Remito consumo de repuestos.

Remito Mantenimiento 21.000,00
Real

Remito Bienes de cambio valor Real 21.000,00
Ajustes al inventario.

Ajuste Dif. De Inventario 11.000,00
Real

Ajuste Bienes de cambio valor Real 11.000,00
MODULO DE VENTAS
7
7.1 INTRODUCCION
Eternum, permite administrar las ventas, ya sean estas de servicios, de productos, nacionales, o
importadas. Para ello cuenta con una flexible configuración de sus módulos, que iremos detallando
a continuación. Eternum contempla desde la administración de la cartera de clientes, múltiple
configuración de precios y bonificaciones, hasta los mas variados procesos de ventas y entregas,
como pedido – remito – factura, factura – remito, factura, etc.
7.2 ADMINITRACION DE CLIENTES
Eternum permite administrar los clientes, con una amplia cantidad de datos referentes a
ellos. El formulario del Maestro de Clientes permite Agregar, Consultar, Modificar y Borrar Clientes
del Sistema. Los Clientes, al igual que los Proveedores son considerados como cuentas corrientes.
Las cuentas corrientes a su vez se agrupan en Tipos de Cuentas Corrientes. Este agrupamiento es
jerárquico. Esto quiere decir que van a existir un tipo de agrupamiento madre y distintitos tipos de
agrupamiento que dependerán de la cuenta madre. La utilidad de estos agrupamientos es
básicamente contable y es automático.
En el siguiente ejemplo se muestra este concepto: Los Clientes están agrupados a varios
tipos de Cta. Corrientes. La cuenta madre tiene el código 1
TIPO CUENTA CORRIENTE 1 Clientes (Cuenta Madre)

Código Cliente 1 Cliente 1
:
:
Código Cliente n Cliente n
TIPO CUENTA CORRIENTE 2 Medios de Pago

:
:
TIPO CUENTA CORRIENTE 3 Documentos a Cobrar
:
:
El flujo de datos de clientes, se ve reflejado en el siguiente diagrama:
D a to s d e l
C lie n te I n ic io
L e g a jo d el
c lie n te
D o c u m e n t. ( A c tu a liz a d o )
d e l c lie n te A c e p t. d e
c lie n te s y
fija c ió n lím ite s
d e c ré d ito
F o r m u la rio
S o lic itu d d e R e s p o n s a b le A d m in is tr a tiv o d e a lta
c r é d ito a u to riz a d o
N orm as d e
c ré d ito
L e g ajo d el
c lie n te
(A c tu a liz a d o ) A c tu a liz a c ió n M a e s tr o d e
d el m a e stro d e C lie n te s
c lie n te s (a c tu a liz .)
F o rm u la rio
d e a lta A s is te n te c o m e r c ia l
a u to riz a d o
A c tu a liz a c ió n M a e s tr o d e
L is ta d e d e l M a e s tr o d e P re c io s y
p recios P recio s y D e s c u e n t.
a u to r iz a d a D e sc u en to s (a c tu a liz .)
G e r e n te C o m e r c ia l
F in
Como se dijimos anteriormente, los conceptos por los cuales se abren diferentes cuentas corrientes
a la misma entidad se debe a una utilidad contable y de gestión. Cada tipo de Cuenta Corriente se
relaciona con una Cuenta Contable. Para el caso de Clientes(Recordar que los clientes también son
considerados cuentas corrientes). El tipo de cuenta corriente 1 se relaciona con la cuenta contable
150 Deudores por Venta. Esta relación permite, desde la contabilidad, poder consultar el detalle de
la cuenta contable 150 detallada por los Clientes que la componen. En forma análoga ocurre con el
tipo de cuenta corriente 2 Medios de Pago y la cuenta contable 90 Valores a Depositar y así
sucesivamente con los demás tipos de Cuentas Corrientes. Cuando se da de alta un nuevo Cliente
se debe referenciar el tipo de cuenta corriente madre. En nuestro caso lleva el código 1. Una vez
que se graba el nuevo Cliente, Eternum, automáticamente lo asociará con los demás tipos de
Cuentas Corrientes.
Hay un conceptos en Eternum, que se denomina “Conformación del saldo”, donde podemos
asociar diferentes tipos de cuentas corrientes, para conformar el saldo de la entidad.
La opción del menú principal, para la configuración de la conformación del saldo esta disponible en
(D / D / A / I), Ventas, Configuración de clientes, Actualización de Clientes, Conformación del saldo
de Entidades.
Eternum, muchas veces nos solicitara en la consultas, si lo que queremos ver es el saldo
de la cuenta corriente o el saldo de la cuenta corrientes conformado. Esto significa que si lo
pedimos conformado, Eternum sumara algebraicamente los saldos de las cuentas corrientes de
cada tipo de cuenta corriente, que conforman el saldo de la entidad.
La opción del menú principal, para el mantenimiento del maestro de clientes es la siguiente: (D / D
/ A / A), Ventas, Configuración de clientes, Actualización de Clientes, Maestro de Clientes y se
presenta de la siguiente forma:
Podemos ver que este formulario es muy parecido al de proveedores, de hecho es el
mismo, ya que para Eternum el concepto de cliente o proveedores, depende de la transacción que
involucra a la entidad, mas que la clasificación inicial que se le de a la entidad. De esta forma, se
permite facturar a un proveedor, o comprobar a algún cliente.
Uno de los conceptos que se pueden administrar en el catalogo de clientes es el concepto

de resumen. Este concepto tiene prevista su utilización cuando el cliente, por ejemplo, tiene varios
sucursales. Es el caso de las grandes cadenas de supermercados, donde el lugar de pago,
generalmente, es la casa central, pero se necesitan saber estadísticas de ventas por zonas,
entonces se abren resúmenes de facturación para cada sucursal y se asigna una zona al resumen.
Otras veces los resúmenes se abren por tener el cliente diferentes lugares de entregas y se
necesitan para ellos diferentes facturas o una forma de saber cuanto se facturó a cada lugar de
entrega diferente.
El formulario de ingreso de resúmenes se ve como la siguiente figura.

También a nivel de sub formulario, tendremos los datos impositivos del cliente, los cuales
se verán de la siguiente forma:
Aquí podremos ingresar los datos necesario para hacer correctamente una factura, como
ser el numero de CUIT, y la situación ante IVA.
Existe también un sub formulario de datos comerciales. Allí configuramos gran cantidad de
datos que tiene que ver con nuestra relaciona comercial con el cliente, como ser que vendedor lo
atiende, cual es su transporte preferido, condición de pago pactada con el cliente, lista de precios
asignada, etc.
El sub formulario se ve de la siguiente forma:
Existen otros sub formulario asociados a la definición de un cliente. No los vamos a detallar
completamente, pero si mostraremos el contenido de tales sub formularios:
Sub formulario de datos complementarios:

Sub formulario de documentos de identidad asociados al cliente.
Sub formulario de condiciones de entrega.
Sub formulario de tipos de comunicación disponibles con el cliente.
Sub formulario de atributos de cuentas corrientes.

Aquí es importante mencionar que para la presente instalación, existe el atributo VAT, que es el
numero de identificación tributaria de un cliente del exterior. Si bien en el país se le asigna una
numero de CUIT a un cliente de exterior (este depende además de si es una persona o una
empresa), al momento de imprimir una factura, deben salir ambos números. Es decir el CUIT
asignado por el AFIP y el VAT original del cliente (Su numero de identificación fiscal en el país de
origen).
Por ultimo veremos el sub formulario de lugares de entrega. Podemos aclara aquí, que en
pedido en particular, puede tener varios direcciones al momento de se emitido. En primer lugar se
toma la dirección de fiscal del cliente, (la que esta cargada en el formulario principal). Si tiene
resúmenes, esta será la dirección de entrega del comprobante. Y por ultimo se tiene un lugar de
entrega, será este el que se indicara en el comprobante en forma definitiva. Cabe aclara que para
utilizar varios lugares de entrega, no hace falta utilizar resúmenes.
7.3 LISTAS DE PRECIOS
Eternum puede administrar hasta 9999 listas de precios diferentes. Cada una con diferentes
condiciones. El manejo de tales listas de precios es libre para el usuario, pudiendo asignar una lista
a cada cliente, definir una lista por cliente, definir una lista única, definir varios precios para un
producto en una lista, dependiendo el precio de la condición de pago aplicada en el comprobante.
La opción del menú principal, para el mantenimiento de listas de precios es la siguiente: (D / D / E

/ A), Ventas, Configuración de clientes, Configuración de Precios y bonificaciones, Habilitación de
listas de precios y se presenta de la siguiente forma:
En este caso vemos una lista de precios definida para un cliente en particular. Además,
vemos que involucra varias monedas, esto quiere decir que el precio de los productos estará
conformado por varias monedas y sus cotizaciones. Al momento de usar la lista, el sistema hará las
multiplicaciones y sumas necesaria para obtener un precio final de producto.
Si fuera una lista de precios por decir en dolares, nos pedirá que indiquemos la moneda y
el tipo de cotización.
También podemos indicar si la lista esta o no activa, si incluye impuestos internos y la

cantidad de decimales que va a tener la lista. Eternum generalmente trabaja con 3 decimales en los
precios, pero en algunas ocasiones y por tema estrictos de redondeos, se indica que sean solo dos
los decimales.
El flujo de información de precios es el siguiente:

Datos del
Cliente Inicio
Legajo del
cliente
Document. (Actualizado)
del cliente Acept. de
clientes y
fijación límites
de crédito
Formulario
Solicitud de Responsable Administrativo de alta
crédito autorizado
Normas de
crédito
Legajo del
cliente
(Actualizado) Actualización Maestro de
del maestro de Clientes
clientes (actualiz.)
Formulario
Asistente comercial
de alta
autorizado
Actualización Maestro de
Lista de del Maestro de Precios y
precios Precios y Descuent.
autorizada Descuentos (actualiz.)
Gerente Comercial
Fin
La opción del menú principal, para el mantenimiento de precios es la siguiente: (D / D / E / B),

Ventas, Configuración de clientes, Configuración de Precios y bonificaciones, Actualización de
precios, y se presenta de la siguiente forma:
Aquí vemos como un producto puede tener diferentes listas de precios y diferentes precios
en cada lista.
En este caso, no se tiene en cuenta la condición de pago (esta nula), pero se podrían
manejar diferentes precios de productos en una única lista con diferentes condiciones de pago.
Existe en Eternum, la posibilidad de hacer bonificaciones a clientes, según familia, sub

familia, marca o producto. También podemos hacer bonificaciones por agrupación de clientes.
7.4 PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
Las notas de pedidos están representadas en Eternum con el numero de comprobante 80

“NOTAPED”. Como los demás comprobantes, tiene asociado talones que definirán el
comportamiento de la Nota de Pedido.
El flujo de información de pedidos es el siguiente:
Inicio
Nota de Recepc. NP de
Pedido de de clientes
clientes pedidos (recibida)
Gerente Comercial
NP de Ingreso de Notas de
clientes pedidos de Pedido
(recibida) clientes (actualiz.)
Gerente Comercial
Nota de Ingreso de Notas de

Pedido pedidos Pedido
interna internos (actualiz.)
Gerente de Producción
Liberación de Notas de
Notas de
pedidos Pedido
Pedido
retenidos (actualiz.)
(retenidos)
Fin
A continuación se detallan los comprobantes
Comprobante
80 : (0000) NOTA DE PEDIDO $
81 : (0000) NOTA DE PEDIDO U$S
82 : (0000) NOTA DE PEDIDO E
83 : (0000) NOTA DE PEDIDO INTERNA
84 : (0000) ESTIMADOS DE VENTAS
85 : (0000) ESTIMADO CONSUMOS MAT PRIMA
86 : (0001) NOTA DE PEDIDO U$S ML
89 : (0000) CANCELACION DE PEDIDOS $
Las notas de pedido, tiene impacto sobre un deposito virtual (300) que hacer referencia a la
mercadería solicitado por los clientes y aun no entregada. Es decir que el saldo de este deposito
nos da una idea de las cantidades de productos a entregar (producir).
Una vez que se dan de alta los Pedidos los mismos deberán ser confirmados y en caso necesario el
pedido puede quedar retenido exceder el limite de crédito. Recién una vez confirmado el pedido, el
sistema indicara que la mercadería esta disponible en el deposito de reservas por ventas (300),
para estadísticas e informes. Es decir, podemos cargar cuantos pedidos queramos, pero hasta no
confírmalos, no tendrán efecto alguno en el sistema.
La opción del menú principal, para el mantenimiento de pedidos es la siguiente: (D / A / B), Ventas,
Transacciones, Pedidos de clientes, y se presenta de la siguiente forma:
En Comprobante, seleccionar “NOTAPED”, en talón, dependiendo del tipo de Nota de

Pedido que se desee efectuar se debe seleccionar el correspondiente (ver tabla).
El en numero, podemos ingresar un cero, para dar de alta un nuevo pedido, o ingresar el
numero de pedido, con lo cual podremos consultarlo.
El deposito será sugerido por el sistema y no se debería cambiar su valor. El vendedor

puede ser elegido de una lista. Si se deja en blanco, al ingresar el cliente, se cargara
automáticamente el código del vendedor asignado al cliente. Lo mismo pasa con el transporte.
En el campo cuenta, se debe ingresar el código del Cliente que solicita el pedido. Puede
este tener o no resumen, lo que habilitara o no el siguiente campo. Si la cuenta tiene resúmenes,
es obligatorio ingresarlo. Si además la cuenta tiene varios lugares de entrega, abrirá un sub
formulario para poder seleccionar que lagar de entrega corresponde al pedido corriente.
Se deben ingresar los productos requeridos digitando su código o presionando F1. Por cada
producto se debe ingresar la cantidad en la unidad deseada, la lista de precio (en caso de que este
configurada) el sistema mostrara la bonificación asociada y el precio unitario.
Los conceptos de bonificación y recargo se aplican al total del pedido. Generalmente estos
pueden ser fletes o condiciones comerciales.
En Fecha de Entrega se puede ingresar la fecha en que se entregara la mercadería (si es
una). Además el sistema abrirá un sub formulario para el ingreso de fechas de entregas, horarios,
cantidades, camiones a enviar, etc. También se podrá dividir las cantidades de un producto en
varias entregas por diferentes fechas. Obviamente la sumatoria de productos del formulario
principal, debe ser igual a la del de entregas. Si algo salió mal (generalmente cuando se agregan
productos al pedido, una vez que el pedido ya había sido cargado), se puede vaciar el sub
formulario de entregas, presionando la tecla DELETE, repetidas veces y luego dar F8. De esta
forma el sistema volverá a calcular las entregas en forma automática.
Esta información es de suma importancia para la planificación de requerimientos de

materiales, ya que posteriormente el sistema analizara las existencias, las compras y los pedidos
pendientes, en base a fechas de entrega.
Las Notas de Pedido son manejadas por estados. El estado Inicial que ocurre al momento
de la creación es el de INICIADO. El mismo se puede consultar simplemente ingresando a la Nota
de Pedido y visualizando en la parte inferior izquierda.
La confirmación de los pedidos cambiara el estado de la misma. La cadena de estados es

definible por el usuario.
La opción del menú principal, para la confirmación de pedidos es la siguiente: (D / A / C),

Ventas, Transacciones, Confirmación de Pedidos de clientes, y se presenta de la siguiente forma:
El sistema mostrara todos los comprobantes pendientes de aprobación en el rango de la

fecha especificada. Hay que tener en cuenta que la fecha que usa el sistema es la fecha de
entrega. Se deberán borrar los renglones que no se deseen aprobar. Presionando la techa F5 se
procederá a la aprobación de las notas de pedido.
El estado de la Nota de Pedido quedara en 10 Confirmado (El mismo esta podrá ser
visualizado desde el pedido), y realizara la correspondiente reserva de stock en el deposito 300.
Una vez confirmados los pedidos, se procede a aprobarlo los límites de créditos de los
clientes.
El formulario de aprobación es muy similar al de confirmación, solo varia en que el primero

informa si se pudo o no aprobar el crédito al cliente en la pantalla.
Si no se puedo aprobar el crédito, lo que se debe hacer es autorizar el monto faltante para
ese pedido y es que el encargado de créditos lo aprueba.
La opción del menú principal, para la autorización de limites de créditos es la siguiente: (D /

A / I), Ventas, Transacciones, Autorización de limites de crédito, y se presenta de la siguiente
forma:
El Proceso de autorización de Crédito verifica la condición financiera del cliente. En el ABM

de cliente se fija un monto de limite de crédito , si el cliente supera este limite el pedido queda
frenado para una aprobación. Esta se realiza modificando el limite de crédito a ese pedido.
En esta pantalla se debe especificar la cuenta corriente del cliente que tiene retenido un
pedido por limite de crédito. ETERNUM mostrara diversas informaciones como ser los pedidos que
ya fueran aprobados anteriormente. El saldo vencido .
Le idea es ingresar un nuevo limite para que el pedido sea aprobado . En la pantalla de
ejemplo podemos ver que el cliente tiene un pedido por $40.000 (1) y el limite de crédito es por
$10.000 (2) Por consiguiente se aprobó un nuevo limite de crédito por $30.000(3)
Una vez que se aprueba el limite se debe pasar a una pantalla operativa (la mencionada
anteriormente como similar a la de confirmación) para confirmar la aprobación. Esto fue diseñado
para que un operador pueda realizar las tareas operativas mientras que le responsable
Administrativo se centre solo en los clientes con problemas crediticios.
La opción del menú principal, para la autorización de créditos es la siguiente: (D / A / D),
Ventas, Transacciones, Autorización de créditos, y se presenta de la siguiente forma:
La Opción de autorización de crédito es , como se dijera en el punto anterior, una opción

operativa esto significa que el operador que tiene a cargo el proceso de facturación pude aprobar
todos los pedidos con la previa autorización , en caso de ser necesario, de una modificaciones del
limite de crédito. Cuando se confirma un pedido este queda retenido en la aprobación de crédito. Si
el pedido no supero el limite presionando F5 se aprobara esta autorización. En caso que el pedido
quede retenido por exceder el limite primero se debe modificar el limite (ver punto anterior) y
posteriormente se debe aprobar (F5).
El sistema mostrara todos los comprobantes pendientes de aprobación en el rango de la

fecha especificada. Se deberán borrar los renglones que no se deseen aprobar. Presionando la
techa F5 se procederá a la aprobación de créditos de los pedidos.
El nuevo estado de la Nota de Pedido es ahora el 20 Aprobada (El mismo esta podrá ser
visualizado desde el pedido).
7.5 EMISION DE REMITOS
El proceso de emisión de remitos, se va ejecutando a medida que la mercadería se entrega

al cliente. El punto mas importante es especificar a que nota de pedido se aplica el movimientos o
los movimientos del remito. A este tipo de aplicación se la llama aplicación por renglón, ya que
cada renglón del remito aplica a un renglón de notas de pedido pendientes de cancelar.
Como paso obligatorio del circuito de facturación se deben generar estos remitos. Dado que
un cliente puede aceptar entregas parciales se puede dar el caso de tener varios remitos aplicados
a una sola nota de pedidos. La facturación se realizara a partir de los remitos generados y no de la
notas de pedido, pudiendo haber varios remitos para una sola factura. En Eternum el remito lleva
el numero de comprobante 500 y los talones permitidos son los siguientes:
90 : (0000) REMITO $
91 : (0000) REMITO U$S
92 : (0000) REMITO E
93 : (0001) REMITOS EMBALAJES
96 : (0000) REMITOS U$S ML
98 : (0000) REMITO CALIDAD
99 : (0000) REMITO INTERNO
120 : (0000) REMITO DEVOLUCION DE MERCADERIA AL PROVEEDOR
199 : (0001) REMITO TRANSFERENCIA
500 : (0000) CONSUMO MATERIA PRIMA
501 : (0000) REMITOS CONSUMO DE REPUESTOS
Cabe aclarar que tanto los códigos de comprobantes, como los talones y su uso especifico
dependen de la implementación.
Cada uno de estos tiene un propósito particular, por ahora solo nos concentraremos en los
tres primeros 90,91,92. La diferencia entre si es clara, cada uno de ellos representara una moneda
diferente.
La siguiente figura, muestra una aplicación de un renglón de un remito a un renglón de una

nota de pedido.
Eternum mostrará automáticamente todas las notas de Pedido que incluyan el producto del
renglón y que aun estén pendientes. En el campo Cant. Aplic (cantidad a aplicar) se deberá
ingresar la cantidad que se entregará.
7.6 FACTURACION
La facturación se realiza mediante un proceso batch (por lotes). Es decir el sistema toma la
información de varios clientes y genera varias comprobantes según diversos parámetros. Esto esta
pensado sobretodo cuando se desean realizar varias facturas en un mismo circuito. Como se dijera
anteriormente el sistema toma los remitos que fueran generados a partir de las notas de pedido y
los ofrece como base para generar las facturas.
El flujo de información de facturación es el siguiente:
Inicio
Factura
Facturación
Facturación
Remito
Cuenta
Asistente Comercial Corriente
cliente
GL
Asiento
Contable
Remito Nota de
conformado Crédito
Solicitud de Emisión de
Nota de Notas de Facturación
Crédito Crédito
Asistente Comercial Cuenta

Remito de Corriente
devolución cliente
A GL
Asiento
Contable
La opción del menú principal, para el proceso de facturación es la siguiente: (D / B / A / D),

Ventas, Procesos, Facturación, Facturación por acumulación de remitos, y se presenta de la
siguiente forma:
Los modos de facturar pueden ser 4 a saber: Un solo comprobante, Uno por familia, sub
familia, Uno por rubro o marca, uno a uno.
Un solo comprobante significa que el sistema tomara los remitos de un cliente emitidos en
el rango de fecha especificado y emitirá una sola factura por el total de productos.
Uno por familia y sub familia, significa que el sistema primero agrupara los ítem contenidos
en los remitos emitidos a un cliente en el rango de fechas especificado, por familia y sub familia.
Hará un corte por cada cambio de una u otra (familia o sub familia), y por cada corte emitirá un
factura.
El mismo criterio se aplica si el modo de facturación es por rubro o marca de productos.

Una vez presentados en pantalla los clientes, podemos presionar la techa INICIO, para ver
los productos que se están facturando y de que remitos se están aplicando, tal como lo muestra la
siguiente figura.
Las facturas generadas son compatibles con el programa de facturación manual. Esto nos
permitirá ver la factura por dicho modulo y modificarla en caso de ser necesario, antes de ser
impresas.
La opción del menú principal, para el proceso de facturación manual es la siguiente: (D / A /

G ), Ventas, Transacciones, Facturación Manual (Bienes de Cambio), y se presenta de la siguiente
forma:
Por este programa, podemos además hacer facturas manuales (facturas que no siguen el
procesos de Nota de Pedido – Remito – Factura). También podemos emitir notas de crédito, debito.
Una factura tiene impacto directo en el modulo de cuentas corrientes, libros de IVA,
inventarios, estadísticas. Con respecto a la contabilidad, el asiento es como los demas, es decir
diferido y en forma de minuta acumulativa por día y por tipo de comprobante.
MODULO DE COBRANZAS
8
8.1 INTROUCCION
Eternum permite registrar las cobranzas, aplicando los cobros a comprobantes de clientes
pendientes de cancelar. En una cobranza, se pueden juntar comprobantes emitidos en pesos y
comprobantes emitidos en otra moneda. Los RECIBOS (asi le llama la transacción de cobranzas),
además pueden manejar las diferencias de cambio en forma automática, informar de anticipos en
la cuenta del cliente, registrar retenciones sufridas, etc.
El flujo de información de cobranzas se visualiza en la siguiente figura:
Inicio Recibo de
cobro
(definitivo)
Cuenta
Corriente
Recibo de
Cobranza en cliente
cobro
efectivo
(provisorio)
GL
Asistente Comercial Asiento
Contable
Cobranzas
aplicadas
Cuenta
Boleta de Corriente
depósito cliente
Cobranzas por
(sellada)
depósitos o
transf. GL
bancarias Asiento
Extractos Contable
Bancarios Asistente Comercial
Cobranzas
aplicadas
A
La opción del menú principal, para el proceso de ingreso de cobranzas es la siguiente: (E / A

/ A ), Cobranzas, Transacciones, Ingreso de cobranzas, y se presenta de la siguiente forma:
Los recibos, como todos los comprobantes del sistema tienen numeración automática que
se dispara ingresando un cero en el numero de comprobante.
Los comprobantes aplicados en el recibo se muestran en sub formulario. Allí el operador

puede seleccionar a que comprobante pendiente aplicara el recibo y por que importe. Si quiere
cancelar por el importe total, pude presionar F9, para que el sistema sugiera la cifra adecuada.
El formulario tiene la siguiente presentación:
En el momento de detallar las cuentas involucradas en el recibo de ingresos, se asocian a

las cuentas conceptos. Dependiendo del “uso del concepto”, se pueden abrir o no sub formularios.
Por ejemplo, si ingresamos una cuenta de banco con el concepto VALORES, se abrirá un formulario
para detalla los datos del valor de terceros, como ser tipo de valor, nombre de quien emitió el
valor, fecha de vencimiento, numero de cuenta corriente a la cual pertenece el valor en el banco
emisor, numero de CUIT de la cuenta, importe, etc.
El formulario se ve de la siguiente forma:
Para hacer un seguimiento de estados de cuenta, Eternum cuenta con varia alternativas a
saber:
Resumen por Imputaciones.
Resumen Cronológico.
Resumen Financiero.
Saldos de Cuentas corrientes.
Analítico por rangos (Aging)
Comprobantes Impagos.
El resumen por imputaciones, muestra los comprobantes pendientes en un rango de

fechas. Es decir muestra el saldo pendiente para cada comprobante que inicia una transacción
como por ejemplo una factura.
El resumen cronológico, detalla los comprobante de una cuenta corriente en función a la

fecha en que fueron creados lo movimientos. Por su parte el resumen financiero tiene como
prioridad de ordenamiento, la fecha de vencimiento del comprobante.
El proceso de saldos, informa el saldo de todas las cuentas corrientes a una fecha
determinada, detallando saldo vencido, por vencer y total de cada cuenta.
El reporte analítico, informa el aging de la deuda de los clientes. El rango de días de

vencimiento puede ser dado por el usuario. También informa porcentajes de desuda vencida con
respecto al total de la deuda.
Por ultimo el reporte de comprobantes impagos en similar al resumen por imputaciones,

solo que en vez de ser una consulta en pantalla para una cuenta, es un reporte impreso para un
rango de cuentas.
9
MODULO DE PRODUCCIÓN
9.1 INTRODUCCION
10
MODULO DE TESORERIA
10.1 INTRODUCCION

Idioma

Manual Funcional de Eternum

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Funcional de Eternum

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Funcional de Eternum®

Manual Funcional de Eternum®

Maria Cecilia Bravo

El menú principal tiene la siguiente presentación:

2.4 TECLAS DE FUNCION

2.4.11 Tecla TAB

2.4.12 RESUMEN DE TECLAS DE FUNCIÓN

Teclas de Función Descripción Teclado alternativo

3.2 CONFIGURACION GENERAL

También existen indicadores de la cuenta como si es de resultado, si esta activa, si es ajustable, se

3.3 INGRESO DE ASIENTOS AUTOMATICOS

3.3.1 Asientos contables de comprobantes Financieros

Llamamos comprobantes financieros a aquellos que en su definición no involucran Productos, es el

Los asientos contable que se pueden generar son lo siguientes:

Asiento Cuenta Contable Debe Haber

Asiento Cuenta Contable Debe Haber

3.3.2 Asientos contables de Facturación

Por conceptos aplicados en comprobantes: Para cada conceptos aplicado en un comprobantes

3.3.3 Asientos contables de Inventarios

La contrapartida de estos asientos, se define en el mismo lugar que los comprobantes de

3.3.4 Asientos contables de Tesorería

Similar al caso de los asientos de comprobantes financieros, en los comprobantes de

3.3.5 Asientos contables de Sueldos y Jornales

3.3.6 Asientos contables de Costo de Ventas

3.3.7 Asientos contables de Entrega de Retornables

3.4 INGRESO DE ASIENTOS MANUALES

Cuando se realiza un asiento contable, estos no se numeran automáticamente en forma correlativa,

La opción del menú principal, para el acceso al Ingreso de asientos contables, es la

FECHA: Fecha del asiento. Es la fecha de impacto contables.

La siguiente imagen detalla el formulario de movimientos de sub cuentas.

La conciliación de Cuentas Contables se realiza mediante el uso de diversos listados ubicados en el

Los filtros que nos muestra el formulario son los siguientes:

Ahora podemos ver en detalle como esta compuesto el asiento original.

31/10/2004 60 PRODUCC. 3 110608000 Productos Terminados Valor

3.6 CONCILIACIONES BANCARIAS

El flujo de información lo podemos ver en la siguiente figura:

CIERRE MENSUAL DE STOCK

El rango de fechas será siempre de principio a fin de mes.

El proceso tiene las siguientes consideraciones a tener en cuenta:

La columna de consumos y ajustes, estará formada por la suma de transacciones de un producto,

REVALUO DE CUENTAS CORRIENTES EXPRESADAS EN OTRA MONEDA

Las cuentas de revalúo se configuran en (B / C / C) y el formulario es el siguiente:

4.2 ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

El circuito de administración de proveedores, lo podemos ver gráficamente a través del siguiente

Eternum cuenta para la administración de proveedores, de un formulario principal, donde se

TIPO CUENTA CORRIENTE 30 Proveedores (Cuenta Madre)

TIPO CUENTA CORRIENTE 31 Dif. de Cambio Cbte a Recibir

La opción del menú principal, para el acceso al Mantenimientos del Maestro de

4.3 DETECCION DE LA NECESIDAD DE COMPRAS

Transacción “REQCMP” 10- Requerimientos

10 : (0000) REQUERIMIENTO DE BIENES PRODUCTIVOS

11 : (0000) REQUERIMI ENTOS DE BIENES NO PRODUCTIVOS

12 : (0000) REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS

El formulario encargado de realizar la actualización manual de requerimientos de productos

El formulario encargado de realizar la actualización requerimientos automáticos sto4125, y

El sistema mostrara todos los comprobantes pendientes de aprobación en el rango de la fecha

La opción del menú principal, para el acceso a la confirmación de requerimientos es la siguiente: (C

4.4 SOLICITUD DE COTIZACIONES

La opción del menú principal, para el acceso a la emisión de cotizaciones a proveedores es la

El formulario encargado de realizar la emisión de cotizaciones se llama sto119, y podemos

4.5 ADJUDICACION DE LA COMPRA

Ingresando el numero de la cotización en el formulario, completaremos los campos necesarios. Una

La opción del menú principal, para el acceso a la actualización de pedidos de cotización a