La importancia de los documentos

digitales en nuestra organización

ESCRITO POR MARTHA REYES. POSTEADO EN COLABORACIONES
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Por Ing. Helios Mejía Alejandre

CSAT Best Technologies

Miembro del Cluster Puebla TIC

En la actualidad los procesos realizados en cualquier organización están cambiando,

la industria se está modernizando en todos los ámbitos, buscando siempre

la automatización y tratando constantemente de hacer más eficientes

sus procesos para mejorar sus resultados.

Eluso de documentos digitales juega un papel muy importante en estas mejoras ya

que permite distribuir tareas a través de un flujo de trabajo de forma automatizada,

llevando un control de las mismas de forma eficaz.

Sin embargo eso no lo es todo,también han surgido y seguramente seguirán

surgiendo diferentes regulaciones tanto nacionales como internacionales,

que aunque muchas veces no nos competan directamente, muy probablemente tengan

que cumplirlas algunos de nuestros clientes que tengan operaciones

internacionales, como la famosa sarbanesOxley que evita que las empresas reporten

datos falsos con el fin de cotizar más alto en la bolsa NYSE, o HIPAA
que habla de la portabilidad del seguro y de la confidencialidad de los datos en

el área de salud, estas leyes obligan a manejar de manera adecuada la información

y esto se facilita con el manejo de documentos digitales que soporten la operación,

a través de sistemas que lleven registros de las versiones y modificaciones de documentos

específicos que se generan en la organización.

Uno de los eventos más relevantes en el mundo fue la caída de las torres

gemelas en Nueva York, en donde muchas de las empresas que operaban en esas torres

almacenaban su información allí mismo sin ningún respaldo, esas empresas desaparecieron,

sin embargo aquellas que tenían un respaldo en alguna otra localidad

pudieron seguir operando sin ningún problema, de ahí la importancia de tener información

digital respaldada, ya que el activo más importante de cualquier organización

siempre será su información. Existen muchas soluciones de gestión documental

que permiten hacer búsquedas inmediatas de cualquier información, llámense facturas,

recibos, contratos, manuales, etc. Ya sean textos o cualquier otro tipo

de documento como planos, fotografías,

audio o vídeo.Estas soluciones permiten almacenar, respaldar, dar tiempo de vida a los documentos
,

distribuirlos y consultarlos desde cualquier parte del mundo,

también permite llevar un registro de las modificaciones que se le hicieron al documento,

bloquear información sensible, etc. logrando tener una operación basada en documentos

digitales que permita ahorrar, ser más eficientes y tener toda la

información segura y respaldada.

Ligas de interés:

http://www.soxlaw.com/

http://www.asempr.org/LeyHIPAA.php