Manual de Procedimientos Comercial Cucuta

MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPG-07-P-01
FECHA VERSIÓN
GESTION CONTABLE Y FINANCIERA 26/11/2014 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DEPARTAMENTO CONTABLE
FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO

01/11/2014 0 Versión original
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
VERSIÓN CARGO FIRMA FECHA

0 JEFE DE CONTABILIDAD
0 COORDINADORA ADMINISTRATIVA
0 AUXILIAR DE TESORERIA Y CAJA
0 AUXILIAR CONTABLE
0 DIRECTOR(A) FINANCIERO
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Paola Andrea Rozo

Pasante Universidad de Santander Contador Gerente
PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR

FECHA VERSIÓN
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1. OBJETIVO:
Administrar el dinero de caja menor.
2. ALCANCE:
Registrar ingresos y egresos.
3. DEFINICIONES:
 CAJA MENOR: Es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos
en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo
de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
 INGRESOS: Las cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios.
 EGRESOS: Un gasto es una salida de dinero que una persona o empresa debe pagar para un
artículo o por un servicio.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE
O REGISTRO
Coordinadora Reembolso de
Recibir reembolso del dinero de caja menor.
Administrativa caja menor
Recibir solicitud de dinero para sufragar gastos Coordinadora
Solicitud
por parte del empleado. Administrativa
Entregar recibido de gastos y dinero al Coordinadora
empleado. Administrativa
Ir disminuyendo el monto de la caja menor Coordinadora
ADMINISTRACION cuando se generan gastos. Administrativa
DE CAJA MENOR Coordinadora
Relacionar los gastos. Administrativa
Informar y entregar documentos de respaldo de Coordinadora Documentos de
los gastos a contabilidad. Administrativa respaldo
Coordinadora
Solicitar reembolso de dinero cuando los
Administrativa/
gastos se aproximen o sean iguales al dinero
Director(a) Solicitud
de caja menor.
Financiero
El director(a) Financiero realizara arqueos de
PUNTO DE Director(a)
caja sorpresivamente para verificar el Arqueo de caja
CONTROL Financiero
cumplimiento del manejo de caja menor.
5. FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
FECHA VERSIÓN
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RECIBIR REEMBOLSO DE
DINERO DE CAJA MENOR
RECIBIR SOLICITUD DE DINERO

PARA SUFRAGAR GASTOS POR
PARTE DEL EMPLEADO
ENTREGAR RECIBO DE GASTO

Y DINERO AL EMPLEADO
IR DISMINUYENDO EL MONTO DE
LA CAJA MENOR CUANDO SE
GENERAN GASTOS
RELACIONAR LOS GASTOS
INFORMAR Y ENTREGAR LOS

DOCUMENTOS DE RESPALDO DE
LOS GASTOS A CONTABILIDAD
SOLICITAR REEMBOLSO DE DINERO CUANDO

LOS GASTOS SE APROXIMEN O SEAN IGUAL
ES AL DINERO DE CAJA MENOR
FIN
FIN
SUPERVISION:
1° SUPERVISION 2° SUPERVISION SUPERVISION EXTERNA
Jefe de Contabilidad (Deposito de Director(a) Financiero Asesor Contable y Financiero

Medicamentos)
Supervisión diaria Sin previo aviso Sin previo aviso
FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO REEMBOLSO DE CAJA MENOR
1. OBJETIVO:
Establecer los lineamientos para la apertura, reembolso, seguimiento y control para la adecuada
administración de la Caja Menor con el propósito de realizar una gestión eficaz de los recursos financieros de
la empresa.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para los gastos autorizados por el Gerente financiero para efectuar compras o
solicitar algún descuento.
3. DEFINICIONES:
 REEMBOLSO: Es la solicitud de reintegro de dinero de un determinado tiempo, cuando se haya

agotado el 70% con el fin de conservar el monto inicial y continuar las actividades propias del proceso.
 GASTOS: Es la corriente de recursos o potenciales de servicios que se consumen en la obtención del

producto neto de la entidad.
 CAJA MENOR: Es la cuantía establecida a un cargo de la empresa con el fin de atender en forma
oportuna y eficiente las solicitudes de gastos.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
1. Autorización de Gastos
Director(a)
Todos los gastos deben ser autorizados por la
Financiero
gerencia
2. Facturas o Recibos de Caja Menor
Todo gasto debe ser legalizado con facturas o
Coordinadora FACTURAS-
cuenta de cobro anexando el RUT, y si es Régimen
Administrativa RECIBOS
Simplificado debe hacerse una Cuenta de cobro y
documento equivalente a una factura.
FORMATO DE
1.REEMBOLSO 3. Formato de Reembolso de Caja Menor
Director(a) REEMBOLSO
CAJA MENOR El formato debe ser diligenciado, verificado y
Financiero DE CAJA
autorizado y aprobado por el Director(a) Financiero.
MENOR
4. Contabilización de Reembolso
Se procede a la contabilización del reembolso de
caja menor teniendo en cuenta que el soporte debe
Auxiliar Contable
estar acorde con los soportes y estos deben estar
con la firma de autorización del Director(a)
Financiero.
5. Reembolso del dinero
Director(a)
Se procede al desembolso del valor total del
Financiero
reembolso de Caja Menor.
FECHA VERSIÓN
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5. FLUJOGRAMA:
PROCESO REEMBOLSO DE CAJA MENOR

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE SOPORTE
INICIO
INICIO
El gasto que genera por Caja
SOLICITUD DE Menor debe ser inferior al 70% Coordinadora Políticas de
REEMBOLSO del valor total y todos los Administrativa Caja Menor
gastos deben estar
autorizados.
NO SI
APROBACIÓ
N DE
REEMBOLSO Los reembolsos de caja menor
? deben ser aprobados y Director(a)
firmados como constancia de Financiero
verificación.
SOPORTES ADJUNTAR
REQUERIDOS SOPORTES Si los soportes no cumplen con Director(a)
A FORMATO las políticas establecidas no Financiero.
serán aprobados.
Se deben entregar el formato Coordinadora Gastos

de reembolso de caja menor Administrativa Formato de
con los respectivos soportes. Reembolso de
Caja Menor
Se contabiliza el reembolso de Auxiliar Contable Factura de

CONTABILIZACIÓN Caja Menor en el Sistema Acreedores
DE REEMBOLSO 2.000.000
Se realiza el Comprobante de Coordinadora Comprobante

Egreso y se cancela el Administrativa de egreso
CANCELACIÓN reembolso de Caja Menor
REEMBOLSO
Se archiva el Comprobante de
egreso
ARCHIV
O
FIN
FIN
ARCHIVO
FECHA VERSIÓN
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POLITICAS CAJA MENOR
OBJETIVO:
Las presentes políticas tienen como fin establecer los criterios para el manejo de caja menor en atención
oportuna a los gastos menores que se presente en el desarrollo normal de las operaciones de la empresa
LADMEDIS.
PERSONAS RESPONSABLES:
El manejo de la caja menor es responsabilidad única y exclusiva del funcionario encargado por el Director(a)
Financiero; su recibo y entrega se hará mediante acta.
PARAGRAFO: Cuando sea necesario hacer entrega del fondo de Caja Menor a un nuevo responsable sea
temporal o permanente, esta se hará en presencia del Director(a) Financiero. Al momento de la entrega se
debe efectuar un arqueo de caja y se elaborara una constancia escrita firmada por todos los presentes.
ATRIBUCIONES:
El Director(a) Financiero establecerá el monto a manejar por este concepto, lo cual será comunicado por
escrito al funcionario encargado.
UTILIZACION:
La utilización de los recursos de Caja menor, son exclusivamente para atender pagos de cuantías menores,
correspondientes a:
 Gastos de Cafetería, papelería y aseo.

 Transporte urbano
 Dotación o botiquín
 Compra de almuerzo (Depende de la ocasión)
 Mantenimiento de equipos (Aires acondicionados etc.)
 Mensajería - Parqueadero
 Enseres o reparaciones locativas
 Fletes o acarreos
 Gastos de fotocopias, encuadernaciones o similares
 Anticipos laborales
 O demás que se originen para atender el funcionamiento operativo de la oficina.
INGRESOS:
 Ventas de contado.
LEGALIZACION Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR:

Para la legalización de los gastos para efectos del reembolso de caja menor, se exigirá el cumplimiento de
los siguientes requisitos:
FECHA VERSIÓN
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a) Que los documentos soportes sean originales y cumplan con las normas tributarias vigentes,
b) Que los soportes definitivos figuren a nombre de LADMEDIS, con su correspondiente Nit.
c) Que la fecha del comprobante de gasto corresponda al periodo contable que se está legalizando.
d) La caja menor se encontrara cuadrada cuando la suma de los recibos de caja pagados y el efectivo sea
igual al valor de la provisión autorizada para el fondo de caja menor.
e) Para él envió de reintegro de caja menor se utilizara el formato denominado Reembolso de Caja Menor, en
archivo de Microsoft Excel, Anexo 1.
f) Los recibos definitivos deberán cumplir con los siguientes requisitos:
1. Expedirse en escrito orden consecutivo y cronológico.
2. El concepto deberá ser lo más claro y preciso posible.
3. No deben presentar tachones ni enmendaduras.
4. Los documentos equivalentes anulados deben adjuntarse al Reembolso de Caja Menor.
FECHAS Y CUANTIAS PARA LA LEGALIZACION DEL REEMBOLSO:

Los Reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder del monto previsto en el
respectivo rubro presupuestal, cuando la caja se haya agotado por los menos un 70% del monto autorizado.
AUTORIZACION DEL GASTO:

El Director(a) Financiero será el encargado de autorizar el gasto o la persona que se designe por escrito.
Esta autorización debe ser antes que se efectué el pago.
Todo gasto debe ser legalizado con facturas o cuenta de cobro anexando el RUT, y si es Régimen
Simplificado debe hacerse una Cuenta de cobro y documento equivalente a una factura.
SEGURIDAD:
Los fondos de caja menor y sus respectivos soportes deben conservarse en una AZ en el área de Archivo.
REGISTRO:
Debe constituirse, llevarse y diligenciarse en el formato de Reembolso de Caja Menor (Archivo en Excel),
mediante relación de documentos equivalentes o facturas, de acuerdo a su imputación contable, fecha,
concepto y valor.
CONTABILIZACION:
Al reembolsar la caja menor el Auxiliar Contable debe verificar e impartir el visto bueno que los gastos sean
contabilizados en la cuenta correspondiente y diligenciados de acuerdo a los parámetros que pide la cuenta
de acuerdo al PUC vigente.
PROHIBICIONES:
 Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley
sobre nómina, cesantías y pensiones.
 Cambiar cheques o efectuar préstamos a terceros sin previa autorización.
FECHA VERSIÓN
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 Erogaciones que no tengan relación con el normal funcionamiento de la Entidad.

 Pagar valores que superen en un mismo documento el monto establecido.
 Tramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de cancelarlos con los recursos de
caja menor.
 Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la Entidad.
POLITICAS:
- La caja menor debe permanecer en los topes autorizados sin sobrantes ni faltantes.
- El Director(a) Financiero podrán realizar arqueos de caja menor en cualquier momento.
- Los faltantes de caja menor, deberán ser cancelados por el encargado de la misma en forma inmediata.
- Los sobrantes de caja menor, deberán informarse al Jefe inmediato, para realizar su respectiva
investigación y legalización.
Director(a) Financiero
FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO INGRESO/ RECIBO DE CAJA
1. OBJETIVO:
Certificar el ingreso de dinero por diferentes conceptos.
2. ALCANCE:
Constar los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa.
3. DEFINICIONES:
 INGRESO: Las cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios.
 CHEQUE: El cheque es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una
persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de
una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
 CAJA MENOR: Es la cuantía establecida a un cargo de la empresa con el fin de atender en forma
oportuna y eficiente las solicitudes de gastos.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO O
REGISTRO
RECIBO DE Recibos de Caja numerados consecutivamente y Auxiliar de
CAJA de la misma manera su utilización. Tesorería y Caja
Todo ingreso, tanto en cheque como en efectivo, Auxiliar de

se registre en un recibo de Caja. Tesorería y Caja
El recibo de Caja se expide en el momento mismo

Auxiliar de
de la recepción de los valores, no antes ni
Tesorería y Caja
después.
No expedir Recibos de cajas provisionales o Auxiliar de
temporales. Tesorería y Caja
Si es necesario anular un recibo de caja, ello

Auxiliar de
quede registrado en el original y las copias del Anulado
Tesorería y Caja
mismo, colocándoseles el sello de ANULADO.
Auxiliar de
Se ingresa al Sistema y se procede a elaborar el Tesorería y Caja
Ingreso- Recibo de caja con sus respectivos
datos:
FECHA VERSIÓN
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DOCUMENTO O
REGISTRO
- Consecutivo de recibo de caja.

- Fecha.
- Nombre de la persona natural o jurídica que
hace el pago respectivo, indicaciones del
número de la cédula de ciudadanía o del Nit
correspondiente.
- Banco (Cheque).
- Concepto de pago.
- Valor del recibo de caja.
Se imprime el recibo de caja.

Auxiliar de
Recibo de caja
Entregándosele inmediatamente el original del Tesorería y Caja
mismo.
Los dineros existentes en la Tesorería se soporten

por los recibos de Cajas correspondientes.
Las copias de todos los Recibos de Cajas

expedidos cada día, se deben anexar en orden
numérico consecutivo, al Estado Diario de Caja, Consignar en las
Auxiliar de
Bancos e Inversiones. cuentas
Tesorería y Caja
correspondientes
Los recaudos que se obtengan diariamente se
deben consignar íntegramente en cuentas
correspondientes o de ahorros en las primeras
horas del siguiente día laborable, en la misma
especie en que se recibieron (efectivo, cheques).
SUPERVISION:
Coordinadora Administrativa Director(a) Financiero Asesor Contable y Financiero
Supervisión diaria Supervisión semanal Sin previo aviso
FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
FECHA VERSIÓN
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Se ingresa en el SISTEMA
Se elabora el INGRESO-
RECIBO DE CAJA Con los
respectivos datos:
- Consecutivo
- Fecha
- Nombre, Cédula de
ciudadanía o Nit.
- Concepto de pago.
- Valor.
N Esta SI
O correcto?
Se ANULA Se IMPRIME
Se entrega a la
persona
natural o
jurídica
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO COMPROBANTE DE EGRESO/PAGOS
1. OBJETIVO:
Soportar el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa.
2. ALCANCE:
Realizar comprobantes de egreso.
3. DEFINICIONES:
 PAGO: es uno de los modos de extinguir las obligaciones, y consiste en el cumplimiento efectivo de la

prestación debida.
 COMPROBANTE DE EGRESO: es el documento encargado de mantener el registro de todos los

gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las
pequeñas como para grandes empresas (Negocios).
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
COMPROBANTE
DE EGRESO Se ingresa en el SISTEMA le permite al usuario
introducir los Anticipos o pagos.
Coordinador(a)
Administrativa /
En esta opción se debe insertar el documento
Auxiliar Contable
correspondiente al Comprobante de Egreso con
todos sus respectivos parámetros de entrada.
Digite el código correspondiente al prefijo del

Coordinador(a)
documento del Comprobante de Egreso y Código de
Administrativa /
seguidamente el número asignado al respectivo prefijo
Auxiliar Contable
Abono o Pago.
Fecha: En este campo el sistema propone la fecha,

tomándola del sistema operativo para el tipo de
Coordinador(a)
documento que se está elaborando. Este campo
Administrativa / Insertar fecha
puede ser modificado por el usuario, siguiendo el
Auxiliar Contable
formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa
(día/mes/año).
Coordinador(a) Seleccionar
Vigencia: Se debe seleccionar de qué vigencia es Administrativa / vigencia
FECHA VERSIÓN
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DOCUMENTO
O REGISTRO
el pago que se está realizando si es de la vigencia
actual, de reservas o de cuentas por pagar. Auxiliar Contable
Concepto: Introduzca el detalle de la cuenta o

Coordinador(a)
definitiva de pago o la información necesaria para Información del
Administrativa /
identificar, que documento en especial genero este pago
Auxiliar Contable
registro.
Pagado a: Nombre de la persona natural o jurídica

Coordinador(a)
que hace el pago respectivo, indicaciones del
Administrativa /
número de la cédula de ciudadanía o del Nit
Auxiliar Contable
correspondiente.
Banco: Digite el código del banco con el cual se

está realizando el pago.
Código del
Coordinador(a)
banco /
Valor: Digite el valor. Administrativa /
Valor/
Auxiliar Contable
Cheque
Cheque No.: Digite el número del cheque con el
que se está realizando el pago.
SUPERVISION:
Jefe de Contabilidad (Deposito de

Director(a) Financiero Asesor Contable y Financiero
Medicamentos)

FECHA VERSIÓN
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FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
Se ingresa en el SISTEMA
Se elabora el
COMPROBANTE DE
EGRESO/PAGO Con los
respectivos datos:
- Consecutivo
- Fecha
- Pagado a:
- Concepto
- Vigencia
- Banco
- Valor.
N Esta SI
O correcto?
Se ANULA Se IMPRIME
Se Firma
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO RECEPCION PAGO DEL CLIENTE
1. OBJETIVO:
Recaudar dinero producto de las ventas en las instalaciones de la empresa.
2. ALCANCE:
Recepción de dinero, consignación o cheque.
3. DEFINICIONES:
 CHEQUE: A una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
 CLIENTE: Es la persona o empresa receptora de un bien, servicio, producto o idea, a cambio de

dinero u otro artículo de valor.
 CONSIGNACION: Es el traspaso de la posesión de mercancías de su dueño, llamado Comitente o

consignador, a otra persona, denominada Comisionista o Consignatario, que se convierte en un
agente de aquel a los fines de vender mercancías.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
Auxiliar de
RECEPCION PAGO
Tesorería y
CLIENTE Establecer forma de pago.
Caja / Vendedor
Externo
Vendedor
Recibir las facturas y sus copias. Factura
Externo
Vendedor
Consultar facturas.
Externo
Vendedor
Verificar la cuantía.
Externo
Vendedor
Informar el valor total de la compra al cliente.
Externo
PAGO EN EFECTIVO Vendedor
Recibir el dinero.
Externo
Revisar y verificar la autenticidad de los Vendedor
billetes. Externo
Colocar sello de cancelado a la factura y sus Vendedor
copias. Externo
Vendedor
Devolver el dinero sobrante, si es el caso.
Externo
Archivar una copia del formato de Auxiliar de Archivar copia
FECHA VERSIÓN
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DOCUMENTO
O REGISTRO
consignación. Tesorería y Caja
Cheque o copia
Recibir cheques o copia del formato de Vendedor
de formato de
consignación. Externo
consignación
Relacionar consignaciones en el documento de Auxiliar de
CHEQUES
cuadre de caja diario. Tesorería y Caja
Vendedor
Informar de los cheques recibidos
Externo
Se envía auxiliar contabilidad para la digitación Auxiliar de Envío de
de las consignaciones. Contabilidad auxiliar
5. FLUJOGRAMA: INICIO
INICIO
Establecer forma de pago
Efectivo?
Recibir cheques o copia del formato Recibir la factura y sus copias

de consignación
Consultar factura
Relacionar consignaciones en el
documento de cuadre de cada diario
Verificar la cuantía
Informar cheques Informar el valor total de la

recibidos compra al cliente
Recibir el dinero
Elaborar y enviar al cliente recibo de
cancelación de la deuda
Revisar y verificar la
autenticidad de los billetes
1 2
1 2
FECHA VERSIÓN
Página 17 de 65
1 2
1 2
Colocar sello de cancelado a la

factura del cliente
Sobra
dinero?
SI NO
Devolver dinero
sobrante
Se realiza consignación del

dinero recibido
Se entrega consignación o cheque

al departamento contable
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO CONSULTA DE SALDO EN BANCOS
1. OBJETIVO:
Establecer la disponibilidad el dinero de la empresa depositado en los diferentes bancos.
2. ALCANCE:
Conocimiento de los saldos de dinero de la empresa en bancos.
3. DEFINICIONES:
 SALDO: Cantidad que resulta de una cuenta a favor o en contra de uno.
 BANCO: Es una empresa financiera que se encarga de captar recursos en la forma de depósitos, y
prestar dinero, así como la prestación de servicios financieros.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
Establecer comunicación con los bancos vía
internet o telefónica.
Director(a)
Financiero
Internet: Ingresar a la página Web del banco y
digitar la clave.
Consultar las cuentas, movimientos y saldo del día Director(a)
anterior. Financiero
Asentar la información en el libro de bancos de Auxiliar de
cada entidad. Tesorería y Caja
1.CONSULTA DE
SALDO EN Registro de
Registrar consignaciones y cheques girados en el
BANCOS Auxiliar Contable consignaciones
libro de cada entidad.
y cheques.
Coordinadora
Totalizar el saldo de cada uno de los bancos.
Administrativa
Coordinadora
Consolidar el saldo de todos los bancos.
Administrativa
Coordinadora
Relacionar los saldos de cada banco y el general.
Administrativa
Revisar la suma de dinero de la empresa disponible Director(a)
en los bancos. Financiero
5. FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
FECHA VERSIÓN
Página 19 de 65
Establecer comunicación con los bancos
NO Por la red? SI
Por la red?
Comunicarse Ingresar a la página

Telefónicamente web del banco
Digitar la clave
Consultar las cuentas, movimientos y

saldos del día anterior
Asentar la información en el libro de bancos

de cada entidad
Registrar consignaciones y cheques girados

en el libro de cada banco
Revisar y anotar el # de los cheques para

guardar la consecutividad
Totalizar el saldo de cada uno de los

bancos
Consolidar el saldo de todos los bancos
Relacionar los saldos de cada banco y el

general
Revisar la suma de dinero disponible en el banco
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO CONCILIACION DE BANCOS
1. OBJETIVO:
Tener un control diario de las entradas y salidas de dinero en la cuenta de bancos.
2. ALCANCE:
Verificar diariamente las consignaciones y transferencias que los clientes realizan a las respectivas cuentas
de la compañía, igualmente verificar el egreso de dinero por diferentes pagos efectuados a proveedores,
empleados y acreedores.
3. DEFINICIONES:
 CONSIGNACIONES: Es el ingreso de dinero efectuado en diferentes formas efectivo o en cheque, a

una cuenta corriente o ahorros.
 NOTAS DEBITO BANCARIAS: Es disminuir el saldo de la cuenta bancaria por conceptos como la
cuota de manejo, o por gastos bancarios.
 NOTAS CREDITO BANCARIOS: Que emite los bancos, si es ingreso para la empresa, puesto que
con esta el banco ha consignado en la cuenta valores como por ejemplo los intereses ganados por el
dinero depositado en la cuenta.
 GASTOS BANCARIOS: Son los gastos relacionados con el mantenimiento de las cuentas en las
entidades financieras, tales como servicios de tarjetas, cheques, intereses de mora, en fin todo
concepto que el banco le cobre por servicios.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
Solicitar diariamente el movimiento de cada
una de las cuentas bancarias, donde se Coordinadora
encuentran las entradas y salidas de dinero por Administrativa
diferentes conceptos.
Al realizar la comparación, debe descargar de Auxiliar de

cartera las consignaciones a los respectivos Tesorería y Descargue de
clientes y de tesorería o contabilidad los pagos Caja/Coordinadora cartera
a proveedores u acreedores. Administrativa
1.CONCILIACION
DE BANCOS
Verificando los saldos por cada banco debe
Director(a) Programación
hacer una programación de pago los
Financiero de pago
acreedores y proveedores.
Coordinadora
FECHA VERSIÓN
Página 21 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
Al comienzo de mes según los extractos
bancarios debe descargar contabilizar los
gastos financieros (530505), el gravamen
financiero (530535), el IVA generado, los
ingresos por intereses.
Debe verificar lo contable con los extractos
bancarios, analizando todos los egresos e Administrativa
ingresos, generando un listado de cada una de
la cuenta de bancos.
Luego de verificar y conciliar, debe firmarlo y

archivarlo.
SUPERVISION:
Jefe de Contabilidad( Deposito de Director(a) Financiero Asesor Contable y Financiero

Medicamentos)
5. FLUJOGRAMA:
FECHA VERSIÓN
Página 22 de 65

INICIO
INICIO
Coordinadora Extractos
Se reciben los extractos del Administrativa Bancarios
Recibe los extractos mes anterior y son entregados
del mes anterior al Auxiliar Contable.
Impresión de
listado cuenta 11 Se imprime el listado auxiliar de Coordinadora Listado cuenta
la cuenta 11 Administrativa 11
Comparación entre
Se realiza una comparación Coordinadora Listado cuenta
listado extracto y listado
entre el listado del sistema y los Administrativa / 11
del sistema
extractos Auxiliar de Extractos
Tesorería y Caja bancarios
Detectar
diferencias
Analizar los movimientos
reflejados por el auxiliar contra Coordinadora Extractos
los asentados en el estado de Administrativa Bancarios
Identificar partidas no cuenta para detectar las
reconocidas diferencias.
Analizar cheques Se verifican los comprobantes

devueltos o de egreso revisando los Coordinadora Extractos
consignaciones cheques y las consignaciones Administrativa Bancarios
ingresadas en el otro realizadas teniendo en cuenta
mes las fechas.
SIGUIENTE PAGINA
SIGUIENTE PAGINA

SIGUIENTE PAGINA
FECHA VERSIÓN
Página 23 de 65
Se realiza un cuadro de Coordinadora Extracto

cheques no pagados y las Administrativa Bancarios
Hay consignaciones no ingresadas
Hay
cheques en el mes.
cheques
devueltos o
devueltos o
no Cuando hay cheques no
no
cobrados? consignados por más de dos
SI cobrados? NO
meses se debe realizar una
llamada al proveedor para
preguntar porque no ha sido
consignado.
Relación de Hacer ajustes
cheques Se realizan los ajustes en el Coordinadora Extracto
sistema Administrativa Bancarios
Contabilización
Se realiza la contabilidad de: Coordinadora Gastos
de notas
1. Gravamen al movimiento Administrativa Bancarios
financiero
2. Gastos Bancarios
Contabilización de 3. Intereses
gastos bancarios 4. IVA
Enviar listado
Enviar listado y
verificar saldos Enviar listado para la Coordinadora Extractos
verificación de saldos. Administrativa Bancarios
Revisión y Cuando se verifica se firma por Coordinadora

verificación la persona quien concilio. Administrativa
Firma de
conciliado
Archivo Finalmente se archiva
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
Página 24 de 65
PROCEDIMIENTO CHEQUES DEVUELTOS
1. OBJETIVO:
Comunicar devolución de cheques por las entidades financieras.
2. ALCANCE:
Compromiso de pago del cliente.
3. DEFINICIONES:
 BANCO: Es una empresa financiera que se encarga de captar recursos en la forma de depósitos, y
prestar dinero, así como la prestación de servicios financieros.

 CHEQUE: A una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
Recibir cheques devueltos entregados por Auxiliar de Cheque
mensajero. Tesorería y Caja devuelto
Auxiliar de
Informar al Asesor Comercial: Cliente y causa. Informa
Tesorería y Caja
Asesor
Establecer comunicación con el cliente.
Comercial
Auxiliar de Ingreso al
Ingresar al sistema (Software).
1.CHEQUES Tesorería y Caja sistema
DEVUELTOS Elaborar nota por cheque devuelto,
Auxiliar de Nota cheque
diligenciando formato para nota del sistema:
Tesorería y Caja devuelto
Cliente, banco, valor y causal.
Efectuar ingreso y recibido de caja para Auxiliar de
aquellos cheques autorizados. Tesorería y Caja
Guardar los cheques que no han sido
Auxiliar de
autorizados o el vendedor no se ha
Tesorería y Caja
comunicado con el cliente.
FECHA VERSIÓN
Página 25 de 65
5. FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
Recibir cheque devuelto
Informar a asesor comercial

Cliente y causa
Establecer comunicación con el

cliente
Ingresar al sistema (software)
Elaborar nota por cheque devuelto,

diligenciando formato para nota del
sistema: cliente, banco, valor y causal
Efectuar ingreso y recibido de caja

para aquellos cheques autorizados
Guardar los cheques que no han

sido autorizados o el vendedor no
se comunicado con el cliente
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
Página 26 de 65
TABLA DE FALLAS
INCUMPLIMIENTO SANCION RESPONSABLE SOLUCION

ARTÍCULO 731. — El librador de un
cheque presentado en tiempo y no
pagado por su culpa abonará al
tenedor, como sanción, el 20% del
Impago importe del cheque, sin perjuicio de Cliente Pago inmediato
que dicho tenedor persiga por las
vías comunes la indemnización de
los daños que le ocasione.
ARTÍCULO 248. — Emisión y

transferencia ilegal de cheque. El
que emita o transfiera cheques sin
tener suficiente provisión de fondos,
o quien luego de emitirlo diere
orden injustificada de no pago,
Emisión y
incurrirá en prisión de uno (1) a tres
transferencia ilegal Cliente Pago inmediato
(3) años, siempre que la conducta
de cheque.
no constituya delito sancionado con
pena mayor.
La pena será de multa cuando la
cuantía no exceda de diez (10)
salarios mínimos legales
mensuales vigentes”
SUPERVISION:
Coordinadora Administrativa Director(a) Financiero Asesor Contable y Financiero
Supervisión diaria Supervisión diaria Sin previo aviso

FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO FACTURACION
1. OBJETIVO:
Realizar la facturación emitidas para la venta de los productos.
2. ALCANCE:
Facturación.
3. DEFINICIONES:
 FACTURA: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación

de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de
un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a
pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en eso ordinario de
la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
Se cotiza el pedido requerido por el cliente. Telefonistas Cotización
Se autoriza y se genera el pedido. Telefonistas Pedido
Se envía lista de chequeo a bodega para

Lista de
seleccionar los productos requeridos por el Auxiliar Bodega
1.FACTURACION chequeo
cliente.
Telefonista/
Se realiza la factura. Auxiliar de Factura
bodega
Después de seleccionados los productos se Imprimir
Jefe de Bodega
imprime la factura. Factura
Se entrega el pedido al mensajero con la
factura para entregar al cliente. Despachador
FECHA VERSIÓN
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5. FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
SE COTIZA EL
PEDIDO
SE AUTORIZA EL PEDIDO
VERIFICAR
LISTA DE
CHEQUEO
SE IMPRIME LA
FACTURA
SE ENTREGA PEDIDO
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO GENERACION DE LISTADO DE CARTERA
1. OBJETIVO:
Generar listados de cartera.
2. ALCANCE:
Ajuste de la cartera del cliente.
3. DEFINICIONES:
 CARTERA VENCIDA: Monto total de créditos otorgados por una persona Física o Moral y que se
convierte en un Activo de riesgo al tener los créditos en mora.

 LISTADO: Enumeración ordenada de ciertas cosas o personas, generalmente dispuestas en columna.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
Recibir solicitud de la información y/o hacerlo Coordinadora
cuando el desempeño del cargo lo exija. Administrativa
Coordinadora Ingreso al
Ingresar al sistema y consultar la información.
Administrativa sistema
Filtrar la información según el listado requerido:
- Estado de cuenta
1.GENERACION DE - Análisis de vencimientos
Coordinadora Filtrar la
LISTADO DE - Circularizaciones
Administrativa información
CARTERA VENCIDA - Libros auxiliares
- Relación de recaudos
- Otros
Coordinadora
Imprimir documentos o listados. Imprimir
Administrativa
Entregar o enviar documentos o listados a la Coordinadora envío de
persona solicitante o a Asesores Comerciales. Administrativa listados
SUPERVISION:
Asesor Contable y Financiero
Gerente Comercial Cúcuta medicamentos)
FECHA VERSIÓN
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5. FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
Ingresar al sistema por cartera
Consultar la información de cartera

de los clientes
Analizar la información
Establecer estado del cliente
SI NO
Cartera
Cartera
vencida?
vencida?
Relacionar clientes
Filtrar la información por asesor

comercial
Generar los listados de clientes
Imprimir listados
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE COSTOS DE INVENTARIO
1. OBJETIVO:
Efectuar interfase de costo de inventario.
2. ALCANCE:
Registro del valor del inventario.
3. DEFINICIONES:
 COSTO: Es el valor monetario de los consumos de factores que supone el ejercicio de una actividad
económica destinada a la producción de un bien o servicio.
 INVENTARIO: Se define como el registro documental con orden y precisión de los bienes y demás
cosas pertenecientes a una persona o comunidad. En una entidad o empresa, es la relación ordenada
de bienes y existencias, a una fecha determinada. Contablemente, es una cuenta de activo
circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén.
4. DESARROLLO:
ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO

Coordinadora Interfase
Realizar interfase del costo de inventario.
Administrativa
Confrontar la información de contabilidad con la Coordinadora
registrada en el sistema. Administrativa
1.CONTROL Si se presentan diferencias en la información:

COSTO DE
INVENTARIO - Imprimir información de las compras
Imprimir
realizadas a cada uno de los proveedores.
Coordinadora información/
Administrativa Comparar/
- Comparar la información de las compras
Realizar ajustes
con la registrada en comercial.
- Realizar los ajustes necesarios.
SUPERVISION:
Jefe de Contabilidad (Deposito de Director(a) Financiero Asesor Contable y Financiero

Medicamentos)
Sin previo aviso Sin previo aviso Sin previo aviso
FECHA VERSIÓN
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5. FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
Realizar interfase del costo de

inventario
Confrontar información impresa con

la registrada en contabilidad
NO Existen SI
Existen
diferencias?
diferencias?
Imprimir información de las

compras realizadas a cada
uno de los proveedores
Comparar la información de
las compras con la registrada
en comercial
Realizar los ajustes

necesarios
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO CUENTAS POR COBRAR
1. OBJETIVO:
Registrar los pagos realizados por los clientes, realizando una revisión diaria de los pedidos facturados de
contado y analizar los cobros a crédito, igualmente los clientes a quienes se les otorgará crédito.
2. ALCANCE:
Desde Autorizar Créditos, otorgando plazos y cupos, hasta el registro de ingresos de cierto periodo.
3. DEFINICIONES:
F 
 RECIBOS DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en A
efectivo recaudados por la empresa. C
T
 NOTAS CREDITO: Es un documento en el cual emite la empresa a su cliente, con el U
objetivo de comunicar que se acredita un valor en su cuenta por motivo expresado en la R
misma. A
S
: Es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se
trata de una compraventa. Una factura es el documento a través del cual una persona que vende
puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.
4. DESARROLLO:
ACTIVIDAD DETALLE
1. PROCESO:
COBRANZA 1. Con base en los pedidos llevados diariamente, teniendo en cuenta que los pedidos
PEDIDOS DE son crédito y contado, se debe realizar el siguiente proceso:
CONTADO Y
CREDITO DOCUMENTO: Recibo de caja
Este documento debe ser diligenciado de la siguiente manera:
- Este documento tiene 1 original y 2 copia, por lo tanto el original debe ser para el
cliente, y la copia debe ser entregada junto con la factura y el dinero al asistente
contable.
- En caso de ser anulado este documento, debe marcarse como anulado.
- Este documento no debe tener ni tachones, ni enmendaduras.
- Debe ser diligenciado de manera completa y obligatoria:
a) Nit
b) Nombre del cliente
c) Fecha de elaboración del Recibo de Caja
d) Valor total de cancelación
e) # de factura que están cancelando
f) Si la factura tiene retención en la fuente se realiza 2.5% sobre el valor bruto de
la factura
h) Si la factura tiene algún descuento (por mayor precio cobrado en algún
FECHA VERSIÓN
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ACTIVIDAD DETALLE
medicamento o un descuento no efectuado en la factura), se debe colocar el
valor y en las observaciones el motivo de dicho descuento.
i) Si la hay alguna nota de devolución que el cliente se realiza debe colocar el
número de la factura, con el respectivo valor.
j) Si el pago es realizado en cheque debe colocarse los siguientes datos: ( Valor
del cheque, Banco, Fecha de consignación si es posfechado, # de cheque y # de
cuenta )
k) Firma de la persona quien elabora el recibo de caja
Es obligatorio diariamente realizar entrega del dinero junto con los recibos de
caja del día anterior.
DOCUMENTO
O REGISTRO
2. Firma de Recibido
Al recibir los recibos de caja , debe firmar cada uno
de los recibos sumando los valores y contando el
Auxiliar de Firma de
dinero, ambos deben coincidir, seguido de este
Tesorería y Caja recibido
proceso, debe entregar los recibos de caja al
Departamento Contable, el dinero debe ser
consignado a la cuenta corriente de la empresa.
3. Descargar recibos de caja

3.1 Cuando los recibos de caja son entregados, el
Asistente Contable debe hacer revisión de todos y
1.CUENTAS
cada uno de los recibos de caja, con su respectiva
POR COBRAR
firma, asegurándose que los valores fueron
recibidos.
3.2 Luego de la verificación, deben ser descargados
del sistema TNS, todos los recibos de caja. Auxiliar de
Descargue de
3.3 Diariamente se debe realizar un chequeo, Tesorería y Caja
recibos de caja
sacando un listado de la cuenta 130505, Cartera a
la fecha de los clientes de contado esto con el fin de
verificar que los pedidos llevados a estos clientes
hayan sido efectivamente cobrados.
3.4 Al mismo tiempo semanalmente se debe
imprimir la cartera por vendedor con copia, de la
cuenta 130505 a la fecha para realizar
programación de pagos en la semana.
FECHA VERSIÓN
Página 35 de 65
ACTIVIDAD DETALLE
Confirmar plazo, forma de pago y cupo de crédito.
DOCUMENTO: Pagare y documentos anexos.
Debe diligenciarse los siguientes datos:

- Pagare en blanco
OTORGAR
- El formato de solicitud de crédito completamente
CREDITO
Debe anexar los siguientes documentos:
1) Rut
2) Cámara de Comercio
3) Fotocopia de Representante Legal
4) 3 Fotocopias de facturas de proveedores donde tenga crédito
5) Estados financieros (Estado de Resultado y Balance General)
DOCUMENTO
O REGISTRO
OTORGAMIENT Encargado de recoger todos los documentos
Asesores
O DE CREDITO necesarios para la solicitud de crédito. Documentos
Comerciales
Llamada a
1. Verificar que todos los documentos estén proveedores
completamente diligenciados y los respectivos
documentos.
2. Sacar en sistema un acumulado de compras que

ha realizado el cliente durante cierto periodo con el
fin de otorgar un cupo de Crédito.
3. Verificar los Estados Financieros, analizarlos de Coordinadora

tal manera que se pueda asignar un plazo y cupo. Administrativa
4. Realizar las relativas llamadas a 3 proveedores

donde el cliente tenga crédito, y solicitar la siguiente
información, anexando como soporte de verificación
de datos:
-Forma de pago
-Cupo de crédito
-Fecha de apertura como cliente
-Forma de pago (Cheque, efectivo o consignación)
-Si su forma de pago es en cheque, ¿ha presentado
cheques devueltos?
-Promedio de compras
-Evaluación como cliente (Excelente, Bueno, Malo)
FECHA VERSIÓN
Página 36 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
-Última fecha de compra
Después de otorgar el plazo, cupo y forma de pago, Gerente

el Gerente Comercial otorgar el crédito. Comercial
ACTIVIDAD DETALLE
Contabilización de notas crédito por motivos de devolución de los clientes, descuentos

no efectuados en la factura, ajuste de precios.
DOCUMENTO: Notas Crédito
Las devoluciones de ventas deben realizarse de la siguiente manera:
1) Se debe diligenciar con letra clara, sin enmendaduras.

2) Este documento tiene original y copia, por lo tanto la original debe ir al cliente, y la
copia a Contabilidad
3) Debe llevar la siguiente información:
- Nit
-Nombre del Cliente
- Fecha de devolución
- Descripción del Medicamento:
a) Nombre del medicamento
PROCESO: b) Presentación del medicamento (frasco, caja, inyectable)
GENERACION
c) Tamaño
DE NOTAS d) Laboratorio
e) Numero de Factura
f) El motivo de a devolución (por vencimiento 50%, avería, por rotación, por costoso)
g) Firma de la persona quien realizo la devolución.
POLITICAS DE DEVOLUCION
- Anexo
POLITICAS PARA DESCUENTOS EN FACTURA
- Los descuentos se pactan con el cliente.
Este valor debe ser informado al Vendedor, y es verificado por el Gerente Comercial, si
el precio realmente estaba más económico y si se realizó un acuerdo de precio
previamente a facturación.
FECHA VERSIÓN
Página 37 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
Este debe revisar minuciosamente y comparar el

documento con los medicamentos, firmado, sellado
Auxiliar de
de recibido y colocando las observaciones. Los
Bodega
medicamentos deben ser ubicados en el área de
GENERACION
devoluciones.
DE NOTAS
CREDITO
Es el encargado de realizar la nota en el sistema, Auxiliar de
cargado los medicamentos uno a uno, Con el Bodega Nota de Venta
documento NV (Nota de Venta), a la cuenta
(130505).
SUPERVISION:
Gerente Comercial Director(a) Financiero Asesor Contable y Financiero

FECHA VERSIÓN
Página 38 de 65
5. FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
Necesidades
del cliente
Pedido de venta
Autorización
Separación de mercancía
Elaboración de factura
Firma y sello
Archivo
Generación de
listados de cartera
Cobro
Archivo
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
Página 39 de 65
San José de Cúcuta, Septiembre 24 de 2014
POLITICA DE DESCUENTOS
LADMEDIS COMERCIAL, informa el manejo de una sola lista de precios, con las siguientes POLITICAS DE
DESCUENTOS FINANCIEROS. Encontrará una tarifa de descuento SI CANCELA EN LOS PRIMEROS 10
DIAS, Según fecha factura.
RANGOS – CANAL DROGUERIAS -

FECHA 0-10 11-25 26-45 46-60 MAYOR 60
FACTURA DÍAS DÍAS DÍAS DÍAS DIAS
DESCUENTO
15.00% 12.00% 10.00% 5.00% 0.00%
FINANCIERO
En caso de que desee consignar, se manejaran las siguientes cuentas bancarias
BANCO TIPODE CUENTA NUMERO

BBVA Corriente 306-039868
BANCOLOMBIA Corriente 08820681831
Para cualquier aclaración puede comunicarse a los siguientes números telefónicos:

Teléfonos Admón. - 5943177 - 5948254, PBX 5784800 celulares 316-8778528, 318-7855979, 316-8302396,
315-6587753, 316-4807971, 317-3830346, 317-6442477.
Cordialmente,
RENE ESPINEL JAIMES

Gerente Comercial
LADMEDIS COMERCIAL
POLITICA DE DEVOLUCIONES
FECHA VERSIÓN
Página 40 de 65
LADMEDIS COMERCIAL, informa que manejara las siguientes POLITICAS DE DEVOLUCIONES:
 Estamos sujetos a las políticas internas que maneja los laboratorios con sus productos 3
meses antes del vencimiento.
 No se reciben los productos si se encuentran en mal estado de manipulación:
 Tiqueteados
 Marcados con bolígrafo
 Manchados
 Destapados
 Productos de ampollas.
 Factura de compra del producto.
Para cualquier aclaración puede comunicarse a los siguientes números telefónicos:

Teléfonos Admón. - 5943177 - 5948254, PBX 5784800 celulares 316-8778528, 318-7855979, 316-8302396,
315-6587753, 316-4807971, 317-3830346, 317-6442477.
FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO CUENTAS POR PAGAR
1. OBJETIVO:
Registrar las respectivas cuentas por pagar de manera oportuna y teniendo en cuenta los principios
contables.
2. ALCANCE:
Inicia en la contabilización de las facturas de proveedores, acreedores y finaliza con la entrega de los
documentos.
3. DEFINICIONES:
 FACTURA: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de

compraventa. Es un documento que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio.
 PROVEEDORES: Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a
otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos
posteriormente o directamente se compran para su venta.
 ACREEDORES: Es cualquier persona, física o jurídica, que la empresa adecua un dinero, sea por
adquisición de un bien o por un servicio.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
1.FACTURAS DE
PROVEEDOR Debe colocar la fecha y firma de recibido, anexando
la guía con que llego la mercancía.
Luego debe ser ingresada al sistema, con el

documento FP (Factura de Proveedor), donde
compara la factura con lo físico. Recibo de
Guía-FP
Mercancía
En caso de que ocurra alguna anomalía (faltante de
medicamentos, medicamentos trocados,
medicamentos de más), estos deben ser reportados
al Jefe de Bodega y se le informa al Analista de
Precios.
Jefe de Bodega/ OC-ND

Analiza la factura, la comprar con la OC (Orden de Analista de
compra), en caso de anomalías hace lo siguiente: Precios y Cartera
- Faltante: Envían correo al proveedor
informando el faltante y Realizar una
anotación en la factura, donde autorizan al
auxiliar contable para generar Nota Debito
(ND) por dicho faltante.
FECHA VERSIÓN
Página 42 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
- Faltante- sobrante: Envían correo
informando al proveedor la anomalía, y se
procede a hacer el cambio mano a mano,
esto debe ser informado con anterioridad al
Área de Bodega.
- Sobrecosto: Enviar correo informando al
proveedor sobre el precio mal facturado y se
procede a informar al Auxiliar Contable para
realizar la respectiva Nota por Sobrecosto
(NS)
El analista de precios debe adjuntar la OC, a la

factura donde especifica el plazo pactado para
el pago de esta factura, y los descuentos que
esta tiene.
Debe verificar que la factura se encuentre con:

- Las respectivas firmas, sellos y fecha de
recibido de bodega
- La guía de la transportadora
- FP( Factura de Proveedor)
- OC ( Orden de Compra)
- Nota de sobrecosto o por faltante si es el
caso
Al verificar estos documentos, se procede a
realizar la respectiva causación de la Analista de
FP-OC
factura. precios y Cartera
FACTURAS
PROVEEDOR En este proceso se registra:
- El valor de la Retención si pasa de las bases
establecidas, y si no es Auto retenedor.
- Si la factura tiene IVA se debe registrar.
Después de realizar las respectivas tarifas, se debe
liquidar la factura, contabilizando la cuenta por
pagar, pasándola a Contabilidad para su respectivo
pago.
Contabilidad debe realizar el generador de pago y

Coordinadora
luego de confirmada la transferencia se descarga
Administrativa
dicha cancelación.
2.CUENTAS
a) COMPRA DE ACTIVOS FIJOS: Debe tener la Director(a)
POR PAGAR A OC
Cotización u Orden de Compra, firmada y Financiero
ACREEDORES
autorizada por la respectiva área. Después a
FECHA VERSIÓN
Página 43 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
realizar la respectiva contabilización del valor del
activo más el IVA, contra la cuenta por pagar.
b) REEMBOLSO DE CAJA MENOR: La caja

menor está compuesta por un valor de
$ 2.000.000, donde se cancelan todos los gastos
inferiores a $ 600.000, pero deben pasarse a
cuentas por pagar de la siguiente manera:
- De manera organizada con un documento

donde se especifique cada gasto con su
respectivo valor total, y firma de la persona
quien autorizo y verifico que todos los
gastos sean legales.
- Adjunto a este documento, deben estar Coordinadora .
todos y cada uno de los gastos firmados por Administrativa
la persona quien los autorizo.
CUENTAS POR GASTOS A DIFERIR: También deben estar
PAGAR A autorizados por el Gerente Financiero, y deben ser
ACREEDORES verificados por el contador para analizar a cuantos
meses se va a diferir el gasto.
GASTOS DE MES: Deben ser autorizados por

Gerente Financiero, y se deben contabilizar, en la
(52) si son de venta y en la (51) si son de
administrativos.
GASTOS DE VENTA: Todos los gastos de venta

deben estar autorizados por el Gerente Comercial, Gerente
y Se deben entregar los soportes originales, Comercial
(Atención a clientes, Publicidad, Gastos de viaje,
etc...)
Debe revisar que todos los documentos estén

autorizados, y realizar la acusación de la siguiente
manera:
3. CAUSACION - Las facturas deben cumplir con los
DE CUENTAS requisitos. Coordinadora
FC
POR PAGAR A - Estos Gastos deben ser entregados en el Administrativa
ACREEDORES mes y si es cierre de mes el último plazo son
los primeros cinco días hábiles de cada
mes.
- Registrar las respectivas retenciones.
FECHA VERSIÓN
Página 44 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
Estos gastos y cuentas por pagar a acreedores
deben ser registrados.
Debe realizarse el siguiente proceso:

CAUSACION DE
- Verificar que todos los documentos se
CUENTAS POR Coordinadora
encuentren debidamente autorizados.
PAGAR A Administrativa
- Realizar la programación del pago.
ACREEDORES
Realizar el comprobante de egreso anexando todos
los soportes.
SUPERVISION:

Director(a) Financiero Asesor Contable y Financiero
medicamentos)
5. FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
Verificar rotación e
inventario
FECHA VERSIÓN
Página 45 de 65
Elaboración de
orden de compra
Recepción de
mercancía
Revisión físico VS
factura
Entrada de almacén
Existen
Existen
inconsistencias
inconsistencias
?
?
SI NO
Se informa por
correo Se causa la
factura
Se ingresa e imprime la causación y la

factura de proveedor
SIGUIENTE
SIGUIENTE
Se realiza la comparación OC
Se revisa
descuentos
ARCHIV
ARCHIV
O
O
FIN
FECHA VERSIÓN
Página 46 de 65
Archivo
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
Página 47 de 65
PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE ACTIVOS
1. OBJETIVO:
Crear mecanismos para el registro y control de activos fijos, describiendo sus características, su costo,
localización, con el fin de mantener actualizado el inventario de activos fijos de la empresa.
2. ALCANCE:
Desde la adquisición, mantenimiento y reparación; depreciación, adición y retiro de un activo.
3. DEFINICIONES:
 ACTIVOS FIJOS: Un bien que la empresa ha construido o adquirido con el objetivo de conservarlo
para utilizarlo, explotarlo, para ponerlo al servicio de la empresa. Es aquel que hace parte de la
propiedad, planta y equipo, como son los automóviles, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, etc.
 BIENES:
- BIEN MUEBLE: Puede trasladarse de un lugar a otro, sin menoscabo del inmueble al que estuvieran
unidos.
- BIEN MUEBLE: Son todas aquellas cosas bienes en sentido objetivo que no son susceptibles de ser
trasportados o trasladas de un lugar a otro.
-
DEPRECIACION: La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que

sufre un bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este
sufre un desgaste normal durante su vida que el final lo lleva a ser inutilizable.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
1.MANEJO
DE ACTIVOS 1. Asignación de responsabilidades
Se asigna una persona que se haga responsable del Cada área

manejo y control (movimiento, salida, reparaciones y
mantenimiento) de los activos fijos de cada área.
Área Solicitante Formato de

2. Adquisición de un Activo fijo solicitud de
Realiza un documento con las siguientes Activo Fijo
características:
- Fecha de requerimiento
- Solicita el área de:
- Detalle del Activo
- Motivo de solicitud de compra
- Firma del solicitante
FECHA VERSIÓN
Página 48 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
Toda compra de Activo debe ser previamente

autorizada por el Gerente General y el Gerente Gerente General Autorización
Financiero. ó Gerente
Financiero
En SISTEMA, Contabiliza el Activo fijo, teniendo en

cuenta la factura de compra, que tenga la orden de
compra y cumpla con todas las especificaciones.
Debe sacar 1 copia de la factura de compra, uno para

el AZ de Activos Fijos, y otra la original para el
respectivo pago.
Toda factura de un Activo debe tener adjunta copia de Asistente

la Garantía. Contable
Cuando la empresa adquiera terrenos, instalaciones o (Deposito Juana
edificios, se debe anexar copia de estructura y de los Paula)
planos respectivos. Solo se solicita
El IVA debe ser contabilizado en la cuenta 15 de

Activos
Cuando se compre un Activo fijo por valor inferior a

1SMMLV, Se deprecia a 12 meses, y si el activo es
superior a 1SMMLV, se deprecia con el método de
línea recta.
1. Utilización y manejo de activos de cada área

Cada área tendrá la relación de activos a cargo, esta
deberá ser firmada por el encargado del manejo y
cuidada de ellos y también por el Gerente Financiero.
Igualmente cuando se realice un traslado de activo de
un área a otro deberá cambiarse la relación de ambas Cada Área
áreas y nuevamente firmar.
Por lo tanto el responsable al finalizar el contrato

laboral debe entregar el inventario completo de
activos.
1. Mantenimiento y reparación Formato de

El responsable de cada área debe informar y cotizar el Cada Área
Mantenimiento
mantenimiento o reparación de activo.
FECHA VERSIÓN
Página 49 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
Recibe la solicitud y la cotización y debe autorizar el Gerente

gasto, también autoriza la salida o retiro temporal del Financiero
activo.
2 Depreciaciones
Teniendo en cuenta la vida útil de cada activo, el
coherente uso o deterioro se realiza la respectiva Departamento
depreciación, Departamento contable debe comentar Contable
al Director(a) Financiero y debe realizar mensualmente
este proceso.
3. Adiciones, retiros y valorizaciones

El costo de un Activo fijo se influyen todos los gatos
razonables y necesarios para adquirir el activo y las
condiciones para el uso.
Cuando se realicen construcciones nuevas o

ampliaciones, hacen parte de la valorización de un
activo.
Las adiciones son aquellas erogaciones que aumentan

el valor comercial del activo, su vida útil, capacidad y
eficiencia. Asistente
Retiro de un
Contable
Activo
El retiro de un activo: debe estar plenamente (Juana Paula)
justificado y verificado por El Director(a) Financiero
según lo siguientes conceptos:
- Mal estado
- Desuso (reemplazo)
- Obsolencia
- Perdida
Debe hacer un acta donde se plasme el motivo por el
cual se realizara el retiro del activo en sistema y este
documento debe estar firmado por el Responsable del
área, El Director Financiero y El Contador.
FECHA VERSIÓN
Página 50 de 65
5. FLUJOGRAMA:
PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE ACTIVOS
INICIO
INICIO
Necesidad de un activo
Se diligencia el formato de Área Solicitante Formato de

Formato de activo Solicitud de Activo Fijo. solicitud de
Activo Fijo
Esta solicitud debe ser Gerente General/

Cotización para la verificada y autorizada por la Director(a)
compra Gerencia y Director(A) Financiero
Financiero.
Solicitud de 3
Se realizan como minino 3 Área Solicitante
cotizaciones
cotizaciones.
Se realiza compra del

activo con las mejores
condiciones Se realiza la compra del activo
Contabilización de La factura es entregada al Asistente Factura de

factura Departamento Contable con Contable(Deposit Compra
sus respectivos impuestos o de
medicamentos)
Después de hacer la Asistente Depreciaciones
condiciones
contabilización se procede a Contable(Deposit
realizar el cálculo de la o de
depreciación. medicamentos)
Se ha la entrega a la persona Asistente Formato de
condiciones
quien se hará cargo del activo y Contable(Deposit entrega de
debe firmar un documento. o de Activo
medicamentos)
SIGUIENTE PAGINA
SIGUIENTE PAGINA
SIGUIENTE PAGINA
FECHA VERSIÓN
Página 51 de 65
Cancelación facturas
Asistente
Se realiza la cancelación de la Contable
factura. (Depósito de
medicamentos)/
Director(a)
Elaboración de Financiero
comprobante de Se procede a realizar el Comprobante
egreso comprobante de egreso. de egreso
Verificación y
autorización El comprobante es revisado por Asistente
el Asistente Contable (Deposito Contable
de medicamentos) y autorizado (Depósito de
por la directora(a) financiero. medicamentos)/
Director(a)
Pago Financiero
Se elabora el Cheque Asistente Cheque
Contable(Deposit
o de
FIN medicamentos)
FIN
SUPERVISION:
Gerente Comercial Director(a) Financiero Gerente General
ARCHIVO
FECHA VERSIÓN
Página 52 de 65
PROCEDIMIENTO NOMINA
1. OBJETIVO:
Liquidar y pagar los salarios a los empleados.
2. ALCANCE:
Pago del salario a los empleados de la empresa.
3. DEFINICIONES:
 NOMINA: Es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado, los salarios,
las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los
empleados por los servicios que prestó durante un cierto período de tiempo. Nómina juega un papel
importante en una sociedad por varias razones.
 SALARIO: Es la suma de dinero y otros especie que recibe de forma periódica un trabajador de

su empleador por un tiempo de trabajo determinado o por la realización de una tarea específica o
fabricación de un producto determinado. El pago puede ser mensual, semanal o diario en cuyo caso
recibe el nombre de jornal, del término jornada.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
Asistente
Liquidación de nómina. Liquidación
Contable
Director(a)
Pago de nómina. Pago
Financiero
1.NOMINA
Asistente
Parafiscales. Contable
Asistente
Interfase de nómina. Contable Interfase
SUPERVISION:

Coordinadora Administrativa Director(a) Financiero
medicamentos)
Supervisión Quincenal Supervisión Quincenal Supervisión Quincenal
REVISAR QUE LA CONSIGNACION

REGISTRAR EN PAQUETE CONTABLE-
REGISTRARAL
CORRESPONDA CON FECHA
BANCO DE SE
DONDE
VERIFICAR
COLOCAR
SEÑALAR
TNS- EL #ACONSIGNACION
LA
DEENCONSIGNACION
LAEL CUADERNO
CUENTA YREALIZADA
SELLO
DE
NOMBRE
ARCHIVAR CONSIGNACION
CONSIGNACION EN DE
Y CON FECHA
ENVIA LA
DE CONTABILIZADO
BANCOS
DEL CLIENTE
CARPETA DEL RESPECTIVO
REGISTRO EN CAJA BANCO
FECHA VERSIÓN
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PROCEDIMIENTO LIQUIDACION DE NOMINA
1. OBJETIVO:
Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores desarrolladas.
2. ALCANCE:
Determinar de la cuantía total que se debe pagar a los empleados de la empresa por concepto de nómina.
3. DEFINICIONES:
 NOMINA: Es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado, los
salarios, las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad
pagada a los empleados por los servicios que prestó durante un cierto período de tiempo. Nómina
juega un papel importante en una sociedad por varias razones.
 EMPLEADO: Es aquel trabajador por cuenta ajena cuyo empleador es el Estado, incluyendo
la Administración pública y los entes regulados por Derecho público.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
Consultar la base de datos de los empleados de la

Auxiliar Contable Base de datos
empresa.
Verificar datos y vinculación del personal. Auxiliar Contable

LIQUIDACION
DE NOMINA
Consultar y revisar compromisos financieros Coordinadora
pendientes de los empleados. Administrativa
Coordinadora
Deducir préstamo, cuotas o afiliaciones.
Administrativa
LIQUIDACION Efectuar descuento para salud y pensión. Auxiliar Contable Descuentos
PAGO EN
SEGUNDA
QUINCENA DEL Adicionar Auxilio de Transporte para las personas Auxiliar Contable
MES que devenguen hasta dos SMMLV.
Realizar los cálculos necesarios. Auxiliar Contable
Auxiliar Contable Cuantía

Establecer cuantía a pagar a cada empleado.
FECHA VERSIÓN
Página 54 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
Imprimir
Imprimir borrador de la lista de pago de nómina. Auxiliar Contable borrador pago
de nomina
Se envía archivo de EXCEL para su respectivo

Coordinadora
pago. Revisar y verificar la información y si es
Administrativa Envío
necesario realizar los ajustes necesarios.
Revisar y verificar la información y si es necesario Coordinadora

Ajustes
realizar los ajustes necesarios. Administrativa
Imprimir lista de pago de nómina en formato Imprimir lista

grande (Soporte de pago) y pequeño (Colilla de Auxiliar Contable de pago
pago). NOMINA
Coordinadora Total valor

Totalizar el valor de la nómina.
Administrativa NOMINA
FECHA VERSIÓN
Página 55 de 65
5. FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
Consultar base de datos de

empleados de la empresa
Verificar datos y vinculación del

personal
Consultar y revisar compromisos financieros

pendientes de los empleados
NO Posee SI
Posee
compromisos?
compromisos?
Deducir préstamos
cuotas o afiliaciones
NO
SI
Final de
Final de
Mes?
Mes?
Efectuar
descuento para
salud y pensión
NO Sueldo <2
Sueldo <2
SMMLV? SI
SMMLV?
Adicionar
auxilio de
transporte
1
1
FECHA VERSIÓN
Página 56 de 65
1
1
Realizar los
cálculos necesarios
Establecer cuantía a
pagar a cada empleado
Imprimir borrador de lista

de pago de nomina
Revisar y verificar
información
Requiere Realizar los

SI
Requiere ajustes que se
ajustes?
ajustes? requieran
NO
Imprimir lista de pago de
nómina en formato grande y
pequeño (colilla de pago)
Totalizar el valor
de la nomina
Informar a
caja el valor
de la nomina
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
Página 57 de 65
PROCEDIMIENTO PAGO DE NOMINA: LIQUIDACION.
1. OBJETIVO:
Garantizar el pago oportuno de factores salariales y prestaciones sociales de conformidad con la

normatividad legal vigente.
2. ALCANCE:
Desde la elaboración de la planilla de nómina, planilla de aportes parafiscales, liquidación de personal y

provisiones
3. DEFINICIONES:
 SEGURIDAD SOCIAL:
En Salud el 4% del Salario Base de Cotización (4% trabajador).
En Pensión el 16% del Salario Base de Cotización (12% empleador y 4% trabajador).
El aporte a la ARP el 100% o la totalidad la paga el empleador.
Los parafiscales (Sena, Caja e ICBF) el 100% o la totalidad lo paga el empleador.
 PRESTACIONES SOCIALES:
Prima de servicios: Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del cual, quince días se
deben pagar, por tardar el último día del mes de junio y los restantes quince días en los primeros 20 días del
mes de diciembre.
Cesantías: El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario mensual por cada año de trabajo o
proporcionalmente a la fracción de año trabajado consignados en cada fondo de cesantías correspondiente
por empleado hasta el 20 de febrero del año en curso.
Intereses a la Cesantías: El empleador debe pagar a sus empleados intereses sobre las cesantías que tenga
acumuladas a 31 de diciembre, a una tasa del 12% anual.
Vacaciones: Es el derecho que tiene todo trabajador a que el empleador le otorgue un descanso remunerado
por el hecho de haberle trabajado un determinado tiempo.
Las vacaciones corresponden a 15 días de descanso remunerado por cada año de trabajo.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
Documento en
Se realiza la nómina en EXCEL Auxiliar Contable
EXCEL
1.LIQUIDACION
DE NOMINA Debe verificar las respectivas planillas del mes y
verificar a su vez que todo el personal haya asistido Verificación de
a laborar los 15 días de las 2 quincenas de la Planillas
siguiente manera:
FECHA VERSIÓN
Página 58 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
1ra Quincena:
- Salario de días trabajados
- Más auxilio de transporte por días
trabajados
- menos 2% salud, pensión
- Menos descuento (cuota acordada
quincenalmente), por prestamos según
cuenta 136595 (cuentas por cobrar a
trabajadores).
2da Quincena:
← - Salario de días trabajados
← - Más auxilio de transporte por días
trabajados
← - menos descuento (cuota acordada
quincenalmente), por prestamos según
cuenta 136595, (cuentas por cobrar a
trabajadores).
← - menos 2% salud, pensión.
← Al tener la planilla elaborada por parte de la
Asistente Contable debe verificar una a uno Auxiliar Contable
el valor por cada empleado y colocar su
firma de verificación y de aprobación.
← Al tener la aprobación del contador, se
procede a realizar la contabilización en el
sistema TNS de la siguiente manera:
← - Llevando a gastos según el personal de
ventas (52) y personal administrativo (51).
← - 2370 cuenta por pagar Salud, Según
tercero EPS
← - 2380 cuenta por pagar Pensiones, Según
tercero Fondo de Pensiones.
← Acreditar la cuenta 136595 (cuenta por
cobrar a Empleados), para disminuir su
deuda.
Al tener la respectiva firma de aprobación del

contador en la planilla de nómina, el Auxiliar de
Firma de
Contabilidad procede a montar la nómina en la Auxiliar Contable
aprobación
planilla del banco para efectuar la transferencia en
cada una de las cuentas de los empleados.
1. Provisión de Prestaciones Sociales. Auxiliar Contable Provisión
Debe registrar según la nómina, por cada empleado
realizar el cálculo del gasto mensual de Cesantías,
Intereses a las cesantías, prima y vacaciones.
FECHA VERSIÓN
Página 59 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
Registrando el gasto en las cuentas respectivas

para el personal administrativo a la 51 y personal de
ventas a la 52, contra la respectiva cuenta de 26.
Al final del año se debe hacer una conciliación de

prestaciones sociales, y hacer los respectivos
ajustes y pasando la cuenta de la 26 a la 25.
2.Liquidacion de aportes parafiscales

Según la nómina mensual, se debe realizar en
Excel el respectivo pago a las diferentes entidades
a la cual pertenece cada empleado, realizando un
ajuste de la siguiente manera:
Se hace una CN (Comprobante de Nomina):
- Se registra el gasto que la empresa tiene

por cada empleado, de Salud, Pensión,
Liquidación de
ARP, Sena, Caja de Compensación, ICBF,
Auxiliar Contable aportes
teniendo en cuenta si el empleado es de
parafiscales
Ventas (52) o Administración (51).
- Se registra la cuenta por pagar a cada uno
de las entidades:
237005 (SALUD)
2380 (PENSIONES)
237006 (ARP)
237007 (ICBF)
237008 (CAJA DE COMPENSACION)
237009 (SENA)
Jefe de
Autoriza el pago de dicha planilla. Contabilidad
Autorización
(Deposito de
medicamentos)
Realiza el comprobante de egreso debitando en el
sistema TNS, la cuenta por pagar a cada entidad,
contra el banco correspondiente. Coordinadora Comprobante
Procede a subir al sistema a la página aportes en Administrativa de egreso
línea los respectivos valores correspondientes para
el pago de la seguridad social.
Coordinadora
Se envía al Jefe de contabilidad ( Juana Paula) Envío
Administrativa
FECHA VERSIÓN
Página 60 de 65
5. FLUJOGRAMA:
PROCEDIMIENTO PAGO DE NOMINA: LIQUIDACION.

INICIO
INICIO
En primer lugar se verifican las Auxiliar Contable
novedades en los empleados
Verificación de (Retiros e ingresos)
novedades
Se realiza una planilla donde se Auxiliar Contable Planilla

Realización de encuentran todos los
nómina en Excel empleados con su salario y el
salario variable.
Se verifica el valor del auxilio Coordinadora

Verificar valores
de transporte, auxilio de Administrativa
devengados y
rodamiento como devengado.
deducciones
Y como deducciones se analiza
el descuento de 4% en Salud y
Pensión.
Descuentos
de préstamos
Se verifica los préstamos a los Coordinadora
empleados, y su cuota Administrativa
quincenal, Obteniendo un
Revisión de listado de la cuenta 136595
nomina (Cuenta por cobrar a
trabajadores).
La nómina es revisada Jefe de

nuevamente y si no tiene Contabilidad
Esta correcta errores es entregada al (Depósito de
Esta correcta Departamento de Contabilidad medicamentos)
la
la
liquidación?
liquidación?
NO
SI
SIGUIENTE PAGINA
SIGUIENTE PAGINA
FECHA VERSIÓN
Página 61 de 65
Corrección Autorización
de pago
Se realiza la contabilización de Coordinadora
la Nómina. Administrativa
Generar desprendibles
de pago
Se procede a la realización de Auxiliar Contable Desprendibles

los desprendibles de pago. de pago
Contabilización
de nomina
Cuando es contabilizada se Coordinadora
debe generar para su Administrativa
Generar archivo respectivo pago.
de pago por
banco
Luego procede a la realización Coordinadora
del archivo plano de su Administrativa
respectivo banco.
Elaboración de
comprobante de
El departamento contable Coordinadora Comprobante
egreso
realiza el comprobante de Administrativa de egreso
egreso.
Pago Se realiza las transferencias Coordinadora

electrónicas a las cuentas de Administrativa
Nomina.
FIN
FIN
ARCHIVO
FECHA VERSIÓN
Página 62 de 65
PROCEDIMIENTO INTERFASE DE NOMINA
1. OBJETIVO:
Provisionar el dinero para los pagos generados por la nómina.
2. ALCANCE:
Cancelación del dinero correspondiente a las obligaciones generadas por la nómina de la empresa.
3. DEFINICIONES:
 NOMINA: Es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado, los salarios,
las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los
empleados por los servicios que prestó durante un cierto período de tiempo. Nómina juega un papel
importante en una sociedad por varias razones.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
Revisar que las provisiones que pasan de

nómina a contabilidad estén acordes a las que Auxiliar Contable
cada mes se han estado pagando.
Corregir las cuentas de provisión por

Auxiliar Contable Corrección
liquidación de contratos y vacaciones pagadas.
Establecer a que periodo pertenece la parte de

1.INTEFASE DE las vacaciones pagadas, de acuerdo a los que
Auxiliar Contable
NOMINA había quedado pendiente en el periodo
anterior.
Certificado de
Expedir los certificados de retención de
Auxiliar Contable Retención de
salarios.
Salarios.
Entregar los certificados de retención de salario Auxiliar Contable
Guardar los certificados en la declaración de Certificados de

Auxiliar Contable
renta. la declaración
de renta.
5. FLUJOGRAMA:
INICIO
INICIO
FECHA VERSIÓN
Página 63 de 65
Consultar la provisión de nomina
Revisar que las provisiones que pasan de

nómina a contabilidad estén acordes a las que
cada mes se han estado pagando
Establecer a que periodo pertenece

la parte pagada
SI
Requiere
Requiere
corrección?
corrección?
Corregir las cuentas de
NO provisión por liquidación
de contratos
Expedir los certificados de

retención de salarios
Entregar los certificados de

retención de salario a asistente
contable para que los haga firmar
de los empleados
Guardar los certificados en la

declaración de renta
FIN
FIN
FECHA VERSIÓN
Página 64 de 65
PROCEDIMIENTO PAGO DE NOMINA
1. OBJETIVO:
Cancelar el dinero a los empleados por concepto de salario.
2. ALCANCE:
Cancelación del dinero correspondiente al salario devengado por los empleados.
3. DEFINICIONES:
 NOMINA: Es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado, los
salarios, las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad
pagada a los empleados por los servicios que prestó durante un cierto período de tiempo. Nómina
juega un papel importante en una sociedad por varias razones.
 EMPLEADO: Es aquel trabajador por cuenta ajena cuyo empleador es el Estado, incluyendo
la Administración pública y los entes regulados por Derecho público.
4. DESARROLLO:
DOCUMENTO
O REGISTRO
Expide la orden de pago de las obligaciones Departamento
Orden de pago
1.PAGO DE NOMINA contraídas por la entienda. Contable
Punto de control: El funcionario encargado
del cargue de la información, valida el
Asistente
nombre del beneficiario final con el nombre
Contable(Deposito
que figura en el contrato, el tipo y número de
de medicamentos)
cuenta autorizado en el respectivo banco y
monto a girar.
Una vez verificada la información, alimenta Asistente
los datos de giro en el cuadro de EXCEL Contable(Deposito
diseñado por la entidad bancaria. de medicamentos)
Asistente
Registra las novedades de cuentas Registro de
Contable(Deposito
bancarias autorizadas. novedades
de medicamentos)
Realiza el cargue masivo de información en Asistente
la plataforma del banco, discriminada por Contable(Deposito
nominas o terceros de medicamentos)
Punto de control: El Director(a) Financiero
valida que la información contenida en la Director(a)
plataforma en efecto obedece a las cuentas Financiero
por pagar del periodo.
El Director(a) Financiero, autoriza la
transferencia de pago en la plataforma
bancaria. Punto de control de la entidad
FECHA VERSIÓN
Página 65 de 65
DOCUMENTO
O REGISTRO
financiera: Confirmar las operaciones Director(a) Autorización
registradas en la plataforma bancaria, antes Financiero
de la transferencia electrónica.
Verificar las operaciones no exitosas para
reiniciar el proceso de pago en la plataforma Asistente
previo ajuste de los datos para que sean Contable(Deposito
concordantes en cuanto al nombre, de medicamentos)
identificación, número y tipo de cuenta
bancaria.
Asistente
Imprime y firma el reporte “detalle de pagos Imprimir y
Contable(Deposito
del banco” firmas
de medicamentos)
Asistente
Remite al departamento contable los
Contable(Deposito
documentos soporte.
de medicamentos)
5. FLUJOGRAMA: INICIO
INICIO
ARCHIVAR FORMATO
DEFIN
PAGO

Manual de Procedimientos Comercial Cucuta

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MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPG-07-P-01

FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO

VERSIÓN CARGO FIRMA FECHA

0 AUXILIAR DE TESORERIA Y CAJA

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Paola Andrea Rozo

PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR

Administrar el dinero de caja menor.

Registrar ingresos y egresos.

RECIBIR SOLICITUD DE DINERO

ENTREGAR RECIBO DE GASTO

RELACIONAR LOS GASTOS

INFORMAR Y ENTREGAR LOS

SOLICITAR REEMBOLSO DE DINERO CUANDO

1° SUPERVISION 2° SUPERVISION SUPERVISION EXTERNA

Jefe de Contabilidad (Deposito de Director(a) Financiero Asesor Contable y Financiero

PROCEDIMIENTO REEMBOLSO DE CAJA MENOR

 REEMBOLSO: Es la solicitud de reintegro de dinero de un determinado tiempo, cuando se haya

 GASTOS: Es la corriente de recursos o potenciales de servicios que se consumen en la obtención del

PROCESO REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Se deben entregar el formato Coordinadora Gastos

Se contabiliza el reembolso de Auxiliar Contable Factura de

Se realiza el Comprobante de Coordinadora Comprobante

POLITICAS CAJA MENOR

 Gastos de Cafetería, papelería y aseo.

LEGALIZACION Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR:

FECHAS Y CUANTIAS PARA LA LEGALIZACION DEL REEMBOLSO:

AUTORIZACION DEL GASTO:

 Erogaciones que no tengan relación con el normal funcionamiento de la Entidad.

PROCEDIMIENTO INGRESO/ RECIBO DE CAJA

Certificar el ingreso de dinero por diferentes conceptos.

Constar los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa.

Todo ingreso, tanto en cheque como en efectivo, Auxiliar de

El recibo de Caja se expide en el momento mismo

Si es necesario anular un recibo de caja, ello

- Consecutivo de recibo de caja.

Se imprime el recibo de caja.

Los dineros existentes en la Tesorería se soporten

Las copias de todos los Recibos de Cajas

1° SUPERVISION 2° SUPERVISION SUPERVISION EXTERNA

Coordinadora Administrativa Director(a) Financiero Asesor Contable y Financiero

Supervisión diaria Supervisión semanal Sin previo aviso

PROCEDIMIENTO COMPROBANTE DE EGRESO/PAGOS

Soportar el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa.

Realizar comprobantes de egreso.

 PAGO: es uno de los modos de extinguir las obligaciones, y consiste en el cumplimiento efectivo de la

 COMPROBANTE DE EGRESO: es el documento encargado de mantener el registro de todos los

Digite el código correspondiente al prefijo del

Fecha: En este campo el sistema propone la fecha,

Concepto: Introduzca el detalle de la cuenta o

Pagado a: Nombre de la persona natural o jurídica

Banco: Digite el código del banco con el cual se

1° SUPERVISION 2° SUPERVISION SUPERVISION EXTERNA

Jefe de Contabilidad (Deposito de

Supervisión diaria Sin previo aviso Sin previo aviso

PROCEDIMIENTO RECEPCION PAGO DEL CLIENTE

Recaudar dinero producto de las ventas en las instalaciones de la empresa.

Recepción de dinero, consignación o cheque.

 CLIENTE: Es la persona o empresa receptora de un bien, servicio, producto o idea, a cambio de

 CONSIGNACION: Es el traspaso de la posesión de mercancías de su dueño, llamado Comitente o

Establecer forma de pago

Recibir cheques o copia del formato Recibir la factura y sus copias

Informar cheques Informar el valor total de la