Guia Erp

GUÍA ERP DE APLIMEDIA
TU GUÍA ERP
DEFINITIVA
TODO LO QUE TIENES QUE
SABER PARA DAR CON EL ERP
DE TUS SUEÑOS
WWW.APLIMEDIA.COM - 94 453 57 25
ÍNDICE
Introducción ................................................................................. pág.2
¿Qué es un ERP? ........................................................................ pág. 3
Tipos de ERP ................................................................................ pág. 6
Precios y costes de un software de gestión ............ pág. 12
Consejos para dar con el ERP de tus sueños ........ pág. 24
Errores comunes al elegir un ERP ............................... pág. 36
Consejos para una implantación exitosa ................ pág. 41
Conclusiones ............................................................................. pág.50
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INTRODUCCIÓN
En Aplimedia llevamos más de 20 años dedicándonos
al desarrollo de Secre, nuestro software de gestión
orientado a PYMES.

El tratar con empresas y resolver dudas a diario nos ha
hecho detectar que, a día de hoy, todavía existe
mucha confusión sobre las funciones de un ERP y qué
esperar a la hora de buscar el sistema de gestión ideal
para un negocio.
Esa es la razón por la que hemos decidido elaborar

esta guía definitiva del ERP, donde tocamos todos los
puntos que te ayudarán a visualizar las opciones que
encontrarás en el mercado, los pasos que debes seguir
para dar con tu ERP ideal, y cómo hacer para que la
implantación sea exitosa.
¡Esperamos que disfrutes esta guía!

¿QUÉ ES UN ERP?
Las siglas ERP vienen de Enterprise Resource
Planning, que en su traducción literal al español sería
Planificación de Recursos Empresariales.
Si buscas una definición de “ERP” probablemente

encuentres cientos, y cada una diferente de la otra. La
razón es que hay muchas empresas que los
comercializan y que ofrecen variaciones en las
funcionalidades, por lo que puedes hacerte una idea
de las posibilidades y opciones que tienes en el
mercado para encontrar la solución más adaptada a
tu negocio.
Si buscas el significado de
ERP en sus siglas,
probablemente te quedes
como estás y no te ayude
demasiado a entender qué
puede solucionarte.
Es necesario reflexionar sobre los procesos que se

necesitan para “planificar los recursos empresariales”.
Esto engloba la gestión del inventario, gestión de
pedidos, contabilidad, recursos humanos, gestión de la
relación con los clientes (CRM), y muchísimo más. La
función de un buen ERP es la de integrar todas estas
necesidades en un solo software que optimice tu
tiempo, dinero y recursos.

El punto de unión de todo ERP es la base de datos

centralizada que soporta múltiples funcionalidades
utilizadas por los diferentes departamentos de una
empresa. En la práctica, esto significa que
departamentos como el de ventas o el de
contabilidad tendrán acceso a la misma información y
podrán actuar en consecuencia a los datos reales en
cada momento.
Un software ERP también permite cierto nivel de

sincronización: por ejemplo, la sincronización de los
pedidos se integra con los datos financieros, de modo
que no es necesario introducir información de manera
manual. En este caso, conseguimos una gestión más
rápida y eficiente por parte del departamento
encargado de preparar y procesar los pedidos, y el
departamento contable también podrá cerrar los
libros con más antelación, entre otras muchas cosas.

¿Qué aporta un ERP a mi negocio?

Al final, el objetivo de un software ERP es ayudar a los
trabajadores a realizar su tarea de manera más
eficiente, y esto se consigue al romper las barreras
interdepartamentales. En particular, lo que te ofrece
un software ERP es lo siguiente:
• Te da una visión global y a tiempo real de tus

datos, lo cual, como empresa, te permite solucionar
las incidencias de manera proactiva y generar
mejoras constantemente.
• Reduce el riesgo financiero, ya que los software

ERP se rigen por estándares regulatorios que te
permitirán estar al día legalmente.
• Automatiza procesos vitales en todo negocio,

como los procesos de venta o la gestión de los
pedidos hasta su realización, entre muchos otros.
• Mejora el servicio al cliente al proveer un medio
único de facturación y gestión de la relación con
cada cliente.
Con una solución ERP, los empleados podrán acceder

información precisa que les permitirá tomar
decisiones más rápido. Además, un software ERP
permite eliminar procesos redundantes, produciendo
una reducción de los costes de un negocio.

TIPOS DE ERP
El universo de los software de gestión, es muy amplio
y complejo, y si te embarcas en la búsqueda de la
solución ideal para ti, es posible que te sientas
abrumado/a ante las posibilidades que vas a
encontrar.
A continuación te contamos qué tipos de ERP existen

y qué ventajas e inconvenientes vas a encontrar para
cada uno de ellos, de modo que puedas tomar una
decisión informada y escojas la solución que mejor se
adapte a tus necesidades.
En local o en la Nube
A la hora de implantar un software de gestión en tu
negocio ésta es una de las decisiones que vas a tener
que plantearte.
Una clasificación a la hora de categorizar los tipos de

ERP existentes en el
mercado es la
modalidad escogida,
que usualmente se
divide entre modalidad
en local y modalidad en
la Nube.

¿Cuál es la diferencia entre local y Nube?

La más importante, y la que vas a percibir en tu día a
día, es que las soluciones en local te limitan a utilizar
el software en el ordenador o dispositivo donde lo
hayas instalado, mientras que la modalidad en la
Nube te permitirá acceder al programa desde
cualquier lugar mediante cualquier dispositivo con
acceso a Internet.
La razón es que, cuando te decantas por un software

de gestión en la Nube, tu información se almacena en
los servidores de tu proveedor y no en el tuyo.
Normalmente tu proveedor realizará copias de
seguridad diarias de tus datos, de modo que, ante
problemas de seguridad, esta opción siempre va a ser
menos vulnerable y va a permitir la recuperación
inmediata de tus datos en todo momento.
Valora tus necesidades y las de tu empresa. ¿Necesitas

poder llevar tu software de gestión contigo allá donde
vayas? ¿Te gustaría poder realizar gestiones desde casa
dado el caso? ¿La seguridad de tu información es
prioritaria para ti? Entonces, probablemente, necesites
un software de gestión en la Nube.

A medida o prediseñado
Las empresas de cierto tamaño suelen optar por
softwares de gestión a medida, puesto que es la
solución que ofrece la mayor adaptabilidad y que
satisface al 100% las necesidades del negocio. Este
tipo de soluciones se elaboran según las necesidades
y exigencias del cliente
El problema es que la programación de software ERP

a medida tiene un coste bastante alto que las
pequeñas y medianas empresas, por lo general, no
pueden afrontar. Además, encontrar a la empresa
adecuada para desarrollarlo puede ser una ardua
tarea, y el periodo de implantación y adaptación
puede ser bastante largo. En cualquier caso, si
dispones del presupuesto y tu empresa tiene unas
necesidades particulares, esta es tu opción.

Para los que buscan una solución más económica y

de implantación más rápida existen soluciones en el
mercado que ya están prediseñadas para adaptarse a
las necesidades comunes de las empresas,
especialmente de las empresas de menor tamaño.
Normalmente estas soluciones se estructuran en

módulos que el usuario puede añadir o quitar según
sus preferencias. A veces, las tarifas dependerán del
número de módulos añadidos, mientras que otros
software de gestión, como es el caso del software de
gestión Secre, ponen a disposición de todos los
clientes todas las funcionalidades del programa con
una tarifa única.
A pesar de ser una solución más genérica, muchos de

estos software incorporan módulos específicos para
muy distintos sectores, como es el caso de Secre, por
lo que, a menos que tengas unas necesidades muy
particulares, es muy probable que puedas encontrar
una solución genérica que se adapte perfectamente a
lo que buscas y que cumpla con tu lista de requisitos.

Software libre o propietario

Es cierto que el número de software ERP de código
abierto (o open source) es sólo una diminuta fracción
del total del mercado, pero aún así, es una opción que
está a tu alcance y que puedes considerar. Esta
solución puede ser interesante para empresas que
cuenten con un equipo informático amplio y
experimentado, puesto que permite desarrollar e
integrar aplicaciones y módulos propios al software de
gestión.
Si cuentas con un buen equipo de desarrolladores,

esta opción aumentará la usabilidad y te permitirá
incorporar funcionalidades altamente customizables y
adaptables. A priori, este tipo de software es muy
económico, pero ten en cuenta la gran cantidad de
tiempo que tu equipo va a tener que invertir en ellos
en el caso de que quieras desarrollar módulos para
añadir al ERP.
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Por otro lado encontramos los software “privados” o

“propietarios”, los cuales no permiten el acceso a su
código fuente. Éste sólo puede ser modificado por su
desarrollador o desarrolladores. La gran mayoría de
soluciones ERP que vas a encontrar en el mercado
trabajan de esta manera, pero también es cierto que
las empresas de tamaño pequeño e incluso medio
rara vez disponen de un equipo especializado que se
puede dedicar a estas tareas, y tampoco es común
que sus necesidades sean tan particulares que
requieran ese tipo de programación.
Estas son algunas de las clasificaciones más comunes

y tipos de ERP que encontrarás a la hora de buscar un
software de gestión. Ahora está en tu mano decidir
qué modalidad se adapta mejor a tus necesidades
económicas y estructurales.
PRECIOS Y COSTES DE UN
SOFTWARE DE GESTIÓN
Lo más probable es que ya hayas detectado una

necesidad en tu negocio de empezar a llevar la
gestión de una manera más eficiente y ordenada. Y es
que, sea cual sea el tamaño de una empresa, te
puedes beneficiar enormemente de la implantación
de un software de gestión. Pero seguramente, una de
las primeras preguntas que te ha venido a la cabeza
ha sido, ¿cuánto vale un software de gestión?

Cuando hablamos del precio de un software de

gestión hay dos factores a tener en cuenta:
• Opciones y precios que vas a encontrar en el
mercado.
• Costes asociados a la implantación de un

software de gestión.
Precios de un software de gestión
En el mercado de los software de gestión vas a

encontrar innumerables opciones de servicios que
varían de ultra-baratos o gratuitos hasta opciones que
te van a costar miles de euros. Ninguna opción es
mejor o peor, todo dependerá de tus necesidades y
recursos. Vamos a hacer un repaso rápido de las
opciones más habituales y a qué tipo de empresas y
casos están orientadas.
- Software de gestión gratuito
Esta es una opción muy básica que puede servir para

autónomos que emitan pocas facturas al mes.
Normalmente son gratuitos siempre y cuando solo
vaya a utilizarlo una persona y a partir de un segundo
usuario o licencia ya suponen un coste.
La opción de un software gratuito de código abierto

también puede ser interesante para empresas que
cuenten con un programador o programadores
experimentados capaces de introducir cambios a
medida en el programa. En este caso tendrías que
valorar si el coste de las horas que van a emplear estos
trabajadores compensa. Haz los cálculos, quizás
puedas encontrar una solución económica en el
mercado que ya contemple tus necesidades.
- Software de gestión de precio “normal”

En el caso de PYMES y autónomos con un nivel de
facturación algo mayor, las opciones de pago que
existen también varían mucho de precio en función
de varios factores. Estas opciones tienen un precio
más económico que la programación a medida
porque son “genéricas”. Es decir, han sido
desarrolladas observando las necesidades habituales
de empresas, en función de su actividad, tamaño,
sector… Por lo general, se adaptan perfectamente a
una pequeña o mediana empresa habitual.
Puedes encontrar opciones realmente económicas en

el mercado, pero normalmente el servicio y
funcionalidades a los que vas a tener acceso van a ser
muy limitados. Algunas opciones muy baratas no
incluyen costes como la implantación o el soporte
técnico, o requieren la contratación de distintos
módulos para conseguir una solución completa que
integre todas tus necesidades de gestión.
Respecto a las modalidades de pago, normalmente

encontrarás software de gestión que comprarás con
un único pago, pero que no incluirán soporte técnico,
formación en el uso del programa o actualizaciones.
Las opciones más completas se comercializan con
tarifa mensual o anual e incluyen el soporte técnico y
las actualizaciones necesarias para que el programa se
adapte a los cambios externos e internos, como
pueden ser cambios en la ley o en la tecnología.
Lo ideal para una PYME es una opción que incluya

todos los módulos que va a necesitar y que incluya
soporte técnico, formación y actualizaciones. No
subestimes estos tres últimos aspectos, son vitales
para que la implantación del software sea satisfactoria
y para que puedas funcionar con el software
correctamente y sin sobresaltos.
Normalmente, si das con un software de gestión de
estas características que, por lo general, encaja con tu
actividad y forma de trabajar pero carece de alguna
funcionalidad imprescindible para ti, puedes solicitar
programación a medida de esa parte en concreto.
Esta programación, normalmente, se presupuesta a
parte.
- Software de gestión de miles de euros

En el caso de empresas de un tamaño considerable,
normalmente la opción más recurrente suele ser el
software de gestión a medida, que tendrá en cuenta
la estructura y funcionamiento de la empresa para
diseñar un software que se adapte a la perfección a
sus necesidades. El coste de este tipo de software
también puede variar, pero lo normal es que cuesten
miles y miles de euros.
Una mala implementación de un software de estas

características puede ser catastrófica y suponer
pérdidas millonarias, pero si se efectúa correctamente
lo usual es que este tipo de empresa termine
recuperando la inversión gracias a la optimización de
tiempo y recursos que supone para los trabajadores y
el funcionamiento.
Siendo claros, este tipo de software a medida no suele
ser una opción viable para la mayoría de empresas, y
tampoco suele ser necesaria. La mayoría de software
de gestión “genérico” ya contempla los casos más
usuales y ya está preparado para ser implementado
de un día para otro en pequeñas y medianas
empresas.
Costes derivados de implantar un

software de gestión
Implementar un software de gestión a tu empresa,
normalmente, lleva unos costes derivados que
pueden o no estar ya incluidos en el precio ofertado
por cada proveedor. Lo recomendable es que no
prescindas de ninguno de los siguientes aspectos,
puesto que son todos fundamentales en el correcto
funcionamiento y arranque con tu software de gestión
de elección. Valora tus opciones y haz los cálculos del
coste total que va a tener implementar tu software
con todos los costes requeridos.
- Instalación del software

Una vez te decidas por un programa de gestión
necesitarás que un profesional te lo instale y configure
o que te de instrucciones de cómo hacerlo. Los
software ERP son complejos y requieren, como
cualquier otro software, de determinadas
características técnicas del dispositivo en el que van a
ser instalados.
Puede darse el caso de que la implantación suponga

un pago inicial aparte o puede ser que ya esté
incluido en el precio. Chequea con tu proveedor si el
presupuesto que te ha facilitado ya incluye el coste de
la implantación para no llevarte sorpresas.
- Formación en el uso del programa
Este punto es esencial y puede suponer la diferencia

entre una implantación exitosa o catastrófica del
programa. Asegúrate de que tu proveedor pone a tu
disposición medios y recursos para aprender a utilizar
el software de gestión. Pueden ser videotutoriales,
formaciones online, formaciones presenciales en sus
oficinas o formaciones en tus oficinas que,
normalmente, se presupuestarán aparte.
Dentro del mercado de los software ERP encontrarás

opciones más o menos complejas, pero sin ningún
tipo de formación es complicado que te adaptes a
ninguna de ellos. Ten en cuenta que un software de
gestión incluye muchas funcionalidades, y no sólo la
facturación o contabilidad. Tú y/o tus trabajadores
necesitaréis dedicarle horas para dominarlo y haceros
a trabajar con el nuevo sistema.
De nuevo, puede darse el caso de empresas que

ofrecen software de gestión con o sin formación
incluida, por lo que es un punto que también debes
tener en cuenta.
- Programación a medida
Como ya hemos comentado anteriormente, lo más
normal, en el caso de pequeñas y medianas empresas,
es que existan opciones en el mercado que ya se
adapten a su funcionamiento.
Si tu caso no es ese y necesitas que tu programa de

gestión incluya funcionalidades muy específicas, es
posible que tengas que recurrir a que te programen a
medida una parte del programa o que introduzcan
cambios. Esto supondrá un coste que variará en
función de la complejidad de tus necesidades y de las
horas que vaya a llevar introducir dichos cambios.
Valora cómo de esenciales son esos cambios para ti y

si la inversión en la programación a medida va a
suponer una mayor agilidad en el funcionamiento de
tu empresa.
- Mantenimiento y soporte técnico
Un buen soporte técnico es algo que deberías poner

en tu lista de prioridades a la hora de escoger un
software de gestión u otro.
Ten en cuenta que la información que va a contener

tu programa de gestión es de vital importancia, y que
quedarte sin poder utilizarlo temporalmente puede
ser catastrófico en función de cada caso. Si por
ejemplo tienes una tienda física y un error en el
programa te impide introducir ventas, podrías
quedarte indefinidamente sin acceso, con las
consecuencias que ello puede tener.
También es habitual que te surjan miles de dudas

cuando empieces a utilizar el programa y lo ideal es
que puedas recurrir a tu proveedor para resolverlas
rápidamente y no quedarte atascado/a durante horas
en aspectos básicos.
Invierte en una solución que contemple el soporte

técnico para una resolución rápida de incidencias y
problemas que pueden suponer pérdidas de tiempo y
dinero.
- Actualizaciones
Como cualquier otro tipo de software, un programa
de gestión requiere de actualizaciones periódicas que
solucionen errores del mismo o que eviten que se
quede obsoleto. La sociedad y la legislación cambian
constantemente y contratar un software de gestión
para no actualizarlo puede suponer que el día de
mañana no contemple aspectos que son
fundamentales para el desarrollo de la actividad de tu
empresa.
Busca una solución que incluya todas las

actualizaciones futuras para disponer de un software
actualizado y preparado para funcionar en el entorno
socio-económico actual y futuro.
Como habrás comprobado, existen muchas variables

a la hora de considerar el software de gestión ideal
para tu caso. Todo depende de tu actividad, tu
manera de trabajar y tus recursos disponibles.
Haz un listado de funcionalidades y necesidades

imprescindibles para ti y sé realista con tus
expectativas. Y sobre todo, contémplalo como una
inversión: la función de todo ERP es la de integrar
procesos inherentes a la gestión de modo que puedas
optimizar tu tiempo y tu dinero, por lo que, si tomas
una buena decisión y pones de tu parte en la
implantación, verás los beneficios desde el primer
momento.
CONSEJOS PARA DAR CON

EL ERP DE TUS SUEÑOS
En Aplimedia llevamos más de dos décadas
desarrollando Secre, nuestro software de gestión
enfocado a la pequeña y mediana empresa. En el
proceso hemos conversado con cientos de PYMES
que nos han ayudado a introducir mejoras y
funcionalidades específicamente orientadas al
pequeño negocio de todo tipo de sectores.
Gracias a ello, tenemos un extenso conocimiento

sobre lo que buscan las empresas a la hora de dar con
su ERP ideal.
¿Qué necesito solventar?

Esta es la primera pregunta que deberías plantearte
para determinar cuál es el mejor programa de gestión
para PYMES en tu caso particular.
Como es lógico, la mejor solución ERP para tu

empresa será aquella que solvente todas tus
necesidades de gestión, que van a venir determinadas
en gran medida por tu forma de trabajar y el sector y
actividad a los que te dediques.
Lo más habitual es que una pequeña empresa no

valore soluciones ERP a medida, o al menos no en su
totalidad. Los programas de gestión a medida
cuestan, generalmente, miles de euros, por lo que no
suelen estar al alcance de una PYME media. Sin
embargo, tampoco creo que sean necesarios para la
mayoría de estos casos.
Existen soluciones ERP en el mercado que ya

incorporan todas las necesidades de gestión de
negocios como el tuyo, por lo que un software a
medida ni siquiera sería la mejor opción aunque
tuvieras recursos para ello.
De modo que, lo más recomendable, sería que te

sentaras con tu equipo y elaborárais una lista de
requisitos que vuestro ERP ideal debería cumplir, lo
cuál facilitará mucho las cosas al contactar con
posibles proveedores. Algunas preguntas que podéis
haceros para elaborar la lista podrían ser:
• ¿Cuántos empleados van a trabajar en el programa?
• ¿Necesitas una solución móvil o trabajas siempre en

la oficina?
• ¿Cuáles son las necesidades de gestión específicas

de tu actividad?
• ¿Qué necesitas controlar exactamente?
• ¿Cuál es tu forma actual de gestionar la empresa y

cuánto estás dispuesto/a a adaptarte al programa?
• ¿Tienes una tienda online que necesites integrar?
• ¿Cuál es el presupuesto disponible?
• ¿Cómo de importante es para ti la proximidad

geográfica con el potencial proveedor?
• ¿Necesitas que el ERP incorpore o se integre con

una solución contable?
Dialoga con empleados, compa-

ñeros y clientes
No está de más que involucres a empleados de
distintos departamentos en la decisión. A menudo
pueden darte un punto de vista distinto que te abrirá
los ojos y te ayudará a completar tu lista de requisitos.
Además, si estos empleados van a estar manejando el
ERP a diario también es esencial que se sientan
cómodos con esta nueva forma de trabajar y estén
preparados para el cambio.
Si tienes la posibilidad, también puedes recurrir a

compañeros de profesión y/o actividad para que te
cuenten su experiencia con su proveedor de ERP y te
den ideas sobre qué tener en cuenta a la hora de
seleccionar el mejor programa de gestión para PYMES
de tu sector.
Considera acudir a tus clientes si tu relación con ellos

es buena y tienes la suficiente confianza: ellos pueden
darte una visión objetiva sobre los puntos fuertes y
débiles de tu gestión, sobre lo que consideran que
podrías mejorar para brindar un mejor servicio o qué
han observado en la gestión de otros proveedores que
te pudiera ser de utilidad. Pedir a tus clientes que
sean sinceros sobre tu negocio puede ser aterrador,
pero puedes sacar información extremadamente
valiosa y ellos apreciarán tu actitud de mejora.
¿Optar o no optar por la Nube?
Aunque ya he mencionado brevemente esta pregunta

en un punto anterior, me gustaría desarrollarla un
poco porque hay algunos aspectos que deberías
estudiar a la hora de decidir si quieres un proveedor
de ERP en la Nube o te conformas con una solución
instalada en tu ordenador.
A grandes rasgos, estos son los aspectos que te

indican que un software ERP en la Nube es la solución
idealpara tu negocio:
• La movilidad es muy importante en tu negocio: bien

porque tú o tus empleados trabajáis fuera de la
oficina, bien porque para ti es vital poder trabajar
fuera de horario y estés donde estés.
• El crecimiento de tu negocio está entre tus objetivos.

Seamos realistas, no conozco una sola empresa que
no busque crecer, y, te guste o no, las soluciones
informáticas en la Nube han venido para quedarse (y
créeme, nos encontramos con detractores de la Nube
a diario). La realidad es que, si quieres que tu empresa
continúe siendo competitiva a medio y largo plazo, la
Nube es la única opción que deberías considerar.
• No dispones de recursos para garantizar la seguridad

de los datos alojados en el ERP. Algunas pequeñas
empresas tienen la sensación de que, si los datos
están alojados en su servidor u ordenador están a
mejor recaudo que en el servidor de su proveedor,
pero normalmente este no suele ser el caso, sino todo
lo contrario. Normalmente, los proveedores de
software ERP en la Nube disponen de múltiples
medios para una alta protección de tus datos, y es
probable que realicen copias de seguridad de tu
información a menudo, por lo que, en caso de avería
técnico o ataque informático, los datos de tu ERP no
corren peligro.
¿Necesitas integrar el ERP con

otros sistemas informáticos?
Asegúrate de que, si necesitas integrar tu ERP con
otros software, tienes la posibilidad de hacerlo.
Si, por ejemplo, ya utilizas un software de

contabilidad, es interesante que escojas un ERP que
enlace con él, puesto que esta integración te ahorrará
trabajo a la hora de introducir datos de contabilidad.
También es posible que tu equipo de ventas, o tú

mismo/a hagáis uso o consideréis la incorporación de
un CRM. Por si no lo sabías, existen soluciones en el
mercado que integran el CRM dentro del mismo ERP,
como es nuestro caso en Aplimedia, pero si no tienes
esta posibilidad, sería interesante poder establecer
algún tipo de comunicación entre los programas para
no duplicar trabajo.
¿Qué proveedores hay y cómo sa-

ber cuáles seleccionar?
Si ya has hecho una búsqueda rápida de proveedores
de ERP, seguro que ya te has dado cuenta de que
existen cientos de soluciones en el mercado y que
todas dicen ser la mejor. Entonces, ¿qué puedes hacer
tú para cribar esos resultados y determinar qué
proveedores seleccionar?
En primer lugar, asegúrate de que tu perfil de cliente

encaja con el cliente medio del posible proveedor. La
mayoría de proveedores de software empresarial
suelen enfocarse en empresas de cierto tipo: ya sea de
un tamaño concreto o de una actividad o sector en
particular. En Aplimedia, por ejemplo, nos enfocamos
a dar servicio a las PYMES y el funcionamiento de
nuestro ERP está diseñado para este tipo de
empresas. Y es que no es posible desarrollar un ERP
universal válido para todo negocio.
Por otro lado, hay ciertas señales que puedes tener en

cuenta a la hora de determinar si tu posible proveedor
es serio y transparente:
• Si tiene reseñas u opiniones de clientes en su página,

¿son estas contrastables y verídicas? ¿utilizan nombres
y empresas existentes o es difícil determinarlo?
• ¿Es capaz de darte referencias de otros clientes

abiertamente o no se muestra muy dispuesto a ello?
• ¿Te da la opción de probar el programa antes de

contratarlo?
• Cuando le preguntas sobre precio, ¿te da una

respuesta clara y transparente?
¡No olvides pedir demos!

Una vez hayas seleccionado los proveedores que
consideres oportunos, no olvides solicitarles que te
hagan una demo personalizada del programa, es
decir, que te lo enseñen en funcionamiento y en
profundidad.
Es esencial para determinar si, efectivamente, su

programa cubre todas tus necesidades y si encaja con
tu forma de trabajar.
En nuestra experiencia, siempre deberías solicitar que

un técnico comercial te enseñe personalmente el
programa, de modo que puedas hacerle todas las
preguntas que consideres oportunas y puedas orientar
la demo a tus intereses y necesidades particulares.
En algunos casos puedes encontrarte con que la

demo es un vídeo ya grabado o que tu proveedor te
sugiere que pruebes gratuitamente el programa por
tu cuenta y tomes una decisión, pero en nuestra
experiencia esta no es la opción más recomendable y
va a requerir invertir más tiempo y esfuerzo.
La mayoría de clientes buscando un programa de

gestión buscan una solución a largo plazo. El éxito a la
hora de implantar un nuevo sistema de gestión no va
a venir de la noche a la mañana, va a requerir esfuerzo
y tiempo.Investiga y analiza bien todas tus opciones y
así te ahorrarás tomar una mala decisión que pueda
repercutir negativamente en la productividad de tu
empresa.
¿Qué servicios incluye la tarifa?

El mejor programa de gestión para PYMES no solo es
aquel que solvente todas tus necesidades actuales,
tienes que pensar más allá y determinar cuáles van a
ser tus necesidades futuras.
Y esto no solo concierne a las funcionalidades o

herramientas que el ERP pone a tu disposición, sino a
los servicios asociados a tu tarifa.
Por ejemplo, ¿se incluye la formación? Si en el futuro

incorporas nuevos empleados, ¿tendrás recursos para
que aprenda a utilizar el software?
¿Qué pasa con las actualizaciones? ¿Están incluidas en

la cuota o simplemente compras una versión del
programa y deberás pagar por actualizarlo?
¿Y el soporte técnico? En nuestra experiencia, pocas

empresas saldrán adelante con un programa de
gestión sin un equipo de soporte técnico que solvente
eficazmente sus dudas e incidencias.
La formación, las actualizaciones y el soporte son tres

aspectos sobre los que nos gusta hacer hincapié,
porque realmente consideramos que son tres pilares
fundamentales en el éxito presente y futuro a la hora
de implementar un ERP.
Desde luego, hay otros servicios que podrían ser

interesantes recibir (como la importación de tus datos
si ya trabajabas con otro programa, la personalización
de los formatos de tus facturas y presupuestos, las
copias de seguridad de tus datos…), pero si tenemos
que destacar los que consideramos vitales, sin duda
serían esos tres.
En definitiva, el mejor programa de gestión para

PYMES, o más concretamente, para tu PYME, es muy
probable que exista y que ya esté en el mercado, sólo
es cuestión de establecer las prioridades y
necesidades para saber comunicárselas a los posibles
proveedores seleccionados.
Y, desde luego, una vez ya te hayas decidido y hayas

implementado un software de gestión, dale tiempo.
En nuestra experiencia, ninguna empresa domina
ningún software de la noche a la mañana, pero si os lo
tomáis en serio veréis rápidamente como la
organización y gestión de tu empresa cambian
drásticamente, y por supuesto, para bien.
ERRORES COMUNES AL
ELEGIR UN ERP
En Aplimedia llevamos más de 20 años implantando
nuestro software de gestión para empresas de todas
las actividades, tamaños y necesidades.
Eso nos da la experiencia necesaria para poder

comentar los errores más habituales que cometen las
empresas a la hora de seleccionar una de sus piezas
claves, su ERP o Programa de Gestión.
A continuación listamos los errores más comunes a la

hora de elegir un programa de gestión para nuestra
empresa:
Elegir un software muy complejo
El software que implantemos debe ayudarnos al

máximo en nuestras tareas diarias pero debe ser
intuitivo para que su aprendizaje no sea
excesivamente complicado.
Elegir un software muy simple

Sin ser complicado, el software que elijamos debe
cubrir la mayoría de nuestras necesidades, si no lo
hace, pronto estaremos buscando uno nuevo, por lo
que el aprendizaje y esfuerzo de implantación será el
doble.
Elegir un software anticuado

Trabajar en modo cloud, facturación electrónica,
intercambio de ficheros por xml… son prestaciones
que los software de gestión de hoy deben contemplar.
Elegir un software que no se

actualiza
No es lo mismo un software de hace 10 años que un
software actual. ¿Qué ocurrirá si sale una nueva
versión de Windows? ¿Qué ocurrirá si hay un cambio
legal obligado por Hacienda? Nuestro programa de
gestión debe tener un mantenimiento que cubra
tanto los problemas que puedo tener como
actualizaciones necesarias para la adaptación a los
cambios.
Elegir un software inflexible

Todas las empresas requieren alguna vez una
programación a medida para cubrir alguna necesidad
particular. Si el software es cerrado y no contempla
personalizaciones, puede ser un inconveniente.
Elegir un software demasiado caro

Es preferible contratar un software que se tarifique por
cuota mensual y, si es posible, sin compromiso de
permanencia, de esta forma si en unos meses vemos
que no es el software apropiado para nuestra
empresa, no habremos realizado una gran inversión
para nada.
No dar importancia a la
formación
Cambiar de software requiere un gran esfuerzo de
formación, cambio de hábitos de trabajo… y las
empresas deben ser conscientes de ello.
Creer que un nuevo software

se implanta en dos semanas
Es habitual que nos llamen empresas el 15 de
Diciembre, diciéndonos que desean empezar con
nosotros desde el 1 de Enero. La implantación de un
software conlleva una formación, importación de
datos, personalización, acostumbrarse a la nueva
forma de trabajar… que no puede hacerse en dos
semanas.
No pedir referencias
Es importante pedir a tu proveedor referencias de
otras empresas similares a la tuya que utilizan su
software. Ellas pueden decirte si el software cumple
sus expectativas y, sobre todo, si el servicio postventa
es el adecuado.
CONSEJOS PARA UNA

IMPLANTACIÓN EXITOSA
Hoy en día, implementar un ERP ya no solo ayuda a
mejorar los procesos de gestión de las empresas, sino
que se ha llegado a convertir en una herramienta
clave para el crecimiento.
Para que lo tengas claro: si tú no tienes un ERP y tu

competencia sí, ¡estás en clara desventaja!
Sabemos que, para muchas empresas, la sola idea de

implementar un ERP causa pesadillas. Y es que, es
cierto que una mala planificación del proceso de
implantación y una baja implicación por tu parte, la
de tu proveedor, o la de tus trabajadores, puede
resultar en desastre.
Por eso, vamos a repasar los pasos para implementar

un ERP de manera exitosa, sin pérdidas de dinero y sin
quebraderos de cabeza innecesarios.
Identifica necesidades y estable-

ce objetivos
El primer punto es seleccionar al proveedor adecuado
que capaz de cubrir tus necesidades y cumplir tus
requisitos.
Este es, probablemente, uno de los aspectos más

determinantes en el éxito de la implantación de tu
nuevo ERP en la empresa.
Repasa los puntos que hemos tratado en el apartado

4, “Consejos para dar con el ERP de tus sueños”, donde
te aconsejamos sobre qué pasos dar para encontrar el
software de gestión que mejor se adapte a tu
actividad, empresa y forma de trabajar.
Importación de tus datos

Una vez ya te has decantado por un proveedor y ya te
has decidido a contratarlo, el siguiente paso es migrar
tu información al programa.
Este es un paso clave para la implementación exitosa

del software.
Si tu base de datos es muy extensa, la importación es

imperativa.
Es buena idea que revises la información antes de

realizar la importación, probablemente haya mucha
que ya no necesites. Sobrecargar tu nuevo programa
con información innecesaria solo va a suponer una
carga para su rendimiento.
Infraestructura
Si vas a instalar el programa en tu ordenador o
servidor tienes que asegurarte de cumplir todos los
requisitos para que el programa funcione
correctamente.
Valora tu caso con tu proveedor y pídele que te

informe debidamente de las necesidades técnicas del
programa.
Si has contratado una solución en la Nube asegúrate

que está preparada para el crecimiento de tu
empresa y de que tienes la posibilidad de actualizar y
mejorar tus prestaciones y servicios en caso de
necesidad.
Programación a medida
La mayoría de soluciones ERP del mercado se han
desarrollado tras años de investigación e
implementación de mejoras. Es posible que se de el
caso de que simplemente no necesites añadir nada a
tu software de gestión porque ya contempla el 100%
de tus necesidades y las de tu sector.
Pero también puede darse el caso de que el software

contemple algunas de tus necesidades pero se deje
algunas. Si ese es tu caso, lo más probable es que tu
proveedor tenga que presupuestarte las horas
necesarias para introducir dichos cambios en el
programa. El presupuesto, como es lógico, dependerá
de cómo de grandes o pequeños sean los cambios
que necesitas introducir en el ERP.
Valora si los cambios que quieres introducir son

necesarios o responden a formas de trabajar o
procesos obsoletos que el programa contempla de
otra manera. Quizás pueda valer la pena que te
adaptes a la forma en que el programa contempla esa
necesidad en lugar de intentar adaptarlo a tu idea.
Gestiona el cambio
En muchos casos, los trabajadores de una empresa
están tan acostumbrados a realizar los mismos
procesos de una manera concreta en el día a día, y
puede que no acepten el cambio así como así.
Especialmente cuando se trata de algo tan
importante como un software de gestión.
La gestión de este cambio es un proceso crucial para

el éxito de la implementación.
Un software ERP no es como un ordenador que

instalas en un puesto de trabajo de la oficina: es un
sistema que afecta al ambiente y al estilo de trabajo
de manera positiva y que no solo afecta a una o dos
operaciones, sino a todas.
La dirección de la empresa debería involucrar a los

empleados y prepararlos mentalmente para
responder preguntas como:
• ¿Por qué es importante para la empresa

implementar un ERP?
• ¿Cómo nos va a ayudar un ERP a impulsar la

productividad?
• ¿Cómo nos va a ayudar un ERP a automatizar

tareas y ahorrar tiempo?
Ten claro que, si todos tus trabajadores y/o

compañeros están en sintonía con el cambio y lo
aceptan de buena gana, la garantía de una
implementación óptima es mucho más alta.
Formación
Este es probablemente uno de los puntos más
importantes en la implementación de un ERP.
Un buen porcentaje de implementaciones fallidas se

deben a personal no formado en el uso del programa.
Ten claro que este paso va a necesitar de tu
implicación y la de los trabajadores que vayan a
manejar el programa.
Una formación correcta en el uso del programa te

asegura que no haya pérdidas de tiempo, dinero y
problemas innecesarios. Este proceso es todavía más
importante cuando has implementado un ERP por
primera vez en tu empresa o cuando se ha cambiado
de un ERP a otro.
Asegúrate de que tu proveedor te da suficientes

facilidades para que tu empresa aprenda a utilizar al
programay para resolver las dudas puntuales que te
puedan surgir a ti y a tu equipo.
Empieza a trabajar
Una vez ya hayas hechos todas las comprobaciones
necesarias y hayas pasado el periodo de formación, es
el momento de empezar a trabajar día a día con el
ERP.
Eso sí, ten en cuenta que la implementación de un

software de gestión no es una tarea pasajera: es un
proceso continuo que se va a mantener en el tiempo y
que deberás comprobar a menudo para evitar errores
o problemas que puedan afectar seriamente a tu
empresa y productividad.
Hay dos aspectos que debes tener en cuenta para que

el día a día con tu software de gestión sea óptimo: las
actualizaciones y el soporte técnico. Asegúrate de que
tu proveedor saca actualizaciones regularmente y que
tu contrato con él las contempla. Tampoco es buena
idea que contrates una solución que no contempla el
soporte técnico. Te ahorrarás dinero a corto plazo pero
puedes sufrir grandes pérdidas el día de mañana.
CONCLUSIONES
Como habrás podido comprobar a lo largo de estas
páginas, el mundo de los ERP es amplio y complejo, y
existen miles de opciones en el mercado orientadas a
distintos tipos de empresas.
Esperamos que esta guía te haya aclarado conceptos

y que, sobre todo, te haya ayudado a detectar tus
propias necesidades para tomar una decisión
informada y acertada en lo referente a la gestión de tu
empresa.
La decisión de implantar un nuevo sistema de gestión

es, por lo general, una decisión a largo plazo que va a
determinar el funcionamiento de tu negocio y su
productividad, así que nuestro consejo final es que
inviertas tiempo en informarte sobre los posibles
proveedores y las características de los programas que
ofertan.
Por supuesto, si consideras el software de gestión de

Aplimedia entre tus opciones, estaremos encantados
de atenderte y asesorarte para determinar si nuestro
ERP Secre puede ser una solución viable para tu
negocio.
www.aplimedia.com
94 453 57 25
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GUÍA ERP DE APLIMEDIA

Introducción ................................................................................. pág.2

¿Qué es un ERP? ........................................................................ pág. 3

Tipos de ERP ................................................................................ pág. 6

Precios y costes de un software de gestión ............ pág. 12

Consejos para dar con el ERP de tus sueños ........ pág. 24

Errores comunes al elegir un ERP ............................... pág. 36

Consejos para una implantación exitosa ................ pág. 41

Conclusiones ............................................................................. pág.50

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Esa es la razón por la que hemos decidido elaborar

¡Esperamos que disfrutes esta guía!

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Si buscas una definición de “ERP” probablemente

Es necesario reflexionar sobre los procesos que se

WWW.APLIMEDIA.COM - 94 453 57 25 -3-

El punto de unión de todo ERP es la base de datos

Un software ERP también permite cierto nivel de

WWW.APLIMEDIA.COM - 94 453 57 25 -4-

¿Qué aporta un ERP a mi negocio?

• Te da una visión global y a tiempo real de tus

• Reduce el riesgo financiero, ya que los software

• Automatiza procesos vitales en todo negocio,

Con una solución ERP, los empleados podrán acceder

WWW.APLIMEDIA.COM - 94 453 57 25 -5-

A continuación te contamos qué tipos de ERP existen

Una clasificación a la hora de categorizar los tipos de

WWW.APLIMEDIA.COM - 94 453 57 25 -6-

¿Cuál es la diferencia entre local y Nube?

La razón es que, cuando te decantas por un software

Valora tus necesidades y las de tu empresa. ¿Necesitas

WWW.APLIMEDIA.COM - 94 453 57 25 -7-

El problema es que la programación de software ERP

WWW.APLIMEDIA.COM - 94 453 57 25 -8-

Para los que buscan una solución más económica y

Normalmente estas soluciones se estructuran en

A pesar de ser una solución más genérica, muchos de

WWW.APLIMEDIA.COM - 94 453 57 25 -9-

Software libre o propietario

Si cuentas con un buen equipo de desarrolladores,

Por otro lado encontramos los software “privados” o

Estas son algunas de las clasificaciones más comunes

Lo más probable es que ya hayas detectado una

Cuando hablamos del precio de un software de

• Costes asociados a la implantación de un

Precios de un software de gestión

En el mercado de los software de gestión vas a

- Software de gestión gratuito

Esta es una opción muy básica que puede servir para

La opción de un software gratuito de código abierto

- Software de gestión de precio “normal”

Puedes encontrar opciones realmente económicas en

Respecto a las modalidades de pago, normalmente

Lo ideal para una PYME es una opción que incluya

- Software de gestión de miles de euros

Una mala implementación de un software de estas

Costes derivados de implantar un

- Instalación del software

Puede darse el caso de que la implantación suponga

- Formación en el uso del programa

Este punto es esencial y puede suponer la diferencia

Dentro del mercado de los software ERP encontrarás

De nuevo, puede darse el caso de empresas que