PROCESO ADMINISTRATIVO PARA OPTIMIZAR LOS SERVICIOS DEL

PARQUE AUTOMOTOR DE LA POLICIA METROPOLITANA DE

BARRANQUILLA.

MARIANA MANTILA PADILLA

Trabajo de grado presentado como requisito parcial para optar al título de:

TÍTULO A OBTENER

Director: KATHERIN ROSERO FLOREZ.

POLITÉCNICO DE LA COSTA ATLÁNTICA, PCA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
BARRANQUILLA
2020
 ACTA DE APROBACIÓN DE TRABAJO DE GRADO

El día XX de XXXXX del XXXX, se llevó a cabo la sustentación del Trabajo de Grado
presentado por el(los) estudiante(s) según se detallada a continuación, como requisito
parcial para optar al título de XXXXXX y que fue APROBADO por dos (2) jurados.

En constancia, se relaciona la información del proyecto y jurados.

Título del Trabajo de grado:

Presentado por: Identificación:

Director Co-Director: Asesor

NOTA DE ACEPTACIÓN RECONOCIMIENTO

Se firma en constancia de lo expresado, en la ciudad de Barranquilla a los XX días del

mes de XXXXX de XXXX.

____________________________ ________________________
Nombre del Jurado 1 Nombre del Jurado 2
Identificación Identificación
JURADO 1 JURADO 2
iii

DEDICATORIA

Escriba aquí su dedicatoria

iv

AGRADECIMIENTO

Escriba aquí sus agradecimientos

v

RESUMEN

Escriba un resumen del proyecto, con una longitud entre 150 y 300 palabras.
 vi

ABSTRACT

Escriba aquí una versión en inglés del resumen del trabajo, con una extensión menor a
300 palabras.
vii

INDICE GENERAL
DEDICATORIA...............................................................................................................iii
AGRADECIMIENTO.......................................................................................................iv
RESUMEN.........................................................................................................................v
ABSTRACT......................................................................................................................vi
INDICE GENERAL........................................................................................................vii
LISTA DE FIGURAS.......................................................................................................ix
LISTA DE TABLAS..........................................................................................................x
INTRODUCCIÓN...........................................................................................................11
EL PROBLEMA..............................................................................................................12
1. Descripción del problema.....................................................................................12
2. Objetivos...............................................................................................................15
2.1. Objetivo general............................................................................................15
2.2. Objetivos Específicos....................................................................................15
3. JUSTIFICACIÓN.................................................................................................16
4. Delimitación del trabajo de grado.........................................................................17
4.1. Delimitación espacial....................................................................................17
4.2. Delimitación temporal...................................................................................17
MARCO TEÓRICO.........................................................................................................18
5. Antecedentes.........................................................................................................18
6. Bases teóricas........................................................................................................24
MARCO METODOLÓGICO..........................................................................................25
7. Tipo de investigación............................................................................................25
8. Diseño de la investigación....................................................................................25
9. Población...............................................................................................................25
10. Muestra..............................................................................................................25
11. Técnicas e instrumentos de recolección de datos..............................................25
12. Elaboración del instrumento.............................................................................26
RESULTADOS................................................................................................................27
13. Análisis y discusión de resultados....................................................................27
viii

CONCLUSIONES...........................................................................................................28
BIBLIOGRAFÍA..............................................................................................................29
ix

LISTA DE FIGURAS
x

LISTA DE TABLAS
 11

INTRODUCCIÓN

Escriba aquí la introducción al trabajo de grado, con una extensión mínima de 250
palabras.
 12

EL PROBLEMA

1. Descripción del problema

Los procesos administrativos en las organizaciones son factores determinantes para la

toma de decisiones y logro de los objetivos ya que de dichos procesos dependen del

desarrollo de las actividades. Para esto se deben tener unas políticas claras establecidas que

con lleven al mantenimiento de estos, garantizando objetividad, transparencia y excelencia

que permita mantener la sinergia en los cumplimientos trazados. Es de anotar que si

realizamos de manera correcta, estas premisas, llegaremos a tener un buen desarrollo del

proceso.

En Colombia existe la Policía Nacional que como institución del estado tiene como fin

primordial el mantenimiento de la convivencia como condición necesaria, para el ejercicio

de los derechos y libertades públicas y para asegurar que los habitantes de Colombia

convivan en paz fundamentada en el código de ética policial, sin embargo, por ser una

institución Pública, deben cumplir con unos lineamientos estatales específicos para el

desempeño de todos los procesos administrativos, que no son ajenos a los que se concibe en

cualquier otra institución de carácter público o privado.[CITATION Pol20 \l 9226 ].

Particularmente la Policía Nacional, posee una Dirección Administrativa y financiera el

cual se encarga de administrar de manera efectiva los recursos financieros y logísticos de la

Policía Nacional, con el fin de contribuir al cumplimiento de la misión institucional. A

 13

nivel nacional todos los grupos de movilidad de las diferentes Metropolitanas, tienen un

área denominada Parque Automotor donde se lleva el control de cada uno de los vehículos.

A continuación, abordaremos la particularidad que se establece en el parque automotor

de la Policía Metropolitana de barraquilla, el cual se distribuye por cuadrantes en cada

estación de Policía de la ciudad. [CITATION DIR20 \l 9226 ]

El parque automotor adscrito a la Metropolitana de Barranquilla es de 2130 entre

vehículos y motocicletas, en cuanto a los estados de funcionamiento se encuentran

distribuidos de la siguiente manera, así: 1700 en servicio que se encuentran cargados a

Modelo Nacional de Vigilancia Comunitaria por Cuadrantes (MNVCC), adscritos a las

diferentes estaciones de Policía; 300 fuera de servicio los cuales se encuentran trámite para

ser dados de baja o chatarrizados por diferentes motivos que cuenta la institución como los

son: tiempo de vida útil del bien o costo beneficio en el mantenimiento y por último 130 en

mantenimiento los cuales al momento de terminar ese evento los que están aptos para el

servicio retornarían al MNVCC y los que no pasarían al estado fuera de servicio.

En Colombia todos los vehículos que se encuentren activos en el Registro Único

Nacional de Tránsito (RUNT) y circulen por vías públicas o privadas dentro del territorio

nacional deben obligatoriamente portar el Seguro Obligatorio contra Accidentes de Tránsito

(SOAT) dado el caso de que se presente algún siniestro vial, cubre de gastos médicos

hospitalarios y de la responsabilidad civil a propietarios, conductores, pasajeros, peatones

y/o terceros afectados en el evento presentado.[ CITATION Def07 \l 9226 ]

 14

Actualmente en la Policía Metropolitana de Barranquilla se presentan una serie de

retrasos debido a que los procesos administrativo que se llevan a cabo no están siendo

eficaces, ni eficientes colocándose en riesgo la operatividad y la salida al servicio del

parque automotor de la institución; ya que en el proceso de compras y contratación con

proveedores de Seguros Obligatorios contra Accidentes de Tránsito, se perciben una serie

de obstáculos presentados en los pliegos de condiciones por parte de los interesados en

dicho proceso contractual.

Como consecuencia de esta situación, la entidad estatal contratante cae en una situación

donde le toca improvisar medidas de acción urgente, en razón a queda sin poder realizar la

adjudicación del contrato y sin protección de pólizas SOAT para los vehículos y

motocicletas que se encuentran activos, afectando como tal el Modelo Nacional de

Vigilancia Comunitaria por Cuadrantes, lo que ocasiona que los vehículos no puedan

circular en la ciudad percibiendo inseguridad dentro de la misma.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Minimizar la dificultad que se presenta en el proceso administrativo de contratación de

los SOAT en la Policía Nacional?

¿Cómo ejecutar el proceso administrativo de contratación de los SOAT para mejorar la

automatización de los métodos de compra e innovación?

15
 16

2. Objetivos

2.1. Objetivo general

Mejorar el proceso administrativo para optimizar los servicios del parque automotor de
la Policía Metropolitana de Barranquilla

2.2. Objetivos Específicos

1. Analizar la situación que se evidencia en la prestación del servicio del parque

automotor de la Policía Metropolitana de Barranquilla.

2. Verificar la documentación administrativa requerida que exigen los procesos

contractuales de los servicios del parque automotor de la Policía Metropolitana de

Barranquilla.

3. Diseñar estrategias para optimizar y reducir la alta tasa de siniestralidad en el

parque automotor de la Policía Metropolitana de Barranquilla.

 17

3. JUSTIFICACIÓN

Las instituciones en la actualidad, deben contar con procesos ágiles y organizados,

que respondan de forma flexible y dinámica a las necesidades de estas, desarrollando

competencias como la resolución de problemas en las que puedan aprovechar sus procesos

y los recursos disponibles al máximo para dar soluciones, mostrando de manera eficaz

resultados que ayuden a mantener la confianza en su competitividad en los resultados y

objetivos alcanzados.

En este proyecto se realizará un análisis de la situación actual de los procesos

administrativos (compras y contratación) que son llevados a cabo en la Policía

Metropolitana de Barranquilla, de cuáles son esos aspectos previamente encontrados en los

que se deben intervenir y trabajar para lograr la optimización de esos procesos, su

desarrollo de mejora, planificación y organización para que el progreso de la operatividad

institucional sea exitosa.

Para la Policía Nacional Metropolitana de Barranquilla esto es de suma importancia

porque en la medida que cuente en su totalidad con el parque automotor de la institución

disponible y la documentación de estos se encuentre al día, brindara un buen servicio de

manera efectiva a la comunidad cumpliendo como institución con la responsabilidad de

salvaguardar la vida de la población civil, y su impacto social es inminente para la

seguridad de todos, tanto como para el personal uniformado que conduce los vehículos y

para los terceros relacionados con el servicio.

18

3.1.1.1.1.1.1.
 19

4. Delimitación del trabajo de grado.

4.1. Delimitación espacial

Este proyecto se ejecuta en las instalaciones de Comando de Policía de la Metropolitana

de Barranquilla, en el área del Grupo de Movilidad y oficina del Grupo de Contratos; el
cual está ubicado en la Carrera 43 No. 47-53 barrio El Rosario, Barranquilla.

4.2. Delimitación temporal

Este proyecto se realizará en el periodo comprendido del 7 de febrero al 04 de junio

del año 2020.
 20

MARCO TEÓRICO

5. Antecedentes

ADMINISTRACION

(koontz.,2012) Define la administración como “el proceso mediante el cual se

diseña y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas

específicas de manera eficaz”. Esta se amplía a que:

1. Como gerentes, las personas realizan las funciones gerenciales de planear,

organizar, integrar personal, dirigir y controlar.

2. La administración se aplica a cualquier tipo de organización.

3. También se adjudica a los gerentes de todos los niveles organizacionales.

4. La meta de todos los gerentes es la misma: crear valor agregado.

5. La administración se ocupa de la productividad, lo que supone efectividad y

eficiencia, y la suma de los dos para lograr la eficacia.

La Administración es un concepto muy variable, es planificar estratégicamente

estableciendo estructuras que le permitan a la organización contribuir al cumplimiento de

las metas con personal capacitado y competente que ayude al alcance de los objetivos y con

los recursos necesarios. Dentro de la administración existen procesos que se deben seguir

para que se exitoso.

 21

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

(Elizama, 2013) Afirma que “un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios

para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo.”

Por su parte (CHIAVENATO, 2006) Resalta que “Las funciones Administrativas

en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran

aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y  Control, son

solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos en un enfoque

global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso administrativo.

Entonces podemos definir los procesos administrativos como etapas o mecanismo

implementados en las organizaciones para alcanzar los objetivos trazados, nos indica que

de la buena estructuración de los procesos depende el avance de la empresa para el alcance

de metas futuras establecidas en las misión, visión. Después de conocer los procesos

administrativos es importante conocer sus fases;

[ CITATION Guz13 \l 9226 ] Las define como:

Fase mecánica: Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas,

programas, presupuestos, procedimientos. Organización: División del trabajo y de la

coordinación; jerarquización, departamentación, descripción de funciones.

 22

Fase dinámica: Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación,

comunicación, y supervisión.

PLANEACION:

(koontz., 2012) afirma que la Planeación es la Selección de misiones y objetivos,

así como de las acciones para lograrlos; lo anterior requiere tomar decisiones, es decir,

elegir una acción entre varias alternativas.

La planeación hace parte de la etapa mecánica que es la base de todas las funciones

que se realizan a nivel gerencial para decidir sobre las acciones que se requieran, su

participación es activa en los procesos administrativos ya que de esta depende el punto de

partida de en donde estamos estableciendo objetivos y metas y hacia dónde queremos ir. La

planeación va de la mano con el control ya que no se puede tenerlo sin haber planificado.

ORGANIZACIÓN:

[ CITATION Har12 \l 9226 ] Organizar Establecer una estructura intencional de

funciones que las personas desempeñen en una organización.

El propósito de la organización es crear un ambiente para el desarrollo humano, como

herramienta nos ayuda a diseñar las funciones en bases a las habilidades y actitudes de las

personas disponibles para los fines trazados, integrando al personal e identificando los

requisitos que cumplen las fuerzas de trabajo.

DIRECCION:
 23

[ CITATION Har12 \l 9226 ] Influir en las personas para que contribuyan a las

metas organizacionales y de grupo; asimismo, tiene que ver sobre todo con el aspecto

interpersonal de administrar”. Como el liderazgo supone seguidores y las personas tienden

a seguir a los

que ofrecen medios para satisfacer sus necesidades, anhelos y deseos, es comprensible que

dirigir suponga motivar, estilos y enfoques de liderazgo y comunicación.

SUPERVISIÓN:

La supervisión es la parte dinámica de este proceso su objetivo es que las

actividades o tareas asignadas sean ejecutadas de manera satisfactoria, se debe tener claro

que la persona que va a realizarlo deberá encontrarse en un nivel superior en la

organización de quienes desempeñan la actividad que demanda control.

“La supervisión implica la acción de inspeccionar, controlar, ya sea un trabajo o un tipo de

actividad y siempre es ejercida por parte de un profesional superior ampliamente capacitado

para tal efecto.” [ CITATION UNC12 \l 9226 ]

 24

PROCESO DE COMPRAS

[ CITATION ALB02 \l 9226 ] Las compras dentro de las organizaciones siempre se

han realizado con el fin de poder suplir las actividades diarias que ésta realiza. Estas

dependen del tamaño y de la necesidad de la organización y ante todo del aprovechamiento

Ilustración 1 proceso
administrativo
y optimización de los recursos que realicen los funcionarios.

Los procesos de compras no son implementados en las empresas como un proceso

universal los estándares se aplican de acuerdo a las necesidades que está presente, para

iniciar la persona que realiza la compra debe conocer la entidad con la que va a contratar

identificando la calidad de los servicios y productos ofrecidos para tener en cuenta a los

proveedores a seleccionar y que cumpla con los requisitos que la empresa ha establecido

previamente. Los pasos que debemos seguir para llevar a cabo un proceso de compras son

[ CITATION ALB02 \l 9226 ] :

1. Detectar la necesidad

2. Planear negociación con proveedores

3. Elección de proveedor

4. Realizar pedido

5. Aprobación por parte de los directivos del área del pedido

 25

6. Orden de compra

7. Entrega de pedido

8. Verificación del pedido

9. Pago a proveedores

OPTIMIZACION

(anonimo, 2020) Optimizar quiere decir buscar mejores resultados, más eficacia

o mayor eficiencia en el desempeño de alguna tarea. De allí que términos sinónimos sean

mejorar, optimar o perfeccionar.

[ CITATION Gue15 \l 9226 ] Optimizar en el área administrativa ayuda a la

gestión y planificación de mejoras en el proceso de trabajo y aumentar el rendimiento de

los empleados de la empresa.

 26

6. Bases teóricas

En esta sección describa las bases teóricas, es decir, conceptos, conocimientos

científicos y otros referentes (usualmente corresponde a información en libros,
enciclopedias y similares) que se relacionan con el área de conocimiento o aplicación que
aborda su trabajo de grado. Emplee sub-títulos según considere necesario.
 27

MARCO METODOLÓGICO

7. Tipo de investigación

Describa y justifique el tipo de investigación (básica, aplicada, desarrollo experimental o

innovación), su enfoque (cuantitativo, cualitativo o mixto) y su alcance (exploratorio,
descriptivo, correlacional o explicativo) de acuerdo al estudio realizado en el trabajo de
grado.

8. Diseño de la investigación

Describa la metodología o desarrollo metodológico empleado para alcanzar los objetivos

del presente trabajo de grado.

9. Población

Opcional. Si aplica a su estudio, defina la población de acuerdo al enfoque utilizado.

10. Muestra

Opcional. Si aplica a su estudio, defina la muestra de acuerdo al enfoque utilizado.

11. Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Opcional. Si aplica a su estudio, defina cuáles son los instrumentos empleados en el

trabajo de grado (encuesta, entrevista, entre otros).
 28

12. Elaboración del instrumento

Opcional. Si hubo instrumentos en su trabajo de grado, describa la técnica de

construcción del instrumento. Puede emplear sub-títulos si lo considera necesario.
 29

RESULTADOS

13. Análisis y discusión de resultados.

Describa cada uno de los resultados obtenidos en la realización del proyecto de grado.
Utilice tantos títulos y sub-títulos como considere necesario.
30

CONCLUSIONES
 31

BIBLIOGRAFÍA

anonimo. (07 de 05 de 2020). https://www.significados.com/optimizar. Obtenido de

www.significados.com
BERNAL, C. A. (2010). INVESTIGACION DESCRIPTIVA. En C. A. BERNAL,
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION (pág. 113). BOGOTA: PEARSON
EDUCACIÓN.
CHIAVENATO, I. (2006). INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA
ADMINISTRACION. MEXICO D.F.: Mc Graw -Hill .
Defensoria del pueblo . (17 de 10 de 2007 ). DECRETO 3990 DE 2007. Obtenido de
www.defensoriadelpueblo.gov.co
DIRAF. (04 de 04 de 2020). https://www.policia.gov.co/direcciones/administrativa.
Obtenido de Dirección Administrativa y Financiera.
Elizama, G. C. (3 de 11 de 2013). GESTIOPOLIS.COM. Obtenido de
https://www.gestiopolis.com/el-proceso-administrativo-segun-varios-autores/
FARIAS, E. B. (2003). PROCESO ADMINISTRATIVO M EN C.
Juan, G. (24 de 06 de 2015). Gestiopolis.com. Obtenido de
https://www.gestiopolis.com/concepto-de-optimizacion-de-recursos/
koontz., H. (2012). ADMINISTRACION UNA PERSPECTIVA GLOBAL. MEXICO:
McGraw-Hill.
MONTOYA PALACIO, A. (2002). ADMINISTRACION DE COMPRAS. BOGOTA:
NORMA.
Policia, N. (04 de 04 de 2020). https://www.policia.gov.co/mision-vision-mega-principios-
valores-funciones. Obtenido de https://www.policia.gov.co/mision-vision-mega-
principios-valores-funciones.
UNCHA, F. (02 de 2012). Obtenido de DEFINICION ABC:
https://www.definicionabc.com/general/supervision.ph
32
33

ANEXOS
Si lo requiere, utilice esta hoja para separar la sección de anexos de su proyecto de
grado.