Diagnóstico y Presentación de la Auditoria Administrativa, de Acuerdo con el Análisis

Factorial

Eliana Julieth Pedroza Ramírez, Tatiana Alexandra Penagos Chivata, Luis Felipe Vergara

Correa, Juan Camilo Reina Delgadillo.

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras, Fundación Universitaria

del Área Andina

713: Auditoria Administrativa

Dr. Oscar Daniel Carvajal Clavijo.

14 de agosto de 2020
 Introducción

Factores a Evaluar en el Área Comercial

Problemáticas:

Se evidencian falencias en el área Comercial que generan ineficiencia en los procesos

desarrollados en estrategia comercial, oferta, distribución, precio, publicidad y ventas, se
establece la Fuerza de Trabajo, Contabilidad y Estadística como factores directos que
influyen en el cumplimiento de objetivos, disminuyendo la productividad del área en la
empresa generando las siguientes problemáticas principales:

1. Incumplimientos en las funciones propias de los cargos, por falta de capacitación,

formación y recursos brindados al personal, generando irregularidades en el tiempo de
la realización de las actividades.
2. No cuenta con procesos y objetivos claros para el debido funcionamiento del área
generando aumento de cartera y falta de control en la gestión de cobranza
3. Falta de control en las rutas programadas de las ventas asignadas e inadecuado
seguimiento en los reportes de las ventas realizadas.
 Factor Área Evaluación Personas Acciones a
Involucradas Mejorar

Fuerza de Estrategia No hay metas Supervisores de Fijar objetivos

Trabajo Comercial claras ni ventas claros a corto y
específicas y no largo plazo.
se transmiten de Dirección Generar espacios de
una manera Comercial retroalimentación y
correcta a cada capacitación.
uno de los Seguimiento a la
miembros del implementación de
equipo, para las metas
buscar lograr establecidas y su
los objetivos. respectivo
Desconocimient cumplimiento
o de todos el diario.
portafolio de Capacitar a los
productos que la representantes de
organización venta en el
ofrece por parte conocimiento de
de los todos los productos
representantes y precios que ofrece
de ventas.. la empresa y no solo
en una marca
establecida.

Oferta No se realiza Representante de Reporte diario de

una verificación Venta las ofertas vigentes
de las ofertas y Mercaderista para que los
promociones Impulsadora impulsores tengan
vigente ante los presente para su
clientes. debido ofrecimiento
No se cumple ante los clientes.
con el correcto Generación de
reporte a tiempo informe diario de
al área las ventas efectivas
encargada de las de las ofertas y
ofertas y promociones.
promociones
vendidas.

Distribución Cambios de Asistente de Generación de

distribución de recepción cronograma para la
rutas no Auxiliar de implementación de
planeados. despacho. los horarios
Inadecuado Conductores establecidos en
manejo de tiempo real de los
información despachos.
histórica de
entregas. Implementar
 Inadecuado planillas de recaudo
manejo en el y retroalimentación
recaudo de los a conductores sobre
pedidos el manejo en
entregados. recaudo de pagos
Retraso en del cliente.
tiempo
establecido para
la entrega.

Precio Actualización en Direccion Contacto continuo

el sistemas de Comercial con los proveedores
los precios Asistente de para la debida
establecidos en Compras actualización de
primer lugar por Auxiliar de precios que se
los proveedores Compras ajusten al mercado
y finalmente el beneficiando tanto
precio indicado al cliente y la
por la organización.
organización.

Publicidad La compañía no Representantes de Ejercer un sistema

cuenta con ventas de control sobre el
departamento de Mercaderistas material POP,
mercadeo y Impulsadoras publicidad
publicidad entregada a los
teniendo en trabajadores por los
cuenta que todas proveedores.
las estrategias de
publicidad,
mercadeo,
material POP lo
brindan los
proveedores.
Mala
administración
de la publicidad
dada por los
proveedores

Ventas Los vendedores Supervisor de Adaptar procesos

ocupan gran ventas innovando en
parte de su Representantes de tecnología para
tiempo buscando ventas generar mayor
datos de mercaderista eficiencia,
contacto, impulsadoras eliminando reportes
elaborando manuales.
reportes de Mejorar la
forma manual, estrategia de
ingresando comunicación entre
 información una el área de Ventas y
y otra vez. logística generando
Realizar ventas mayor precisión en
sin stock o stock y reducción de
capacidad errores.
evidencia la falta
de comunicación
entre los
departamentos.

Factor Área Evaluación Personas Acciones a

Involucradas Mejorar

Contabilidad Estrategia Genera gastos al Dirección de Implementación de

y Estadística Comercial no realizar un recursos humanos. un programa de
debido proceso formación para el
de selección de personal.
personal. La capacitación es
No cuenta con una inversión que
un debido trae beneficios al
proceso de personal y a la
formación para empresa y así
el debido contar con personal
aprovechamiento capacitado.
de las
capacidades y
habilidades del
personal.

Oferta Falta de implementar

verificación de mecanismos de
las ofertas y control antes y
promociones después que
vigentes permitan medir la
otorgada por efectividad de las
los proveedores ofertas, y así poder
al no hacer la saber si con ellas
debida se están logrando
validación alcanzar los
objetivos que la
empresa se
propuso y no
presentar pérdidas
Distribución Al no contar con
un equipo de
personal
capacitado,
puede generar
errores y causar
gastos
innecesarios
dentro de la
empresa
Al no cumplir
con el debido
compromiso de
la entrega en la
distribución se
puede afectar en
la pérdida de
clientes.
Falta de control
de reporte diario
de las ventas
efectivas.
Falta de
información
hacia los clientes
del pago
oportuno de las
facturas.

Precio

Publicidad

Ventas Mal manejo de Asistente de ​Implementación

los créditos cartera de cronograma
otorgados a los Asistente de caja
donde los
clientes que Asistente de
generan el facturación clientes tengan
crecimiento conocimiento de
negativo de la fechas de
cartera de la
vencimientos
empresa sin un
control establecidas por
adecuado de su la organización.
seguimiento. Acompañamient
No generar o a los clientes
estrategias
para que tengan
específicas para
una venta con conocimiento de
éxito. su deuda actual
 con la empresa y
así generar
alivios para sus
pagos oportunos.

Factores Indirectos:

acompañamiento a los clientes.

área venta:

Está posicionada como la mayor empresa de distribución en canal tradicional y canales

alternativos.