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GRUPO Q despliega la facturación

electrónica desde sus sistemas SAP ERP


en el mercado centroamericano

CLIENTE: Grupo Q
● Más de 65 años de trayectoria con presencia en Guatemala,
El Salvador, Honduras, Nicaragua y Costa Rica
● 2.400 colaboradores y más de 500.000 clientes en
Centroamérica
● Representante de 13 prestigiosas marcas de la industria
automotriz

RESUMEN EJECUTIVO
Grupo Q, empresa líder en el sector automotriz de Centroamérica requería
empezar a facturar electrónicamente de forma centralizada y desde su sistema
SAP ERP cubriendo tanto la emisión como recepción y dando cumplimiento a lo
establecido por los entes regulatorios tanto en Costa Rica (DGT) como en
Guatemala (SAT).

Techedge propuso su solución b+ digitalCompliance, desarrollada como un


add-on del sistema SAP ERP, fue construida inicialmente para cumplir la
normativa de facturación electrónica en España donde desde hace más de 8 años
cuenta con más de 25 clientes satisfechos a nivel global y se ha localizado para
adaptarse a las legislaciones de 8 países de Europa y América; lo que prueba el
estado de madurez y robustez de la solución.

Es así como Grupo Q ha conseguido disponer del control y la visibilidad del estado
de cada factura de manera centralizada dentro SAP, optimizando la comunicación
con sus clientes y proveedores mediante diferentes canales como: portal de
proveedores/clientes, correo electrónico y servicios web para lograr reportar la
información solicitada a los entes regulatorios de manera localizada a su negocio
en Centroamérica.
DESAFÍO U OPORTUNIDAD
Grupo Q cuenta con una operación compleja, que debe
combinar varias líneas de negocio junto con la
presencia activa en 5 países de Centroamérica (El
Salvador, Costa Rica, Guatemala, Honduras y
Nicaragua). Con este contexto, los requerimientos
locales, como el caso de la factura electrónica, no
podían responderse de forma táctica, dado que
resolverlos con respuestas locales supondría un
aumento exponencial de la dificultad de la operación, y
por ende un fuerte aumento de los costos de
mantenimiento y adaptación de las soluciones.

Por esta razón, Grupo Q decidió responder al requerimiento inicial de facturación


electrónica en Costa Rica con una solución que pudiera reutilizar posteriormente
a medida que se incorporarán otros países. Así es cómo seleccionó la solución b+
digitalCompliance, que le ha permitido procesar con éxito sólo en Costa Rica más
de 228.000 facturas/año, dando cumplimiento a lo solicitado por la DGT
-Dirección General de Tributación, según el marco legal del Ministerio de hacienda
contemplado en la resolución DGT-02-09. Pocos meses después de la salida en
vivo en Costa Rica, se encaró el proyecto de facturación electrónica en
Guatemala, aprovechando muchas de las lecciones aprendidas en el caso
anterior.

De esta manera Techedge se convirtió en su aliado estratégico para enfrentar


este desafío que supuso:
● Cumplir con los tiempos solicitados de acuerdo a la regulación tributaria y
legislativa exigida por la DGT -Dirección General de Tributación
● Integrar la facturación electrónica con los sistemas que ya corrían en su ERP,
por lo que la emisión de facturas se debía realizar sobre el portal de clientes
propio de Grupo Q; y del mismo modo, la recepción a través de una
funcionalidad dispuesta en su portal de proveedores
● Administrar en su totalidad el proceso de cuentas por pagar a través de un
Centro de Servicios Compartido, operado por un único equipo de trabajo de
Grupo Q, de manera que se controlara este proceso multipaís siendo un punto
crítico
● Integrar la facturación electrónica con la solución
que tenían para automatizar el proceso de cuentas
por pagar: SAP Vendor Invoice Management
● Controlar totalmente el proceso de facturación a
través de una completa trazabilidad de la factura a
cada instante y en tiempo real

La implementación de la solución b+ digitalCompliance


de facturación electrónica de Techedge, permitió que
Grupo Q obtuviera beneficios importantes en cuanto a
la agilidad en los procesos, ahorros en costos de
administración y materiales, garantizando los
escenarios de facturación Business-to-Business y Business-to-Government; y
cumpliendo los requerimientos legales a cabalidad.

LA SOLUCIÓN
Gracias a la experiencia que Techedge ha tenido apoyando a diferentes empresas
a nivel global, hemos identificado que la mayoría necesita de un componente que
les permita habilitar la comunicación de sus procesos de negocio almacenados en
su SAP ERP o S/4HANA con las agencias gubernamentales. Para cumplir con
estos requerimientos contamos con una solución robusta, Suite b+ que incluye
un conjunto de soluciones que permiten la integración de los procesos de negocio
actuales con los nuevos retos exigidos por el mercado y por las reglamentaciones
legales de cada país.

La solución ofrecida por Techedge para dar respuesta a la necesidad de Grupo Q


fue b+ digitalCompliance, que cubre el proceso de emisión y recepción de la
Facturación Electrónica acorde a las reglamentaciones vigentes en los países
centroamericanos, donde además logramos solucionar los requerimientos
asociados a la comunicación de datos de negocio con las agencias regulatorias
teniendo en cuenta que Grupo Q tiene presencia en 5 países de Centroamérica,
por lo cual la experiencia de Techedge en la implementación de este tipo de
soluciones y la capacidad de integración de b+ digitalCompliance con los
sistemas SAP ERP fueron un punto clave para realizar este proyecto.
Con b+ digitalCompliance, Grupo Q dispone de
múltiples beneficios para facturar electrónicamente:
● Garantizar la comunicación empresarial con los
entes gubernamentales dando cumplimiento a
procesos de carácter obligatorio
● Asegurar la inversión mediante un framework de
trabajo común, que garantiza la ágil y rápida
asimilación de los distintos proyectos
● Definir un marco central de comunicaciones
Empresa – Entidades Reguladoras
● Contar con una solución adaptable y
complementaria a sus sistemas y procesos
● Agilizar la adopción de nuevas leyes y marcos regulatorios
● Desplegar la arquitectura tecnológica necesaria para adoptar un alcance de
operación global y multipaís

Grupo Q cuenta con una solución que tiene una estructura modular, con un
componente común, que permite ampliar su gestión a diferentes países y
localizaciones, la cual se despliega dentro del sistema SAP ERP permitiéndole la
generación de los comprobantes electrónicos sin impactar los procesos de
facturación estándar, así mismo cuenta con control y visibilidad del estado de
cada factura de manera centralizada dentro del sistema; y además optimiza la
comunicación con sus clientes y proveedores mediante diferentes canales como:
portal de proveedores/clientes, correo electrónico, servicios web, para lograr
reportar la información solicitada por la DGT.
La flexibilidad de b+ digitalCompliance ayudó a responder a los cambios de
la legislación exigidos por el ente regulador de manera ágil. El cambio de
versión 4.2 a 4.3 se realizó en un periodo de 15 días siendo transparente para
los usuarios internos, clientes y proveedores, lo que nunca afectó la
operación de Grupo Q.

¿CÓMO AYUDÓ LA SOLUCIÓN?


La solución b+ digitalCompliance permitió el cumplimiento de la
reglamentación legal sin impactar los procesos comerciales de Grupo Q con
sus proveedores y clientes, además de permitirle agregar funcionalidades al
portal de comunicación WEB lo que mejoró los servicios de autogestión.

● Realizar el proceso de Facturación Electrónica en


Costa Rica y Guatemala dando cobertura a más de
20 sucursales y opción de desplegarlo a los demás
países de Centroamérica
● Reducción de tiempos en el cierre contable y
financiero en las diferentes sociedades donde opera
● Generar su proceso de facturación electrónica a
más de 350.000 facturas/año de las cuales para
Costa Rica emiten aproximadamente 228.000
facturas/año y reciben cerca de 120.000
facturas/año
● Trazabilidad del pedido desde la vertical SAP DBM
(Dealer Business Management) hasta la generación
del comprobante electrónico

● Visibilidad del estado de cada comprobante emitido hacia sus clientes,


optimizando el seguimiento de la aceptación y rechazo de cada factura
● Disposición de una solución totalmente adaptable a sus necesidades y
requerimientos core agilizando la gestión con proveedores, clientes y entes
regulatorias
● Capacidad ágil de adopción de los cambios de nuevas leyes y marcos
regulatorios
● El sistema está en capacidad de recuperar la información en los diferentes
fallos que se presentan con la plataforma de la DGT - Dirección
Gubernamental Tributaria
● Generar diferentes reglas para el procesamiento de las facturas
electrónicas recibidas acorde al core y funcionamiento de su negocio

Inicialmente Grupo Q desplegó la Facturación Electrónica en Costa Rica y


posteriormente se continuó con la implementación en Guatemala, localizando
b+ digitalCompliance a lo establecido y solicitado por la SAT-Superintendencia
de Administración Tributaria, donde gracias a la confianza en Techedge se dará
cobertura a otros países incluidos: El Salvador, Honduras
y Nicaragua, acorde a como se vaya habilitando la
exigencia de cada ente regulador.

PLANES FUTUROS
Grupo Q seguirá apostándole a la innovación como su
pilar estratégico en:
● La implementación de la Facturación Electrónica
para El Salvador en el 2021
● Consolidar un solo sistema en toda la región de
manera que se manejen procesos y sistemas
estandarizados, esto confirma la proyección de
poder dar soporte a las operaciones desde un
único punto/herramienta.

● Ajustar las soluciones según las regulaciones de cada país, este proceso de
maduración es natural en todos los países y la solución b+ digitalCompliance
nos da esa flexibilidad de maduración y apego a las legislaciones de cada
país en el que operamos

“La reutilización de la infraestructura/arquitectura estándar de SAP como el ERP y


Process Orchestration nos asegura la confiabilidad de la información en función de un
proyecto de índole legal, eso permitió que nuestro proyecto fuese muy ágil y sostenible
en el tiempo.” Juan Carlos Juárez, Director de Sistemas y Nuevos Proyectos Regional
en Grupo Q.
SOBRE | GRUPO Q
Grupo Q, el más grande proveedor de vehículos de
Centroamérica cuenta con 65 años de trayectoria, lo que la
ha convertido en uno de los grupos empresariales más
sólidos e importantes con presencia en países como
Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua y Costa Rica.

Es representante de 13 de las marcas más prestigiosas de la


industria automotriz como: Nissan, Hyundai, Mazda, Isuzu,
Honda, Ford, Chrysler, Jeep, DODGE, RAM, Chevrolet o
Mercedes Benz.

Actualmente cuenta con 2.400 colaboradores y más de


500.000 clientes en esta región.

ABOUT |
En Techedge, nuestra misión es ayudar a las organizaciones a acelerar su
transformación digital a través de la innovación continua.
Desarrollamos soluciones y servicios caracterizados por combinar el
asesoramiento empresarial, la experiencia tecnológica y la pasión por la
innovación.
Con nuestra presencia internacional, ofrecemos la escalabilidad y
cobertura geográfica de un proveedor global, el compromiso de un socio
local y la competencia de un asesor estratégico de confianza.
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