PRC-HSEQ-003

PROCEDIMIENTO DE MOTIVACIÓN, Versión: 01

COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
Vigencia:
17/01/2018

1. OBJETIVO

Establecer las directrices adecuadas para el manejo de la comunicación, participación y

consulta entre los diferentes niveles de la organización, comunidad, visitantes y demás
partes interesadas externas, teniendo en cuenta la participación y consulta con los
trabajadores.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia desde la identificación de la información que se debe transmitir

y termina en el tratamiento y respuesta de los mismos.

3. RESPONSABLES

La Coordinación HSEQ será el responsable de definir y divulgar los canales y medios de

comunicación. Sera el encargado de proponer mecanismos de motivación dentro de la
organización.

4. DEFINICIONES

Las siguientes serán las definiciones aplicables al presente documento.

4.1 Comunicación

Proceso de comunicación en el cual hay un receptor y un emisor, se trasmite un mensaje

de interés.

4.2 Participación

Proceso mediante el cual se hacen aportes a un sistema de acuerdo al rol desempeñado

y al interés generado por el beneficio mutuo.

4.3 Consulta

Proceso mediante el cual es posible obtener más información requerida.

4.4 Responsabilidad social

Compromiso voluntario y explícito que las organizaciones asumen frente a las

expectativas y acciones concertadas que se generan con las partes interesadas, en
materia de desarrollo humano integral; ésta permite a las organizaciones asegurar el
crecimiento económico, el desarrollo social y el equilibrio ambiental, partiendo del
cumplimiento de las disposiciones legales.

4.5 Partes interesadas

Individuo o grupo interesado en, o afectado por, el comportamiento social de la

compañía. representantes de la organización, como socios, asociados, propietarios,
directivos, aliados y gremios, trabajadores, sus familias y sus organizaciones, clientes y

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consumidores y sus organizaciones, competidores, estado, sus representantes e

instituciones, comunidades, tanto locales como regionales, proveedores de todo tipo
como insumos, capital, servicios, conocimiento y tecnología, otros que resulten
relevantes para la organización como la academia, los medios de comunicación, medio
ambiente.

5. DESARROLLO

A continuación se describen los elementos aplicables al presente documento.

5.1 Proceso de comunicación

El proceso de comunicación se basa en la entrega de información desde un generador

hasta un receptor por medio de un mensaje que se entrega en un medio específico
(verbal, digital, físico, telefónico, entre otros), a continuación se describen los elementos
asociados al proceso de comunicación.

5.2 Identificar tema a divulgar

Se identifica el tema que se requiera divulgar que concierna a los empleados o

contratistas

5.3 Definir método de divulgación

Se define como se realizara la divulgación ya sea usando correos electrónicos,

memorandos, cartas, publicación en cartelera, boletines, etc.

5.4 Ejecutar divulgación

Se realiza la divulgación del tema específico según sea requerido.

5.5 Generalidades

Los medios usados pueden ser físicos: cartelera, entrega de fotocopias; verbales:
capacitaciones o comunicaciones telefónicas; visuales: por medio de videos; electrónicos:
mensajes en los mails. La información que se comunica depende de los temas que
manejan los niveles de la organización o los procesos; a continuación se mencionan la
información que se comunica.

 Políticas y Objetivos del SG-HSEQ

 Requisitos Legales.
 Responsabilidades del SG-HSEQ
 Quién es el Representante del SG-HSEQ
 Peligros identificados en las actividades que desarrolla la compañía.

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 Programas de gestión de integral como: Programa de prevención riesgo,

Programa de Vigilancia Epidemiológico, y otros que la organización requiera.
 Procedimientos de trabajo seguro si se desarrollasen actividades de alto riesgo
como trabajos de alturas o en trabajos en caliente.
 Gestión del COPASST y quienes lo integran.
 Resultados de las investigaciones de los accidentes y casi accidentes de trabajo,
así como de las enfermedades profesionales; a través de por ejemplo las
lecciones aprendidas.
 Aspectos e impactos ambientales involucrados en el desarrollo de las actividades.
 Plan de Emergencias y los procedimientos operativos normalizados para los tipos
de emergencias.
 Resultados de la revisión por la Dirección.
 Estado de las acciones correctivas y preventivas del sistema de gestión integral.
 Cambios del SG-HSEQ de que puedan afectar a ciertas partes interesadas.

5.6 Comunicación externa del SG-HSEQ

Comunicación externa se considera a todos aquellos elementos asociados con el

Sistema de Gestión Integral que deberán ser comunicados a personas que no
pertenezcan a los segmentos de trabajador. Las comunicaciones externas serán
manejadas como se describe a continuación.

5.7 Comunicación externa enviada

Es aquella comunicación que se envía a nuestros clientes, empresas, proveedores y

demás entidades, por medio de cartas, informes y los sitios web, con el fin de que
nuestros procesos y su información sean conocidos. Cuando se utilice la comunicación
externa, se procede así:

 Quien requiera la comunicación externa, realiza el borrador de la misma (carta),

informe o artículo.
 Se sugiere presentar el borrador del documento a la Coordinación HSEQ o a la
Gerencia a fin de permitir un manejo objetivo de la información y evitar errores
por subjetividad.
 Una vez aprobado, se imprimen dos copias en papel membrete con el logo de la
empresa y se envía a la entidad para la cual fue creada, en caso de que sea
información para publicarse en el sitio web, este se envié al responsable del
manejo de la página para que este monte la información.
 Se verifica que la copia quede con sello de recibido por parte de la entidad que
recibe la comunicación.

5.8 Comunicación externa recibida

Todas aquellas comunicaciones que recibe en la empresa de clientes, proveedores y

demás partes interesadas que tienen un contacto con la empresa, ya sea por
información, normatividad, parte legal, etc. Cuando se reciba una comunicación externa
se procede así:

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 La persona o proceso al cual fue dirigida la comunicación lee e informa a las

personas o los procesos a los cuales les interesa o aplica la información
contenida, con el fin de que sea difundida.
 Una vez todos los cargos o procesos estén enterados, cuando aplique el
responsable o la persona a la cual sea dirigida la comunicación se encarga de dar
respuesta a inquietudes, informaciones solicitadas o aclaraciones a la persona o
empresa que envía la comunicación.
 Cuando las comunicaciones externas generen un cambio o son información
importante dentro de la organización el responsable realiza todos los cambios y
difunde la información dentro de la organización.

5.9 Participación en el SGI

Las participaciones deben ser de carácter positivo y preferiblemente predictivo, para

contribuir con el mejoramiento continuo, por medio verbal o escrito. Cuando los
trabajadores diligencien encuestas acerca de temas del sistema de gestión. Los aspectos
en los que participan los trabajadores son entre otros los siguientes:

 Investigaciones de accidentes, casi accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales.
 Identificación de peligros en los lugares de trabajo por medio de inspecciones de
seguridad.
 En los cambios de objetivos y políticas del sistema de gestión integral.
 Atendiendo auditorías tanto administrativas como operativas.
 En las sesiones de capacitación aportando sus conocimientos y/o experiencias
relacionadas.
 Encuestas de satisfacción del cliente
 Seguimiento a proveedores y contratistas
 Cierre de peticiones, quejas y reclamos generados por clientes (internos o
externo)
 En las correspondientes evaluaciones de desempeño.
 En correos electrónicos y memorandos internos

5.10 Consulta

La coordinación HSEQ en la empresa CARGAS DE COLOMBIA S.A.S consultará a los

trabajadores y otras partes interesadas los cambios en el sistema de gestión que les
afecten. También los directivos y el nivel asistencial podrán hacerse consultas a
entidades externas con el visto bueno de la Coordinación HSEQ, cuando haya
inquietudes acerca de las actividades a desarrollar en el sistema. Así mismo los
trabajadores pueden realizar consultas a la coordinación HSEQ, por ejemplo algunos
temas de consulta pueden ser: normatividad legal, hojas de seguridad de los productos
químicos, procedimientos operativos normalizados para las emergencias, respuesta de
sugerencias de acciones preventivas o de quejas y reclamos.

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La organización determina que por la naturaleza de los peligros y riesgos laborales

identificados así como de los aspectos e impactos ambientales; no se comunicarán los
mismos a clientes, comunidades o terceros ajenos a la organización a menos que sean
estrictamente requeridos de manera formal para procesos específicos de consulta o para
dar cumplimiento a actividades de tipo comercial.

5.11 Motivación por parte de HSEQ

La Coordinación HSEQ de CARGAS DE COLOMBIA S.A.S motivará al personal

administrativo y operativo a través de establecimiento de incentivos, beneficios o
reconocimientos cada vez que haya acciones que así lo demuestren. El personal puede
llegar a ser motivado si demuestra liderazgo como por ejemplo en los siguientes
aspectos:

 Reporte de condiciones y actos inseguros

 Uso adecuado de elementos de protección personal
 Seguimiento a los planes de acción de accidentes de trabajo o de implementación
de acciones correctivas y/o preventivas.
 Aportes y liderazgo en la gestión ambiental.
 Aportes, liderazgo y actuación oportuna relacionada con atención de
emergencias.

5.12 Reconocimientos.

Serán reconocimientos para los trabajadores de la organización:

 Cumpleaños: Se pone en la cartelera un listado con el nombre y la fecha de los

cumpleaños de sus colaboradores, se compra una torta para las personas que
cumplen durante el mes y se canta Feliz Cumpleaños. Se realiza una actividad
con los empleados cada dos meses y se entrega un detalle a los cumpleañeros.
 Amor y Amistad: Se realiza un juego (amigo secreto) y se escoge un día para la
entrega de regalos.
 Celebración fin de año: La empresa realiza una actividad (almuerzo) o agasajo
donde se integran todos los trabajadores, y se da un incentivo a cada trabajador.
 Cumplimientos aplicables al sistema SSTA: Cero accidentalidad; mayor número
de reporte de incidentes, actos y condiciones inseguras; asistencia a actividades
de capacitación, asistencia a actividades desarrolladas por la coordinación HSEQ,
selección de elementos de protección personal y otros relacionados. Este
cumplimiento será evaluado cada tres meses y se designará un trabajador. Se
entregarán como reconocimiento un diploma al trabajador más seguro informando
su designación y un reconocimiento en especie. (Ejemplo, equipos electrónicos,
ropa, bonos y accesorios).

5.13 Acciones Disciplinarias.

Cualquier falta que se cometa en contra del buen funcionamiento del Sistema de Gestión
Integral o incumpla las políticas o reglamentos de la empresa se procederá a realizar lo
siguiente:

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 Leve: La coordinación HSEQ llamara la atención por medio de memorando con

copia a la hoja de vida previa aprobación de la gerencia.
 Grave: Se le comunicara vía memorando la sanción a cumplir según lo decida la
Gerencia y la Coordinación HSEQ.
 Peligrosa: La Gerencia tomará la decisión de retiro de la organización.

6. CONTROL DE DOCUMENTOS

Versión No. Vigencia Descripción de la modificación Responsable

01 14-08-2017 Creación del documento Coordinador HSEQ

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