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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Estructura de la empresa
La organización contará con una estructura funcional de forma piramidal, en la que se observará, en
un principio, dos niveles jerárquicos: en la cúspide se encontrará la gerencia, a cargo de las decisiones
políticas y estratégicas, a cargo de uno de los socios (Socio 1) debido a la formación contable, el cual
también cumplirá funciones en el nivel táctico-operativo en el área administrativa contable, ya por el
momento, al inicio del emprendimiento, no contara con personas a cargo. Siguiendo en el segundo
nivel operativo táctico, en el Departamento de producción estará como jefe de producción, otro de los
socios (socio 2) el cual será también el Maestro Cervecero, apoyado en algunas tareas en sus tiempos
libres por el otro asociado (socio 3), que estará a su vez como Jefe del Departamento
Comercialización y Logística, donde también el maestro cervecero (socio 2) colaborara en el reparto.
En el futuro dicha estructura podrá presentar alteraciones si las condiciones son propicias para acceder
a un mayor volumen de ventas.

Organigrama

Gerente
Socio 1

Dpto Producción y
almacenes Dpto comercialización y Sector administración
Jefe producción Logística Jefe Administrativo
Maestro Cervecero (Socio Jefe Comercial (Socio 3) (Socio 1)
2)
Descripción y especificación de puestos
Aquí se definirán las misiones, funciones y responsabilidades que va a realizar cada cargo definido en
la estructura organizacional.
En base a las necesidades de la organización, se establecerán funciones y responsabilidades que
alguna persona con competencias específicas debe realizar. Para cumplir este requisito, utilizamos una
planilla de descripción del puesto o también manual de misiones y funciones, en la que se visualiza
que la persona a contratar tiene lo que es necesario para asegurar un buen producto y servicio.
Se procedió a realizar una planilla para cada puesto de trabajo:
Modelo de Manual de Funciones

Denominación del Sector: Gerencia General

• Nivel: Superior/Estratégico.

• Dependencia: Depende del Directorio.

• Autoridad:

* Administración

* Planeamiento y Mantenimiento

* Departamento de Compras

* Comercialización.

Funciones:

-Controlar la información y circuitos administrativos de los demás departamentos de la organización.

-Informar al directorio de las novedades sobre el departamento de comercialización y finanzas.

-Entre otros.

Denominación del Sector: Departamento de Comercialización (Aquí puede tratarse de un sector, área, etc.).

En algunas ocasiones se agrega el nombre de la persona a cargo.

• Nivel: Medio/Táctico.

• Dependencia: Depende de la Gerencia General.

• Autoridad: Compras, Comercialización y Marketing

Funciones:

-Controlar el stock de mercaderías

-Informar a la gerencia general de las novedades en relación a los niveles de ventas y gastos.

-Mantener una comunicación constante con el departamento de finanzas para informar de las compras que

deben realizarse, teniendo en cuenta el stock y las decisiones que le pueda impartir la gerencia general.

-Contactar a los proveedores, solicitar los presupuestos y evaluarlos en conjunto con departamento de

finanzas. -Establecer, diseñar políticas y acciones para fomentar la publicidad de los productos.

-Entre otros.

Manual de Misiones y Funciones

Nombre Del Cargo: Gerente General


Dependencia: Gerencia General
Cargos a los que reporta directamente: Socios propietarios
Cargos que le reportan:  Jefe de Producción y almacenamiento
 Jefe Comercialización y logística
 Jefe de Administración
Función General:
 Encargado de la coordinación de las funciones de los distintos Departamentos que componen la empresa.
Funciones Específicas:
 Dirigir el proceso de planeación estratégica de la empresa, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los
objetivos generales y objetivos y metas específicas de la Empresa.
 Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
 A través de sus subordinados hacer operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a
mediano y largo plazo.
 Realizar las gestiones necesarias y Representar a la empresa ante organizaciones externas como organismos estatales.
 Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas optimizando los recursos disponibles
Relaciones
 Debe mantener una fluida comunicación con los jefes de todas las áreas
 Debe mantener una buena comunicación con todos sus dependientes
 Debe mantener una buena relación con los clientes, proveedores y organismos estatales.
Indicadores asociados
 Volumen de Ventas realizadas
 Plazo Promedio de pagos
 Plazo promedio de cobros
 Balance económico y financiero
 Nuevos clientes incorporados a la cartera
 Cantidad de difusión digital
 Cumplimiento con la normativa
Perfil ideal de la persona para el puesto:
Edad: 20-55 años
Lugar De Residencia: departamento Capital y alrededores
Formación Mínima: Estudios secundarios y más de tres años de experiencia en el puesto
Nombre Del Cargo: Jefe comercial (socio 3)
Dependencia: Departamento Comercialización y Logística
Cargos a los que reporta directamente: Gerente general
Cargos que le reportan: Por el momento ninguno
Función General:
 Encargado de la lograr una gestión eficiente de las ventas, atendiendo a los requerimientos de los clientes.
 Contratación del personal del área,
 Control de procesos de envíos,
 Encargado de la evaluación del desempeño del personal,
 Dirige y supervisa a sus dependientes del área.
Funciones Específicas:
 Lograr el nivel de venta fijado en el objetivo mensual
 Realizar todas las tareas inherentes a la ejecución del plan de marketing
 Mantener un contacto fluido con los clientes y realizar periódicamente las tareas preventas
 Coordinar con el camión trasportador: tiempo de entrega, condiciones del trato de la mercancía y tiempo para el
cumplimiento de la entrega de mercancías a clientes.
 Realizar el seguimiento a la entrega del cliente a fin de controlar el cumplimiento por parte transportes tercer izados.
 Hacer seguimiento de los reclamos por parte de clientes.
 Coordinar con el área producción y almacenaje la separación y distribución de la mercancía programando las medidas
necesarias para el desarrollo de esta labor, verificando que la mercancía este separada por pedidos, en buen estado y
facturada.
 Planificar la acomodación de los productos que ingresan, de tal manera
 que permitan la rotación adecuada de estos y que los ayudantes que
 separan el producto y cargan los camiones tengan acceso al producto
 Colaborar en el proceso de planeación estratégica de las ventas con el gerente, determinando los Factores críticos de éxito,
estableciendo los objetivos y metas específicas del área.
 Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas.
 Manejar el marketing a través de las redes sociales y página web
 Gestionar con la colaboración de su dependiente la consecución de las metas y los objetivos operativos, desarrollar planes
de acción a corto y mediano plazo.
 Gestionar el área con la mayor eficiencia optimizando los recursos disponibles.
 Las demás que se desprendan de la naturaleza de su cargo y se requieran
 para el cumplimiento del objetivo del área.
Relaciones
 Debe mantener una fluida comunicación con el gerente y lo jefes de otra áreas
 Debe mantener una buena comunicación con sus dependientes (en caso de tenerlos más adelante)
 Debe mantener una buena relación con los clientes y proveedores
Indicadores asociados
 Volumen de Ventas realizadas
 Nuevos clientes incorporados a la cartera
 Niveles de difusión digital / virtual
 Cumplimiento con la normativa
 Cantidad de pedidos entregados y devoluciones
Perfil ideal de la persona para el puesto:
Edad: 20-55 años
Lugar De Residencia: departamento Capital y alrededores
Formación Mínima: Estudios secundarios y más de tres años de experiencia en el puesto
Nombre Del Cargo: Jefe administración (socio 1)
Dependencia: Departamento administración
Cargos a los que reporta directamente: Gerente general
Cargos que le reportan: Ninguno (por el momento)
Función General:
 Encargado de recibir y administrar los valores por las cobranzas que entra al negocio como el manejo de cuentas bancarias
de la empresa.
 Encargado cuentas corrientes de clientes,
 Encargado de gestión de nómina de empleados.
 Registración de información contable y custodia de comprobantes.
 Realización de iinformes de gestión de la empresa.
Funciones Específicas:
 Manejo de la caja chica.
 Brindar atención a los clientes que se comunican a la empresa.
 Recepcionar las solicitudes de pedidos de materiales y suministros
 Gestión de las compras.
 Archivo de las facturas y documentos de respaldo.
 Recepción del cobro de las ventas de contado.
 Entregar los pagos en efectivo o cheque junto con las facturas y retenciones.
 Realizar tareas de gestión de cobranzas a clientes.
 Mantener actualizadas cuentas corrientes de clientes y proveedores.
 Realizar trámites relacionados con las actividades administrativas
 Manejo de programa de gestión contable.
 Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido y
normas vigentes.
 Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los libros auxiliares necesarios.
 Gestionar la preparación y presentación de informes sobre la situación financiera que exijan los entes de control y
mensualmente entregar al Gerente, un balance de comprobación.
 Gestionar la preparación y presentación de las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional.
 Gestionar la preparación y certificación de los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de
conformidad con lo establecido en las normas vigentes.
 Colaborar en el proceso de planeación estratégica de las ventas con el gerente, determinando los Factores críticos de éxito,
estableciendo los objetivos y metas específicas del área.
 Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas.
 Gestionar con la colaboración de su dependiente la consecución de las metas y los objetivos operativos, desarrollar planes
de acción a corto y mediano plazo.
 Gestionar el área con la mayor eficiencia optimizando los recursos disponibles.
 Las demás que se desprendan de la naturaleza de su cargo y se requieran para el cumplimiento del objetivo del área.
Relaciones
 Debe mantener una fluida comunicación con el gerente y lo jefes de otra áreas
 Debe mantener una buena comunicación con sus dependientes (en caso de tenerlos más adelante).
 Debe mantener una buena relación con los clientes y proveedores
Indicadores asociados
 Informe de cobranzas
 Informes de ventas realizadas
 Informes de producción realizadas
 Informes de compras realizadas
 Estado de deuda con proveedores
 Presupuesto financiero semanal
 Flujo de caja
 Informe de stock
 Balance mensual económico y financiero
 Cumplimiento con la normativa municipal, provincial y nacional.
Perfil ideal de la persona para el puesto:
Edad: 20-55 años
Lugar De Residencia: departamento Capital y alrededores
Formación Mínima: Estudios terciarios relacionados al área administrativa contable y más de tres años de experiencia en el puesto
Nombre Del Cargo: Jefe de Producción y Almacenamiento
Dependencia: Departamento Producción y Almacenamiento
Cargos a los que reporta directamente: Gerente general
Cargos que le reportan: Ninguno
Función General:
 Encargado de las diferentes tareas de producción en todas sus etapas, procurando cumplir las cantidades requeridas por el
Departamento comercial
 Asegurar la provisión de los insumos para la producción en tiempo y forma de acuerdo a las normas de internas de calidad
de la organización.
Funciones Específicas:
 Realizar las tareas inherentes a la producción y de gestión de las mismas.
 Relevamiento periódico de las necesidades de aprovisionamiento de insumos para la producción.
 Realización de la solicitud de pedidos de materias primas e insumos para la producción al Departamento administración.
 Recepcionar y controlar las materias e insumos en el área de almacenaje cuidando la adecuada disposición de los mismos.
 Controlar la organización y almacenamiento de cada producto en bodega, de tal forma que su preserve su calidad, la
identificación sea visible y permita su fácil acceso y manipulación.
 Utilizar todos los casos del sistema PEPS (primeros en entrar primeros en salir).
 Cumplir con todas las normas de calidad en cuanto a higiene y seguridad en la elaboración de los productos.
 Realizar controles de calidad de la cerveza almacenada en barriles.
 Coordinar con el área comercial el nivel de producción necesario a mantener.
 Colaborar en el proceso de planeación estratégica de las ventas con el gerente, determinando los Factores críticos de éxito,
estableciendo los objetivos y metas específicas del área.
 Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas.
 Gestionar con la colaboración de su dependiente la consecución de las metas y los objetivos operativos, desarrollar planes
de acción a corto y mediano plazo.
 Gestionar el área con la mayor eficiencia optimizando los recursos disponibles
 Las demás que se desprendan de la naturaleza de su cargo y se requieran
 para el cumplimiento del objetivo del área.
Relaciones
 Debe mantener una fluida comunicación con el gerente y lo jefes de otra áreas
 Debe mantener una buena comunicación con su dependiente
 Debe mantener una buena relación y una fluida comunicación con los proveedores.
Indicadores asociados
 Volumen de producción
 Tiempos de proceso
 Cantidad de insumos inmovilizados
 Calidad de la producción elaborada por lotes
Perfil ideal de la persona para el puesto:
Edad: 20-55 años
Estado Civil: Indiferente
Lugar De Residencia: departamento Capital y alrededores
Formación Mínima: Estudios secundarios y más de tres años de experiencia en el puesto
MANUAL POLÍTICAS DE COMPRAS

1 - Objetivo
El objetivo del presente documento es establecer la Política de compras de “El artesano”, su alcance y
las responsabilidades del departamento de administración a cargo de las mismas.
Esta Política que tiene carácter general y es el marco de referencia y base para los procedimientos que
en el futuro regulen todas las actividades que se realicen a lo largo de la cadena de abastecimiento de
“Los Artesanos”
2 - Política de Abastecimiento
La política de abastecimiento de “Los Artesanos” tiene como propósitos generales:
a) Asegurar la integridad, agilidad y eficiencia de la gestión de compras.
b) Establecer las responsabilidades de Departamento de Administración.
c) Dar un marco de referencia para los procedimientos que regulen las compras de “Los Artesanos”
d) Diseñar e implementar los procesos logísticos para el movimiento de las materias primas e insumos
que ingresen a la empresa.
Todas las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida por el Departamento de
compras, de lo contrario “Los Artesanos” no se hará responsable del pago.
Ninguna otra persona o área de la empresa está autorizada para realizar compras si no fuere el
departamento de administración. En el caso de que algún jefe de departamento realice una compra que
directa deberá justificar y documentar el motivo del gasto como “Factura de compra directa” ante el
departamento de Administración para su correspondiente pago.
Solamente el Departamento Producción y Almacenaje está autorizado para recibir los pedidos de
materias primas e insumos. En casos excepcionales de que la mercancía sea entregada en otro lugar
que no sea almacén, será necesario él envió del remito conformado con identificación clara y precisa
de quien lo recibe como prueba de la recepción.
A continuación, se presentan las políticas de abastecimiento de “Los Artesanos”:
- Detección de necesidades
La detección de necesidades de bienes y servicios necesarios para el normal desarrollo del negocio es
responsabilidad exclusiva de los usuarios de cada área, ya sea para su adquisición directa o
suministrando la información que requiera el departamento de administración para su adquisición.
- Presupuesto
Los usuarios de cada área, ya sea de bienes y/o servicios, son responsables de presupuestar
periódicamente las necesidades y controlar las erogaciones que se efectúan en función de susslicitudes
de pedidos. Por lo tanto, son responsables de la aprobación de tales erogaciones que informe el
departamento de administración.
- Programación
Cada área deberá programar las compras de bienes y contrataciones de servicios en función de un
sistema de control de existencias y de la planificación de sus necesidades.
Las solicitudes de pedidos de compra (de materiales o servicios) se generarán a partir de:
a) la planificación: plan de inversiones y presupuesto de gastos mensual;
b) Necesidades puntuales;
c) Administración del stock de materiales;
d) Necesidades urgentes.
- Fijación de stock y su mantenimiento
La determinación de los niveles de consumo de bienes es responsabilidad de los usuarios de cada área
y del área de producción y almacenaje en lo referente al análisis y determinación de las modalidades
de reposición de materia primas e insumos de producción.
- Funciones y responsabilidades del departamento administración en cuanto a Compras y
Contrataciones
Las funciones y responsabilidades del departamento administración se aplicarán según los siguientes
criterios:
• Controlar las operaciones de acuerdo al nivel de autorización;
• Realizar las compras de materiales especiales;
• Controlar y aprobar las operaciones, de acuerdo al nivel de firmas correspondiente;
• Seleccionar y desarrollar proveedores;
• Supervisar la gestión de las compras;
• Supervisar la administración de concursos de precios;
• Supervisar la administración de contratos;
• Autorizar modificaciones / bajas de documentación;
• Coordinar con el área de Almacenaje.
- Modalidades de abastecimiento
Las modalidades de compra y contrataciones se refieren a los distintos procedimientos que utilizará
“Los Artesanos” para satisfacer sus necesidades de bienes y/o servicios.
Para definir una determinada modalidad de compra o contratación se tienen en cuenta una serie de
aspectos relacionados con la naturaleza de los bienes o servicios, su habitualidad de consumo, su
relevancia económica y sus características del mercado.
Las ventajas derivadas de su aplicación se reflejan en una mayor eficacia, eficiencia y adecuada
asignación de los recursos en el desempeño de la gestión.
Las modalidades de compra y contrataciones deberán ser aplicados convenientemente a los fines de:
a) Optimizar y automatizar los canales de abastecimiento;
b) Configurar los distintos circuitos de compras y contrataciones de acuerdo al rubro del
requerimiento buscando una selección automática de proveedores de acuerdo al historial de compras;
c) Mejorar la capacidad de negociación y aplicar las mejores prácticas en las modalidades de compra,
ya sea para la aplicación de acuerdos, reducir la cantidad de compras o contratos realizando
negociaciones con plazos más extensos);
d) Minimizar la inversión de materiales dentro de la red logística.
– Urgencias/Emergencias
Las compras y contrataciones debidas a requerimientos considerados “urgentes” podrán ser
gestionadas según procedimientos de excepción, a fin de agilizar el proceso.
- Pedidos de cotización
Realizar los pedidos de cotización en la forma más clara, completa y objetiva posible,
especificaciones técnicas toda vez que sea necesario y a todos los proveedores por igual.
- Legajo de compra
Todas las compras de bienes y contratación de servicios que efectúe “Los Artesanos” deberán estar
respaldadas por el correspondiente legajo de compra.
- Descripciones generales de materiales
Evitar la compra de productos por la marca comercial proponiendo la utilización de descripciones
generales, de tal modo que permita obtener una definición clara y precisa de los bienes o servicios
requeridos.
- Negociaciones globales
Las compras y contrataciones que tengan un consumo o necesidad del mismo tipo de bien o servicio,
o efectuadas por un mismo proveedor y que sean realizadas por uno, o por diferentes usuarios, se
deben gestionar a través de “negociaciones globales” a los efectos de optimizar su gestión.
- Niveles de aprobación
Los documentos de compra deberán ser aprobadas de acuerdo a su monto total estimado en las
Solicitudes de pedido y nuevamente en los Pedidos con cotización cierta.
- Adjudicación de compras
En todos los casos se evaluarán para su adjudicación los precios, calidad, condiciones de entrega,
antecedentes y el buen servicio de las firmas.
La responsabilidad primaria en el proceso de adjudicación de compras le corresponde al departamento
de administración.
- Formalización de la compra
La formalización de la compra es responsabilidad exclusiva del Departamento de Administración.
- Cumplimiento de la compra de materiales
El cumplimiento final de la compra (entendiéndose por ello el cumplimiento de la entrega de los
bienes o activación de la compra), será responsabilidad del Departamento de Administración, con
excepción de aquellas compras que el Departamento de Administración, expresamente, asigne a otras
áreas.
- Independencia de criterio
El personal asignado a la compra de bienes y/o contratación de servicios no podrá estar relacionado
directamente con los proveedores de “Los Artesanos”.
- Confidencialidad
Toda información de proveedores (como precios, tecnología, procesos, etc.), provenientes de ofertas,
evaluaciones y negociaciones, será considerada de carácter confidencial con respecto a personas
ajenas a “Los Artesanos”. El cumplimiento de este principio es responsabilidad de todos los
integrantes de “Los Artesanos”.
- Control de Gestión
Se buscara genera un base de datos que permita disponer de información sobre la gestión de compras
y contrataciones que permita:
a) Evaluar el desempeño del proceso.
b) Detectar oportunidades de mejora.
c) Controlar los tiempos de gestión.
- Control Interno
A través de las normas internas se busca otorgar garantías de seguridad y transparencia en las compras
y contrataciones.
3 - ALCANCE DE LAS POLITICAS DE COMPRAS
La Política de Abastecimiento es aplicable a todas las areas de “Los Artesanos”
4 – DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Procedimiento de Compras
Procedimiento de Compras

Paso Responsable Descripción


Usuario Genera la Solicitud de pedido de materias primas/
insumos o servicios donde se indica carácter de
normal o urgente.
1 Para servicios adjunta el Anexo contratación de
servicios. En el caso de servicios no habituales el
Usuario deberá entregar Especificaciones Técnicas.

Jefe de Recibe la solicitud, verifica condición de normal o


Administración urgente. Verifica que las mismas cuenten con los
(Comprador) detalles técnicos suficientes para gestionar la
compra o contratación.
En caso que no cuente con la suficiente información
para identificar el material, o el servicio, se archiva.
La Solicitud en caso de estar completa se procesa a
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fin de poder solicitar cotización. Identifica la
modalidad de compra:
1. Compra directa
2. Pedido de cotización telefónica/via mail. Crea el
Legajo de compra y selecciona mejor oferta para
adjudicación a menor precio a igual calidad.

Jefe de Procede a emitir la Orden de Compra u Orden de


Administración Compra por duplicado, envía la original al
(Comprador) proveedor adjuntando la copia a la misma el Legajo
para su archivo incluyendo, al menos, lo siguiente:
1. Cotizaciones. deberá identificarse de la siguiente
3 manera: Cotización - Proveedor
2. Notas de no cotización o pedido de cotización no
contestado.
3. Cuadro Comparativo de Ofertas técnicas.
4. Cuadro Comparativo de Ofertas económicas
indicando el proveedor seleccionado.
Proveedor Proveedor adjudicado recibe la orden de compra,
verifida el stock, en caso afirmativo se prepara
4 pedido y lo envía junto con el remito y la factura.
En caso de no contar con stock avisa a la
administración dela empresa.
Jefe de producción y Recibe la materia prima / insumo o servicio lo
almacenaje verifica que coincida con la orden de compra en
calidad y cantidad, en caso afirmativo conforma el
remito y envía la factura a administración para su
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registro y registra en el stock la recepción del
pedido y procede a archivar el remito. En caso de
no coincidir en calidad o cantidad realiza la
devolución al proveedor para su corrección.
Cursograma de Compras
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