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Logística de las Emergencias

Unidad 1. Concepto de Logística:

Planificación, Preparación y Ejecución. Cadena Logística.

Profesor: Gustavo Motta

Introducción

Originalmente el término “logística” se refería a la técnica militar de transporte, avituallamiento y

movimiento de tropas, pero hoy día tiene aplicaciones prácticas en la vida civil.

En general se trata de un sistema en el cual la interrelación de las partes facilita la obtención de un

objetivo de manera más rápida, ordenada y eficiente mediante la utilización óptima de los recursos.
Esto implica que el éxito o la falla de uno de los segmentos repercute en el resultado final.

En las operaciones de emergencia la logística es requerida para apoyar la organización y puesta en

práctica de las acciones de respuesta, para que sean no solo rápidas, sino también ágiles y efectivas.

La movilización del personal, del equipo y del material necesario para el trabajo de las organizaciones
que brindan asistencia y hasta las actividades relacionadas con la evacuación de heridos o la reubicación
de poblaciones afectadas por el desastre, requieren un sistema logístico para ser llevadas a cabo

eficientemente (1) .

Desde la publicación en 1983 del manual de la OPS “Suministros médicos con posterioridad a los
desastres naturales”, y particularmente en el último decenio, se han logrado grandes avances en todo el
mundo en la gestión eficaz de los suministros humanitarios, con un mejor rendimiento de cuentas y una
mayor transparencia.

El desarrollo, por parte de la Organización Panamericana de la Salud, de la metodología SUMA para la

administración de suministros de emergencia, ha contribuido a que el tema del control efectivo y
responsable de la cadena logística de suministros se coloque en un lugar destacado de las agendas,

tanto de los gobiernos como de las organizaciones no gubernamentales (2) .

En base a estas consideraciones, la materia está dividida en dos etapas.

La Primera, eminentemente teórica-fáctica y de información, que ocupa 10 de las 15 clases

del cuatrimestre.

La Segunda, de entrenamiento basado en estudios de casos, ocupa 3 clases, con el propósito

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de fomentar tareas de Integración y trabajo en equipo a modo de módulos de entrenamiento

secuencial.

El marco general pedagógico tiene como objetivo el aprender haciendo, y las tareas periódicas de las
Unidades tienden a implementar este concepto en una realidad fáctica.

El objetivo específico de esta materia es aumentar la conciencia de los alumnos respecto a la naturaleza
y manejo de los desastres, en lo que a la logística en emergencias se refiere, lo cual conduce a un
mejor desempeño en la preparación y respuesta integral en la emergencia

(1) SUMA Manual Manejo Logístico de Suministros Humanitarios, OPS, Washington DC, USA
(2) Logística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud, Programa de Preparativos para
Situaciones de Emergencia y Socorro en casos de Desastre Organización Panamericana de la Salud, Washington
DC, USA.

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Concepto

Originalmente el término “logística” se refería a la técnica militar de

transporte, avituallamiento y movimiento de tropas, pero hoy día tiene
aplicaciones prácticas en la vida civil. En general se trata de un sistema en
el cual la interrelación de las partes facilita la obtención de un objetivo de
manera más rápida, ordenada y eficiente mediante la utilización óptima de
los recursos. Esto implica que el éxito o la falla de uno de los segmentos
repercute en el resultado final.

La logística busca gerenciar estratégicamente la adquisición, el movimiento, el

almacenamiento de productos y el control de inventarios, así como todo el flujo de
información asociado, a través de los cuales la organización y su canal de distribución se
encauzan de modo tal que la rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en
términos de costos y efectividad. Determina y coordina en forma óptima el producto correcto,
el destinatario correcto, el lugar correcto y el tiempo correcto.

Como definición específica,

La logística de emergencia es un ejercicio de sistemas que involucra la ejecución

integrada y coordinada de grupos ampliamente difundidos de especialista
calificados.

Muchas de estas actividades, particularmente el trabajo del personal de control y apoyo, es

escasamente visible para quienes no participan en ellas.

Hay muchos tipos diferentes de programas de logística, pero todos tienen características
comunes, y todos necesitan un enfoque sistemático y profesional, consistente en tres niveles
de estamentos:

Nivel Estratégico

Nivel Táctico

Nivel Operativo

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Planificación, Preparación y Ejecución

La planificación y la anticipación son piedras angulares para una buena logística. Esta
planificación debe basarse en un conocimiento amplio del medio ambiente operacional
incluyendo los aspectos geológicos, técnicos, políticos y físicos.

En la creación de cualquier operación de logística de socorro nueva también se requiere un

plan de ejecución y operación apropiado , que sea entendido y aceptado por todos los
participantes.

En la primera parte del plan es necesario describir las tareas que deben realizarse para poner
en operación el sistema, indicando sus vinculaciones y su secuencia. Se debe indicar los
recursos con que se cuenta (y quien los suministra), y describir cómo se medirá el progreso.

En el plan de operaciones será necesario establecer los objetivos y responsabilidades de la

entrega de socorro, con los horarios propuestos para cumplir estos objetivos y la forma en
que operará el sistema de control. Usualmente, todos los planes de actividades logísticas
deberán ser coordinados con planes de otros sectores operacionales de socorro.

Todos los planes deben considerar la posibilidad de que el sistema se interrumpa, de

modo que hay que tener reservas, capacidad extra y procedimientos alternativos
incorporados.

En todo plan de preparación es indispensable tener la documentación lista para ser usada.
Cuando ocurre la emergencia, los sistemas de control, formularios y procedimientos deben
estar listos tan pronto como comienza el embarque. Una vez que se inicia la operación, es
casi imposible reconstituir, después de efectuada, la notificación de control de mercadería.

La disponibilidad de: hardware relativamente accesible en costos y de alta potencia, base de

datos, software y equipo de comunicaciones portátil ofrece nuevas oportunidades para el
control administrativo. Uno de los beneficios es la planificación y programación de operaciones
más rápidas y el seguimiento y notificación más precisa y rápida del traslado de la
mercadería.

De todas formas, como sucede con los sistemas manuales, es esencial realizar un análisis
inicial minucioso del contenido y circulación de la información, lo cual debe comenzarse
durante la etapa de planificación.

La Logística, por medio de la Planificación, la Preparación, y la Ejecución, debe proveer los

medios necesarios para contar con suministros, personal y medios de producción:

a. En el lugar adecuado
b. En el momento adecuado

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c. En la cantidad adecuada
d. De calidad adecuada
e. Al precio adecuado

En las operaciones de emergencia la logística es requerida para apoyar la organización e

implementación de las acciones de respuesta, para que estas sean no solo rápidas, sino
también ágiles y efectivas. La movilización del personal, del equipo y del material necesario
para el trabajo de las organizaciones que brindan asistencia y hasta las actividades
relacionadas con la evacuación de heridos o la reubicación de poblaciones afectadas por el
desastre, requieren de un sistema logístico para ser llevadas a cabo eficientemente.

Las actividades logísticas pueden ser planificadas y requieren una preparación que será
decisiva para su adecuado funcionamiento; de manera que hay que desechar la idea errónea
de que la logística se improvisa en el momento del desastre y en dependencia de las
necesidades que “el terreno nos indique”, ya que tanto los desastres a los que estamos
expuestos como las necesidades que estos generan son generalmente previsibles.

De hecho, la logística debe ser un componente activo del Plan Nacional de Emergencias de un
país, así como de los planes particulares de las organizaciones que intervienen en los
desastres y debe estar en conexión con otras actividades operacionales en el contexto de la
respuesta.

Esta planificación debe fundamentarse en un buen conocimiento del contexto geográfico,

social, político y físico de la zona en donde se desarrollarán las operaciones. La construcción
de este sistema requiere también un apropiado plan de implementación y operaciones, el cual
tiene que ser entendido y aceptado por todos y cada uno de los involucrados en la aplicación.

Una planificación debe responder a las siguientes preguntas y describir con claridad sus
respuestas:

¿Cuáles son las tareas que deben ser realizadas? ¿Cómo se relacionan con
otras actividades y cuáles son las secuencias de su realización?

¿Quiénes serán las secciones o departamentos responsables de realizar

dichas tareas?

¿Quién estará a cargo de la coordinación global del sistema logístico?

¿Cuáles recursos serán necesarios? ¿Cómo y dónde se conseguirán?

¿Qué acciones alternativas se pondrán en marcha en caso de ruptura del

sistema definido?

En resumen:

Qué tareas y quiénes las realizan.

Quién coordina.
Qué recursos y dónde y cómo conseguirlos.
Plan B alternativo.

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Sistemas de información y control

Un componente esencial en toda ejecución es el diseño y la introducción planificada de

sistemas de información y control. Cualquiera sea su tipo, tamaño o duración, las operaciones
logísticas necesitan procedimientos para mantener un control de cuentas y monitoría regular
del desempeño, en base a estándares realistas y evaluados continuamente.

La mercadería (o el equipo, o las personas) debe ser trasladada sistemáticamente y en forma

segura a través de una serie de etapas. El control depende de procedimientos fidedignos para
registrar y reportar la cantidad, ubicación y condición de la mercadería, dónde y cuándo se
hará el próximo traslado y quién es responsable en cada etapa.

Para contabilizar los productos en forma precisa se requiere un serie completa de formularios,
hojas de ruta, registro de existencias y formatos de notificación. Aunque existe actualmente
modelos estándares ya establecidos, estos deberán ser adaptados a las condiciones locales.

La documentación y procedimientos deberán, por lo general, diseñarse antes de que surja

una emergencia.

Preparación

Una planificación debe incluir además una lista de actividades preparatorias que demandan
una importante inversión de esfuerzos pero que ayudarán en mucho a mejorar el
conocimiento de las posibles áreas de operación, a identificar debilidades, eventuales
necesidades y posibles soluciones y alternativas.

Tienen, a su vez, relación directa con el análisis de vulnerabilidad y de recursos que se debe
hacer para la elaboración de un plan nacional o regional de emergencias donde la logística
debe ser incluida como un componente de dicho plan.

Estas actividades, que se describen a continuación, pueden ser hechas por regiones, en
dependencia del tamaño del país, comenzando por aquellas con mayor probabilidad de
desastres.

Análisis de vulnerabilidad de la infraestructura

Determinación de disponibilidades de recursos estratégicos para apoyo logístico

Revisión de políticas, planes y preparativos gubernamentales

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Análisis de vulnerabilidad de la infraestructura

Con él se pretende identificar las fortalezas y debilidades de las obras y recursos inmuebles
estratégicos del país o la región en estudio, así como prever acciones alternativas en caso de
que colapse la infraestructura disponible en tiempos normales. Algunas de las tareas que
deben desarrollarse son:

Mapeo y revisión sistemática de elementos claves de la infraestructura nacional

de transportes (puertos, aeropuertos, carreteras, vías férreas, vías navegables),
tales como capacidades y dificultades de rutas estratégicas, posibles puntos de
embotellamiento (puentes, transbordadores); disponibilidad de recursos para las
comunicaciones; riesgos y bloqueos debido al impacto de un evento.

Análisis de la vulnerabilidad de los puertos y aeropuertos a las amenazas. Esto

puede incluir, por ejemplo, exposición de los hangares, las bodegas, equipo de
manejo de carga y combustible, a los efectos de un ciclón o el impacto de un
terremoto en sistemas claves.

Análisis de registros climáticos anuales para determinar las implicaciones que

tendría el estado del tiempo en la capacidad del sistema de transporte en
diferentes épocas del año.

Monitoreo regular de las modificaciones o construcciones mayores que podrían

provocar bloqueos o desviaciones temporales.

Determinación de disponibilidades de recursos estratégicos para apoyo logístico

Inventario en el país de las fuentes y localización de diferentes tipos de

suministros que podrían ser necesitados en una emergencia, incluyendo equipo
médico, alimentación, artículos para abrigo, combustible, equipo de rescate y
tiempos de entrega para el abastecimiento de recursos críticos.

Medios de transporte para la movilización de personas y provisiones: revisión

detallada de la capacidad de transporte, tal como tamaño de las flotillas, tipo y
capacidad, localización, tarifas, disponibilidad, etcétera.

Examen de sitios para la operación de bases logísticas, centros de acopio y

abastecimiento de combustible, incluyendo instalaciones, públicas y privadas,

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grandes complejos de almacenamiento, fábricas y otras instalaciones que

podrían ser adaptadas.

Disponibilidad de refacciones y acceso a reparaciones. Talleres de reparación

públicos y privados.

Capacidad de puertos y aeropuertos para manejar provisiones de emergencia

bajo diferentes escenarios.

Otras opciones de transporte: determinar rutas y opciones alternativas que

pueden ser ofrecidas por las vías navegables en casos de emergencia.

Revisión de políticas, planes y preparativos gubernamentales

Estudio exhaustivo de las políticas y planes del Estado en relación con las emergencias.

Siendo el Gobierno, mediante su oficina de desastres, el principal responsable de las acciones

de asistencia, es muy importante que las organizaciones que tomen parte de dichas
actividades mantengan la mayor coordinación posible con esos entes.

En resumen, toda la información obtenida y las actividades realizadas en esta etapa de

planificación y preparación de la logística, deberán servir como base para la elaboración del
plan integral, que describa:

Los procedimientos.
Los responsables.
Los tiempos de ejecución.

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Ejecución

Es importante saber que una gran parte de la operación de logística de socorro nunca recibe
atención internacional.

Muchas actividades relacionadas al transporte y distribución usualmente serán improvisadas a

nivel local durante la emergencia.

Por ejemplo, las maniobras de los vehículos locales para el transporte de

víctimas, o acciones de parte de una compañía de transporte o líneas de
autobuses para ayudar en la evacuación. Las acciones organizadas a nivel
local son a menudo las más eficaces y apropiadas. Algunos de los planes
oficiales más eficientes se centran en medidas para apoyar reforzar la
respuesta espontánea local.

Algunas emergencias requieren la necesidad de entrega muy rápida y muy específica

proveniente de otras áreas, y a veces desde otros países.

Puede ser el reabastecimiento de pequeñas cantidades de productos médicos críticos en

emergencias mayores; entrega de equipos de comunicaciones o generadores para
instalaciones indispensables; o suministro de útiles de reparación específicos para sistemas de
Recursos Vitales tales como suministro de agua, sanitarios, energía eléctrica o servicios de
radiodifusión.

Esto lo logran, a menudo, pequeños equipos en uno o dos vehículos, que entregan, en un
lugar particular, los suministros solicitados o asignados previamente. La selección de la
mercadería se determina según el riesgo que corre un grupo de personas en particular, y las
necesidades estratégicas específicas para reducir o eliminar ese riesgo.

Estas acciones precisas y pequeñas son unas de las más eficaces, ya que pueden planificarse
en detalle a todo nivel.

Las organizaciones internacionales pueden desempeñar un importante papel de apoyo. Este

también es un aspecto en el cual los países vecinos pueden aportar un valioso apoyo mutuo.

A veces, se presenta un gran desafío administrativo buscando medios para limitar y priorizar
la entrega de socorro.

La Organización Panamericana de la Salud (OPS), una oficina regional de la Organización

Mundial de la Salud, ha diseñado herramientas informáticas que son actualizadas
periódicamente; entre ellas encontramos:

LSS/SUMA
Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios y Soporte Logístico, con

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seguimiento computarizado del suministro y la consignación después de ocurrido un

desastre.

LSS
Logistics Support System

SUMA
Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios

MISE
Manual de manejo Integral de Suministros de Emergencia

Estas herramientas actuales, más las que se actualicen y sean creadas en un futuro,
ayudarán a resolver los dos problemas principales que enfrentan los funcionarios de
socorro en los escenarios de las emergencias

Primer Problema
Distinguir entre suministros de necesidad urgente y aquellos de menor
importancia y que imponen una carga en el sistema logístico.

Segundo Problema
Necesidad de información precisa y técnica para describir el suministro que se
ha recibido, de modo que pueda satisfacer adecuadamente las necesidades en
el terreno.

Sin embargo, es fundamental entender que las herramientas son nada más que eso:
herramientas, las cuales no reemplazan la inteligencia, capacidad de relación, flexibilidad de
cambio permanente que deben poseer los funcionarios a cargo de las operaciones logísticas
de emergencias.

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Cadena Logística

Cadena: Sucesión de entes enlazados

Consideremos primero la idea de una “cadena de abastecimiento”. El objetivo de muchas operaciones de

logística es establecer la equivalencia operacional de una serie de “correas transportadoras” para la entrega de
mercadería, usando el tipo más adecuado de transporte.

El carácter esencialmente cíclico de la circulación, y la división de la operación en segmentos discretos se puede

ver con mayor claridad en operaciones internacionales de suministro de alimentos a gran escala.

Sin embargo, los conceptos básicos son los mismos en todos los programas de socorro, cualquiera sea la
cantidad trasladada, el modo de transporte y el área involucrada.

En una operación de socorro con provisión a nivel internacional, la circulación típica de la mercadería se efectúa
a través de:

un puerto de entrada,
hacia una bodega primaria en el puerto o aeropuerto, o cerca de estos,
traslado a una bodega de despacho para retener el producto,
traspaso a un punto de almacenamiento terminal,
y después la entrega directa o indirecta en manos de los beneficiarios.

La cadena de abastecimiento se divide normalmente en:

Suministro de largo recorrido (AXIAL)

Es un largo recorrido que puede incluir transporte por tierra o ferrocarril a distancias de 1000 km o
más, cruzando, a veces, una o más fronteras.

Suministro para el futuro (RADIAL)

Son recorridos relativamente cortos, entre 100 y 300 km, desde las bodegas de existencia
estabilizadoras al beneficiario o usuario, donde usualmente se usan vehículos pequeños para rutas
cortas (y a menudo más difíciles).

Cada operación tiene características diferentes, y aún los patrones típicos tienen muchas variaciones,
reflejándose la necesidad de llegar un equilibrio entre la rapidez, seguridad y costos de almacenaje y transporte.

En el caso de operaciones más grandes y a largo plazo, los patrones de circulación pueden variar de un mes a
otro dependiendo de la necesidad de acumular existencias estabilizadoras en los puntos intermedios, y según el
caudal de suministro y la urgencia de la demanda.

Puede existir la necesidad de contar con transbordo local entre diferentes medios de transporte.

Algunas rutas tal vez necesiten vehículos especializados durante todo o parte del año. A veces, algunos artículos
o equipo de alto valor puede transportarse por aire y ser entregados directamente a los puntos donde se
necesitan.

A menudo se presentarán circunstancias donde el alimento y otros artículos se compran (o intercambian)

localmente y se embarcan directamente a las bodegas de despacho o almacenes terminales.

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Es primordial entender que los eslabones de la cadena logística están representados por
personas físicas a cargo de tareas específicas diferentes y en lugares diferentes, pero con un
denominador común, que es la capacidad de trabajo en equipo , virtud ésta que es la
piedra angular de la condición de la Cadena Logística que es la de mantener unidos los
eslabones, a través de los recursos físicos y humanos.

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Los diferentes momentos en el recorrido de los suministros desde su origen hasta llegar a sus destinatarios, las
organizaciones que atienden las emergencias o los beneficiarios mismos de esta asistencia, constituyen una
cadena cuyos segmentos están estrechamente vinculados y la gestión de cada uno de ellos repercute en los
resultados de los demás.

Por eso, el manejo de los suministros debe hacerse mediante un enfoque integral que incorpore todos los
segmentos de esta secuencia considerando el vínculo y la interdependencia que existe entre ellos.

Es a esto a lo que llamaremos la cadena logística de los suministros.

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