Software GBS 2020-Innovaciones

Software GBS 2020:
Tecnología que genera

Resultados
Bucaramanga, Febrero de 2.020
1
Señores
Entidad
E. S. M.
Matriz de Innovaciones disponibles en la nueva versión 2020:

Software GBS 2020: Primer Software Contable con Normas
Internacionales y Factura Electrónica para todos: Empresas Privadas,
Entidades del Estado y Contadores.
La Firma “GBS, La Casa Colombiana de Software con proyección internacional”, se

enorgullece en presentar la más reciente versión del Software Contable y Gerencial:
Software GBS 2020 que incluye un paquete de mejoras en el producto, en el servicio y
en todos los módulos, como se detalla en el índice siguiente:
Beneficio Aplica a PG
Resultados en Factura Electrónica con Todos los clientes que usan Software 4
validación previa: Obtenga los mejores GBS que implementen Factura
resultados en Implementación de Factura Electrónica en entidades públicas,
Electrónica con validación previa, en forma privadas y Contadores que facturen
directa con la DIAN, con menor inversión y sin electrónicamente a sus clientes, ahora
costos de proveedores tecnológicos. (Las
disponen de Factura Electrónica con
versiones anteriores de Software GBS que
validación previa
incluyen Factura Electrónica usan la
tecnología de facturación electrónica sin
validación previa que ya no es aceptable por
la DIAN.
Resultados en Contabilidad General: Todos los clientes que usan Software 5
Mejoras Adicionales: Módulo de GBS en entidades públicas, privadas y
Contabilidad General Contadores
Resultados en Normas NIIF/NICSP: Mejoras Todos los clientes que usan Software 11
Adicionales: Normas Internacionales GBS en entidades públicas, privadas y
NIIF/NICSP Contadores
Resultados en Rendición de Cuentas: Todos los clientes que usan Software 12

Mejoras Adicionales: Módulo de Rendición GBS en entidades públicas, privadas y
de Cuentas Actualizado Contadores
GBS: Calle 64 No. 45 - 16 Interior 102 #1 en Innovación,

Bucaramanga, Colombia. certificado por
(7) 6475596 - Wapp (317) 426-9429 Microsoft y
Web: https://SoftwareGBS.co/ Ministerio TIC
Software GBS 2020:
Resultados
Resultados en Tesorería: Mejoras Todos los clientes que usan Software 14
Adicionales: Módulo de Causación de GBS en entidades públicas, privadas y 2
Cuentas y Tesorería Contadores
Resultados en Presupuestos: Mejoras Todos los clientes que usan Software 15
Adicionales: Módulo de Presupuestos de GBS en entidades públicas
Ingresos, Gastos e Inversiones
Resultados en Activos Fijos: Mejoras Todos los clientes que usan Software 14
Adicionales: Activos Fijos GBS en entidades públicas, privadas y
Contadores
Resultados en Nómina: Mejoras Todos los clientes que usan Software 17
Adicionales: Nómina GBS en entidades públicas, privadas y
Contadores
Resultados en Gestión Comercial: Mejoras Todos los clientes que usan Software 18
Adicionales: Gestión Comercial e GBS en entidades públicas, privadas
Inventarios
Únase a GBS: Tenga la mejor tecnología, el mejor servicio de acompañamiento y

obtenga Resultados.
¡Gracias!
Con un agradecimiento por recibir este mensaje, aprecio que no dude en contactarnos al
(317) 426-9429 para ampliar la información, sin costo ni compromiso de su parte.
Luz Dary Arévalo Galván.

Gerente Software GBS, La Casa Colombiana de Software con proyección internacional

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Resultados
16 Apps totalmente Integradas que le generan 3

Resultados en su empresa pública o privada

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Resultados
Resultados en Factura Electrónica con validación 4

previa.
Implementación de Factura Electrónica con validación previa más
conveniente, en forma directa con la DIAN, con menor inversión y sin
costos de proveedores tecnológicos.
Software GBS incluye un nuevo módulo de factura electrónica DIAN integrado con todos
los módulos actuales de gestión comercial, ventas, cartera, inventario y contabilidad bajo
normas internacionales.
Software GBS funciona directo con la plataforma de la DIAN, gracia a lo cual, la

implementación es más conveniente, pues no se requiere acudir a proveedores
tecnológicos externos: con Software GBS usted es su propio proveedor tecnológico.
Software GBS ha preparado un completo mini sitio Web y un conjunto de vides para que
Aprendamos Juntos paso a paso cómo implementar la Factura Electrónica DIAN en su
empresa púbica o privada, viendo un caso real, en vivo, de una PYME que envía su
Primera Factura Electrónica en solo minutos.
Vea en el video:
 Evolución: de la factura en papel a la factura electrónica
 Caso de Éxito: Enviando Mi Primera Factura Electrónica a la DIAN
 Invitación ¡Hágalo Usted Mismo!

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Resultados en Contabilidad General 5
 Nueva y mejorada interfaz gráfica de usuario: más simple, más fácil y más funcional, con el
siguiente beneficio: Ahora puede ir desde el módulo de Contabilidad General a cualquiera de
los 16 módulos del sistema con un solo clic: en la parte inferior del escritorio se encuentra
disponibles 16 íconos que le permiten pulsar clic y trabajar directo en el módulo que requiera,
sin necesidad de volver a seleccionar usuarios, empresas, ni volver a escribir sus claves, basta
con un clic.
 Opción de buscar información contable con un buscador similar a GOOGLE: Escriba una
palabra clave y el sistema busca todos los documentos contables del presente año que
incluyen esa palabra clave. Por ejemplo: si usted quiere saber cuánto ha gastado en publicidad
durante el año, escriba la palabra PUBLICIDAD y pulse CLIC en el buscador.

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Resultados
 El sistema busca los comprobantes y produce un listado “Balance de Comprobación” con los
documentos en que se incluye su palabra clave PUBLICIDAD.
 El sistema le permite conocer todos los comprobantes encontrados que cumplen con su
búsqueda. Y al igual que cuando usted buscar en GOOGLE, puede buscar en los resultados y
dar clic para ampliar la información. En este caso, usted puede ubicar el comprobante de su
interés en los resultados y pulsar clic en el número del comprobante… ¿Qué sucede?
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Resultados
 El sistema busca en la base de datos el comprobante de su interés, que usted seleccionó con 7
un clic y automáticamente lo muestra en pantalla: vea el documento o comprobante contable
fuente original, tal como se digitó en el sistema. De esa manera, usted comienza una búsqueda
general por ejemplo “PUBLICIDAD”, obtiene unos resultados generales en un balance de
comprobación y desde allí, puede seleccionar y ver el detalle más específico: el documento
fuente original. ¡Solo con 3 clics! ¡Obtenga resultados con pocos clics!
 Nuevo paquete de informes interactivos, disponibles con un clic: Balance de Comprobación,

Balance General, Pérdidas y Ganancias

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Resultados
 Informes Interactivos son aquellos que permiten navegar desde un informe hacia otro, como si
se tratara de una página de Internet. Supongamos que usted elabora un balance de 8
comprobación
En el informe interactivo “balance de comprobación”, cada cuenta auxiliar aparece subrayada.

Ejemplo 1105.05.01 Esto significa que 1105.05.01 se ha convertido en un enlace similar a un
enlace de Internet, por lo cual, usted puede pulsar clic sobre ese enlace y en vez de ir a una
página de Internet, el sistema entonces va a un nuevo informe, veamos:

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El sistema genera un nuevo informe interactivo, que es el “libro auxiliar”, en este caso, para la
cuenta “1105.05.01” que es la cuenta en la que usted pulsó clic en el balance de 9
comprobación. Ahora, nuevamente, usted tiene el informe libro auxiliar detallando el
movimiento de la cuenta de su interés y puede notar que los comprobantes contables que
forman parte del libro auxiliar, ahora son enlaces. Por ejemplo, la nota NC002766 es ahora un
enlace en el cual usted puede hacer clic y como es de esperarse, el sistema muestra la nota
original o documento fuente:
En conclusión, los informes interactivos son los mismos informes contables, con la nueva
posibilidad de ir a otros informes haciendo clic en las columnas que se convierten en enlaces.
De esta manera, el usuario puede navegar desde un nivel de resumen (en un balance general
por ejemplo), hacia un nivel de detalle para las cuentas (que se ven en un libro auxiliar) y
finalmente, ver el documento fuente de nuestro interés.
 El Sistema de Normas Internacionales bajo Normas NIIF/NICSP se actualiza según la norma,
manejando una única carpeta integrada en vez de dos carpetas: la internacional, pues se
requiere que toda la información contable se gestione bajo NIIF/NICSP, sin llevar un paralelo
con la contabilidad local.
 Un billón: 1.000.000.0000.0000. El sistema ha sido mejorado para permitir la digitación de
cifras en billones (un millón de millones), presentando los Estados Financieros ajustándose a
las nuevas cifras en billones.
 Nuevos y mejorados Informes Contables Estados Financieros bajo Normas Internacionales
NICSP/NIIF, gracias a la opción de escoger a qué niveles de cuenta se desea el informe: con
mayor o menor detalle.

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Resultados
 Nueva opción de Contabilizar al imprimir: ahora es posible manejar la contabilidad en línea o
en lotes. En línea, entonces se digita el comprobante, se imprime y el sistema lo contabiliza 10
automáticamente. En lotes, los comprobantes se contabilizan al finalizar el día, el turno de
trabajo o una vez se realicen las auditorías correspondientes. El sistema incluye una nueva
regla de negocios para seleccionar el modelo en Línea o en Lotes.
 Mejoras en los procesos de auditoría contable de comprobantes, gracias a que es posible
revisar los documentos grabados de un mes en orden cronológico de fechas o por orden de
tipos de comprobantes.
 Mejoras en los procesos de auditoría contable de documentos, gracias a que en los
documentos fuentes se puede imprimir el tipo del documento, número de documento, pero
también el nombre del documento fuente.
 Mejoras en los Asistentes de Generación de Comprobantes Automáticos.
 Nuevos formatos de retención en la fuente permiten parametrizar en el Plan de CUENTAS DE
RETENCIÓN TIPO “C”, para aquellas cuentas que aunque no exigen base de retención, deben
aparecer en el certificado.
 Mejoras en las plantillas de impresión de documentos fuentes predeterminados en el Sistema.
 Optimización en procesos de Contabilización, cierres de periodo y generación automática de
comprobantes NIIF a partir de comprobantes locales.
 El Asistente para copias de Seguridad ahora es más rápido, más fácil y más seguro. En un
solo paso, genera las copias de la empresa local y de la contabilidad bajo NIIF.

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Resultados en Normas Internacionales para 11

empresas privadas NIIF y entidades públicas
NICSP
 Un solo plan de cuentas unificado para la implementación de Normas Internacionales bajo

Normas NIIF o NICSP. Una sola contabilidad. Un sistema totalmente integrado desde todos los
módulos hacia la contabilidad general como columna vertebral del sistema de información.
 El Sistema de Normas Internacionales bajo Normas NIIF, permite el manejo simultáneo de dos
carpetas que se sincronizan automáticamente: una carpeta para la contabilidad local y la
segunda carpeta para la contabilidad internacional. A partir de 2019/2020, el sistema permite
ajustarse a la norma, manejando una única carpeta: la internacional, pues se requiere que toda
la información contable se gestione bajo NIIF, sin llevar un paralelo con la contabilidad local.
 Nuevos y mejorados Informes Contables Estados Financieros bajo Normas Internacionales

NICSP/NIIF, gracias a la opción de escoger a qué niveles de cuenta se desea el informe: con
mayor o menor detalle.

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Resultados
12
Resultados en Rendición de Cuentas Actualizado
 "Los Medios Magnéticos están COMPLETOS". Disponible la nueva versión 2020 para la
Rendición de Cuentas 2019 y años anteriores DIAN, CGN, CGR, SCHIP, FUT, SIA ¡Todo en
uno! ¡Bajo Local/NIIF/NICSP!
 El sistema permite obtener las rendiciones de cuentas de los últimos años, de acuerdo con la
versión del formato que estaba vigente en cada uno de los diferentes años, permitiendo
realizar auditorías a años anteriores con total facilidad.
 La nueva Rendición de Cuentas incluye la opción de reportar los CGN1 y CGN2 en pesos o en
miles de pesos.
 Exógena DIAN actualizada para el formato 1001 ahora en su última versión que ya no incluye
el dígito de verificación del NIT para los terceros y excluye más de 3 columnas
correspondientes a la versión anterior del mismo formato.
 Exógena DIAN actualizada para el formato 1007 ahora en su nueva versión que ya no incluye
el dígito de verificación del NIT para los terceros y excluye más de 7 columnas
correspondientes a la versión anterior del mismo formato.
 Exógena DIAN actualizada para el formato 2276: totalmente ajustado a la nueva versión del
formato que incluye las siguientes columnas:
o Tipo de documento del beneficiario
o Número de Identificación del beneficiario
o Primer apellido del informado
o Segundo apellido del informado
o Primer nombre del informado
o Otros nombres del informado

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Resultados
o Dirección del beneficiario
o Departamento del beneficiario 13
o Municipio del beneficiario
o País de Residencia o domicilio
o Pagos por Salarios
o Pagos por emolumentos eclesiásticos
o Pagos por honorarios
o Pagos por servicios
o Pagos por comisiones
o Pagos por prestaciones sociales
o Pagos por viáticos
o Pagos por gastos de representación
o Pagos por compensaciones trabajo asociado cooperativo
o Otros pagos
o Pagos realizados con bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, tarjetas,
vales, etc.
o Cesantías e intereses de cesantías efectivamente pagadas, consignadas o reconocidas
en el periodo
o Pensiones de Jubilación, vejez o invalidez
o Aportes Obligatorios por Salud
o Aportes obligatorios a fondos de pensiones y solidaridad pensional y Aportes
voluntarios al - RAIS
o Aportes voluntarios a fondos de pensiones voluntarias
o Aportes a cuentas AFC. l
o Valor de las retenciones en la fuente por pagos de rentas de trabajo o pensiones

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Resultados
Resultados en Causación de Cuentas y Tesorería 14
 Nuevos informes: extracto mensualizado de cuenta bancaria resumido y extracto mensualizado

de cuenta bancaria detallado.
 Mejorados extractos de Cuentas por Cobrar y Cuenta por Pagar de Tesorería detallados por
NIT
 Se incluyen más de 4 presentaciones de los nuevos informes de Egresos y Deducciones (del
mes, del año, de una cuenta, de un periodo): Le facilitan a la Entidad el proceso de hacer los
egresos, recaudar dineros para terceros en forma de deducciones y girar los fondos a los
terceros. Ejemplo: estampillas que se descuentan para terceros al pagar proveedores y que
luego se deben girar a los terceros.
 Reglas de Negocios mejoradas: en especial, las reglas relacionadas con control de
documentos ya impresos, que no se puedan modificar o eliminar por ningún método
 Proceso de Contabilización y Reversión mejorada Causación de Cuentas y Tesorería: proceso
de descontabilizar en todos los módulos de Causación de Cuentas y Tesorería
 Se mejora el proceso automático que contabiliza mientras se imprime el documento,
permitiendo tener la información de recaudos, pagos, bancos, efectivo en línea. Documento
elaborado, documento impreso y contabilizado automático en línea o en lotes, según reglas del
negocio.
 EGRESO se puede contabilizar y/o reversar uno por uno, con un CLIC
 Mejoras en el proceso de Gestión de Recaudos, facilitando el recaudo automático de varias
facturas con un CLIC.
 El Sistema Incluye un nuevo Panel de Control para Causar, Pagar, Recaudar, Gestionar
Cuentas y Tesorería más fácil, más automático. ¡Ahorre tiempo y mejore el Control!

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Resultados
15
Resultados en Presupuestos de Ingresos, Gastos
e Inversiones
 Nuevos informes interactivos de presupuestos. Ahora el sistema le permite navegar fácilmente

desde un informe de ejecución de ingresos o de gastos hacia el libro auxiliar de presupuestos
con los detalles de los movimientos y finalmente, al documento fuente original
 En presupuesto de gastos, por ejemplo, vamos a buscar la palabra clave “PRIMA” pues se
desea conocer la ejecución de los rubros que contienen esa palabra clave:
El sistema le permite escribir la palabra clave “PRIMA” y al pulsar clic en el buscador, aparece
la información relacionada:

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Resultados
16
El sistema muestra todos los documentos que contienen en el detalle del documento la palabra
clave “PRIMA”. Ahora, cada número de documento aparece subrayado como CDP00121 lo
cual significa que se ha convertido en un enlace (tipo “link” de Internet) en el cual se puede
hacer clic y entonces se puede ir al documento original, es decir, al CDP00121:
 Nuevos y mejorados informes de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos

 Se simplifica el proceso de contabilizar y reversar documentos CDP/RP/OBG/OBP al
permitir hacerlo documento por documento o por grupos, o la totalidad de documentos de
un periodo
 Mejora en el proceso de contabilizar mientras se imprime el documento, permitiendo tener
la ejecución presupuestal en línea. Documento elaborado, documento impreso y
contabilizado automático en línea o en lotes, según reglas del negocio.

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Resultados
Resultados en Activos Fijos 17
 Nuevos y mejorados informes para el Control de Activos Fijos: Activos Fijos valorizados por
dependencias: facilita el proceso de análisis de información para una o múltiples o todas las
dependencias de la Entidad.
 Mejor gestión de los Activos Fijos, mediante el nuevo informe "Activos Fijos totalmente
depreciado en el periodo", con opción de seleccionar un año fiscal o rango de fechas.
 Mejor gestión de los Activos Fijos, mediante el nuevo informe "Activos Fijos dados de baja".
 Nuevas opciones para Depreciar los Activos Fijos: a diferente tiempo y diferentes tipos de
depreciaciones además de línea recta.
 Nueva formato para imprimir la ficha del Activo Fijo en el Menú Maestro de Activos Fijos (usado
para hacer entrega formal de un activo al responsable del mismo)
 Mejoras en el Asistente para dar de baja activos
 Mejoras en el Asistente par depreciar: se revisa depreciación del 100% en el último mes para
que el costo de adquisición sea exactamente igual a la suma de las depreciaciones efectuadas.
 Totalmente actualizado para manejar los costos y depreciaciones bajo Contabilidad LOCAL,
NIIF/NICSP, FISCAL
 Nuevos y Mejores Informes para el Control de Activos Fijos

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Resultados
Resultados en Nómina 18
 Nueva interface gráfica de usuario con acceso a las 16 apps del sistema disponibles
en el escritorio del sistema, a un clic de distancia.
 Revisión del proceso de expedición de certificados de ingresos y retenciones a empleados. La

nueva versión incluye el formato exigido por la DIAN "CERTIFICADO DE INGRESOS Y
RETENCIONES", de acuerdo con la normatividad actualizada.
 Mejoras en el proceso de liquidación de vacaciones para empleados: El Sistema genera
nóminas para liquidar vacaciones, ilimitadas vacaciones en cualquier momento del año, con la
opción de personalizar los valores liquidados a través de la fórmula "NOVEDADMONTO"
 Revisión de fórmulas para el cálculo de incapacidades acorde con la normatividad más
reciente
 Informes de Fondos y Parafiscales se redondean para que los valores se ajusten al valor más
cercano, facilitando la auditoría con el Sistema de Planilla PILA
 Revisión de fórmulas para liquidación de PRIMAS, VACACIONES, PROVISIONES
 Manejo de cesantías para cada uno de los grupos: Régimen Antiguo, LEY 50 y FNA
 Informe de Empleados y Novedades para la Planilla PILA

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Resultados
Resultados en Gestión Comercial e Inventarios 19
 El sistema de gestión comercial ha sido totalmente desarrollado desde cero, con el fin de
lograr la total integración con la nueva Factura Electrónica DIAN con validación previa:
Directo con la DIAN, sin requerir proveedores tecnológicos externos: se integra con Gestión
Comercial de Compras, Ventas, Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar
 Mejora en el proceso de auto contabilización de Ventas, para todos los formatos de factura,
personalizados o estándar: contabiliza mientras imprime la factura
 Proceso de Contabilización y Reversión mejorada en todos los módulos: proceso de
descontabilizar en todos los módulos de FIC
 El Sistema incluye nuevos formatos de facturas para el Punto de Ventas (PREIMPRIMIR)
para empresas comerciales y de servicios, facturas de administración de copropiedades,
modelo de factura para colegios (pensiones, matrículas)
 El Sistema incluye un nuevo modelo de factura tipo “tirilla de pago” para empresas
comerciales y de servicios que usan Puntos de Ventas
 Nuevos formatos de factura electrónica para empresas que vendes productos y para
empresas que venden servicios, con validación previa.

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Resultados en Rendición de Cuentas: Todos los clientes que usan Software 12

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16 Apps totalmente Integradas que le generan 3

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Resultados en Factura Electrónica con validación 4

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Resultados en Contabilidad General 5

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 Nuevo paquete de informes interactivos, disponibles con un clic: Balance de Comprobación,

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En el informe interactivo “balance de comprobación”, cada cuenta auxiliar aparece subrayada.

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Resultados en Normas Internacionales para 11

 Un solo plan de cuentas unificado para la implementación de Normas Internacionales bajo

 Nuevos y mejorados Informes Contables Estados Financieros bajo Normas Internacionales

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Resultados en Causación de Cuentas y Tesorería 14

 Nuevos informes: extracto mensualizado de cuenta bancaria resumido y extracto mensualizado

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 Nuevos informes interactivos de presupuestos. Ahora el sistema le permite navegar fácilmente

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 Nuevos y mejorados informes de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos

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Resultados en Activos Fijos 17

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 Revisión del proceso de expedición de certificados de ingresos y retenciones a empleados. La

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Resultados en Gestión Comercial e Inventarios 19

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