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PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA Código SST-P-41

Revisión 01
INTEGRADO DE GESTION Aprobado
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO Fecha 18/09/16
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COPIA CONTROLADA Nº:


ASIGNADA A:

OBJETIVO Establecer, documentar, controlar y mantener los documentos del


Sistema de Gestión en base a los requisitos de las normas ISO
9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001: 2007 y a los requisitos
establecidos por la organización.
ALCANCE Aplica a los documentos que forman parte del Sistema Integrado de
Gestión de TLI Transporte S.A.C.
DEFINICIONES Documento externo: Son aquellos documentos que se emplean en los
procesos del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categoría se
considera por ejemplo las leyes, normas o manuales.
Manual: Documento que especifica la forma de administrar una
organización.
Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o
un proceso indicando las responsabilidades y documentos involucrados
Registro: Documento que proporcionan evidencia de la conformidad con
los requisitos o de actividades desempeñadas.
Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarán
datos como resultado de una verificación o control, convirtiéndose de
esa manera en un registro.
Copia controlada: Copia de los documentos vigentes del SIG,
identificados como tal y asignados a una persona o proceso, para su uso
y aplicación correspondiente.
Copia no controlada: Copia de los documentos del SIG, que son
impresos con fines didácticos o de revisión, identificados como tal.
Copia obsoleta: Documento que ha perdido vigencia y es guardado en
forma digital en la carpeta correspondiente de documentos obsoletos.
SIG: Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente.
RED: Representante de la Dirección.
DOCUMENTO A Manual del SIG
CONSULTAR
RESPONSABILIDADES RED:
Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento asegurando su
implementación y control respectivo.
Miembros de la organización:
Cumplir lo establecido en el presente procedimiento, mantener sus
registros actualizados y garantizar su almacenamiento en lugares
apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro.
REGISTROS No aplica
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DESCRIPCION DEL PROCESO

1. Documentos Internos
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

a) Elaborar / Cualquier integrante La necesidad de elaborar o modificar un documento del SIG puede generarse en cualquier proceso ----
Modificar de la organización / a iniciativa de cualquier integrante de la organización.
Responsable de
Proceso Esta necesidad deberá ser comunicada al RED quien evaluará su procedencia o no.

Determinada su procedencia, el Responsable del Proceso designa a la persona de su área que se


encargará de elaborar / modificar el documento.

Para la elaboración de un documento nuevo la persona encargada elabora un borrador en


coordinación con el Responsable del proceso de acuerdo a lo establecido en el Anexo N° 3.

Las modificaciones de documentos se generarán según varíen los mismos o en caso de acciones
correctivas / preventivas, caso contrario serán revisados por lo menos una vez al año, para lo cual el
RED entrega una copia del documento sin fecha ni versión al responsable de la modificación.

Al momento de elaborar procedimientos e instructivos, se debe considerar la estructura de acuerdo


a lo señalado en el anexo N° 4. En caso de modificación se debe respetar la estructura del
documento.

Al modificarse un documento se identifican los cambios en la sección “Control de cambios” del


documento.

b) Revisión RED / Responsable Revisa el documento nuevo o modificado. De encontrarse alguna observación, se devuelve al Documento
de proceso elaborador para su corrección. firmado en
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Una vez se cuente con la revisión aprobatoria, pasa a la etapa de aprobación (ver anexo 1) señal de
revisado

c) Aprobación Gerente. General / Recibe el documento del “revisor” y procede a su aprobación para lo cual firma el documento físico. Documento
RED / Responsable firmado en
de Proceso De encontrarse alguna observación, lo devuelve al “revisor”. señal de
aprobación

d) Creación de RED Cuando se genera un nuevo documento o modifica uno existente, el RED deberá completar la ----
código siguiente información:

 Título del documento


 Código (ver anexo 2)
 Revisión y fecha de aprobación
Adicionalmente, debe asegurarse que el documento sea legible y cumpla con la estructura definida
en el anexo 3.

e) Actualizació RED Los documentos aprobados son incluidos por el RED en el formato “Lista Maestra de Documentos Lista Maestra
n lista Internos F-SIG-01". de
maestra Documentos
Cada vez que se actualice la Lista maestra de documentos internos el RED, comunica sobre el Internos
mismo a todos los Responsables de Proceso mediante correo electrónico, indicando la ruta donde
se encuentra el mismo. (F-SIG-01)

CONFIDENCIAL: Prohibido reproducir sin autorización del representante del grupo TLI
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f) Distribuir y RED Copia electrónica Lista Maestra


comunicar de
 Todo personal de Transportes Acoinsa podrá acceder a la carpeta electrónica Documentos
“ACOINSA.SIG” en donde se encuentran todos los documentos del sistema integrado de
Internos
gestión en versión PDF, con el pie de página “La impresión de este documento es una copia
no controlada”
F-SIG-01
 El RED dispondrá adicionalmente las versiones de los documentos del SIG en formato
modificable. Correo
electrónico
Copia física
(Distribución
 El RED distribuye copias físicas de los documentos del SIG a aquellas personas / áreas que
no tengan acceso a la carpeta electrónica del servidor y recabará las versiones no vigentes del documento
en su poder (si aplica) vigente)

 Toda copia física deberá tener el sello color azul “Copia Controlada”
 Debe actualizarse la “Lista Maestra de Documentos Internos F-SIG-01-” con las copias
físicas entregadas.
 El RED guardará el original con las firmas correspondientes de revisión y aprobación en el
fila SIG-ACOINSA.
Comunicación

 El RED comunicará por correo electrónico las nuevas versiones y/o elaboraciones de
nuevos documentos a todo el personal ACOINSA.

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g) Documento RED Las copias electrónicas de los documentos obsoletos serán guardadas en la carpeta electrónica
s obsoletos “Documentos Obsoletos”. Deberán guardarse por lo menos las dos últimas versiones obsoletas de
los mismos.

No se guardarán copias físicas de documentos obsoletos.

2. Documentos Externos

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Los Responsables de cada proceso (según Anexo Nº 3) deben identificar los Documentos Externos
relacionados a sus procesos:

 Normas técnicas: el responsable del proceso identifica las normas técnicas aplicables y las
comunica al RED. Matriz de
Responsable de
 Leyes: se monitorean a través de la “Matriz Monitoreo de requisitos legales F-SIG-15” Monitoreo F-
a) Identificar proceso
SIG-15
 Manuales: Taller de Mantenimiento deberá mantener una copia física de los manuales de
las unidades de transporte que usa Operaciones.
Los mismos que deben ser indicados al RED para su registro en el formato “Lista Maestra de
Documentos Externos”.

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Las Normas Técnicas y los Manuales deberán ser ingresados por el RED a la Lista Maestra de Lista Maestra
Documentos Externos F-SIG-02. de
b) Control de
RED Documentos
documento
El RED deberá identificar la aparición de nuevas versiones de normas técnicas a fin de actualizar la Externos
s externos
lista maestra y comunicar / distribuir a los usuarios las nuevas versiones. (F-SIG-02)

Distribución de
El RED distribuye los documentos externos a las personas involucradas de manera similar a lo
RED documentos
c) Distribuir indicado en 6.1.f
(F-SIG-04)

d) Documento
s Toda copia obsoleta que se requiera conservar se debe identificar como “Documento Obsoleto” y
RED ----
ser guardado en el sistema en la carpeta correspondiente a los documentos externos obsoletos.
Obsoletos
Aplicar lo indicado en 6.1.g

Lista Maestra
de
e) Actualizar En caso de eliminarse o adicionarse algún documento de origen externo el RED actualiza la Lista Documentos
RED
lista Maestra de Documentos Externos e informa el cambio a cada Responsable de proceso. Externos
maestra
(F-SGI-02)

a. Registros

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

 Cada usuario de Proceso identifica y declara al RED los registros a usar que puedan afectar Lista Maestra
Identificar Responsable de el SIG.
de Registros
registros Proceso
 El RED asigna un código de acuerdo al anexo 2. (F-SIG-03)
 Los registros se podrán manejar en formato electrónico o físico.
Los registros se controlan a través de la” Lista Maestra de registros F-SIG-03” , en donde se definen
todos los controles necesarios sobre la identificación, almacenamiento, protección, recuperación,
retención y disposición de los registros de cada proceso, consignando la siguiente información:

 Identificación :código y título Lista Maestra


Controlar Responsable de
de Registros
registros Proceso  Almacenamiento: físico o virtual según defina el responsable del proceso
(F-SIG-03)
 Protección: físico o virtual según defina el responsable del proceso
 Recuperación: por el mismo usuario
 Retención (Archivo activo y pasivo) y disposición final: según lo definido por el responsable
del proceso.

Actualizar Lista Maestra


Responsable de Cada vez que se identifique un registro, el Responsable de proceso debe actualizar la lista y
de Registros
Lista Maestra Proceso enviársela al RED.
(F-SIG-03)

3. Registros
F-SIG-01 Lista Maestra de Documentos Internos
F-SIG-02 Lista Maestra de Documentos Externos
F-SIG-03 Lista Maestra de Registros

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4. Control de cambios
Sección Cambio realizado

5. ANEXOS
Anexo Nº 1: Niveles de Elaboración, Revisión y Aprobación de los Documentos del SIG

Anexo Nº 2: Codificación de la Documentación


Anexo Nº 3: Responsables de procesos
Anexo Nº 4: Estructura de los Documentos

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Anexo Nº 1: Niveles de Elaboración, Revisión y Aprobación de los Documentos del SIG

Documento Elabora Revisa Aprueba

Manual del SIG RED RED Gerente General

Política y Objetivos de
Calidad, Ambiente y RED RED Gerente General
Seguridad

Procedimientos / RED
Cualquier integrante de la
Manuales / Instructivos RED
organización
del SIG

Procedimientos / Responsable del Proceso


Cualquier integrante de la
Manuales / Instructivos RED
organización
de área

Cualquier integrante de la RED


Formatos Responsable de proceso
organización

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Nota: Para el caso del formato “Perfil de puesto” código F-RRH-08, la información para cada puesto de
trabajo:
 Elaboración: Por el Responsable del proceso.
 Revisión: Por la responsable de Recursos Humanos.
 Aprobación: Por el RED.
Anexo Nº 2: Codificación de la Documentación

Código Significado

M Manual

P Procedimiento

F Formato

I Instructivo

T Procedimiento Escrito Trabajo Seguro (PETS)

Otros documentos (Organigrama, Política,


D
tablas, otros.)

SIG Sistema Integrado de Gestión

OPE Operaciones

TAL Taller de Mantenimiento

LOG Logística

RRH Recursos Humanos

ADM Administración

XX Número del documento


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Quedando la codificación de la siguiente manera:

P - OPE - 01

Anexo Nº 3: Responsables de procesos

Proceso / Área Responsable de proceso

Gestión de Calidad RED (RED)

Seguridad, Salud y Ambiente Jefe de Seguridad

Comercialización y
Jefe de Operaciones (JOP)
Planificación

Flota y Operaciones Jefe de Flota y Operaciones (JFO)

Taller Gerente de Mantenimiento (GMA)

Logística Administradora (ADM)

Mantenimiento Gerente de Mantenimiento (GMA)

Recursos Humanos Administradora (ADM)

Administración Administradora (ADM)

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Anexo Nº 4: Estructura que se debe considerar en la elaboración de documentos

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