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VERSIÓN 1
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INFORMATIVA FECHA DE APROBACIÓN 03/11/2015

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PROCESO SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

RESPONSABLE DE LA SECRETARIA PROFESIONAL ASIGNADO AL
SECRETARIA U OFICINA SISTEMA GESTIÓN AMBIENTAL
U OFICINA SGA

DONDE SE
QUE SE DEBE QUIEN DEBE
GENERA LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
COMUNICAR COMUNICAR
COMUNICACIÓN
Dirección del SIG,
Matriz de requisitos Sistemas Gestión Profesional Medio magnético, Cada vez que
alta dirección, Publicación del Normograma
legales Ambiental asignado al SGA correo electronico se actualize
Servidores públicos

Sistemas Gestión Profesional Cada vez que

Informes de Gestión Secretaría General Escrito Informe
Ambiental asignado al SGA se requiera.

Requerimientos de Sistemas Gestión Profesional Cada vez que

Partes interesadas Escrito Informe
información Ambiental asignado al SGA se requiera.

Sistemas Gestión Profesional

Ambiental Formato formulación y
asignado al SGA De acuerdo a la
Planes de Control interno seguimiento de planes de
Escrito frecuencia
mejoramiento mejoramiento por proceso,
establecida
individual

Sistemas Gestión
Ambiental Profesional
Respuesta a las A quien formule la Cada vez que
asignado al SGA Escrito Carta
PQRSD PQRSD se requiera
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DONDE SE
QUE SE DEBE QUIEN DEBE
GENERA LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
COMUNICAR COMUNICAR
COMUNICACIÓN
Sistemas Gestión
Formulación y Ambiental Profesional De acuerdo a la
medición de los Indicadores formulados y
asignado al SGA Dirección SIG Digital frecuencia de
indicadores de medidos a través del aplicativo
medición
gestión del proceso.

Sistemas Gestión
Ambiental Después de
Profesional auditorias Acción de mejora, correctiva y
Acciones correctivas asignado al SGA Dirección SIG Escrito
internas y preventiva.
externas.

Sistemas Gestión
Solicitud de bienes y Ambiental Profesional Grupo de
Cada vez que Solicitud de bienes y
Requerimiento de asignado al SGA administración de Escrito
se necesite Requerimientos de servicios
servicios recursos físicos

Sistemas Gestión Profesional

Ambiental Cada vez que
Aspectos e impactos asignado al SGA Todos los servidores se modifique, Registro de reunión
ambientales Escrito, reuniones
públicos inducción y Circular
significativos
reinducción

Sistema de Gestión Profesional

Ambiental Oficina de Sistema Medición de las
Desempeño de la
asignado al SGA Integrado de gestión metas de los
Anualmente Informe, carta
gestión ambiental Despacho del programas del
gobernador SGA

Sistema de Gestión Profesional Cuando se

Ambiental asignado al SGA cambien o se
Requisitos Dirección de
generen nuevos
ambientales para las contratación bienes y Escrito Carta
requisitos
compras servicios
ambientales de
compra
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DONDE SE
QUE SE DEBE QUIEN DEBE
GENERA LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
COMUNICAR COMUNICAR
COMUNICACIÓN
Sistema de Gestión Profesional
Ambiental asignado al SGA
Política y objetivos Socialización, Inducción, Registro de reunión
Servidores púbicos
ambientales escrito, INTRANET reinducción

Programas y
Sistema de Gestión Profesional Socialización, Cada vez que se
Cronogramas Servidores púbicos Carta, registro de reunión
Ambiental asignado al SGA escrito, INTRANET requiera
ambientales

Pagina WEB -
Plan de Sistema Profesional Todos los Cada vez que Acta Registro de Reunión,
Intranet -
emergencia de gestion funcionarios se requiera evidencia fotográfica,
asignado al capacitacione
ambiental Informes
SGA s

Pagina
Campañas Sistema de Gestión Profesional Al SIG, WEB - Todos los Actas de reuniones y
ambientales Ambiental asignado al funcionarios, Intranet - meses registros
contratistas y Medios fotográficos
SGA
visitantes de la Impresos
gobernación

Sistema de Gestión Escrito,

Necesidad de la Ambiental Profesional Entidades correo Cada vez Carta, correo
recolección de asignado al recolectoras de electrónico, que se
residuos peligros los residuos llamada requiera
SGA
(pilas usadas y posconsumo telefónica
luminarias)
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