Manual Administrativo de

Procedimiento de
Adquisiciones

6014
Agosto-2018

DIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES
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MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS ·oE· ADQUISICIONES

1 REV. 02 1 LN-6014-MAP-HC-01
HOJA DE CONTENIDO
1 15/08/2018 1 Página 1 de 1

CODIGO DESCRIPCION REV. FECHA ESTATUS

LN-6014-MAP-GE-01 GENERALIDADES 01 15/08/2018

PROCEDIMIENTOS

CODIGO DESCRIPCION REV. FECHA ESTATUS

LN-6014-MAP-P0-01 Procedimiento de adquisición, suministro y 01 15/08/2018
cancelación de boletos de avión. ·-
LN-6014-MAP-P0-02 Procedimiento de compra por adjudicación
directa con fundamento en el artículo 42 de la 01 15/08/2018 CANCELADO
LAASSP.
LN-6014-MAP-P0-03 Procedimiento de registro de información del 01 15/08/2018
módulo de adquisiciones en el sistema GRP.

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LIC. DANIEL ING. ANTONIO R. C.P. JOSE ALONSO LIC. FRANCISCO
NOM BRE HERNÁNDEZ GUERRERO GARCIA SALAZAR JAVIER CARRILLO
CASTAÑEDA FERNÁNDEZ BRITO
GERENTE DE
PUESTO RECURSOS
MATERIALES

FIRM A

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ORC.1
Y DESAí-<.
PERSu1�.-.

Subgerente de Empleo, encargado del despacho de la Gerencia de Organizé,ción y Desarrollo de Personal, de

conformidad con el oficio DA/1165/2018, del 14 de septiembre de 2018.
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GERENCIA DE RECURSOS MATERI LES
APROBADO
MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

REV. 01 LN-6014-MAP-GE-01
GENERALIDADES
15/08/2018 Página 1 de 3

OBJETIVO
Establecer de forma clara, las actividades que tanto la Gerencia de Recursos Materiales, la
Subgerencia de Adquisiciones y los Departamentos de Licitaciones, Compras y Normatividad y
Seguimiento deben seguir a fin de instrumentar los procesos para la adquisición de bienes y/o la
contratación de los servicios que las Unidades Administrativas de este Organismo requieran,
obteniendo en beneficio de la Entidad, las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad,
financiamiento, oportunidad y demás circunstancias establecidas en la normatividad vigente y
aplicable.

El lenguaje empleado en el presente Manual, no busca generar ninguna clase de discriminación,

ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al
género masculino, representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente
ambos sexos.

ALCANCE

La Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad; la Gerencia de Recursos Materiales y todas

las Unidades Administrativas de la Entidad que requieran la contratación de bienes,
arrendamientos y servicios para la operación de sus funciones.

DIRECTORIO:
6010000 Dirección de Administración
6014000 Gerencia de Recursos Materiales
6111000 Gerencia de Control Presupuesta!
6014100
6014110
Subgerencia de Adquisiciones
Departamento de Compras
6014120 Departamento de Normatividad y Seguimiento
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POLÍTICAS
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1.
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Antes de dar inicio al trámite de adjudicación de bienes y s · ic1os,
la Asis �nc Publica
se ebe cumplir c
las premisas siguientes por el Área Solicitante: I . •.;,
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APROBADO NUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS

DE ADQUISICIONES
REV. 01 LN-6014-MAP-GE-01
15/08/2018 Página 2 de 3

a) Elaborar su Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

b) Elaborar en el Sistema GAP la Requisición de Compra.

c) Elaborar el Anexo Técnico que se integra a la Requisición de Compra.

d) Obtener del Departamento de Almacenes la constancia de no existencia en el

Almacén del bien.

e) Obtener en la Requisición de Compra el sello de la autorización de suficiencia del

recurso presupuesta! de la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad, el cual
se requiere para la adquisición del bien o la contratación del servicio, requisito sin el
cual no se dará inicio a procedimiento de adquisición alguno.

f) Presentar en tiempo y forma el oficio de solicitud del requerimiento y documentación

soporte ante la Gerencia de Recursos Materiales.

2. Las diferentes áreas de la Entidad deben planear, programar y presupuestar su programa

anual de necesidades, gestionando ante la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad,
la autorización de la suficiencia de los recursos presupuestales y ante la Gerencia de Recursos
Materiales el desarrollo de los procedimientos de contrataciones públicas.

3. El Área Solicitante es la responsable de hacer modificaciones en su caso, a la requisición

de compra registrada en el sistema GAP, informando de esta situación a la Gerencia de
Control Presupuesta! y Contabilidad y a la Gerencia de Recursos Materiales.

4. Los servidores públicos adscritos a la Gerencia de Recursos Materiales, son responsables

de observar los principios de legalidad, imparcialidad, no discriminación y rendición de
cuentas; así como, de evitar intervenir en cualquier acto de corrupción y de posible conflicto
de interés, en el desempeño de su empleo, cargo o comisión.

GLOSARIO:
Área Requirente La Unidad Administrativa que en la Entidad solicite o requiera
formalmente la adquisición o arrendamiento de bienes o la
prestación de servicios, o bien aquélla que los utilizará.

Casos Especiales Por necesidades prioritarias del servic¡mLfiof f�'b �M&Jt?- �I

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M NUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS

DE ADQUISICIONES
APROBADO REV. 01 LN-6014-MAP-GE-01
5/08/2018 Página 3de 3

D.0.F.: Diario Oficial de la Federación.

Entidad: Lotería Nacional para la Asistencia Pública.

GAP: Planeación de Recursos Gubernamentales.

LAASSP: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público.

Nota de Crédito: Documento que utiliza la compañía prestadora del serv1c10 aéreo
destinado a cubrir el costo de otro boleto distinto al original.

Pedido: Documento a través del cual, la Entidad formaliza con un

licitante ganador la adquisición, fabricación o entrega de un bien
o servicio.

Contrato: Documento que contiene el acuerdo de voluntades para crear o

transferir derechos y obligaciones, y a través del cual se formaliza
la adquisición o arrendamiento de bienes muebles o la prestación
de servicios.

Proveedor: Persona física o moral que celebra un contrato o pedido de

adquisiciones, arrendamientos o servicios.

Recurso Presupuesta!: Recurso Económico (Dinero) que se asigna para la adquisición

de bien o contratación de servicio.

Requisición de Compra: Documento a través del cual el Área Solicitante, solicita la

adquisición de un bien o servicio.

Superusuario de Usuario Clave (responsable) que tiene privilegios de

contratos del módulo administrador en el sistema GAP de acuerdo al Módulo de
de Adquisiciones del Adquisiciones, relativo a las órdenes de compra formalizadas,
GRP: registro de proveedores, configuración de periodo contable, etc.

UMA: Unidad de Medida y Actualización.

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APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

REV. 01 LN-6014-MAP-P0-01
PROCEDIMIENTO DE ADQUSICIÓN, SUMINISTRO Y
CANCELACIÓN DE BOLETOS DE AVIÓN
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OBJETIVO

Adquirir, suministrar y en su caso cancelar el servicio de transporte aéreo para el personal de la

Entidad comisionado para el desempeño de funciones inherentes a los distintos Estados de la
República Mexicana, así como al extranjero, previo oficio de comisión a través del cual se indica
el destino y fechas solicitadas para la adquisición del Boleto de Avión, a efecto de atender las
necesidades de las Unidades Administrativas que conforman la LOTENAL.

ALCANCE

Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Adquisiciones, Departamento de Compras y

las Unidades Administrativas de la Entidad.

POLÍTICAS

1. La adquisición de los Boletos de Transporte Aéreo se debe realizar con la empresa con la
cual se haya celebrado contrato o convenio de prestación de servicios, salvo en los casos
especiales, prioritarios y debidamente justificados, en que la adquisición del Boleto de Avión
no pueda ser obtenido con la empresa contratada.

2. Es responsabilidad de las Unidades Administrativas de la Entidad obtener sello de

¡
disponibilidad presupuesta! en la partida 37104 (Pasajes Nacionales) o 37106 (Pasajes
Internacionales) para llevar a cabo el trámite de comisión.
�
3. Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Materiales a través de la Subgerencia de
Adquisiciones y del Departamento de Compras, tramitar la adquisición de los Boletos de
Avión con la empresa contratada previamente y que el procedimiento se realice con
fundamento en lo establecido en las normas que regulan los viáticos y pasajes para las
comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal vigentes.
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MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS

APROBADO DE ADQUISICIONES
REV. 01 LN-6014-MAP-P0-01
15/08/2018 Página 2 de 5

4. Es responsabilidad de las Unidades Administrativas de la LOTENAL, que el oficio de

comisión contenga la información siguiente: Nombre del personal comisionado, Número de
Expediente, Cargo, Área de Adscripción, el sello de disponibilidad presupuesta!, destino y
fechas solicitadas, así como mencionar el motivo de la comisión, debidamente firmado por
el (la) Titular del Área Solicitante.

5. Es responsabilidad del personal comisionado presentar ante la Gerencia de Recursos

Materiales de manera oportuna, puntual y por oficio, la solicitud de cancelación de Boletos
de Avión especificando los motivos o causas oficiales por las cuales no fue utilizado,
anexando el original del Boleto de Avión en cuestión, en un término de tres días hábiles
posteriores a la fecha de su entrega.

6. El costo del Boleto de Avión debe ser pagado por el personal comisionado que no
tramite oportunamente la cancelación del mismo, el pago puede ser vía nómina o bien,
puede realizar el pago correspondiente en la Tesorería de la LOTENAL, presentando
copia del recibo de caja a la Gerencia de Recursos Materiales.

7. Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Materiales, a través del Departamento

de Compras realizar las gestiones de cancelación ante la empresa prestadora del
servicio, así como la gestión de emisión de la Nota de Crédito correspondiente.

8. La Entidad debe conservar toda la documentación relativa a sus procedimientos de

adquisiciones, suministro y cancelación de los boletos de avión por un período mínimo
de 5 años, y cuando sean requeridas, deben ponerla a disposición de la Secretaría de
la Función Pública.

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DE ADQUISICIONES
1 LN-6014-MAP·P0-01
15/08/2018 1 Página 3 de 5

RESPONSABLE No.de DESCRIPCIÓN

Op.

INICIO

erencia de Recursos Recibe Oficio de Comisión del personal o de Cancelación del Boleto de Avión
Materiales y/o Subgerencia adquirido, de parte de las Unidades Administrativas y lo turna al
e Adquisiciones Departamento de Compras.

En caso de comisión, el oficio deberá contener el sello original de la

disponibilidad presupuesta!, para la adquisición del Boleto de Avión y continúa
en la siguiente operación.

En caso de ser cancelación pasa a la operación número 12.

Departamento de Compras
2 Recibe y verifica que el oficio de comisión enviado por las Unidades
Administrativas contenga los requisitos mencionados en las políticas.

3 Analiza y realiza la reservación y adquisición del Boleto de Avión con la

empresa con la que se haya celebrado contrato, a efecto de atender las
solicitudes de las Unidades Administrativas de la LOTENAL.

4 Solicita la expedición del Boleto de Avión. Recibe boleto y factura electrónica,

mismos que revisa que cumplan con todos los requisitos fiscales, numéricos
y que estén debidamente requisitados.

rea solicitante 5 Entrega al Área Solicitante, las claves de reservación del Boleto de Avión
electrónico.
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(, /

6 Recibe Boleto de Avión electrónico.

7 A la conclusión de la comisión, dentro de los diez días hábiles posteriores se

remite a la Subgerencia de Adquisiciones el original de pases de abordar.

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APROBADO
15/08/2018 1 Página 4 de 5

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.
Departamento de
Compras 9 Recibe y revisa que la información contenida en los pases de abordar
corresponda al Boleto de Avión entregado e inicia el trámite de solicitud de
pago de la factura correspondiente al Boleto de Avión que se trate, integrando
la documentación siguiente:

>- Se registra y elabora cuenta para liquidar certificada en el GRP firmada

por el (la) Gerente(a) de Recursos Materiales, rubricada por el (la)
Subgerente(a) de Adquisiciones y Jefe del Departamento de Compras,
en original y dos copias.
>- Validación Fiscal de facturas por centro de costos y partidas con firma
del (la) Jefe de Departamento de Compras de "Elaboró", del (la)
Subgerente(a) de Adquisiciones de "Revisó" y del (la) Gerente(a) de
Recursos Materiales de "Visto Bueno" en original y dos copias.
>- Pases de abordar en original y dos copias.
>- Copia del oficio de comisión con sello original de disponibilidad
presupuesta! y dos copias.

1o Turna la documentación integrada para pago en original y una copia a la

Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad, para el trámite
correspondiente.

11 Recibe, archiva en expediente respectivo y en su momento elabora e integra

informe trimestral e informa a la Subgerencia de Adquisiciones para
conocimiento.

Termina procedimiento

12 Recibe y realiza el trámite de rembolso o trámite de Nota de Crédito

correspondiente para ser aplicado en otros vuelos.

FIN

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APROBADO
GERENCIA DE RECURSOS
MATERIALES DEPARTAMENTO ÁREA DEPARTAMENTO
SUBGERENCIA DE ADQUISIONES DE COMPRAS SOLICITANTE DE COMPRAS

Recibe y verifica que el oficio de 12 5 Recibe y revisa que los pases de i 9

INICIO Entrega al Asea Soficilanle, Boleto abordar correspondan al Boleto
mencionados en las polilicas elecllóruco. de AVIÓn entregado; ilicia bámde
com1Sión conteo¡¡a los requisitos

de soldlll de pago de la faclu'a

Recibe Oficio de Comi;ión o del Boleto de Avión, con la
dOCIJlllel'lla!;IÓll pertinente,.
11
Cancelación del Boleto de Avión y lo
turna a la St.bgefencia de 3
Adquisiciones. Reserva y adqljere el Bolelo Recibe de Avióo
luma la documentación pa¡a
Boleto
10
pago Gerencia de Conlrol
elecllónico

Presupuesta! y Contabilidad, pa,a

Solicita la expedición del Bolelo
de Avión, recibe boleto y factura
elecllónica y los revisa
el tramrte conespondiente.
14
A la conclusión de la can6ión,
7
remile el original de pases de Reci:,e, archiva en expedien1e 11
abordar respecbvo y en su momento

elabora e .-itegra .-iforme

encia de Adquisiciones.
bimes1ral e ilforma a la

12
Recibe, trámite de reembolso o Recibe, trámite de reembolso o
trámite de Nota de Crédito trámk de Nola de Ciédllo
conespondienle. conespondienle.

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL REV. 01 LN-6014-MAP-P0-03

MÓDULO DE ADQUISICIONES EN EL SISTEMA GRP
15/08/2018 Página 1 de 3

OBJETIVO

Establecer los mecanismos a través de los cuales se atienden las solicitudes de adquisiciones
de bienes y contratación de servicios de las Unidades Administrativas que conforman la
Entidad, en el trámite administrativo de registro de información mediante el sistema GAP, a
través del módulo de Adquisiciones.

ALCANCE

Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Adquisiciones, Departamento de Compras

y Unidades Administrativas solicitantes que forman la Entidad.

POLÍTICAS

1. Es responsabilidad de las Unidades Administrativas de la Entidad, registrar en el

sistema GAP, toda solicitud de requisición de compra (Solicitud Interna) que genere un
contrato o pedido.

2. Es responsabilidad de las Unidades Administrativas, que la solicitud de requisición de

compra, esté especificada en cantidad y servicio o bien adquirir, conforme al anexo
técnico mismo que debe estar incluido en la requisición, así mismo de cumplir con los
lineamientos establecidos en las Políticas, Bases y Lineamientos de la LOTENAL
vigentes.

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DE ADQUISICIONES
REV. 01 LN-6014-MAP-P0-03
APROBADO 15/08/2018 Página 2 de 3

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Este procedimiento inicia cuando las Unidades Administrativas registran sus

solicitudes internas (Requisiciones de Compra) en el sistema GRP.

INICIO
Subgerencia de
!Adquisiciones Turna información documental para el registro de la Información de la
Contratación en el sistema GRP.

Departamento de
Compras/
Departamento de 2 Recibe información documental y procede a registrarla.
• Datos del Proveedor.
Normatividad y
• Contrato.
Seguimiento
• Pedido.

Subgerencia de
3 Verifica que los datos del proveedor estén en el sistema, para el registro
!Adquisiciones/
correspondiente o actualización de información.
Departamento de
Compras 4 Verifica que la requisición de compra, esté aprobada en el sistema y genera el
contrato o pedido correspondiente.
Detallando lo siguiente:
• Tipo de Orden Planificada en Contratos,
• Orden estándar en pedidos.

5 Indica la creación automática para la elaboración del registro correspondiente,

para integrarla con la requisición de compra autorizada para este proceso.

Registra el contrato o pedido de acuerdo a lo siguiente:

6 • Número de Contrato o Pedido.
• Proveedor.
• Ajusta importe acorde a documentación.
• Información complementaria del Contrato o Pedido.

7 Cuando la información esté registrada, se guarda en el sistema.

Aprueban el pedido y/o contrato para la continuidad del Trámite de la forma

siguiente:
• Pedidos se remite electrónicamente al Subgerente de Adquisiciones y al
Gerente de Recursos Materiales.
• Contratos, lo aprueba el Superusuario del módulo de Adquisiciones.

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE
PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

APROBADO REV. 01
1
LN-6014-MAP-P0-03
15/08/2018 1 Página 3 de 3

SUBGERENCIA DE ADQUISIONES SUBGERENCIA DE ADQUISIONES

DEPARTAMENTO DE COMORAS DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD Y SEGUIMIENTO

Recibe rnformacrón documental y 12

p1ocede a registralia
INICIO Dalos del proveedor
Con1ra10
Pedoo
1
Turna información para registro en Verifrca que los datos del 13
el Sistema GRP. proveedor estén en el Sistema,
para el registro conespondiente o
actualización de información.

Venfica que la requ1S10ón de compra, 14

este aprobada en el S:stoma y g,,neral
el contrato o peddo conespor.drerte,
détallancb:
•Tipo de orden planrficada en contratos
-Orden e]ltánda.' en ped,dos

Indica la creación automática para i S

la elaboración del registro
conespondiente, para integrarla
con la requisición de compra
autorizada para este proceso
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Guarda en el sislema

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