SIG GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

GUIA PARA EL TALLER LA SIMULACIÓN EL JUEGO DE ROLES ESTUDIO DE CASO

1. DATOS GENERALES

Programa de Formación: Organización de Archivos Administrativos

Proyecto de la Formación
N/A.
Profesional:
Organizar la documentación teniendo en cuenta las
Competencia:
normas legales y de la organización.
Organizar los archivos administrativos, teniendo en
Actividad de Aprendizaje: cuenta las tablas de retención documental, los principios
archivísticos y la normatividad vigente.
Evidencia de Desempeño y/o producto:
• Ejercicio de correlación entre términos y enunciados, determinar si es falso o verdadero los
enunciados y completar sobre normatividad archivística.
Criterios de Evaluación:
Aplica de manera rigurosa las normas y la legislación vigente en la conservación de los
documentos.
Duración de la evaluación:
1 hora
Nombre del Aprendiz (a) en formación: YESICA SANCHEZ RANGEL_
No. de ficha: 2163308
Centro de formación: Centro Industrial de Mantenimiento Integral – CIMI –
Regional: Santander
Nombre del Instructor: Reynaldo Pérez González.

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

Estimado aprendiz:

Este taller ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de su conocimiento sobre la normatividad
archivística colombiana. Lo(a) invito para que diligencie la actividad y la entregue al Instructor(a)
formador(a).

3. CONTENIDO y/o SITUACION DESCRIPTIVA:

La realización de esta evaluación se hará en parejas, con el objeto de afianzar sus conocimientos sobre
el tema en la actividad que desarrolló el instructor en el ambiente de aprendizaje.
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RELACIONE EL NUMERO DEL CONCEPTO DE LA PARTE IZQUIERDA, UBICANDOLO EN LA CASILLA

VACIA CON LA DEFINICION DE LA PARTE DERECHA.

FINES DE LOS ARCHIVOS 4 En el se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta ya no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia….
1.
2. FUNCION ARCHIVISTICA 6 Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
3. CLASIFICACION DE ARCHIVOS, SEGÚN 9 Los archivos en un estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
4. ARCHIVO CENTRAL 10 Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
5. CLASIFICACION DE LOS FONDOS 8 Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización
DOCUMENTALES de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
6. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 1 El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que
la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la historia.
7. ALGUNOS PRINCIPIOS GENERALES QUE 3 Archivo de gestión, archivo central, archivo histórico.
RIGEN LA FUNCION ARCHIVISTICA SON:
8. GESTION DOCUMENTAL 2 Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la
elaboración del documento hasta la eliminación o conservación permanente.
9. FUNCION DE LOS ARCHIVOS 7 Responsabilidad – Racionalidad – Fines de los archivos – Función de los archivos – Manejo y
aprovechamiento de los archivos
10. DOCUMENTO DE ARCHIVO 5 Se realiza mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en secciones y series.

LLENAR LOS ESPACIOS EN BLANCO SEGÚN LO PREGUNTADO

11.- LOS ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE CLASIFICAN EN:

Archivo General de la Nación

Archivos del Orden Nacional
Archivos del Orden Departamental
Archivos del Orden Municipal
Archivos del Orden Distrital

12.- CUALES SON LAS OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTEN LOS ARCHIVOS DE LAS
ENTIDADES PUBLICAS?

Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de

los documentos de archivo

Son responsables de su organización y conservación, así como de la prestación

de los servicios archivísticos
Trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones
que regulan su labor

Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de
organizar, conservar y servir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental de la
Nación.

13.- A LOS CUANTOS AÑOS CESARÁ LA RESERVA LEGAL DE LOS DOCUMENTOS? ¿Y QUE OCURRE UNA VEZ
CUMPLA DICHO TERMINO?
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La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su

expedición. Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no adquiere el
carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad
que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande
copias o fotocopias del mismo".

14.- ¿CUALES SON LAS ENTIDADES ENCARGADAS DE DIRIGIR Y COORDINAR LA FUNCION ARCHIVISTICA A NIVEL
NACIONAL Y DEPARTAMENTAL?

La entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel nacional

es el Archivo General de la Nación
La entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel
departamental es el Consejo Departamental de Archivo, el cual será el órgano
encargado de aplicar las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la
Nación

15.- ¿QUIENES INTEGRAN EL COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS DE LA NACION Y DEL DEPARTAMENTO?

POR LA NACION:

El Comité Evaluador de Documentos estará integrado por el Director del Archivo General de la
Nación o su delegado, quien lo presidirá, el Jefe de la División de Clasificación y Descripción y un Funcionario de
esta División nombrado por el Director; el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentación y un
reconocido historiador nombrado por la Junta Directiva.
Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el Comité podrá invitar a los funcionarios o especialistas que considere
del caso.

POR EL DEPARTAMENTO:

Estará integrado de acuerdo con las necesidades del mismo, pero como mínimo deberá conformarse por el
Presidente del Consejo Departamental o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe de Archivo de la entidad
productora de la documentación; un reconocido historiador nombrado por el Consejo Departamental de Archivo, el
Jefe del Archivo de la Gobernación y un Archivista de profesión.

RESPONSA FALSO O VERDADERO SEGÚN CORRESPONDA.

16.- (F ). LOS ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA TERRITORIAL SE CLASIFICAN EN ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION, A. GENERAL DEL DPTO, A. GENERAL DEL MUNICIPIO Y A. GENERAL DEL DISTRITO.

17.- ( F ). LA DOCUMENTACION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA ES PRODUCTO Y PROPIEDAD DEL ESTADO Y

ESTE EJERCERA EL PLENO CONTROL DE SUS RECURSOS INFORMATIVOS. LOS ARCHIVOS PUBLICOS, POR SER UN
BIEN DE USO PUBLICO, SON SUSCEPTIBLES DE ENAJENACION.

18.- ( F ). LOS DOCUMENTOS ORIGINALES QUE POSEAN VALORES HISTORICOS PODRAN SER DESTRUIDOS, UNA
VEZ HAYAN SIDO REPORDUCIDOS Y/O ALMACENADOS MEDIANTE CUALQUIER MEDIO.
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19.- ( V ). EL COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS SERA EL ORGANO ENCARGADO DE ESTUDIAR LOS

ASUNTOS RELATIVOS AL VALOR SECUNDARIO DE LOS DOCUMENTOS Y PREPARAR LOS LINEAMIENTOS SOBRE
SELECCIÓN Y ELIMINACION DE ÉSTOS.

20.- ( F). TODO INGRESO DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS SE HARA MEDIANTE UNA CIRCULAR DE ENTREGA
DEL ARCHIVO DE LA ENTIDAD REMITENTE Y DEBERA AJUSTARSE ALMODELO NORMALIZADO POR EL AGN.

4. EVALUACIÓN:

Observaciones:

Recomendaciones:

Juicio de Valor:

Observaciones del evaluado:

Ciudad y Fecha:
BUCARAMNGA, Instructor (a): REYNALDO PEREZ GONZALEZ
AGOSTO 2020
Aprendiz(a): __YESSICA SANCHEZ RANGEL___