Tunja, 25 de septiembre de 2018

Doctora
SANDRA MILENA GARCIA DUARTE
Jefe Oficina Jurídica
Contraloría General de Boyacá
Tunja

Referencia. Proceso Sancionatorio No, 095-2018, Municipi|o de Tipacoque

ANTECEDENTES

Los hechos que dan lugar a la presente Investigación Administrativa

Sancionatoria, se derivan del informe Ejecutivo para proceso sancionatorio No 106
del 25 de Abril de 2018, proferido por la Dirección Operativa de Control Fiscal de
la Contraloría General de Boyacá donde se4 señalo al Municipio de Tipacoque
representado fiscalmente por el Dr NELSON HUMBERTO MEGAREJO en su
calidad de Alcalde y ZANIT LUCIA GOYENECHE LOPEZ Tesorera. Mediante Auto
No 167 del 19 de Julio de 2018 se me vincula al proceso en calidad de Contratista
con el Municipio de Tipacoque, ya que en el año 2016 firme el contrato No 040 de
Prestación de Servicios Profesionales para el apoyo a la gestión Municipal en la
elaboración y presentación de los diferentes informes contables a los difernt4es
entes de Control.
En atención a la referencia, me permito hacer las siguientes aclaraciones

Por medio del presente escrito me permito respetuosamente presentar los

descargos a las inconsistencia señaladas por ustedes de la siguiente forma:

En cuanto a que se presentaron inconsistencias e irregularidades en el

diligenciamiento de los formatos y en la información suministrada correspondiente
a la cuenta de la vigencia 2016:

1. La Observación número 1 corresponde a que las personas encargadas de

los Actos Administrativos suministren correctamente esta información en la
rendición d la cuenta en medio magnético, ya que si no es completa al
momento del auditor realizar el análisis de la cuenta encuentra diferencia en
los formatos de presupuesto y bancos,

2. La observación Número 2 se manifestó que el sistema financiero Sysman

Ltda.: “…al momento de generar el formato de bancos, el saldo inicial y final
coincide, pero al mirar los movimientos de ingresos y gastos no coinciden
 en su total.” Como Contadora el Municipio de Tipacoque manifiesto que el
sistema financiero está desactualizado en cuanto a las aplicaciones de
Presupuesto, Contabilidad y Tesorería.

No se hace por parte del municipio la actualización directamente con la

casa matriz sin ¿o con ingeniero de sistemas, lo que hace que las
aplicaciones no rindan óptimamente para generar los archivos de la
Información Sia.

3. En la Observación 3 del informe de auditoría de la cuenta, se hace la

aclaración de los recursos de régimen subsidiado en lo referente al 4% de
la tasa de Vigilancia y se relacionan los recursos sin situación de fondos de
la vigencia 2016.

4. En la Observación 4 se aclararon las diferencias y se manifiesta que el

sistema no toma valores al momento de generar informes por cuanto no se
encuentran actualizadas las aplicaciones con la casa matriz “….Para este
punto se informa que el software Sysman licenciado para el municipio de
Tipacoque – Boyacá, al momento de generar el FORMATO 07_AGR
ejecución presupuestal de gastos, no tomó los recursos de capital. Para
aclarar esta observación se adjunta dicho formato corregido. Lo anterior
para que se tenga en cuenta en la aclaración de las diferencias de los
FORMATO 07_AGR, FORMATO 07_CDN, y FORMATO 03_CDN y lo
mismo que en la constitución de reservas y Cuentas por pagar de la
vigencia 2016.

Así mismo se informa que el presupuesto del Sistema General de Regalías

no se incluyó en el FORMATO F07_AGR ni en el FORMATO F07_CDN,
pero si afecta el movimiento de bancos es decir el FORMATO F03_CDN.

También se manifiesta que las cuentas sin situación de fondos de Régimen

Subsidiado y Educación Gratuidad, se llevan al estado de tesorería y
siempre su saldo final es cero (0).

Nota. Como se puede observar, por parte de la contadora se dan las

explicaciones pertinentes a la observación planteada por la Contraloría.

5. En la Observación 5 se presenta …” Con relación al informe de Gastos Sin

Situación de Fondos - SSF presentado inicialmente, existe una diferencia
de $ 9.013.125 que corresponde a los recursos de la Tasa IVC 4% Supe
salud ...”

Nota. Los recursos de Supersalud se encuentran en el presupuesto de

ingresos y gastos sin situación de fondos, Para lo cual se dio la explicación
correspondiente, por parte de la Contadora
6. En la observación número 6 se corrigió el formato f011 dando la explicación
correcta

7. En la Observación siete, se aclara por parte de Tesorería el valor de:

DE LA RESERVA PRESUPUESTAL VIGENCIA ACTUAL

Una vez aclarada la ejecución presupuestal del FORMATO 07_AGR

(formato corregido que se anexa al presente informe) se informa que en el
acto administrativo de la constitución de la reserva es por valor de $
242.566.960, en los artículos uno y dos de la Resolución 197 de 2016, se
discrimina el valor de la reserva de la vigencia actual por valor $
143.588.536,66 más la reserva presupuestal expirada por valor de $
98.978.423,20

CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR DE LA VIGENCIA 2016

Como se muestra en el cuadro anterior, el valor de la Cuenta por Pagar de

la vigencia 2016 es por $218.000.793. Existe una diferencia de $
76.948.709 respecto al acto administrativo ya que, por error involuntario, se
incluyeron los siguientes conceptos que no corresponden a la información
presupuestal

8. En la Observación ocho: …” Como se aclara en la observación 6, se

adjunta formato, F011_AGR debidamente diligenciado..”

9. En la observación 9: Por parte de los funcionarios encargados de

Contratación y que elaboraron el formato, se aclaró: “… relación al
FORMATO F013_AGR se adjunta de nuevo en medio magnético,
detallando las diferencias en el mismo archivo Excel…”

10. En la Observación 10, por parte de contratación se aclaró lo siguiente:

…”Con respecto al diligenciamiento de la columna T del formato F13_AGR,
ADICIONES, las casillas que no tienen fecha de adición se llenan con
01/01/1900 para que la plataforma permita validar el formato, pues si se
deja la casilla en blanco arroja error y no valida el formato…”

11. Para la Observación 11, En cuanto al informe del Estado de Tesorería

generado por el software Sysman Ltda. licenciado para el municipio de
Tipacoque - Boyacá, presenta diferencias por cuanto no se realizó
actualización, por tanto, se anexa formato corregido a la presente
información, en donde se aprecia que el saldo inicial para la vigencia 2016
es de $ 1.550.173.058 y el saldo final $ 2.389.617.951, como lo muestra el
balance general comparativo 2016 VS 2015
 Nota: una vez analizado el proceso anterior se procedió a realizar la
conciliación d elos recursos, la cual dio diferencia de cero, lo que
indica que la información es coherente y razonable.

12. Con relación a la observación doce se respondió:” Con relación a la

diferencia de $116.517.384 que presenta el estado de tesorería, se
subsana con el análisis de la observación anterior…”

Como se puede ver por parte de la contadora y los funcionarios encargados de la

información Sia, se dieron las explicaciones pertinentes en la rendición de la
cuenta vigencia 2016.

En cuanto al proceso sancionatorio

Primero que todo quiero manifestar que al momento de firmar el contrato de

prestación de servicios profesionales 040 de 2016 adquirí unas obligaciones para
con el Municipio la de entregar en forma oportuna y confiable la información
requerida por los diferentes órganos de control, de igual forma la administración
tiene la perentoria obligación de rendir en forma oportuna toda la información a la
contadora para que esta pueda cumplir con sus informes a las diferentes
dependencia o entes que lo soliciten

En segundo lugar quiero manifestar que los informes tanto en forma física como
magnética fueron presentados ante la Dirección de Control Fiscal de la
Contraloría General de Boyacá

Que en ningún momento mi intención de no rendir a tiempo dichos informes fue la

de entorpecer el Control y vigilancia de esa Entidad sobre los diferentes sujetos
de Control (Municipio de Tipacoque)

Que como responsable de rendir dichos informes a la plataforma del SIA de la

Contraloría General de Boyacá asumo y reconozco dicho error y me comprometo
a que dichas situaciones no se volverán a presentar.

Por tal motivo solicito muy respetuosamente se me tengan en cuenta dichas

consideraciones y se archiven las presentes diligencias.

PETICION

Respetuosamente solicito se me tenga en cuenta los argumentos esgrimidos y se

me archiven las presentes diligencias en caso contrario si soy objeto de alguna
sanción solicito respetuosamente se me aplique la mínima sanción. Recibiré
Notificaciones en la calle 40 No 1A-71 Bloque 2 apto 202 A
Cordial saludo

AIDA MARIETTA MUÑOZ AGUILERA

C.C. 40.022.052
Celular: 3208555215
Dirección: Calle 40 No. 1 A -71 Bloque 2 Apto 202A