FACULTAD DE INGENIERÍA,

DISEÑO E INNOVACIÓN

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolobiano

ESTUDIO DEL CASO COMPAÑÍA DISTRIBULLAMOS S.A.

GRUPO 46

INTEGRANTES

LUIS ALEJANDRO BAUTISTA COGUA COD: 1621981027

DIANA CARDENAS VARGAS COD: 1521021884
EDWIN MURILLO RAMIREZ COD: 1521024289
CARLOS OBREGON ZUNIGA COD: 1721980224
LENIS TENORIO BALTAN COD: 1721981342

TUTOR
LEONARDO RUIZ MIRANDA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

2019
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Contenido

1. INTRODUCCÓN.................................................................................................................................................. 3
2. OBJETIVOS ........................................................................................................................................................... 3
2.1. OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................................. 4
3. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................................................ 4
4. METODOLOGÍA ................................................................................................................................................ 5
5. DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA ........................................................................................................... 7
6. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN ........................................................................ 8
7. CRITERIOS DE EVALUACIÓN .............................................................................................................. 11
8. RECOMENDACIONES................................................................................................................................. 11
9. CONCLUSIONES ............................................................................................................................................. 13
10. REFERENCIAS ............................................................................................................................................ 14
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1. INTRODUCCÓN

A medida del tiempo los inventarios que se manejan dentro de las empresas requieren

mayor control, el control de inventarios para algunos expertos son 1 “todos los procesos que

coadyuvan al suministro, accesibilidad y almacenamiento de productos en alguna compañía

para minimizar los tiempos y costos relacionados con el manejo del mismo: es un mecanismo

a través del cual, la organización administra de manera eficiente el movimiento y

almacenamiento de mercancía, así como el flujo de información y recursos que resultan de

ello. Involucra distintos aspectos, pero en términos generales se subdivide en lo

correspondiente a gestión y optimización”. Por tal motivo es importante que la empresa

DISTRIBUYAMOS S.A busque tener un mejor control en los procesos de logística que

maneja el subcontratista o a corto plazo y después de un estudio exhaustivo tome nuevamente

el control de este proceso, tan importante para la compañía.

2. OBJETIVOS
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2.1.OBJETIVO GENERAL

Identificar las falencias que se están presentando por parte del subcontratista

encargado del control que se lleva de los inventarios dentro de la empresa

DISTRIBUYAMOS S.A. en el ingreso, almacenamiento y despacho de las mercancías.

2.1.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Realizar un balance financiero de los inventarios con que cuenta la empresa.

• Identificar las falencias en los centros de distribución de los inventarios.

• Determinar las funciones de cada centro de trabajo en cuanto a logística, distribución

de tiempos y espacios.

• Implementar un manual de funciones, donde se establezcan claramente las tareas que

cada operario debe realizar, aplicando indicadores de gestión para tener mayor control
de las actividades diarias que se desarrollan.

• Implementar auditorías externa e internas que permitan tener mayor control de los
procesos que se desarrollan dentro de la empresa.

3. JUSTIFICACIÓN

Debido al impacto económico y de sostenibilidad que conlleva el control de los

inventarios en sus diferentes etapas, se identifica la necesidad de implementar una estrategia

que disminuya el riesgo y asegure los resultados. La administración de inventarios es una de

las actividades logísticas en donde se encuentran más posibilidades de reducir costos para las
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empresas, mediante una mejor gestión de los materiales almacenados y su transporte, y la

implementación de metodologías prácticas y medibles.

Una buena administración en este campo permite reducir la cantidad de elementos requeridos

en los almacenes, así como aumentar los niveles de cumplimiento de los pedidos de clientes

internos y externos

4. METODOLOGÍA

La metodología a implementar por la compañía distribuyamos S.A luego de los

inconvenientes presentados en sus instalaciones ha sido la de incluir nuevos planes y

acciones los cuales deben evitar que estos inconvenientes se repitan de nuevo en la

compañía y así poder seguir siendo la compañía número uno en el país, en el área de la

logística, en la compañía se encontraron muchos problemas que afectaron el buen

funcionamiento de esta, tales como la comunicación entre el personal de la planta,

partiendo desde el gerente hasta la parte operativa. El proyecto inicial de la compañía no

fue muy dinámico y no permitió la implementación de nuevas técnicas que permitieran el

mejoramiento continuo de la compañía y su funcionamiento, cosas que noto pablo a su

llegada pero no les dio mucha importancia, para restablecer las operaciones en San

Bernardo del Viento se deben tener en cuenta nuevas metodologías de trabajo como lo son

la disposición y la seguridad en la comunicación que tiene el personal de operaciones de los

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objetos inventariados en los centros de distribución, realizar capacitaciones periódicas al

personal administrativo y operativo de las nuevas tecnologías del mercado, realizar

inventarios con más frecuencia apoyados de las nuevas tecnologías y de esta forma evitar

faltantes de inventario, desorden en la ubicación, realizar más seguimiento y control a los

procedimientos realizados por el personal.

Con el fin de reorganizar las instalaciones de la compañía, cuyo objetivo es mejorar el flujo

de los procesos y su entorno; se utiliza e método de medición por factores ponderados

teniendo en cuenta los factores más relevantes del proceso:

Alternativa (Variables de
Valor
Porcentaje 1 a 10)
Factores Relevantes aspectos
%
relevantes 1. Implementación áreas
de trabajo
Recursos Tecnológicos Innovadores 80 0,80 8
Cronograma al dia de los inventarios 30 0,30 3
Actividades de auditoria a los vehículos de
0,10 2
mercancía 10
No se tienen estandarizados los procesos 90 0,90 10
Metodología de inventarios 60 0,60 6
Organigrama 50 0,50 5
Clima Laboral 5 0,05 1
Puntuación Total 22,65

Oficinas de Calidad, Recursos Humanos,

Piso 3
Financiera, Gerencia General,
Gerencia de Operaciones, sección comercial Piso 2
Almacén-bodega, recepción parqueadero Piso 1
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Imagen 1 los siete pasos para la metodología tomado de https://www.youtube.com/watch?v=sHyWkeXV9KM

5. DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA

El diagnóstico que se realizará en la empresa distribuyamos S.A nos permitirá determinar

soluciones adecuadas a los problemas por los que atraviesa dicha compañía los cuales se

describen en el material de estudio, en la mayoría de los casos estos problemas ocurren por

que las compañías no se visualizan a futuro solo están enfocadas en el presente y se olvidan

que todo cambia y lo que no cambia se queda obsoleto y las compañías que si realizan

cambios constantes en su estructura y en la capacitación constante del personal son las que

logran mantenerse en el mercado.

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Para concluir lo mencionado anteriormente la empresa no invirtió en los recursos

tecnológicos innovadores que servirían para mejorar el flujo y la productividad en los

procesos. Otra causa raíz del problema fue no llevar el cronograma al día de los inventarios,

no se ejecutaron las actividades de auditoria a los vehículos que contenían mercancía. En

cuanto a lo documental no se tenían estandarizados los procesos, no se tenía definida una

metodología de inventarios y existían fallas en los niveles jerárquicos, esto último se logró

evidenciar porque había ausencia en la toma de decisiones o se sobrecargaban las decisiones

sobre una sola persona.

La combinación de todos estos aspectos provoco una desconfianza al interior de la compañía

lo que empezó a deteriorar las relaciones intralaborales dejando como resultado un mal clima

laboral.

6. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Las siguientes son diferentes estrategias propuestas para el caso, las cuales se pueden

establecer a mediano y corto plazo. Dado el diagnostico se toman las 4 causas puntuales del

diagrama Ishikawa o causa y efecto como referente para brindar un conjunto de alternativas

adecuado.
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ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN PARA CAUSAS EN LOS PROCESOS:

Se deben estandarizar los procesos y establecer mecanismos que controlen y evalúen cada

operación para evitar reincidencia en las fallas.

Integrar mecanismos de registro diario bien sea de manera sistemática o a través de papelería

para controlar movimientos, tiempos e inclusive existencias reales de mercancía. También es

necesario realizar informes frecuentes para establecer decisiones efectuadas o medidas a

realizar.

Es necesario implementar un sistema de inventario eficiente para el almacén.

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN PARA CAUSAS EN EL PERSONAL:

Realizar capacitaciones periódicas, donde se entrene en las funciones y procedimientos a

realizar.

Antes de contratar el servicio para cualquier cargo es indispensable estudiar el perfil del

candidato.

Realizar actividades que incentiven la gestión de los empleados a través del bienestar laboral.

También se debe fomentar la comunicación asertiva para el trabajo conjunto.

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ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN PARA CAUSAS EN LAS HERRAMIENTAS,

EQUIPOS Y SISTEMAS:

Realizar una Inversión de vehículos propios, con equipo de transportadores de la planta, para

garantizar el cargue y descargue de mercancías y su distribución.

Estructurar la metodología de inventarios aplicando rastreos WMS e identificar las

mercancías con RFID.

Diseñar una política y procedimiento sobre el manejo de stock.

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN PARA CAUSAS EN EL AMBIENTE O

ENTORNO:

Diseñar un sistema de riesgos laborales para prevenir accidentes laborales.

Diseñar un sistema de riesgos laborales para prevenir accidentes laborales. Rediseñar la

planta física, es indispensable dar a conocer a todo el personal la ubicación de las áreas,

máquinas y procedimientos, a través de métodos para un adecuado layout.

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7. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Para mejorar los procesos del caso DISTRIBUYAMOS S.A, se deben detallar los siguientes

criterios:

➢ Administración y control de los inventarios

➢ Realizar seguimiento a cada uno de los procesos de la empresa

➢ Realizar un análisis a la capacidad que tiene la planta para atender cada una de las

necesidades de los clientes.

➢ Llevar un control diario de cada una de las operaciones realizadas en la planta.

➢ Establecer indicadores de gestión con el fin de medir y llevar una estadística de cada

uno de los procesos que se ejecutan en la compañía.

8. RECOMENDACIONES

Luego de identificar las posibles causas asociadas a la problemática

detectada, se requiere implementar estrategias que permitan desarrollar las aptitudes

y capacidades comunicativas con el fin de mejorar el control de tal manera que ello

permita la implementación de nuevas tecnologías que ayudaran a gestionar de

manera mas eficiente la operación, para su inicio debemos realizar un inventario

general o inventarios cíclicos que permitan cuantificar en unidades y costo lo que se

tiene realizando el balance de PyG con el fin d determinar en qué estado se

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encuentra la empresa, para esto se deben tener en cuenta las instalaciones, equipos y

personal humano con el que cuenta la compañía.

Con el fin de estandarizar y garantizar la ejecución, se deben rediseñar los

procedimientos establecidos tanto en el manejo de inventarios en donde se tiene que

controlar desde el inicio con el ingreso de la mercancía con un filtro visible en la

inspección, el lugar de almacenamiento requerido de acuerdo con movimiento que

tenga cada uno de los SKU’S en donde el sistema de almacenamiento de datos nos

indique con facilidad la ubicación de cada uno de los productos para una fácil

auditoria lo cual con ayuda del sistema permitirá observar si la gestión de los

responsables se está realizando de la manera adecuada.

Teniendo en cuenta el impacto que tiene el recurso humano, se deben revisar y

ajustar los perfiles de cargo de cada una de las personas que conforman el equipo,

es un punto fundamental con el fin de definir el alcance de la labor que se

desempeña para evitar la omisión de tareas o responsabilidades al igual se debe

mejorar y asegurar al ingreso de la compañía una inducción que permita garantizar

y generar la confianza suficiente para desempeñar el cargo de manera óptima.

Definir en cada área las tareas a ejecutar, las cuales permitan tener una distribución

homogénea para ello se debe realizar estudios de tiempos requeridos para

balancearlos y determinar la capacidad, en caso de que se supere esta, se alertaría

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inmediatamente con el fin de tomar las acciones correspondientes a tiempo sin que

esto afecte el desarrollo de la operación.

9. CONCLUSIONES

La compañía enfrenta problemas que se pudieron haber prevenido con la

implementación y ejecución de una metodología que ayude con la identificación, análisis y

evaluación de los riesgos los cuales se deben contemplar teniendo como base la

probabilidad de ocurrencia (frecuencia estimada en la que el riesgo puede presentarse) e

impacto (consecuencias estimadas en caso de que el riesgo suceda). Una vez identificada

las posibles causas de los hechos que provocaron el problema, se deben diseñar las

estrategias y posterior a ello se den implementar bajo unos protocolos que permitan llevar

trazabilidad y seguimiento por medio de métricas cuantitativas (KPI´S), estos deben estar

ligados a los objetivos estratégicos de la compañía como por ejemplo el EBITDA el cual s

un indicador que permite monitorear el comportamiento y tendencias de la compañía.

Del desarrollo de las actividades antes planteadas se espera que la organización cuente con

una mejor gestión y mejore considerablemente su logística en general como parte esencial

no solo para reducir costos (perdidas, daños en sus productos) si no para causar un impacto

positivo en cada uno de sus clientes externos y/o internos.

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10. REFERENCIAS

Betancourt, D. F. (16 de agosto de 2016). Diagrama de Causa y efecto como herramienta

de calidad. Recuperado el 13 de octubre de 2019, de Ingenio Empresa:
www.ingenioempresa.com/diagrama-causa-efecto.
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11. ANEXOS
FPO-MPD_001
VERSION 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DISTRIBUYAMOS
FECHA DE ELABORACION 10/10/2019
PAGINAS 1 DE 3
1. OBJETIVO

Con el presente documento se busca desarrollar el manual de procedimientos donde se establezca con claridad, los requerimientos que deben
cumplirse dentro de la empresa DISTRIBUYAMOS S.A., definiendo las funciones de cada uno de los colaboradores , previniendo que se den malas
interpretaciones en lo que cada cual debe realizar. Se considera como un formato que debe ser aplicado por todos los agentes de la empresa
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL
Seleccionar el personal adecuado para cada cargo, de tal manera que sus competencias permitan un mayor crecimiento dentro de la
Objetivo
organización.
Alcance Se ejecutara para la selección de todo personal nuevo que ingrese a la empresa.
Entreviasta: es la fase del proceso de selección donde el entrevistador analiza a fondo el candidato para comprobar su
idoneidad para el puesto ofertado.
El profesional debe aprovechar la oportunidad para destacar que es el más cualificado para el empleo.
Contrato laboral: acuerdo mediante el cual una persona se obliga a prestar un servicio, personal a otra persona, natural o jurídica, bajo la
continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración. Los tipos de contrato varían de acuerdo con la forma y la
duración.
Definiciones
Exámenes médicos: Son los examenes que se realizan antes de iniciar a laborar dentro de la empresa, tambien durante un periodo de
tiempo laborado y cuando se van a a retirar de la empresa, estos son pagados por la empresa y deben ser realizados por un medico
especialista en salud ocupacional. Estos se basan en la evaluacion de la matriz de peligro que se evalua en cada actividad que desarrolla la
empresa. Esto con el proposito de identificar las restricciones de salud a als que se pueden estar enfrentando los futuros candidatos al
puesto. Con esto se contratara personal idoneo para cada tarea a desarrollar. Evitar que un trabajador con algun agente predisponente a
enfermedades desarrolle una actividad de alta complejidad.

Actividad Descripción Responsable

El proceso se inicia cuando surge la vacante y no se tiene un candidato firme para

1 el cargo, por lo cual el jefe de area avisara al jefe de talento humano el cual sera el Gerente
responsable de aplicar la convocatoria pertinente.

Se verifica el manual de funciones y se socializa con el personal que va a ingresar

2 Secretaria Administrativa
a la empresa.

DESARROLLO Se realiza una convocatoria a traves de la pagina web del Sena, a fin de que
3 Secretaria Administrativa
personas con las competencias requeridas se presenten.

se reciben las hojas de vida de los candidatos a escoger, se verifica la informacion

4 Secretaria Administrativa
consignada en ellas.
se realiza entrevista y se aplican pruebas requeridas, para la selección según las
5 Jefe de talento humano
competencias

el personal seleccionado se remite al Gerente para su selección final, y

6 Gerente
legalización de contratación