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APLICACIÒN HERRAMIENTA GERENCIAL 1

Aplicación de una Herramienta Gerencial en la Organización

Karen Lorena Diaz Mazo

Ángela Cristina Garcés Sepúlveda

Valentina Londoño Zuluaga

Especialización en Auditoría en Salud.

Yolli Samara Sandoval Jaimes

Junio 29 de 2020

Facultad de Ciencias de la Salud, Fundación Universitaria del Área Andina.

Bogotá, 2020
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Tabla de contenido

Introducción.......................................................................................................................4

Objetivo..............................................................................................................................5

Objetivos específicos......................................................................................................5

Problemática identificada y soluciones propuestas............................................................6

Problemática...............................................................................................................6

Soluciones..................................................................................................................6

Contextualización de la Metodologia Kaizen....................................................................7

¿Qué es Kaizen?.............................................................................................................7

Objetivos de la Metodología de Kaizen.........................................................................8

Herramientas de Kaizen.................................................................................................9

Kaizen y la Administración..........................................................................................10

¿Cuál es la importancia de la mejora continua?...........................................................11

¿Cómo se Aplica Kaizen con la Herramienta Ciclo de Derming (PDCA) para el

Mejoramiento Continuo?..................................................................................................11

Planificar:.................................................................................................................11

Hacer:.......................................................................................................................11

Verificar:..................................................................................................................11

Actuar:......................................................................................................................11
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Paso a paso de la implementación de metodología Kaizen......................................11

Aplicación de ciclo de Derming en el departamento de ventas...............................12

¿Seleccionaron la Técnica o Herramienta Gerencial Adecuada?.................................14

¿Que se podría Mejorar en la Aplicación de la Herramienta?.....................................14

¿En qué Otros Contextos son Aplicables la Misma?...................................................15

En el ámbito de crecimiento personal:.....................................................................15

En el ámbito de Educación:......................................................................................16

¿Cómo Impactaría la Herramienta Gerencial en la Organización?..............................16

Conclusiones....................................................................................................................16

Referencias.......................................................................................................................17
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Introducción

Las herramientas gerenciales son un conjunto de capacidades y conocimientos que el

emprendedor debe poseer o desarrollar para realizar las actividades de administración en el rol de

gerente, emprendedor o director de una organización. Las modificaciones en el entorno exigen

cambios en la conducta de los agentes económicos y el replanteamiento de sus estrategias frente a

las nuevas realidades.

Dentro de estas se encuentran métodos para aplicar en los procesos propios de las empresas y

otras técnicas para recoger información del exterior y a su vez traerla al interior de la empresa.

Estas herramientas gerenciales como Kaizen , coaching, empowerment , reingeneria de

procesos, outsorcing entre otros , son fundamentales en pro de buscar mejoramiento e

innovación . El desarrollo de las relaciones personales para trabajar, guiar, persuadir y/o motivar

a otras personas a lograr la consecución de los objetivos empresariales, buen clima laboral y que

permitan la aplicación efectiva de estrategias que garanticen los procesos de mejora de la calidad,

productividad, competitividad, posicionamiento y la perdurabilidad de las empresas.

Para el desarrollo del taller, se escogió la herramienta Kaizen . a continuación presentaremos

esta herramienta gerencial y como la aplicamos a refrescos Andy`s en pro de la innovación.

Lo que motiva a hacer el análisis de la importancia de las herramientas gerenciales, como

fuente importante para la creación de valor, el establecimiento de estrategias empresariales para

encontrar soluciones adecuadas a las dificultades identificadas y el desarrollo de procesos de

creación continua de competitividad, innovación y sostenibilidad.

Objetivo

Aplicación de herramienta Kaizen para mejorar el proceso de marketing de la empresa de

Refrescos And`ys.
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Objetivos específicos

 Establecer la problemática identificada y las soluciones pertinentes.

 Contextualizar e implementar la metodología de la herramienta de Gestión Kaizen para

le mejoramiento continuo del proceso de marketing de Refrescos Andy`s.

 Exponer paso a paso el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) para el

mejoramiento continuo de la estrategia de comercialización de productos de la

compañía.
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Problemática Identificada y Soluciones Propuestas

Problemática

Inadecuado e ilimitado procesos de comercialización de productos de Refrescos Andy`s.

Soluciones

 Implementar distintos canales de distribución estableciendo nuevas sedes en las zonas

donde halla mayor flujo de ventas, con búsqueda de nuevos clientes, instaurar pedidos

y comercialización de productos por medio virtual (App, Redes sociales)

 Aumentar la publicidad con la promoción del portafolio de servicio que ofrece la

empresa a través de radios, periódicos locales, internet, ballas publicitarias.

 Demostrar la calidad de los bienes fabricados con exhibición en diferentes medios

(sedes, redes sociales, App) de certificados de análisis de productos por Invima,

procesos de acreditación.

 Mejorar la imagen corporativa donde los empleados externos obtengan uniformes y

carnet que identifiquen la organización, vehículos de distribución de productos con

logo de la empresa.

 Fidelización de clientes ofreciendo precios asequibles, promociones, facilidad en

forma de pago.

 Sistema de incentivos.

 Aplicación de retroalimentación y mejoramiento continuo en comunicación asertiva.


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Contextualización de la Metodologia Kaizen

¿Qué es Kaizen?

En primer lugar, es importante definir ¿qué es Kaizen?, [ CITATION Man09 \l 3082 ]

Afirman que:

A pesar de que el término Kaizen es definido por Masaaki Imai en sus dos libros del tema

(1986; 1997), esta palabra japonesa que significa «mejoramiento», todavía no tiene una

explicación detallada que le permita brindar mayor claridad de su contenido teórico.

Diferentes autores han intentado explicarlo desde diferentes perspectivas. El propio Imai

(1989: 23) lo define como: "Mejoramiento y aún más significa mejoramiento continuo que

involucra a todos, gerente y trabajadores por igual". Para Newitt (1996), la definición de

Imai (1986, 1989), se basa en que la palabra Kaizen es una derivación de dos ideogramas

japonesas que significan: KAI = Cambio, ZEN = Bueno (para mejorar) (Farley 1999;

Newitt 1996), es decir, Mejora Continua o Principio de Mejora Continua (Lillrank y Kano

1989: 28). (p.3)

Además, Suárez Barraza (2008) en su libro sintetiza el concepto de Kaizen como “un

mecanismo penetrante de actividades continuas, donde las personas involucradas juegan un

rol explícito, para identificar y asegurar impactos o mejoras que contribuyen a las metas

organizacionales”. En cuanto a la Asociación de Relaciones Humanas del Japón (1992)

expone que la sociedad japonesa interpreta el Kaizen, como una respuesta a los conflictos

que se presentan en el día a día, y la manera de contrarrestar las dificultades. [ CITATION

Mig18 \l 3082 ].

Así pues, hablar de KAIZEN es hablar de mejora continua. Es una filosofía japonesa que

dice que todos los días debemos mejorar en “algo”, en cualquier aspecto (laboral, social,

familiar) de manera constante. Esta filosofía se mezcló con los procesos de calidad y
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racionalización del trabajo y dio paso a lo que hoy conocemos como “administración

Kaizen”. [ CITATION Minsf \l 3082 ]

Kaizen se convierte en una forma de gestión en las empresas que requiere el compromiso y

participación de todos para mejorar la eficiencia de una forma gradual, sin buscar grandes

cambios, llevando las mejoras de cada puesto de trabajo a una suma global de

mejoramiento considerable. [ CITATION Minsf \l 3082 ]

Objetivos de la Metodología de Kaizen

Kaizen, en su esencia, propone un cambio de mentalidad y comportamiento en todos los

niveles, desde el personal hasta el profesional. De esta forma, está centrado en las personas, ya

que son ellas quienes ejecutan las acciones de la organización.

Llevando el asunto más hacia el lado empresarial, los principales objetivos de la metodología

son:

 Aumentar la productividad.

 Eliminar los desperdicios de recursos.

 Reducir la configuración de la producción.

 Reducir las existencias.

 Involucrar a todas las personas en la mejora de los procesos.

 Fomentar la gestión a la vista. [ CITATION Mei19 \l 3082 ].

Herramientas de Kaizen

El Método Kaizen sistemas, orientado a la mejora continua siendo los siguientes:

Los instrumentos, métodos y herramientas que contribuyen a ser realidad la mejora continua y

el alto nivel de competitividad son:

 Orientación al cliente
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 Control Total de Calidad

 Robótica

 Círculos de Control de Calidad

 Sistemas de sugerencias

 Automatización

 Disciplina en el lugar de trabajo

 Inteligencia colectiva

 Mantenimiento Productivo Total

 Kamban

 Mejoramiento de la calidad

 Just in Time (justo a tiempo)

 Cero Defectos

 Función de Pérdida de Taguchi

 Actividades en grupos pequeños

 Relaciones cooperativas trabajadores – administración

 Mejoramiento de la Productividad

 Control Estadístico de Procesos

 Benchmarking

 Herramientas de gestión de calidad

 Análisis e ingeniería de valor

 Coste objetivo

 Costeo Basado en Actividades


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 Seis Sigma

 Sistema Matricial de Control Interno

 Cuadro de Mando Integral

 Presupuesto Base Cero

 Organización de Rápido Aprendizaje

 Curva de Experiencia

 Sistema para la Detección, Prevención y Eliminación de Desperdicios

 Despliegue de la Función de Calidad

 Ciclo de Derming PERA (Planificar – Realizar – Evaluar – Actuar)

 Ciclo de Deming EREA (Estandarizar – Realizar – Evaluar – Actuar)

 Las 5 S. [ CITATION Mar16 \l 3082 ]

Kaizen y la Administración

La percepción japonesa de la administración tiene dos componentes principales: el

mantenimiento y el mejoramiento. El mantenimiento se refiere a las actividades dirigidas a

mantener los estándares actuales mediante entrenamiento y disciplina. El mejoramiento se

refiere a mejorar los estándares actuales, o sea, establecer estándares más altos. Así la

percepción japonesa de la administración se reduce a un precepto: mantener y mejorar los

estándares.[ CITATION Est04 \l 3082 ]

¿Cuál es la importancia de la mejora continua?

La mejora continua es un proceso estructurado en el que participan cada uno las personas que

componen la compañía, con el objetivo de aumentar de manera progresiva la calidad, la

competitividad y la productividad, incrementando el valor para el cliente y la eficiencia en el

uso de los recursos, en el seno de un entorno cambiante. (EXCELLENCE, 2017)


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¿Cómo se Aplica Kaizen con la Herramienta Ciclo de Derming (PDCA) para el

Mejoramiento Continuo?

Berbis (2009) refiere que: “Para desarrollar la filosofía Kaizen, la principal herramienta de

trabajo es lo que se conoce como ciclo Deming (o ciclo PDCA) que indica una sucesión de pasos

lógicos para abordar cualquier problema”.

Es como un vehículo que garantiza la continuidad de Kaizen, el seguimiento de una política de

mantener y mejorar estándares.

El ciclo PHVA (siglas en español) reúne una serie de actividades para el mejoramiento

continuo.

Planificar: estudiar la situación actual, definir el problema, analizarlo, determinar sus causas y

formular el plan para el mejoramiento

Hacer: ejecutar el plan

Verificar: Ver, revisar y confirmar si se ha producido la mejoría deseada

Actuar: Estandarizar el mejoramiento como una nueva práctica para mejorar. No puede haber

mejoramientos en donde no hay estándares. [ CITATION Minsf \l 3082 ]

Paso a paso de la implementación de metodología Kaizen

Se propone realizar la implementación de la herramienta Kaizen en el departamento de venta

de la empresa Refrescos Andy`s, para lo cual se realizará el siguiente cronograma a nivel interno

de la empresa.

1. Se realizará una reunión con la junta directiva de la empresa en la cual se presentará la

propuesta para la implementación de la estrategia escogida para la solución a la

problemática identificada “Estrategia de comercialización de productos de Refrescos

Andy`s Limitada”.
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2. Se designará un grupo de trabajo para que se enfoquen en la realización del cronograma de

actividades y estrategias necesarias para poder realizar la implementación del ciclo Kaisen,

al igual que los unos informes de costos necesarios para cubrir dichas actividades.

3. Se realizará una segunda reunión con la junta directiva para realizar la presentación y

aprobación del cronograma de actividades y los costos que esto implica.

4. Iniciar el proceso de cumplimiento de actividades de capacitación como se plantearon en

el cronograma con el respectivo cumplimiento de tiempos establecidos en el mismo.

5. Se realizará una revisión de los resultados que arrojó la implementación del ciclo, se

realizaran las respectivas evaluaciones, retroalimentaciones y correcciones al ciclo, al final

se presentaran los resultados obtenidos a la junta directiva.

A continuación, se presentará el ciclo PHVA el cual será implementado en el área de ventas de

la empresa Refrescos Andy`s, para realizar un mejoramiento continuo en las estrategias de

comercialización de los productos.

Aplicación de ciclo de Derming en el departamento de ventas

1. Planificar: Se realiza una observación en todo el proceso para identificar las problemáticas

y reconocer la necesidad de cambios, de mejora en los procesos organizacionales teniendo

en cuenta que el mejoramiento continuo es algo que debe ser constantes y persistente,

además todos los empleados deben estar comprometidos e involucrados. Este diagnostico

se realiza por medio de una técnica creativa, en esta oportunidad Brainstorming o también

llamada lluvia de ideas. Donde se plantea la problemática al grupo de trabajo y se pide la

participación para generar las posibles soluciones a esta misma.

Crear un cronograma de actividades donde se plasmará las fechas en las cuales se deben

implementar las medidas requeridas y con los respectivos responsables de la ejecución de

las medidas.
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2. Hacer: Ya identificado el problema y plasmado las soluciones que están mencionada con

anterioridad, se hace una reunión para dar a conocer el plan a desarrollar involucrando uno a

uno los empleados para contribuir con el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

3. Verificar: una vez aplicado el plan de intervención, se debe constatar que lo implementado

si este dando los resultados esperados, que marche correctamente por medio medición de

indicadores de cumplimientos de procesos, análisis de causa raíz [ CITATION pdc \l 3082 ]

relaciona que: “se utiliza para investigar cuáles son las causas que han originado un determinado

problema o incidencia”. seguimiento de bases de datos que demuestren el aumento de ventas, en

caso de presentar incongruencias, replantear nuevamente el plan o intervención para corregir y

cumplir los objetivos

4. Actuar: estudiar los resultados comparándolos con los iniciales antes de la intervención y

evaluar si el efecto fue satisfactorio o no relacionado con los objetivos establecidos, en caso de

encontrar fallas en el proceso se puede replantear nuevamente o desechar el plan para formular

uno nuevo.

¿Seleccionaron la Técnica o Herramienta Gerencial Adecuada?

Las empresas día a día de enfrentan diferentes retos que las obliga a ser flexibles, a realizar

cambios y entre esos cambios están las mejoras continuas de procesos organizacionales para

evitar el fracaso en el mercado.

Es por ello que el gerente debe contar con la capacidad y herramientas para enfrentar las

dificultades de una manera oportunidad y eficaz, por lo tanto, se seleccionó la metodología

Kaizen para resolver la limitación en la comercialización de productos por falta de organización e

inadecuado proceso de ventas (marketing) por los siguientes motivos:

 Kaizen puede ser aplicados en cualquier tipo de empresa, sin importar tamaño o

mercado.
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 Fomenta el pensamiento orientado a procesos, ya que los procesos deben

perfeccionarse para que mejoren los resultados. El hecho de no lograr los resultados

planeados indica una falla en el proceso.

 También este arraigado a la mejora continua que obliga a realizar cambios para

alcanzar la calidad total, satisfacion de sus clientes y cumplimientos de los objetivos

estratégicos.

¿Que se podría Mejorar en la Aplicación de la Herramienta?

Los resultados de la implementación de este ciclo permiten a las empresas una mejora integral

de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad,

reduciendo los costes, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la

participación del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa.

¿En qué Otros Contextos son Aplicables la Misma?

La Metodologia Kaizen se puede implementar en diferentes situaciones o contextos, los

siguientes son algunos de ellos:

En el ámbito de crecimiento personal:

Permite superar el bloqueo inicial provocado por la resistencia al cambio. A menudo,

cuando nos planteamos grandes objetivos, nos sentimos desbordados por la cantidad de

tareas que se perfilan en el horizonte. Sin embargo, el kaizen nos indica que, para lograr

una meta, debemos dar pequeños pasos de forma constante. De esa manera, podemos

superar esa resistencia inicial que suelen generar las transformaciones drásticas y que

suele estar basada en el miedo al cambio.

Pone fin a la procrastinación. La procrastinación es uno de los principales enemigos de

la productividad. Sin embargo, es muy fácil caer en sus redes, sobre todo cuando las
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tareas que tenemos por delante son muy complicadas o demandan mucho tiempo. Por eso,

el kaizen propone dividir la tarea en unidades tan pequeñas que nos resulte imposible no

hacerlas. Por ejemplo, si quieres aprender un nuevo idioma, pero te sientes desbordado/a

por la magnitud del objetivo, simplemente debes plantearte aprender una palabra nueva

cada día. Se trata de un objetivo tan sencillo que no hay espacio para la procrastinación.

Conduce a resultados permanentes. Los hábitos se encuentran en la base de toda gran

transformación, pero cuando hemos mantenido las mismas costumbres durante años, es

difícil deshacerse de ellas. Sin embargo, como los cambios que propone el kaizen son tan

pequeños, resulta más fácil formar nuevos hábitos que posteriormente den lugar a

transformaciones permanentes. De hecho, una de las ideas esenciales de esta filosofía es

que los pequeños cambios, realizados de manera continua a lo largo del tiempo, tienen un

gran impacto en nuestra vida. Estos cambios terminan comportándose como una bola de

nieve; es decir, generan transformaciones mayores que nos acercan cada vez más a

nuestra meta [ CITATION Ros20 \l 3082 ].

En el ámbito de Educación:

Conocido en el ámbito educativo como SIKAED (Sistema Kaizen Educativo), permite

combatir la pereza y ayudar al niño o niña a superarse. Consiste en crear un buen ambiente de

trabajo en el aula y enseñar a nuestros alumnos a mantenerlo en tiempo. Está basado en las 5

“s” y en la filosofía que acompaña a este método [ CITATION Edusf \l 3082 ].

¿Cómo Impactaría la Herramienta Gerencial en la Organización?

Se espera que la implementación de la herramienta escogida genere un impacto positivo el

cual permita a la compañía estructurar mejor los procesos de comercialización de sus productos e

incrementar en una manera exponencial sus ventas en la región en la cual se encuentra (Apartado,
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Antioquia), permitiendo así un incremento en sus activos los cuales se puedan después usar para

un crecimiento de la compañía a nivel regional e incluso nacional y a un reconocimiento como

una marca de calidad que ofrece una amplia gama de productos y enfocada siempre a la búsqueda

de la mejora continua con sus herramientas y métodos para lograr los objetivos de la empresa.
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Conclusiones

 La implementación de la herramienta Kaizen en las empresas permite enfocar los

procesos en la búsqueda del mejoramiento continuo y la retroalimentación constante de

sus estrategias lo cual lleva a las empresas tanto a logros internos como la

estandarización de procesos como el mejoramiento de la producción, como también a

logros externos como un reconocimiento de marca y una mayor capacidad competitiva

en el mercado.

 Podemos concluir de esta actividad realizada nuevas experiencias adquiridas desde el

punto de vista gerencial, debilidades y fortalezas de una empresa. es todo un engranaje

empresarial que requiere capacidad de organización, compromiso, responsabilidad,

delegación de funciones y para eso se necesita un líder que motive, inspire, sepa

trabajar en equipo para obtener los objetivos en común; creando empatía entre los

compañeros de trabajo para que haya un buen clima laboral y un óptimo rendimiento y

se logren las metas.

 La técnica aplicada para realizar la actividad, nos deja como enseñanza en este caso el

escogido, sobre la herramienta gerencial Kaizen una manera fácil y didáctica para

organizar las habilidades gerenciales de una empresa.


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Referencias

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