SEMANA 2:

“CLASIFICACIÓN DE ACUERDO AL TIPO DE DOCUMENTOS”

PRESENTADO POR:
KATHERINE JINNETH BERNAL GOMEZ

PRESENTADO A:
JOSE GIOVANNI ARANGO MORALES
TUTOR VIRTUAL

POLITECNICO MAYOR
ESPACIO VIRTUAL DE APRENDIZAJE ¨EVA¨
2020
 DESARROLLO ACTIVIDAD SEMANA 2

1. Elabore un memorando de llamado de atención siguiendo la normatividad.

1.1. De acuerdo a lo estudiado y utilizando las herramientas de Word elabore dos

sobres diferentes y llénelos siguiendo todas las indicaciones de acuerdo a la
norma.

1.2. Consulta los tipos de cartas de acuerdo a la clasificación que tomen y realiza
ejemplos utilizando los formatos establecidos por la norma GTC 185.

- Carta de reclamo
- Carta de permiso
- Carta de agradecimientos
- Carta de presentación

2. Consulte la Biografía de José Ramón Cruz Mundet y Antonia Heredia Herrera.

3. Realice un cuadro comparativo entre las opiniones de Mundet y Heredia sobre

los documentos de archivo.

4. Realice la gráfica del ciclo vital de los documentos de archivo.

TRAS LAS HUELLAS S.A.S
MEMORANDO

REFERENCIA: Memorando N° 001-2020-NTC-3397

Moniquirá 13 de marzo de 2020

PARA: Srta. Katherine Bernal, Secretaria General

DE: Lenin Saiz, Gerente General

ASUNTO: Incumplimiento horario laboral.

Cordial saludo, por medio de la presente se le informa que los días 11, 12 y 13 de Marzo
del presente año usted ha incidido en una falta al llegar tarde a su puesto de trabajo,
además resulta impropio con respecto a las funciones y cargo que ejerce.

De esta forma, se le recuerda Srta Katherine que la hora de llegada es a partir de las 8:00
am, y puede demorar hasta 10 minutos, ya partir de las 8:11 am se considera falta.

En entendido que este memorando será un llamado de atención de volver a incurrir en

esta falta la empresa procederá a realizarle un descuento en su salario, tal y como se
estipula en el contrato laboral que usted firmo.

Atentamente.

Lenin Saiz Guerrero

Gerente General
TRAS LAS HUELLAS S.A.S Señor
MANUEL BERNAL BECERRA
Gerente General
Turaser Travel
Transversal 5 16 – 140
SANTAFE DE BOGOTA D.C
PERSONAL

Carrera 3 N° 16 – 136. Moniquirá – Teléfonos: 3102805781 - 3115353410

Señora
KAROLAINN BERNAL GOMEZ
Av. Central 18ª 25-12
Barrió Prados del Norte Casa 15
TRAS LAS
Moniquirá – Boyacá HUELLAS S.A.S
Carrera 3 # 16 –
136
 INVITACION ESPECIAL PARA:

Te invitamos a celebrar los 35

años de nuestra empresa
¨Tras las Huellas S.A.S¨ que se
llevara a cabo el día 14 de junio
a las 07:00 pm.
En el salón de eventos
¨Bochica¨
Carrera 3 # 16 – 136

¡¡¡ Te esperamos ¡¡¡

Barbosa, 13 de marzo de 2020

Sr. Pedro Pérez Días

Gerente General
Centro Comercial la Luisita

Asunto: Reclamo

Estimado Sr. Gerente, Pedro Pérez Días, del Centro Comercial La Luisita, por
medio de la presente misiva, me dirijo a usted para manifestar mi malestar, por
motivo de que los diversos productos de calzado comprados en la entidad a la
cual usted representa, no fueron los que se me entregaron, así como también me
manifiesto ante el tratamiento recibido en su establecimiento por parte de los
miembros del personal, por la falta de atención y el maltrato recibido por algunos
de ellos, tras haber hecho la correspondiente reclamación respecto a los
productos adquiridos.
Espero que pronto se atienda este malentendido y tome las medidas necesarias
para satisfacer mi reclamo respecto al cambio de los productos que erróneamente
me entregaron, por los que corresponden.
Sin más por el momento quedo a sus órdenes para cualquier aclaración

Atentamente,

Felipe Contreras Fuentes

Dirección: Carrera 4 No. 3 – 27
Barbosa, 20 de marzo de 2020

Sr. Juan Ernesto Gómez

Encargado de Recursos Humanos

Asunto: Permiso de trabajo debido a problemas en mi salud

Estimado Sr. Gómez, por medio de la presente es para solicitare cordialmente me

dé un permiso de trabajo por tres días hábiles puesto que he sido diagnosticado
con una gastroenteritis, razón por la que me he sentido mal de salud y en mi visita
al médico me recomendó tres días de descanso. Adjunto el certificado médico
escrito por el Doctor Tiberio Martínez, con las recomendaciones realizadas.

Estaré atento a su respuesta y le agradezco de antemano su atención,

Atentamente,

LEOPOLDO LÓPEZ ESTUPIÑAN

ÁREA DE SISTEMAS
2. Consulte la Biografía de José Ramón Cruz Mundet y Antonia Heredia Herrera.

José Ramón Cruz Mundet

Es Licenciado de Grado en Historia por la Universidad de Deusto y Doctor en Historia

Moderna por la Universidad Autónoma de Madrid.

Archivero, profesor Titular de Archivística de la Universidad Carlos III de Madrid, donde

además ha dirigido desde su creación en 1994 y hasta el 2001 el Doctorado en
Documentación. Desde su primera edición (2000/01) es director del Master en Archivística
de dicha Universidad.

Ha dirigido y organizado múltiples cursos de formación en materia de gestión de

documentos y archivos, dirige importantes proyectos y contratos con Administraciones
Públicas y empresas, y colabora habitualmente en los masters de archivística y gestión
documental más prestigiosos.

Es autor y coautor de más de 30 monografías en el ámbito de la de la archivística y la

gestión de documentos, y de cerca de cien artículos en revistas especializadas españolas y
extranjeras. Es colaborador habitual y miembro de los comités científicos de diversas
publicaciones periódicas especializadas.

Entre junio de 2005 y julio 2008 ha sido Subdirector General de Archivos del Ministerio de
Cultura de España, regresando posteriormente a la Universidad.
 Antonia Heredia Herrera

Desde 1954 hasta la fecha ha vinculado su actividad profesional a los Archivos que ha
compatibilizado con la investigación de la Historia de América. Archivera, investigadora y
docente de la Archivística ha sido jefe de sección en el Archivo General de Indias,
Directora del Servicio de Archivo y Publicaciones de la Diputación Provincial de Sevilla,
Directora del Archivo General de Andalucía y profesora colaboradora en la Cátedra de
Derecho indiano de la Universidad hispalense.

Ha formado parte del Comité de valoración del Consejo Internacional de Archivos y de la

Comisión andaluza calificadora de documentos administrativos de la Junta de Andalucía.
Ha tenido un papel destacado en la elaboración del Reglamento del Sistema andaluz de
Archivos del año 2000 y de los textos reguladores de la Comisión andaluza calificadora.
Diseñó y puso en funcionamiento el Plan de organización y de descripción de Archivos
municipales de la provincia de Sevilla. Ha representado a Andalucía en el grupo de trabajo
de Comunidades Autónomas para la adaptación de la Norma ISAD (G). Es miembro de la
Mesa de Archivos de administrativo local, vocal de la Cátedra General Castaños y también
vocal de la CNEDA..

Ninguna cuestión relacionada con los Archivos/archivos le es ajena: la identificación, la

clasificación, la descripción, la valoración, la integración y la legislación archivísticas, los
Sistemas de Archivos, la gestión documental, la terminología, son temas reiteradamente
abordados por la autora El vocabulario archivístico ha sido el telón de fondo de la teoría
archivística que ha trasmitido sustentada en una práctica aplicada tanto en Archivos
administrativos como en Archivos históricos en los que ha ejercido como archivera.
3.  Realice un cuadro comparativo entre las opiniones de Mundet y Heredia sobre los
documentos de archivo.
 MUNDET
- Mundet nos da una serie de
caracteres que le van a
diferenciar del documento en un
sentido general: Carácter
seriado, Génesis, producto de
las tareas de su productor.
Exclusividad, Interrelación, los
documentos aislados no tienen
valor, sólo tienen utilidad si
pertenecen a un conjunto.
- Caracteres externos:
• Clases: dentro de este
tendremos documentos
textuales, iconográficos,
sonoros, audiovisuales,
electrónicos.
• Tipo: revela tanto el contenido
como su estructuración.
• Formato: la forma de reunirse
los documentos.
• Cantidad: número de
unidades.
• Forma: copia simple,
certificada etc.
Caracteres internos:
• Entidad productora: autor del
documento.
• Orígenes funcionales: razones
de su origen.
• Fecha y lugar de producción:
los sitúa en el tiempo y espacio.
Contenido sustantivo: asunto o
tema que trata documento. Este
puede dividirse:
• Intensivo: datos sobre asuntos
concretos.
• Extensivo: datos sobre un
conjunto de elementos.
• Diversificado: datos sobre
cuestiones diversas.
HEREDIA
- Para Heredia, un documento de archivo son los
producidos o recibidos por una persona o
institución en el curso de su gestión o actividad
para el cumplimiento de sus fines.
- A) Caracteres externos: estos se pueden dividir
en:
 Documentos textuales: transmiten información
mediante texto escrito.
 Documentos gráficos: la información está
representada por formas y colores.
 Documentos en imagen: fotografías, diapositivas,
películas.
 B) Caracteres internos: la calidad del autor
establecerá dos categorías diplomáticas: públicos
y privados.
 El documento público es el realizado por el
funcionario público o representante del gobierno.
 El documento privado es el realizado por y entre
particulares sobre un asunto privado sin
intervención de la autoridad pública o su
representante legal.
 C) Esta es la diplomática, será la que nos
contraponga al documento dispositivo y al
documento de prueba o probatorio.
- Si los documentos de archivo son una cosa y los
Archivos algo distinto, sin perjuicio de la relación
entre ellos, la gestión o administración aplicada a
cada uno de ellos será diferente y exigirá acciones
y planificaciones específicas para los unos y para
los otros. aunque difícilmente podamos
desarrollar una Administración de Archivos sin
una gestión documental.
- Una administración de Archivos tiene una
dimensión político-administrativa, de ella no
pueden estar excluidos los principios, las normas
y los criterios profesionales, en este caso
archivísticos.
  

 4.  Realice la gráfica del ciclo vital de los documentos de archivo.

CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS DE
ARCHIVO

Planeación
Fase
permanente o
historica

Elaboración
Plazo
Precaucional

Tramitación
Vigencia
 
EDAD 1:
MOMENTO DE GESTION

También llamado ¨Prearchivo¨

Planeación: Estudia la información el soporte y el recorrido.

Elaboración: Es la edición del documento, mediante la aplicación de la normatización y la
normalización.
Normatización: Normas creadas por el gobierno.
Normalización: Abarca la normatividad administrativa y técnica.

EDAD 2
MOMENTO INTERMEDIO

Tambien llamado ¨Archivistico¨

En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Informe, testimonio,
etc.
Vigencia: Es aquel momento donde el documento obliga, testimonia o informe lo que dice en su texto.
La vigencia concluye cuando:
Se vence el plazo del documento
Por disposición legal
Porque se produce un nuevo documento y modifica el existente.
Plazo precaucional: Una vez agotada la vigencia se da un tiempo durante el cual es necesario retener el
documento (por precaución), antes de decidir su destino final.
El plazo precaucional termina cuando:
Hay prescripción legal o de derecho.
 EDAD 3
MOMENTO PERMANENTE O HISTORICO

Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos,

administrativos, políticos, económico, investigativo, cultural.
Son almacenados para siempre en un sitio privilegiado.