Procesos

 de  la  fase  de  planeación  

Por: Laura Alicia Cabello Barocio

“Los proyectos son actividades emprendedoras o

secuencias de acciones con un principio y un fin
programados y que deben cumplir con un objetivo
singular, a fin de ofrecer un producto o servicio” (Amaru,
2008, p. 199).

Los proyectos pueden realizarse con apoyo de metodologías que han surgido de la experiencia y la
necesidad de mejorar la forma de llevarlos a cabo. La administración de proyectos es la metodología que
los estudia a través de cinco fases (mostradas en la figura 1), que marcan tiempos o momentos clave en los
cuales se pueden dividir.

• Esclarecimiento de la
necesidad
• Definición del producto
• Cronograma y presupuesto

Inicio Planeación

Cierre Ejecución

• Movilización de los recursos

• Ejecución y control de actividad
• Entrega del producto
• Conclusión del proyecto

Control

Figura 1. Procesos de la administración de un proyecto (Amaru, 2008, p. 201).

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escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
Algunas de las herramientas que se pueden identificar en la administración de proyectos como apoyo a
cada una de sus fases son:

Inicio Project Charter – Enunciado de trabajo – Contrato – Acta de constitución del proyecto
Definición del alcance
Estructura de desglose del trabajo (EDT o WBS por sus siglas en inglés)
Presupuesto inicial
Planeación Planeación del alcance
Cronograma
Presupuesto
Estimación de costos
Mapa de riesgos
Diagrama de red
Diagrama de Gant
PERT/CPM
Ejecución Presupuesto
Revisión del alcance
Solicitud de cambios
Control Control del alcance
Control del presupuesto
Control del cronograma
Control de cambios
Control de calidad – Informes de rendimiento
Cierre Mejora continua
Entrega del proyecto o entregables
Memorias del proyecto
Tabla 1. Herramientas de la administración de proyectos.

La  importancia  de  la  fase  de  planeación  

De acuerdo con Estrada, García y Sánchez (2011) y

tal como se observa en la figura 2, la planeación es
una actividad muy importante para la gran mayoría
de los gerentes en empresas.

Además, los resultados de sus investigaciones

arrojan que se tienen mejores resultados al darle
mayor importancia a la planeación.

Cuando una empresa no planea sus proyectos es

posible que se realicen periodos más largos de
implementación de éstos, lo cual genera un costo
innecesario que pudiera prevenirse al dar el tiempo Figura. 2. Importancia concedida a la planeación (Estrada et al.,
2011, p. 5).
que requiere la planeación.

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Gestión  del  objetivo  

Cuando los gerentes realizan la planeación de los

proyectos de las empresas se sabe que la gran
mayoría piensa en un periodo de un año o menos
(Estrada et al., 2011). Esto genera el riesgo de
plantear objetivos que provoquen el volver a
trabajar o un doble esfuerzo en planear varios
proyectos pequeños, en lugar de uno a gran
escala que satisfaga las necesidades a largo
plazo.

De acuerdo con Estrada et al. (2011), algunas de

las herramientas que se utilizan para planear
estratégicamente la dirección de los proyectos son: Figura 3. Horizonte temporal de la planeación (Estrada et al.,
2011, p. 6).

• Análisis FODA
• Herramientas de benchmarking
• Software de planeación estratégica
• Análisis de la cadena de valor
• Análisis de las 5 fuerzas de Porter
• Análisis de los recursos y capacidades
• Análisis de la cultura organizacional

La importancia de estas herramientas radica en que funcionan como apoyo para los líderes de las
organizaciones al ayudarles a encontrar el planteamiento idóneo para cada proyecto. A partir de éstas se
puede obtener el objetivo mismo del proyecto. Por ejemplo, el análisis FODA (siglas de sus componentes:
Fuerzas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) es utilizado por los líderes de las organizaciones para
identificar las líneas de estrategia que deberán seguir de acuerdo con sus fuerzas y debilidades internas o
las oportunidades y amenazas que se presentan fuera de la organización.

El benchmarking es una manera muy práctica de conocer el nivel tanto en tecnología, como en
productividad que tiene una organización, por medio de la comparación de los métodos y resultados que
tienen las organizaciones líderes del mismo ramo. El benchmarking puede hacerse también de manera
interna, a fin de adaptar las mejores prácticas de otros departamentos o áreas que han tenido buenos
resultados.

Entre el software que se puede usar para la toma de decisiones se encuentran los ERP (Enterprise
Resourse Planning), que son sistemas de información que conectan las operaciones de la empresa u
organización para tener una mayor confiabilidad y actualización de los datos. El ERP se puede implementar
por módulos, lo cual depende del tamaño de la organización, por lo que puede contemplarse en los
procesos de las áreas de Recursos Humanos, Planeación de requerimientos de materiales, Administración
de la cadena de suministros, Relaciones con los clientes y Finanzas.

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Al realizar el análisis de la cadena de valor, la organización puede identificar aquellas operaciones que
realmente agregan valor al producto o servicio. Al mismo tiempo, pueden determinarse estrategias para
disminuir inventarios o reducir el tiempo que pasa en ciertos puntos de la cadena de valor.

Cuando se analiza a la organización para conocer las mejoras, oportunidades o reestructuraciones es

momento de identificar los proyectos a efectuar dentro de la misma. Además, al iniciar la planeación de un
proyecto, lo primero que el líder debe tener en cuenta es el objetivo del proyecto, pero ¿qué es éste o
estos objetivos? De acuerdo con Amaru (2008) “a los objetivos de los proyectos siempre se les llama
productos” (p. 199) y cabe mencionar que una vez establecido el objetivo, éste va muy ligado con el
alcance.

Un ejemplo de esto se puede presentar al pensar en la

construcción de una planta productora de plásticos,
donde el objetivo del proyecto se establece a partir de las
preguntas básicas:

• ¿Qué? Una planta productora de plásticos.

• ¿Cómo? Al obtener los recursos necesarios, de
parte de gobierno y financiamiento de
inversionistas.
• ¿Cuándo? A partir del siguiente año fiscal.
• ¿Por qué? Para satisfacer el nicho de mercado
que ha generado el incremento en la industria
automotriz en la región.
• ¿Para qué? Para el establecimiento de una
producción estable que aporte ganancias
económicas a los accionistas.

Gestión  del  alcance  

Una vez contestadas las preguntas básicas del objetivo se plantea el alcance del proyecto, el cual debe
ser acorde a las necesidades y posibilidades de recursos que se utilizarán en el proyecto. No hay que
olvidar que al momento de planear a largo plazo se tienen mayores posibilidades de realizar proyectos
exitosos.

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 El alcance de nuestro ejemplo estaría acorde a las
posibilidades de surtir no sólo a la ciudad o estado donde
se ha encontrado el nicho de mercado, sino con base en
un estudio a nivel país, continente o de forma global.

Para nuestro ejemplo plantearemos que el nicho de

mercado que se ha encontrado es a nivel estatal y por lo
tanto, analizaremos que nuestro alcance del proyecto
será el del proyecto de construcción de una planta de
elaboración de plásticos, la cual pretende surtir de
cubetas, macetas, utensilios de limpieza y de cocina al
Estado de Guanajuato.

Como es el caso de este ejemplo, para un proyecto que apenas inicia y donde no existen fondos para su
elaboración se recomienda realizar una proyección de lo que se elaborará.

Busca los formatos de planes de negocio que se ofrecen

en las páginas de la Secretaría de Economía de tu
entidad o tu estado. Además, encuentra para qué sirve el
programa de Capital Semilla de la Secretaría de
Economía.

Gestión  del  tiempo  

El tiempo que se invierte en un proyecto puede interpretarse como algo similar a gestión de tiempo, pero no
es lo mismo, ya que al hablar de gestionar el tiempo, se trata de la administración que puede hacerse de
las fechas estimadas de entrega de los productos de actividades.

Las actividades que se realizan en un proyecto pueden llevarse a cabo en paralelo, de forma
independiente o dependiente y con tiempo de colchón o en seguida de otras.

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 Figura 4. Actividades en paralelo.

Figura 5. Actividades dependientes e independientes.

Figura 6. Actividades con colchón.

Para cada tipo de actividad se puede definir su dependencia o independencia, al identificar la precedencia
de las actividades que tienen que realizarse antes o después de estar completadas. Para eso se puede
pensar en el concepto básico de un sistema.

Entradas Sistema Salidas

Retroalimentación

Figura 7. Diagrama general de un sistema (De la Rosa, 2011, p. 3).

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En el concepto básico del sistema, si logras visualizar que la entrada es otra actividad a realizar, entonces
tendrías dependencia, ya que puede que no sea un solo proceso, sino varios los que aprovechen la
actividad que se está evaluando. Por último, los entregables de este sistema serían la salida y
posiblemente la entrada a otros, o hasta los mismos resultados esperados del proyecto.

De acuerdo con Krajewski, Ritzman y Malhotra (2008), algunas de las herramientas para la administración
de actividades son:

• La gráfica de Gantt.
• El diagrama de red (PERT).
• El EDT (Estructura del Desglose del Trabajo) o por sus siglas en inglés WBS (Work Breakdown
Structure).
• Reportes gráficos.
• El Método de la Cadena Crítica (CPM – Critical Path Method).

En general hay una gran variedad de estas herramientas y en algunos libros se mencionan otras que
ayudan a controlar las actividades en el momento de la implementación. Lo recomendable es que
investigues las ventajas de cada una de ellas y adoptes la que más se acomoda a las necesidades del
proyecto que realices.

La gráfica de Gantt puede elaborarse en hojas de cálculo o en diapositivas para presentaciones o también
puedes utilizar los sistemas de información que estén a tu alcance. Cabe señalar que existen varios tipos
de software, tanto de uso libre, como con licencias. En el caso del uso libre está el Planner que tiene la
opción de bajarse de Internet y para las empresas con recursos existe un software con licencia, como el
Microsoft Project, que facilita el uso en Windows al agregarse algunas funcionalidades en el manejo de los
gráficos y la exportación de éstos a programas de Microsoft como Visio, donde es posible editar el formato.

Gestión  de  los  costos  

“La determinación del costo implica tres etapas interdependientes: planeación de recursos, estimación de
costos y elaboración de presupuesto” (Amaru, 2008, p. 204).

El conocer un presupuesto de los recursos que se utilizarán en el proyecto es fundamental para llevar a
cabo la planeación de los costos del mismo. Muchas veces se usan recursos internos, pero en general
también éstos deben de contabilizarse para saber cómo se comporta el proyecto.

Entre los recursos que se encuentran en un proyecto se pueden mencionar:

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 • Recursos humanos (RH)
• Materia prima (MP)
• Recursos financieros
• Contratistas
• Recursos internos
• Infraestructura
• Tiempo de producción

Además, se pueden empezar a planear los costos con una primera estimación donde se plantee lo que se
requiere, de forma tal que al momento de contar con las especificaciones generales del proyecto, los costos
no superen los estimados. Una de estas formas de estimación se efectúa al solicitar presupuestos a los
proveedores, a quienes se les pide que den el precio para la fecha estimada de inicio del proyecto.

Otras herramientas incluyen el involucramiento de modelos de costos donde además de colocar los
presupuestos se controla el monto de cada apartado del proyecto y se da seguimiento para no tener que
usar recursos no planeados.

Gestión  de  la  calidad  

Cuando se habla de calidad, es indispensable citar algunas de las definiciones más famosas en este
sentido. Juran (2008) plantea las características de la calidad con ejemplos:

• “Prontitud del proceso para cumplimentar los pedidos de los clientes.

• Consumo de carburante de un motor.
• Eficacia de una campaña publicitaria.
• Millones de instrucciones por segundo (MIPS) de un ordenador.
• Uniformidad intrínseca de un proceso productivo” (p. 17).

También debes saber que hay indicadores específicos en las empresas que determinan la calidad final de
un proyecto. Ejemplos de éstos abarcan desde el costo, la fecha de entrega, respeto por los presupuestos
de cada proyecto, efectividad de los recursos, hasta la eficiencia general del proyecto.

El aseguramiento de la calidad implica verificar los indicadores clave para el proyecto con periodicidad y así
hacer correcciones en caso de ser necesario. Por eso es tan importante mantener un registro actualizado y
con la mayor precisión de los costos, tiempos y recursos en un proyecto.

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Gestión  de  los  RH  

Los recursos humanos de un proyecto no solamente deben de liderarse, ya que una parte muy importante
es la capacitación e información actualizada del estatus del proyecto.

Hablando de capacitación, ésta no debe ser únicamente respecto a los temas de especialización de un
proyecto, sino que deben incluirse temas como prevención de accidentes, salud y calidad.

Cuando se informa al equipo de trabajo sobre los avances o logros que se alcanzan a lo largo del proyecto,
todo el equipo se siente incluido e informado, lo cual puede apoyar a crear en sus integrantes un
sentimiento de pertenencia e involucramiento en el proyecto.

Los recursos humanos habrá que valorarlos, pues como menciona EPISE (2007) no sería la misma
organización si se cambiara la totalidad de sus recursos humanos, ya que éstos conforman y hacen única a
la misma, al volver realidad sus procesos y ejecutándolos en su práctica individual y única.

Cuando se habla de recurso humano, también se debe pensar en los colaboradores que no conforman
formalmente las empresas, como son los proveedores, que forman parte de un grueso de este recurso.
Toma en cuenta que las empresas con mayor éxito en México son también aquellas que reconocen una red
establecida de colaboradores (EPISE, 2007).

Tener una constante comunicación con proveedores y colaboradores aporta una base sólida para el éxito
del proyecto, pero primordialmente, debes considerarlos para vincularlos con el éxito e incluirlos como parte
de la cadena productiva y la calidad mínima que se espera de ellos.

De acuerdo con EPISE (2007) en un análisis de la gestión de los recursos humanos se encontró que las
herramientas que permiten procesar, recopilar y comunicar información para llegar a los objetivos y lograr
que se den los resultados son las siguientes:

• Herramientas tecnológicas básicas e imprescindibles; por ejemplo, bases de datos

• Herramientas específicas para la gestión de nóminas

• Tests psicométricos

• Software propio para la evaluación de desempeño

• Proceso de evaluación de pares

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 • Descripción del sistema de evaluación del desempeño en 180° y 360° y

formularios para llevarlos a cabo

• Software para el control de entradas, salidas y retrasos

• Protocolos de comunicación

• Assesment

• Pautas para la realización de entrevistas personales

• Plataformas para la gestión del aprendizaje

• Plataforma e-learning (p. 50).

Gestión  de  los  riesgos  

Una herramienta muy referida en la realización de proyectos es la matriz de riesgos, donde mínimo se
deben declarar tres riesgos por actividad. En cada riesgo es necesario hacer un plan emergente en caso de
que llegara a ocurrir. Luego, se refieren los riesgos con más alta prioridad y mayor probabilidad de que se
presenten como parte de las actividades del proyecto.

Por ejemplo, en el proyecto de la realización de una boda, uno de los riesgos al invertir en los platillos es
tener menos comensales de los esperados, por lo que sabemos que es de alta prioridad y grande
probabilidad. Por lo tanto, se le recomendará a la novia calcular su lista de invitados con un porcentaje más
grande y buscar un servicio de banquetes que responda de manera efectiva a tener que preparar más
platillos en caso de exceder el número planteado el día del evento.

La matriz de riesgo se construye entonces con las actividades de la planeación y contiene mínimo una
columna de posibles riesgos, su impacto y su probabilidad.

Una matriz de riesgos es una herramienta utilizada para

prevenir las acciones que pueden aplicarse en la
ocurrencia de un riesgo.

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Cuando se planean los proyectos, su implementación puede apoyar la mejor ejecución y seguimiento de
acuerdo con los indicadores u objetivos que se pretenden alcanzar.

Los proyectos con mayores probabilidades de éxito son

aquellos que han fundamentado sus bases en la
planeación y su revisión constante con respecto a su
alcance y objetivos.

Aportar información a los colaboradores del proyecto

apoyará a su éxito, ya que usar esta información para la
identificación de los riesgos puede ayudar a prevenirlos.

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 Referencias  

Amaru, A. (2008). Administración para emprendedores. Fundamentos para la

creación y gestión de nuevos negocios (J. L. Chávez, trad.). México:
Pearson Educación.

De la Rosa, F. (2011). Lectura Introducción a los sistemas de manufactura. En

Actividad de Aprendizaje 1 del Módulo 1 del curso cuatrimestral en línea
Sistemas de Producción. Irapuato, Guanajuato, México: Universidad
Virtual del Estado de Guanajuato [UVEG].

EPISE. (2007). Estado actual y tendencias en la gestión de los recursos humanos

en México. México: Autor. [Versión en línea]. Recuperado de
http://contenidosabiertos.academica.mx/jspui/handle/987654321/91

Estrada, R., García, D., y Sánchez, V.G. (2011). Resumen de resultados segunda
encuesta PYME, proyecto. Planeación estratégica y herramientas de
gestión [Versión en línea]. Recuperado de
http://contenidosabiertos.academica.mx/jspui/handle/987654321/58

Juran, J. (2008). Juran y la planificación para la calidad. Madrid, España: Ediciones

Díaz de Santos. Recuperado de la base de datos e-libro Cátedra.
(10204125)

Krajewski, L., Ritzman, L., y Malhotra, M. (2008). Administración de operaciones.

Procesos y cadenas de valor. México: Pearson Educación.

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