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PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DE CAMBIOS P-MC-08-V01


01-06-2018

Versión Descripción del Cambio Revisó y Aprobó

01
Creación del documento.
01-06-2018
José Uliecer Santos Bravo
Gerente

1. OBJETIVO DE ESTE DOCUMENTO

Establecer las directrices metodológicas para planificar los cambios que se requiera o se identifiquen, a fin
de mantener y mejorar la eficacia del sistema integrado de gestión HSEQ.

2. ALCANCE DEL DOCUMENTO

Este documento aplica desde la identificación o requerimiento de cambios en los diferentes mecanismos
de planificación, ejecución y control de las actividades del sistema integrado de gestión HSEQ, hasta la
socialización y puesta en marcha de los cambios establecidos.

3. RESPONSABLE

El Coordinador de HSEQ, es el responsable de hacer cumplir lo dispuesto en el presente documento.

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Fuentes de Identificación de Cambios

Son el punto de partida para la aplicación de este procedimiento, los siguientes eventos:

1. Reporte de un incidente. F-HSEQ-13 Investigación de incidentes

2. Cambios legislativos (Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares y Acuerdos, expedidos por entidades
del orden territorial local, regional y nacional) aplicables al desarrollo de las actividades planificadas y
ejecutadas en los procesos identificados por la organización. F-HSEQ-25 Matriz de Requisitos
Legales y de Otro Índole

3. Cambios de infraestructura (Modificaciones o Cambio de Locaciones; tipos o modelos de equipos,


vehículos, software, etc.)

4. Resultados de desempeño de procesos.

5. Resultados de Auditorías Internas. F-MC-08 Informe Auditorías Internas


PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DE CAMBIOS P-MC-08-V01
01-06-2018

6. Resultados de las Revisiones y Reuniones Gerenciales al Sistema Integrado de Gestión HSEQ. F-DE-
01 Informe Revisión por la Dirección

5. ¿QUÉ HACER?

Paso Actividad Registro Responsable


Identificar un cambio.
En el momento en que ocurra uno o varios de los
Según la fuente del
1. eventos referenciados en el numeral 4.1. de este Coordinador HSEQ
cambio.
documento, se debe activar la aplicación de este
procedimiento
Diligenciar el Plan de Cambios.
Con referencia al cambio identificado, se describe las
características específicas del cambio definido en la F-MC-005
2. fuente de este y se determina la afectación en Planificación de Coordinador HSEQ
documentos, desarrollo de actividades y mecanismos de cambios del sistema
control establecidos previamente para establecer el plan
de acción correspondiente.
Establecer el Plan de Acción.
Se realiza una evaluación de los cambios, se determina
F-MC-005
el impacto y se establece el orden de prioridades a
3. Planificación de Comité Directivo
atender. Se relacionan las actividades a ejecutar, el
cambios del sistema
plazo, el responsable y los recursos necesarios para su
ejecución.
Socializar el Plan de Acción.
F-MC-005
Se convoca a reunión al personal que se encuentre en la
Planificación de
Base Principal para socializar el Plan de Acción
cambios del sistema
establecido y evaluar nuevamente el plan de cambios
F-GH-003 Control de
4. por si hay que realizar alguna modificación. Auxiliar HSEQ
Asistencia a
Adicionalmente, se le copia a todos los correos
Actividades
electrónicos del grupo de trabajo de Transportes MASA
e-mail ó Reunión
Ltda. Para dar como notificado y se queda atento a
Gerencial
resolver inquietudes del personal.
Hacer Seguimiento al Plan de Acción.
Se verifica la ejecución de las actividades planificadas,
F-MC-003
se evalúa si cumplieron con su objetivo (fueron eficaces)
Seguimiento al estado
o se requiere desarrollar un plan de acción
de acciones de mejora
5. complementario. Coordinador HSEQ
F-MC-005
Si no se han cerrado las actividades planificadas o se
Planificación de
generan actividades complementarias, se programa una
cambios del sistema
nueva verificación, repitiendo esta actividad hasta
garantizar el cierre de todo el plan de acción propuesto.

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