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Técnico en Contact Center

Taller sobre el documento


Administración y manejo de archivos electrónicos (10%)

En esta actividad evaluativa, los aprendices deben responder las siguientes preguntas del texto
leído, elaborar un archivo de Word (con Normas Apa 2016) y publicarlo en la plataforma Sofia
Plus.

1. ¿En qué forma, la utilización de la tecnología ha afectado el uso de la información?


2. ¿Cuáles elementos diferencian un documento electrónico de un simple registro electrónico?
3. ¿Qué implicaciones archivísticas ha tenido la aparición del documento electrónico?
4. ¿Qué sucede cuando las áreas de archivo no intervienen en la planeación de la gestión de los
documentos electrónicos en la organización?
5. Enumere algunos de los elementos necesarios para implementar un modelo de archivos
electrónicos en una organización.
6. Enumere algunos de los principios que se requieren para un programa de administración de
documentos.

Carlos Andrés Díaz Cardoso


Instructor Técnico Especialidad Informática
Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios
SENA Regional Huila
Técnico en Contact Center

Taller sobre el documento


Administración y manejo de archivos electrónicos (10%)

Diana Alejandra serrana delgada

Carlos Andrés Díaz Cardoso


Instructor Técnico Especialidad Informática
Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios
SENA Regional Huila
Técnico en Contact Center

1). ¿En qué forma, la utilización de la tecnología ha afectado el uso de la información?

La tecnología ha modificado enormemente, durante los últimos años la forma como


se almacena, genera, accede y usa la información,
Lo cual no solo ha traído como consecuencia el cambio de paradigmas que hasta
Hace poco eran simples predicciones de los tecnologías, sin ninguna base
Empírica, caracterizada cada vez más por la creciente clientela de información en
Soportes electrónicos.

2. ¿Cuáles elementos diferencian un documento electrónico de un simple registro


electrónico?

El documento electrónico tiene cuatro Componentes: contenido, estructura,


contexto y presentación. El contenido se Refiere a la información, la estructura se
relaciona con la forma como se organizan Los datos, el contexto con otros datos o
información asociada y la presentación Como la apariencia del documento una vez
ha sido recuperado. Todos estos Elementos le dan significación el documento
electrónico y lo diferencian de un Simple registro electrónico (conservada en un
equipo o un medio de Almacenamiento físico) o una base de datos

3. ¿Qué implicaciones archivísticas ha tenido la aparición del documento


electrónico?

Un documento electrónico se puede definir como


“aquel contenido integrado en un archivo informático mediante un programa de
Computador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado en medios
Electrónicos, ópticos y permite una representación material para reproducir las
Decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, políticas, etc., de una
organización o una persona natural”

4. ¿Qué sucede cuando las áreas de archivo no intervienen en la planeación de la


gestión de los documentos electrónicos en la organización?

Carlos Andrés Díaz Cardoso


Instructor Técnico Especialidad Informática
Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios
SENA Regional Huila
Técnico en Contact Center
Tecnológicas de trabajo en grupo o individual, no
Han considerado la intervención de las áreas de archivo en la planeación de
Dichos sistemas, lo que ha llevado a adquirir soluciones informáticas ajenas a la
Realidad de la organización generando caos en el manejo de la información así
Como sobrecostos en aspectos como la migración de los documentos a nuevos
Soportes o plataformas, cambio en la formas de almacenamiento, dificultades en
La preservación y multiplicación geométrica de documentos en formatos legibles
Por máquina, etc.
En el mismo sentido puede decirse que mientras en el documento tradicional
Impreso es directa la relación entre documento, archivaría y archivo, en el caso del
Documento electrónico, el manejo de las metadatos ha distorsionado conceptos
como el de expediente, serie, subsidie, etc.; los cuales carecen de validez en las
Nuevas formas de manejo de la información empresarial.

Carlos Andrés Díaz Cardoso


Instructor Técnico Especialidad Informática
Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios
SENA Regional Huila