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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

“Informe Administración Documental”

Evidencia 3

Presentado por:

James Brandon González Villarreal

C .C. 1118540736

Servicio nacional de aprendizaje SENA

Septiembre 2020
Introducción

El estado colombiano con el desarrollo social , cultural y legislativo que ha logrado a


través de los años de supremacía, establece normas, estatutos y leyes que permiten el
mejor desarrollo y desempeño que le brinde soportes para satisfacer todas las demandas
organizacional que estén dentro de sus límites, por tal motivos mediante la ley general
de archivos, se ha definido la gestión documental como el conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.[CITATION LEY00 \n \l 3082 ]

Por tal motivo Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de
Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es
necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la
Administración Pública[ CITATION 06001 \l 3082 ]

El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la importancia de


un buen manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya que esto permite
facilitar la búsqueda y el acceso rápido de los documentos ya que si no se tienen
clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual representa
un aumento significativo de costos para las empresas y además una buena
administración documental genera una buena toma de decisiones.

Objetivos
 Identificar por medio de este informe además de identificar, interpretar el
acuerdo 060, junto con la ley 594 de 2000, para aplicarlas en los diferentes
procedimientos para la recepción, radicación, registro, distribución, embalajes de
algunos documentos.

 Establecer una relación común para los diferentes procesos en el paso a paso de
cada documento
Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas recibidas

1. Recepción

Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y


diversos medios, tanto físico o directo, como magnético o indirecto. La comunicación
física o directa es entregada por la persona interesada en una unidad de correspondencia,
teniendo en cuenta los siguientes aspectos.[CITATION SEN \n \y \l 3082 ] Ahora
hablamos de tres etapas para el proceso de recepción: la recepción del documento, su
radicación y finalmente el registro.

Su ocupación es la de Recibir comunicación enviada por personas naturales o jurídicas


teniendo en cuenta los siguientes aspectos. 

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. 

• El sobre debe estar correctamente diligenciado con los datos correspondientes al


destinatario.

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal.

 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios,  tales


como correo tradicional, fax, revistas, plegables,  invitaciones, correo electrónico, entre
otros.

Se debe constatar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene
los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se
encuentra en buen estado.

Apertura:

 Se procede a desempacar  con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa


el sobre y verificar los anexos.

Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:

·        Comprobar las fechas de elaboración y recibido.

·        Revisar que este firmado, verificar anexos.


En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes
en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera
anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva
investigación.

2. Registro y radicación:

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única,  se ingresan todas


las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión
documental de la empresa).

 Se registran los siguientes datos:

·        Fecha

·        Nombre del Remitente

·        Dirección, teléfono y correo electrónico

·        Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra dependencia

·        Asunto

Número de folios y anexos.

3. Radicación e impresión de rótulo:

Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para colocar el


sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3,
que corresponde al extremo superior derecho del documento.

Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a escanear el


documento para  grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el
aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del documento.  
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el
aplicativo.  Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad,
(SGD), se hace con el fin de  de velar por la transparencia  de la actuación
administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,


iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de
labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.

4. Distribución o reparto:

A continuación, seguidamente en el registro, procedemos a la distribución o reparto


hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.

El funcionario de la  Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas  en


carpetas, por dependencias.

Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace


entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su
distribución.

El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero, verificando


que los datos de la planilla de  relación de correspondencia coincidan con la
correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido, relaciona el
formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el
recorrido.

 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el
formato para verificación y control del recibido.

5. Comunicaciones oficiales externas

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se  Coloca sello a la


correspondencia para controlar la fecha de recibido  encasilla la correspondencia con el
formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda
 Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero  se verifica el aval del envío
por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo
electrónico).

Se Diligencia Guía,  se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono contenido


,Ciudad a la que  va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago , Observación,
Centro de costo y departamento que envió.  Llamar al Operador para programar
recogida de Correspondencia.

    Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en


cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de
retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.

Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la


Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación  y se continúa el  procedimiento de registro y radicación, igual que para
las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia respectiva.

Memorandos

 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos
que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o
administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física


por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto
con el formato Comunicaciones internas  despachadas,  relacionando en el Asunto, el
número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió
el documento.

 El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato


antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control
del envío.

  Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal
efecto y deben contener la siguiente información.

·        Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

·        Nombres  completo del solicitante o su representante.

·        Dirección o correo electrónico y teléfono  a donde se debe dirigir la respuesta del


peticionario y/o apoderado.

·        Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.

·        La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.

·        La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado  verificará


el cumplimiento de los requisitos señalados.

Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.

Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.


Quince (15) días hábiles para atender reclamos.

Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.

Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.

Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

Procedimiento: 

 La  Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única  o de otra


dependencia.

 Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y


felicitaciones – deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.

 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la


dependencia entrega el documento al funcionario competente para  que
proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.

 El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los


tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al
Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.

 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.   

 El auxiliar administrativo  aplica el procedimiento para la distribución y


envío de documentos externos o internos según sea requerimiento.
 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento  en la serie
correspondiente.

   Correo electrónico

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos, para


su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la
entidad. Como lo es el correo electrónico.

La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos como
el (nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de
recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta,
si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en
procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.

La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido.


Bibliografía
060, A. N. (30 de octubre de 2001)). El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación,.
2000, L. 5. (2000). El Congreso de Colombia. Obtenido de El Congreso de Colombia.
SENA. (s.f.). FORMACION DE AMBIENTES Y APRENDIZAJE FAVA. SENA.

ARCHIVO GENEREAL DE LA NACIÓN - COLOMBIA. (30 de


Octubre de 2001). ACUERDO 060 - PAUTAS PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS
PRIVADS QUE CUMPLEN
FUNCIONES PÚBLICAS. Recuperado el 28 de Septiembre de 2016,
de:
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-060-de-2001/

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