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UNIVERSIDAD ESAN

PADE INTERNACIONAL EN OPERACIONES Y LOGÍSTICA


XXIV PADOL 2019.2

CURSO: PROFESOR:
CONTROL Y EVALUACIÓN DE
ARMANDO VALDES GARRIDO-LECCA
OPERACIONES Y LOGISTICA
TIEMPO: 2.30 HORAS
FECHA: 06 de agosto de 2020

NOMBRE: Parrish Heysen NOTA: __________

EXAMEN FINAL

INSTRUCCIONES:

1 Puede consultar sus copias y separatas, pero tenga en cuenta que el


tiempo está medido y que de no controlarlo es posible que no acabe el
examen.

2 El examen consta de un caso, denominado “Materiales y Servicios


S.A.C” (MASESAC). Usted debe tomar una decisión, en cada una de
las preguntas formuladas en el Trabajo por Hacer, sustentándola y
expresando las razones en las que se ha basado para tomarla.

3 Recuerde lo indicado en clase, que no se trata de poner teoría, ya


que, por estar autorizado a consultar sus copias y separatas, no se
considerará buena la respuesta. Se trata de apreciar como aplica
usted la teoría en cada una de las situaciones planteadas, basándose
en su criterio para aplicarla y en las razones que sustentan sus
decisiones.

4 Escriba utilizando el procesador de textos de su computadora, para


resolver el tema. Luego proceda a reenviar el tema por vía electrónica
al correo avaldesg@esan.edu.pe, antes de las 22:00 horas del día
JUEVES 06 DE AGOSTO.

5 Escriba claro y concreto, sin excederse en sus respuestas a lo que no


se le pregunta.

6 Indique sus decisiones y sea lo más concreto posible en ellas.


7 El peso asignado a cada situación planteada, está indicado en la
pregunta.
MATERIALES Y SERVICIOS S.A.C.
MASESAC

El Director Gerente de la Empresa “MASESAC” decidió contratar los servicios de la


firma consultora PPV y Asociados, para que realizara un estudio de la organización y
los procedimientos en uso de la Compañía, a fin de recomendar los cambios que
podían contribuir a mejorar su eficiencia, pues deseaban obtener los beneficios de una
evaluación experta y objetiva. El estudio se realizó con mucho detalle y cubrió todos
los departamentos de la entidad, empleando para ello las técnicas y las normas de
organización que la Consultora PPV había desarrollado con este fin. Una vez reunidos
y analizados todos los datos, el señor Pinillos, Consultor de PPV y encargado del
proyecto presentó su informe a los directores, explicando que, en términos generales,
era favorable para la Compañía, pero que presentaba una serie de recomendaciones
relativas a cada departamento, para simplificar sus actividades y hacer más efectiva su
labor. Sus recomendaciones en relación al Departamento de Compras eran incorporar
el control de Tráfico y Aduanas; contratar un comprador con experiencia técnica,
establecer fondos especiales para solucionar los pequeños pedidos locales mediante
pagos al contado y eliminar así los contratiempos que por estas compras se
presentaban. Al terminar su exposición sobre compras, el presidente del Directorio se
dirigió al señor Pinillos y le dijo:

Sr. Ponce: ¿Qué tal funciona nuestro departamento de compras, ¿qué tan fiable es al
momento de desarrollar sus actividades en relación a cada una de las
variables que administra? Presido este Directorio desde hace 5 años y
nunca me han contestado satisfactoriamente a esto. ¿Podrá usted
informarme al respecto?

Sr. Pinillos: De acuerdo a nuestro estudio ese departamento funciona relativamente


bien.

Sr. Ponce: ¿En cuánto estimaría usted este buen funcionamiento? ¿En un 90%, en
95% o en cuánto?

Sr. Pinillos: Es bastante difícil medir la actuación de una dependencia con medidas
objetivas que permitan una calificación como la que usted solicita. Hay
implicados demasiados factores variables e intangibles y la clasificación
depende de lo que usted o el Directorio esperen del departamento y de lo
razonable que sean las metas que ustedes fijen.

Sr. Ponce: Pero su Compañía debe poseer unas bases sobre las cuáles se puedan
determinar los niveles de fiabilidad de la actuación de nuestros
compradores y eso es lo que me interesa.

* Este caso constituye una situación real, habiéndose cambiado los nombres a fin de evitar la
identificación de la Empresa, y posibilitar su discusión en Clase.

Caso modificado por los doctores Pedro Prada Vega y Armando Valdés Garrido-Lecca, sobre la base del
caso “El Monarca SA” preparado por el profesor Armando Valdés Palacio (mayo 2007).

Material didáctico reproducido en ESAN para uso exclusivo en clase.


Esta empresa invierte una fuerte cantidad de millones de soles para comprar
diferentes tipos de materiales de toda clase, desde materias primas hasta artículos
para embalaje y desearía saber si es que aprovechamos al máximo el dinero que
invertimos y hasta qué punto ahorramos en las adquisiciones que hacemos o nos
cuestan más de lo que debiera costarnos. En realidad, no me interesa saber
cuántos pedidos hemos hecho en un año, ni los descuentos que obtenemos por
pronto pago; me interesa la calidad de la actuación en materia de compras y en sus
resultados. Me gustaría recibir un pequeño informe, con seis u ocho cifras
significativas, que me permitan apreciar el rendimiento, que, para la Empresa, tiene
el departamento de compras.

Sr. Pinillos: Creo que podríamos tratar de responder su inquietud, pero también tendrá que
hacer usted su propia evaluación, tal como hacemos nosotros. En una próxima
reunión le presentaré algo de lo que desea.

Se siguió tratando y discutiendo el informe sobre otras dependencias y al terminar la reunión el


señor Pinillos concretó una cita para el día siguiente con el Gerente de Compras señor Jilaja,
indicándole lo que quería para que por su lado fuese pensando en la forma de evaluar los
niveles de fiabilidad y actuación de su dependencia.

El señor Pinillos decidió establecer, en primer lugar, el área de las actividades de compras que
deberían ser consideradas en la evaluación y luego seleccionó diversos factores susceptibles de
ser medidos, por los registros existentes, y que podrían significar la calidad de actuación y de los
resultados obtenidos. Las áreas de actividad seleccionadas fueron las siguientes:

1. Efectividad de las adquisiciones, oportunas en tiempo y lugar adecuados, en cantidad,


calidad y precio, lo que reflejaría la calidad del servicio que proporcionaban a los usuarios.

2. Selección de los precios en las compras y sus variaciones.

3. Reducción de costos; ahorros obtenidos y en qué forma.

4. Inventarios, sus variaciones, excesos, roturas de stock, faltantes.

5. Administración; eficiencia, costo de compras.

6. Diversos e intangibles.

En la reunión con el Gerente de Compras, se dedicaron a tomar nota de todo lo que podría
considerarse en cada una de las áreas de actividad y responsabilidad seleccionadas por el
señor Pinillos, descubriendo que gran parte de la información que podían obtener era estadística
y que las cifras obtenidas al ser relacionadas con cifras de normas o de proporciones sobre el
total, permitían obtener resultados muy interesantes; uno de los problemas era encontrar la
medida apropiada de comparación y el método de presentación al señor Ponce.

Algunos de los factores eran de naturaleza negativa, inversos a la calidad de la actuación de


compras, pero tenían importancia en cualquier evaluación completa.

El señor Pinillos indicó: “Tenemos que diferenciar entre lo que se clasifica por marcas bajas y lo
que es mejor por marcas altas. Si fuéramos a buscar una clasificación numérica, existe un
sistema simplemente matemático de lograrlo, pero el problema que tenemos es el de asignar
valores a cada uno de los factores”.

Conforme avanzaban en el trabajo encontraban que la lista de indicadores posible era mayor
que lo indicado por el señor Ponce, pero consideraron que como trabajo preliminar era necesario
lo que estaban haciendo, luego realizarían una labor de selección. Al terminar la reunión, en sus
hojas de notas figuraban los siguientes factores:

1. Servicio a los Usuarios

- Número de entregas defectuosas.


- Moras de parada de máquinas ocasionadas por falta de material.
- Revisión y reestructuración de programas por falta de materiales.
- Sustituciones satisfactorias realizadas por el departamento de compras para evitar
paralizaciones o revisiones de programas.
- Número de pedidos “urgentes” tramitados. Proporción en relación a la totalidad de los
pedidos. Proporción en relación al monto de las adquisiciones.
- Número de modificaciones en los pedidos emitidos.
- Control de la atención de pedidos. Número de pedidos. Costo del control.
- Número y cantidad de fletes pagados para conseguir que los materiales llegasen a
tiempo al almacén.
- Número de pedidos rechazados por control de calidad – Costo de los rechazos.
- Costo de producción de los artículos de calidad inferior.
- Número de pedidos pendientes de trámite.
- Variedad de materiales para los que se han establecido y utilizado proveedores
alternativos.

2. Precios y sus Variaciones

- Veces que han cambiado los precios, en aumento o disminución, en relación con los
precios anteriores.
- Cantidad de pedidos asignados por negociación.
- Materiales contenidos en contratos aplazados. Amplitud del plazo.
- Precios efectivos pagados, comparados con los del mercado. (Mercado en el momento
de la compra o de la utilización).
- Valuación del inventario: Costos reales contra costos de reposición.
- Variación de los precios normales.
- Costo directo del material por unidad del producto.
- Costo promedio de los materiales seleccionados, en doce meses.

3. Economías

- Economías proyectadas sobre la base de utilización anual; totales acumulados.


- Economías por cambio de proveedor.
- Economías por cambio de procedimiento o método de compra.
- Economías por sustitución de materiales.
- Economías por normalización.
- Economías en los costos de transporte.
- Economías en el sistema de embalaje.

4. Inventarios

- Proporción en valor del inventario al volumen de ventas.


- Aumento o disminución del inventario durante el mes.
- Ampliación de la cantidad en existencia para abarcar más tiempo de aprovisionamiento.
- Clasificación del inventario por tipos de material.
- Cantidad de artículos controlados por máximos y mínimos.
- Cantidad de faltantes en relación al inventario total.
- Descuentos de cantidades obtenidas por la revisión de los límites de los inventarios.

5. Eficiencia de la Operación

- Costo total de compras en relación al valor total de lo adquirido.


- Número de compradores.
- Número de personal no comprador (funcionarios y empleados).
- Número de requisiciones no tramitadas dentro de las 24 horas de recibidas.
- Número de pequeños pedidos.
- Descuento por pronto pago conseguidos y perdidos.
- Promedio de espera de los proveedores.

6. Diversos

- Venta de chatarra, desperdicios y obsoletos.


- Horas empleadas en entrenamiento y capacitación.
- Número de Fábricas de proveedores visitadas.
- Asistencia a reuniones comerciales y profesionales.

Además de lo anotado, el señor Pinillos había considerado la evaluación del departamento sobre
la base de factores intangibles, tales como moralidad, relaciones públicas, organización,
supervisión, normas y procedimientos y su cumplimiento, así como la adaptación del personal a
los cambios.
TRABAJO POR HACER
En su condición de Auditor Interno de MASESAC, Usted ha sido convocado por
el señor Jilaja, gerente de compra, a fin de que opine sobre el análisis
efectuado por los consultores, para lo que le ha consultado sobre los
aspectos siguientes:

1. Analice cada uno de los aspectos de este caso, comenzando por las
áreas generales seleccionadas para realizar la evaluación e indique: (8
PUNTOS)

a. Son todas pertinentes a la actividad de compras.


b. Que cambios sugeriría en este enfoque, si cree que hay alguno.
c. Deben considerarse las áreas de acuerdo con su importancia relativa.
¿indique el por qué?
d. Deben incluirse los factores intangibles mencionados por el Señor
Pinillos. ¿Por qué?

2. Tomando en cuenta los factores considerados como relevantes,


producto de la reunión sostenida entre los señores Pinillos (consultor) y
Jilaja, Gerente de Compras, proponga Usted un plan de auditoría,
empleando MEDAL, que permita evaluar los aspectos más significativos de
dichos factores, con la finalidad de responder a las interrogantes
planteadas por el Señor Ponce. (6 PUNTOS)

3. Qué ventajas proporcionaría al departamento de Compras de MASESAC,


el contar con un proceso de auditoría logística como el requerido a través
de la segunda interrogante de este caso. (6 PUNTOS)

Solución
Pregunta 1

a. Por lo leído en el caso, los factores detallados si son pertinentes al área de compras.
Esto cumple con el método de MEDAL, donde se busca establecer un procedimiento
para la adquisición de materiales, evaluación de proveedores y seguimiento de
inventarios con la finalidad de evitar quiebres y obtener eficiencias.
b. Considero que primero se debería realizar un levantamiento de procesos actuales
Luego en base a eso definir las actividades e indicadores para los puntos de control
que se quieran implementar, así como los cambios dentro del proceso.
c. Porque se debe dar prioridad a aquellas áreas que son más relevantes para poder
cumplir los objetivos definidos establecidos por la gerencia. Esto no quiere decir que
el seguimiento y control de las demás se deje de lado, sino se defina niveles de control
y el tiempo que se destinará para cada área.
d. Si se deben incluir porque estos factores incluyen indirecta en el desempeño de las
actividades, así como el control de estas.
De no considerar estos factores, como por ejemplo la moralidad o la supervisión,
podría impactar en el desempeño de ciertas actividades y como consiguiente sería
muy complicado encontrar la causa raíz.

Pregunta 2
a. Objetivos del Examen:
Analizar la situación actual y emitir un informe sobre el área de compras en la
empresa Materiales y Servicios SAC
b. Alcance del Examen:
Se realizará en el área de compras, tomando en cuenta las siguientes áreas de
actividad:
 Efectividad de las Adquisiciones.
 Selección de precios en las compras.
 Reducción de costos; ahorros y la forma.
 Inventarios, sus variantes, excesos, roturas de stock, faltantes, etc.
 Administración, eficiencia y costo de compras.
 Diversos e intangibles.
c. Descripción de las actividades en la entidad
Negociación y adquisición de diferentes tipos de materiales como materia prima,
insumos o embalajes, así como el almacenamiento y control para su posterior uso.
d. Normatividad aplicable a la entidad, especialmente relacionada con las áreas materia
de evaluación.
Certificación ISO-9001
e. Identificación de áreas críticas, definiendo el tipo de pruebas a aplicar
La principal área es compras, pero dentro de está se puede determinar 6 actividades
críticas que son:
 Efectividad de las Adquisiciones.
 Selección de precios en las compras.
 Reducción de costos; ahorros y la forma.
 Inventarios, sus variantes, excesos, roturas de stock, faltantes, etc.
 Administración, eficiencia y costo de compras.
 Diversos e intangibles.
Las pruebas para aplicar en el área son:
 Tiempo de entrega después de generarse la orden de compra
 Cumplimiento de envío de cotizaciones.
 Cumplimiento de proveedores cara a requerimientos

f. Informes por emitir y fechas de entrega.


Se emitirá un informe final; cuya fecha de entrega será 10 de noviembre del 2020
g. Puntos de atención, situaciones importantes a tener en cuenta durante la conducción
del examen, incluyendo denuncias que se hubiera recibido.
 Retención de mercaderías en aduana.
 Cierre de mes.
 Coyuntura del estado, cierres de operaciones por pandemia.
h. Personal, nombre y categoría de los auditores que conforman el equipo de auditoría.
Asimismo, las tareas asignadas a cada uno, de acuerdo a su capacidad y experiencia;
Categoria Cantidad Tareas
Auditor de 1  Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades
Proyecto en la auditoria.
 Proveer información sobre el avance.
 Análisis de hallazgos
Auditor 2  Planear y conducir auditorias.
 Elaborar el plan de auditoria.
 Elaboración de informes con resultados

i. Funcionarios de la entidad que deben ser entrevistados por la importancia de sus


actividades;

Nombre Cargo Fecha de inicio


señor Jilaja Gerente de Compras
XXX Jefe de compras
Xxxxx Analista de compras

j. Presupuesto de tiempo por categorías, áreas y visitas;

Categoría Horas Áreas


Requeridas
Auditor 15 / semana Compras
Proyecto
Auditor 30 / semana Compras
k. Participación de otros profesionales y/o especialistas de acuerdo con las áreas
materia de evaluación
 Consultores especializados en el área de compras.
 Profesional con grado de master, especializado sen compras.
 Personal dentro del área de compras que tenga trayectoria (experiencia).
Pregunta 3
a. Mayor control en los procesos.
b. Identificación oportuna de incidencias o errores.
c. Identificación de defectos dentro de los procesos, cuellos de botella y puntos
vulnerables.
d. Aporta una perspectiva externa sin influencia
e. Estandarización de procesos.
f. Permite una evaluación rápida de mejoras potenciales.
g. Reducción de rotación de personal.
h. Mayor control de inventarios y reducción de diferencias.