Diseño de un Sistema Automatizado Para el Control y

Registro del Personal Obrero que Labora en el Instituto

de Cultura del Estado Cojedes

FACILITADOR: PARTICIPANTES:

Joao Chávez C.I:20.952.993 Leila Manosalva

C.I:20.950.941 Clisbel Cabrera.

C.I:21.136.587 Williana Ponce.

C.I: 18.849.036 Elsymar Sequera.

C.I:20.270.194 María Parada.

C.I:20.488.483 Gabriel Puerta.

SAN CARLOS, COJEDES DEL 2013.

 FASE I

ESTUDIO PRELIMINAR DEL PROYECTO

Para la realización del proyecto se desarrollará un sistema automatizado ya

que dentro de la Institución lo que se requiere es aumentar la rapidez de los
procesos creando una base de datos que nos permita el acceso a la información
requerida de manera veraz y oportuna.

De tal forma, en el Instituto de Cultura del Estado Cojedes, específicamente

en el Departamento de Recursos Humanos, no existe un sistema automatizado
que registre y ubique los documentos del personal obrero adscritos a la
Institución, por lo cual el proyecto es factible, ya que se va a incorporar la
tecnología y mejorar el proceso que es totalmente manual.

DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

NOMBRE

Instituto de Cultura del Estado Cojedes.

UBICACIÓN

MISIÓN

Desarrollar un sistema automatizado de información con el fin de satisfacer

las necesidades del personal del control y registro de obrero.
VISIÓN

Promover técnicas de información al personal en cuanto al sistema

automatizado que en la actualidad se presenta conocimiento para un mejor
manejo del sistema.

OBJETIVOS GENERAL

Implementar un control y un registro de los documentos del personal obrero

que labora en las instalaciones del instituto de cultura del estado Cojedes.

OBJETIVOS

 Facilitar, un mejor manejo al personal que maneja el sistema en cuanto la

automatización.

 Diagnosticar los posibles problemas que se encuentren en el sistema de

tal forma de corregirlos.

 Implementar información necesaria en cuanto al funcionamiento del sistema

al personal de control y registro.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

RECONOCIMIENTO DEL PROBLEMA

En esta oportunidad el sistema a modular es el registro y ubicación de los

documentos del Personal obrero que labora en el Instituto de Cultura del Estado
Cojedes, que en la actualidad se presenta un atraso en la búsqueda y en la
obtención de información rápida y concisa.

POSSIBLES SOLUCIONES

Corregir los posibles errores que se encuentren, para un buen manejo DEL
sistema.

DEFINICION DE FACTIVILIDAD

El estudio de factibilidad corresponde a las posibilidades del desarrollo e

implementación del Sistema Automatizado para el control y registro del personal
obrero que labora en el Instituto de Cultura del Estado Cojedes.

FACTIBILIDAD TÉCNICA

El proyecto a realizar es bastante factible en cuanto al requerimiento técnico

ya que el costo del beneficio se ve reducido debido a que cuenta con la mayoría
de los equipos necesarios.

En general en el Instituto de Cultura del Estado Cojedes cuenta con un área

de INFOCENTRO en el cual hay 2 departamentos, un sistema operativo
Windows XP y LINUX, además el paquete de aplicación Office.
Nº 1 Hardware

Actual Cantidad Requerido

Siragon Intel. P4 1.8 Siragon Intel. P4 1.8

Procesador Intel 1.8 Procesador Intel 1.8
MHZ Memoria RAM de MHZ Memoria RAM de
256 MB PC-33DRR 02 256 MB PC-33DRR
Disco Duro de 40 7200 Disco Duro de 40 7200
RPM Monitor Siragon RPM Monitor Siragon
15”, Teclado, Ratón, 15”, Teclado, Ratón,
Case Kava Pro PC Case Kava Pro PC
015, FLOPPY 1.44 MB, 015, FLOPPY 1.44 MB,
CD ROM de 52X CD ROM de 52X
LG,Lector Multi DVD LG,Lector Multi DVD

Nº 2 Software

Actual Cantidad Requerido

WINDOWS XP 2000, 1 Software libre (Linux)

Software libre (Linux)

Microsoft Office 2000 1 Access 2000

FACTIBILIDAD ECONÓMICA

El Instituto de Cultura dispone de recursos suficientes para cubrir estos

gastos. En esta actividad se lleva a cabo los recursos básicos que para dicho
estudio se consideraron los siguientes: El costo del tiempo empleado para la
Institución, el costo estimado del equipo, y el costo estimado del software
comercial de su desarrollo.
COSTOS DE DESARROLLO:

Son aquellos derivados de la realización del proyecto desde que se inicia

con la investigación preliminar hasta la implementación del nuevo sistema,
conteniéndose como fundamentos los que a continuación se presentan:

COSTO DE PERSONAL:

Son los costos del recurso humano que interviene en la realización de la

investigación para efecto de la misma el personal no devengará ningún costo ya
que el equipo que está en marcha persigue el objetivo del aprendizaje del curso
Sistemas Mecanizados II.

COSTO DE HARDWARE Y SOFTWARE:

Son los costos que representan la adquisición del ordenador para poner en
funcionamiento el sistema propuesto, periféricos, tarjetas de expansión como por
ejemplo tarjeta de vídeo de alta resolución, tarjeta aceleradora de vídeo. El
Instituto de Cultura del Estado Cojedes cuenta con equipos nuevos y actualizados
para operar con el sistema quedando por necesitar el mantenimientos de
Hardware y Software de los equipos que van operar con el sistema.

COSTOS DE MANTENIMIENTO
PERIODO COSTO UNITARIO MONTO TOTAL

TRIMESTRAL 60.000,00X4 240.000,00

TOTAL……………………………………..Bs. 240.000,00

COSTO DE OFICINA:

Son los costos de los materiales de oficina requeridos para garantizar el

buen funcionamiento del sistema propuesto. Aunque estos materiales no
interfieren en la utilización del sistema propuesto la existencia y el buen estado de
los mismos agregan valor al sistema general.

Unidades Descripción Costo Total

Unitario

10 Resma de Papel Tamaño Carta 20.000,00 200.000,00

20 Carpetas Maika A-Z 5.500,00 110.000,00

05 Libretas empastadas 6.000,00 30.000,00

1 Caja de Clips Nº 1 600,00 600,00

5 Cajas de Lápiz Grafito 6.000,00 30.000,00

4 Tóner para Impresora HP Láser 200.000,00 800.000,00

4100

5 Cajas de Bolígrafos 6.500,00 32.500,00

2 Pendrive de 256 MB 50.000,00 50.000,00

2 Cajas de HP DVD+R 4.7 GB de 2.000,00 2.000,00

 c/c

1 Lector Multi DVD 200.000,00 200.000,00

1 Porta CD 18.000,00 18.000,00

Costo de Papelería……………………………………………Bs.
1.288.100,00

Se puede señalar que la presente propuesta si es factible, porque los costos

son básicos y no son altos, a excepción del diseño del sistema, por ende el
organismo objeto de estudio cuenta con los recursos para diseñarlo.

FACTIBILIDAD PSICOLÓGICA

En esta etapa se estudiará la posibilidad de que el personal del

departamento de Recursos Humano se adapte lo más rápido posible en lo que a
cambios se refiere .Se harán charlas sobre los avances de la tecnología y su
importancia talleres dirigidos a los mismos con sus respectivos materiales de
apoyo (manual, programas, entre otros). Para poder aprender a manejar un
sistema automatizado lo importante es querer hacerlo.

FASE II
ANÁLISIS DEL CONTEXTO

Este departamento tiene como requerimiento de implementar un sistema

automatizado que mejore el funcionamiento administrativo en el control y registro de
los documentos de los trabajadores obreros, el cual es llevado manualmente lo que
genera problemas en cuanto al rendimiento debido a que el tiempo de respuesta es
bastante prolongado, entre una operación y otra impidiendo la información requerida
en el momento solicitado.

En lo que respecta a la información del Instituto de Cultura del Estado

Cojedes el sistema manual presenta dificultad en cuanto a entrada y salida de
información, ya que una vez llenada la planilla de Asignación de Cargo son
archivadas en carpetas con toda la información basada en los estatutos del trabajador
obrero, tomando en cuenta que dichas planillas pudieran extraviarse e incluso
dañarse.

ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

El sistema de información para el registro de documentos del personal obrero,

este se ha desarrollado bajo las herramientas manejadoras de bases de datos como
lo es Microsoft Access Versión 2000, que trabaja bajo el ambiente Windows, el cual
es definido como un manejador de bases de datos totalmente funcional el cual
permitirá recolectar información de manera organizada con fines de almacenamiento,
búsqueda y recuperación de forma fácil y sencilla con solo tener conocimientos
básicos en computación.

TECNOLOGÍA QUE UTILIZA EL SISTEMA

El sistema que se utiliza actualmente no posee tecnología, pero sin

embargo el Departamento de Recursos Humanos del Instituto de Cultura del Estado
Cojedes cuenta con tecnología necesaria para el sistema propuesto tales como:
servicios con sistema operativo Windows XP Microsoft Office, impresora, escáner,
componentes necesarios para el funcionamiento del mismo logrando así obtener una
unidad automatizada del procesamiento de datos confiable y eficaz

ANALIZAR EL SISTEMA ACTUAL DE INFORMACIÓN.

El sistema actual de información que se propone, pretende automatizar el

control y registro de documentos de los obreros que laboran en las instalaciones
del Instituto de Cultura del Estado Cojedes.

DOCUMENTACIÓN Y SUS PROCEDIMIENTOS MANUALES.

Como se dijo anteriormente, la documentación utilizada son las planillas de

Asignación de Cargo, las mismas se llenan en forma manual. El número de
planillas de Asignación de Cargo se coloca manualmente, tampoco se lleva un
registro del número cronológico que debe tener cada planilla, luego se procede a
llenar la misma, una vez lista la planilla, la copia es archivada en unas carpetas y
es resguardada en unos archivos verticales que posee el departamento.

ANÁLISIS DOCUMENTAL.

El Departamento de Recursos Humanos no posee un Sistema de

Información Automatizado, por ende no se tiene manuales de sistemas, ni
reportes, ni informes, ni solicitudes de nuevos ingresos y requisitos, sin embargo el
sistema manual que lleva este departamento viene dado por una planillas que se
llenan una vez que el trabajador obrero se le realiza el movimiento de Asignación
de Cargo.

RECOPILAR DOCUMENTOS

Los documentos y requisitos que se utilizan en este sistema manual, se

deben llenar en el Movimiento de Asignación de Cargo los cuales van a ser
anexados en cada uno de los documentos del personal obrero que labora en las
instalaciones del Instituto de Cultura del Estado Cojedes, además de esto, el
Trabajador obrero deberá solicitar su credencial.

TALES REQUISITOS SON:

Nombre y Apellido del Trabajador Obrero

Cédula de Identidad del trabajador Obrero
Dirección de Habitación
Teléfonos
Credencial
Grupo Familiar
Examen de Salud Mental
Certificado de Salud
Carta de Residencia
Carta de Buena Conducta
Jornada Laboral
Sueldo a devengar
Años de Servicios
Solicitud de Vacaciones
Solicitud de Permisos
Reposos Médicos
ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.

ESTUDIO DE LA DOCUMENTACIÓN

Ministerio del Descripción del documento

Poder Este término queda referido a la Identificación del Ministerio del
Popular para Poder Popular para La Educación, como organismo empleador
la Educación de los Trabajadores Obreros

Instituto de Es un organismo público que vela por la promoción de espacios

Cultura del para la expresión a través de los medios culturales,
Estado promoviendo la participación de todos los ciudadanos(as)
Cojedes cojedeños.

Departament Promueve un servicio de eficiencia y confiabilidad, contando con

o de un equipo de profesionales capacitados, orientados con las
Recursos necesidades del personal de la dependencia que practiquen
Humanos procesos de mejoramiento continuo y en equipo, para ser
lideres de una cultura de servicio y bienestar social.

Movimiento En esta planilla son registrados los siguientes datos: teléfono,

de Asignación dirección, descripción.
de Cargo

Trabajador Término referido a la persona natural que, en virtud de un

nombramiento expedido por la Autoridad competente del
Ministerio, se desempeña con carácter permanente en el
ejercicio activo de una función pública remunerada,
contemplada en el Manual Descriptivo de Cargos vigentes.

Cédula de Requisito indispensable para identificar a la persona al

Identidad momento de registrar sus datos.

Sueldo Este término comprende la remuneración devengada por el

trabajador Obrero en forma regular y permanente por el ejercicio
 de la función pública.

Jornada Tiempo durante el cual el trabajador Obrero se encuentra a

Laboral Disposición De la lnstitución y no puede disponer libremente de
su actividad.

Vacaciones El Instituto de Cultura concede treinta (30) días hábiles, como

periodo individual para el disfrute de vacaciones anuales de sus
Trabajadores obreros.