03 Sistema de Producción y Analisis de Procesos 2020 PDF

26/05/2020
SISTEMA DE PRODUCCIÓN Y
ANALISIS DE PROCESOS
Administración y Sistemas VII - Ciclo
Sesión III
Mg. Adm. Neil Alvin Rodríguez Rojas
EL MODELO DE LA TRANSFORMACION
❑ Toda operación produce servicios y/o productos. Esto se hace por medio
del proceso de transformación.
❑ Transformación: es el uso de recursos para modificar un estado o
condición de algo para obtener un servicio o producto
Materiales
Información
Clientes
Recursos
Transformados
Productos y
INPUT OUTPUT servicios
Empleados
Equipos / Facilidades Proceso Productivo • Transformación física
Recursos que ayudan a la • Cambio, Fusión, Absorción
transformación • Cambio de Lugar
• Acomodación/Almacenamiento
26/05/2020 Mag. Adm. Neil Alvin Rodríguez 2
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¿QUE SON LOS PROCESOS?
❑ Los procesos son cualquier actividad o grupo de actividades

que emplee un insumo, le agregue valor a éste y suministre
un producto a un cliente externo o interno.
? ❑ Un proceso de la empresa consiste en un grupo de tareas
lógicamente relacionadas que emplean los recursos de la
organización para dar resultados definidos en apoyo a los
objetivos de la organización.
❑ Un proceso es simplemente un grupo de actividades

estructuradas y medidas, designadas para producir una salida
específica, para un cliente o mercado en particular.
❑ Un conjunto de tareas lógicamente relacionadas que existen

para conseguir un resultado bien definido dentro del negocio;
por lo tanto, toman una entrada y le agregan valor para
producir una salida.
ENTENDER LOS PROCESOS
PRODUCTOS
Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4

INPUT OUTPUT
RECURSOS
MACROPROCESO
• Mapear y entender el macroproceso

• Dividir el macroproceso en procesos
• Definir el inicio y fin de cada proceso
• Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso
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ENTENDER LOS PROCESOS
Macroproceso
Procesos
Actividades
Tareas
Movimientos
EJEMPLOS DE MACROPROCESOS
MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES
Despresado
Pollo
Recepción Faenamiento Empaque Despacho Productos
Vivo
MACROPROCESO COMERCIALIZACIÓN ELÉCTRICA
Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturacion Recaudaciones
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DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS
Técnicas de Diagramación de Procesos
 Diagrama de Bloques
 Diagrama de Flujo de Procesos
 Diagrama de Flujo Funcional
 Diagrama de Recorrido o de Flujo Geográfico
CADENA DE VALOR
❑ La metodología del análisis de la cadena de valor para crear y

sostener la ventaja competitiva de una firma fue desarrollado
por Michael Porter.
❑ Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se la obtiene

al optimizar los principales procesos de la empresa, es decir,
aquellos procesos que forman parte de la cadena de valor de
la empresa.
❑ El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y

organiza los procesos del negocio con el propósito de
organizar y enfocar los programas de mejoramiento.
❑ Los procesos que forman parte de la cadena de valor

impactan directamente en los productos y/o servicios que el
cliente consume.
❑ Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo

tienen un efecto indirecto en los clientes.
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CADENA DE VALOR DE UNA INDUSTRIA
Cadena de Valor:
Desarrollo de Administración de
Producción de Ventas y
Mercadeo Productos y Servicios la distribución y la
Productos y Servicios Servicio al cliente
logística
Procesos de Soporte:
Mejoramiento de Procesos Administración Financiera
Administración Ambiental Administración de los Recursos Humanos
Administración de Relaciones Externas Administración de los servicios legales
Administración de Servicios Corporativos Compras
Planificación Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas
CADENA DE VALOR DE UN BANCO
Cadena de Valor:
1. Préstamos /
Administración de Generación y Monitoreo Recuperaciones
Riesgo Crediticio de Créditos (GC) (RP)
2. Administración de Administración de
Inversiones y Activos Inversiones (AI) Mantenimiento
Mercadeo y y Servicios al
Venta Procesesamiento Cliente
(MV) de Cuentas (SC)
3. Mercados de Capitales (MP)
4. Servicios
Transaccionales y Pagos
(AR) Administración de Riesgo / Análisis de Portafolio (RH)Administración de Recursos Humanos
(MN) Mejoramiento Continuo del Negocio (AL) Administración de los Servicios Legales
(RE) Administración de Relaciones Externas (PD) Planificación Estratégica
(AI) Administración de las Instalaciones y Servicios Corporativos (CP) Compras / Proveeduría
(AF) Administración Financiera (ST) Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas y Tecnología
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CADENA DE VALOR DE UNA ONG

Cadena de Valor:
Recepción de
REGALOS donaciones
Distribución
de materiales,
ASISTENCIA donaciones,
FAMILIAR regalos, etc.
Compras
Comunicación
EDUCACIÓN Elaboración Identificación a C.I. y a
y Aprobación de Padrinos
del Workplan Beneficiarios Planificación Realización
JÓVENES de Actividades de Actividades
Planificación Atención Médica Entrega de

SALUD de Consultas / Odontológica medicinas
Atención Médica Especializada y vitaminas
Captación de Nuevos Recursos Contabilidad
Bodegas Recursos Humanos
Sistemas Actualización de Apadrinados

HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS DE PROCESOS
Para el análisis y mejoramiento de los procesos actuales

se deben de utilizar las siguientes herramientas:
•Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas
administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios.
•Eliminación de la duplicación.
•Evaluación del valor agregado. Eliminar las actividades
que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor
•Simplificación. Eliminación de copias, datos,
manipulaciones, reuniones, cuellos de botella
•Reducción del tiempo de ciclo del proceso
•Prueba de errores
•Eficiencia en la utilización de equipos y sistemas
•Lenguaje simple. Compresión sencilla en los documentos
•Estandarización
•Alianzas con los proveedores
•Mejoramiento de situaciones importantes
•Automatización y/o mecanización
•Identificación de los principales problemas y riesgos
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ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO
Actividad
Si ¿Necesaria para No
generar el output?
No
¿Contribuye a los ¿Contribuye a las
requerimientos del funciones de la
Actividades Si
cliente? discrecionales empresa?
Si No
Valor Valor agregado para la Sin valor
Agregado real empresa agregado
•Registrar la orden •Registrar la fecha de recibo •Revisión y aprobación

•Completar la póliza •Formato de pedidos •Transporte y movimiento
•Investigar los datos •Preparar informes financieros •Archivo y almacenamiento
•Repetición de trabajo
•Demoras
Actividades que se deben Actividades que no contribuyen a satisfacer los

realizar para satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían
requerimientos del cliente eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio
HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO
Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son:
• Actividades en serie vs. actividades en paralelo

• Cambiar la secuencia de las actividades
• Reducir el número de interrupciones
• Mejorar políticas de tiempo de procesamiento
• Reducir el movimiento del output
• Analizar la localización
• Establecer prioridades
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ANÁLISIS DE PROCESOS
PROCESO DE COMPRAS
Requerimiento de Verificacion de Aprobacion para Compra de Material Recepcion de

Materiales Material en Bodega compra del Material Despacho del Material
Materiales
Pago a Proveedores
Caraterísticas Generales del Proceso

Cantidad Porcentaje
Operaciones 45 28,5%
Inspecciones 17 10,8%
Transporte 65 41,1% Cantidad
Demora 22 13,9% Documentos originales que se generan 15
Almacenamiento 9 5,7% Copias que se generan 20
Total de Actividades 158 100,0% Total de Documentos 35
Personas que participan en el proceso 27
Cantidad Porcentaje Sistemas Informáticos que utilizan 3
Agregan Valor 29 18,4%
No Agregan Valor 129 81,6%
Total de Actividades 158 100%
ANÁLISIS DE PROCESOS
Macroproceso de Crédito
Solicitud Análisis Aprobación Administración

de Crédito de Riesgo de Crédito y Desembolso
CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO:
Cantidad Porcentaje
Operaciones 82 44.6%
Inspecciones 16 8.7% Cantidad
Transporte 45 24.5% Documentos originales que se generan 42
Demora 34 18.5% Copias que se generan 11
Almacenamiento 7 3.8% Total de Documentos 53
Total de Actividades 184 100.0% Personas que participan en el proceso 13
Sistemas Informáticos que utilizan 3
Agregan Valor 59 32.1% Entes externos que participan en el proceso 10
No Agregan Valor 125 67.9%
Total de Actividades 184 100.0%
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Diseño de Procesos
• Reingeniería
– revisión fundamental
– cambio profundo del diseño
– mejora drástica
• costos
• calidad
• servicio
• rapidez
Diseño de Procesos
• Enfoque de la Reingeniería
– procesos críticos
– liderazgo y atmósfera de urgencia
– equipos interdisciplinarios
– tecnología de la información
– base cero: de las necesidades hacia atrás
– análisis de procesos
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Diseño de Procesos
• Mejora de Procesos
– estudio sistemático
• actividades y flujo
• a fin de mejorarlo
– aprender de los números
– entender los procesos
– desentrañar los detalles
Diseño de Procesos
• Mejora de Procesos - Oportunidades

– lenta respuesta al cliente
– problemas de calidad
– alto costo
– existen “cuellos de botella”
– poco valor agregado
– trabajo desagradable
– produce contaminación
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Técnicas de análisis
• Planteo de Preguntas
– ¿Qué se está haciendo?
– ¿Cuándo se hace?
– ¿Quién lo está haciendo?
– ¿Dónde se está haciendo?
– ¿Cuánto tiempo requiere?
– ¿Cómo se está haciendo?
• Impugnación de preguntas
– ¿Por qué...............?
Técnicas de análisis – Diagrama de flujo

– Describe el flujo de información, clientes, personal, equipo y materiales
a través de un proceso
Visible No visible
Mecánico Se discute Disponibilidad

Cliente deja el Realiza
realiza el trabajo de partes
automóvil Trabajo
diagnóstico necesario
Inspección
Pedido de
prueba
Partes
Cliente lleva el Notificación Trabajos

Pago
automóvil al Cliente de corrección
Crítico
Fallas
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Técnicas de análisis – Desplazamiento
Técnicas de análisis – Gráficas de Proceso
Símbolo Actividad Descripción Ejemplo
Operación Modifica, crea o agrega algo Perforar

Atender
Transporte Mueve el objeto de un lugar a Trasladar

otro o se desplaza alguien Caminar
Inspección Revisión o verificación Medir

Pesar
Retraso Detenido en espera de acción Persona, equipo o

porterior material ocioso
Almacenaje Apartado para uso posterior Stock

Archivo
24 Rodríguez
26/05/2020 Mag. Adm. Neil Alvin
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26/05/2020
Entrega pedido proveedor
Operación
Retraso Transporte Inspección
Ingresa Pedido
Verifica Tolerancia
Alta Ingreso
EmiteIR+etiqueta
Docum a Depósito
Verifica físicamente
Coloca etiqueta
A Control Calidad
Verifica Calidad
A contenedor por
cliente interno
Traslado Interno
Actual Propuesto Diferencia Proceso:

Nro Tiemp Nro Tiemp Nro Tiemp Persona Material
Operación
Transporte Inicio:
Inspección Fin:
D Demora
Almacenamiento Preparado por:
Distancia Recorrida Fecha:
Aprobado por:
METODO ACTUAL PROPUESTO Fecha:
POSIBILIDAD DE MEJORA
TO
ES
EN
ON
TE
MI
N
N
CI
OR
IO
NA
R
A
IO
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D
A
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DI
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1 D
2 D
3 D
4 D
5 D
6 D
7 D
8 D
9 D
10 D
11 D
12 D
13 D
14 D
15 D
16 D
17 D
18 D
19 D
20 D
13
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Diseño de Proceso
Causas
Nueva Actividad
Nuevo Producto
Cambios Demanda
Cambios Estrategias
Desempeño ineficiente
Exigencias de la Competencia
Nuevas Tecnologías
Cambios en Costos
Disponibilidad de Insumos
Diseño de Proceso Bases
CENTRO DE
ATENCION
Procesos Específicos
que siguen los flujos
a medida que pasan
por la planta
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26/05/2020
Diseño de Proceso
Efectos
MATERIA
PRIMA
EQUIPO O DISEÑO DEL

HERRAMIENTAS PRODUCTO
EFECTOS
INFORMACION DISEÑO DE LOS

PARA CONTROL PUESTOS
PASOS DE
PROCESAMIENTO
Diseño de Proceso Fases
FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 FASE 5 FASE 6

Definir Describir Desarrollar Obtener
Seleccionar Implementar
Objetivos Proceso Diseño Aprobación
Proceso Nuevo
de Mejorado Gerencial
o Diseño
Análisis de Nuevo
Sistema
Diseño
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Diseño de Proceso del Flujo de

Materiales Documentos Principales
DIBUJO DE
ENSAMBLE
GRAFICA DE
DOCUMENTOS GRAFICA DE
FLUJO /
PRINCIPALES ENSAMBLE
PROCESO
HOJA DE RUTA/
OPERACIONES/
ACTIVIDADES
Diseño de ProcesoPreguntas Claves
QUE
CUANDO QUIEN
PREGUNTAS
CLAVES
COMO DONDE
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26/05/2020
Gráfica de Flujo Símbolos
OPERACION
DEMORA
TRANSPORTE
INSPECCION
ALMACENAJE
Grafica de Proceso
Principales Implicancias
Combinar y/o Eliminar y/o Simplificar y/o Mejorar y/o Cambiar de
Secuencia de las Operaciones
Cambiar Layout
Cambiar Manejo de Materiales
Cambiar Métodos de Trabajo
Cambiar Diseño de Producto
Cambiar Persona
Cambiar Lugar
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26/05/2020
Diseño de Proceso
Otras Consideraciones
Análisis del Flujo de Información
Sistema Sociotécnico
Utilización de Modelos
Conclusiones
La definición del Sistema es un prerrequisito para el análisis del diseño de proceso
Existen diferentes herramientas para el análisis del flujo del proceso
Se debe analizar tanto el flujo de materiales como el de información
Se necesita un enfoque socio técnico para estudiar el diseño de proceso
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DISEÑO Y ANALISIS DE
PROCESOS
Administración y Sistemas VII - Ciclo
Sesión X
Lic. Adm. Neil Rodríguez
MEJORAS EN EL PROCESO
TIPOS
MEJORA DE MEJORA
PROCESO CONTINUA
REINGENIERIA
19
26/05/2020
MEJORA CONTINUA
CARACTERISTICAS
• INVOLUCRA A TODA LA ORGANIZACIÓN

• ESTABLECE PROCESOS DE CAMBIO Y
APRENDIZAJE PERMANENTE
• ENFOQUE HACIA EL PROCESO (REDES
HORIZONTALES)
• FOMENTA EL TRABAJO EN EQUIPO
MEJORA CONTINUA FASES
1 2
SELECCIONAR ANALIZAR
FASES
5 3
EVALUAR MEDIR
4
MEJORAR
20
26/05/2020
REINGENIERIA Y MEJORA CONTINUA

DIFERENCIAS
DIFERENCIAS REINGENIERIA MEJORA CONTINUA
NIVEL DE CAMBIO RADICAL AUMENTADO
PUNTO DE INICIACION MANOS LIMPIAS PROCESOS

EXISTENTES
PARTICIPACION DE ARRIBA A ABAJO DE ABAJO A ARRIBA
ALCANCE TIPICO AMPLIO ESTRECHO
RIESGO ALTO MODERADO
IMPULSOR PRIMARIO TECNOLOGIA DE LA CONTROL

INFORMACION ESTADISTICO
RIESGO CULTURAL Y CULTURAL
ESTRUCTURAL
41
26/05/2020 Mag. Adm. Neil Alvin Rodríguez
REINGENIERIA Y MEJORA CONTINUA

SIMILITUDES
SIMILITUDES REINGENIERIA MEJORA CONTINUA
BASE DE ANALISIS PROCESOS PROCESOS
MEDICION DE RIGUROSO RIGUROSO

DESEMPEÑO
CAMBIO SIGNIFICATIVO SIGNIFICATIVO
ORGANIZACIONAL
CAMBIO DE SIGNIFICATIVO SIGNIFICATIVO
COMPORTAMIENTO
INVERSION DE SUSTANCIAL SUSTANCIAL
TIEMPO
42 Rodríguez
26/05/2020 Mag. Adm. Neil Alvin
21
26/05/2020
CONCLUSIONES
LUEGO DEL ANALISIS DEL DISEÑO DE

PROCESO SE PUEDE OPTAR POR DISTINTOS
ENFOQUES, A FIN DE OPTIMIZAR EL MISMO:
MEJORA DE PROCESOS, MEJORA CONTINUA O
REINGENIERIA.
22

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¿QUE SON LOS PROCESOS?

❑ Los procesos son cualquier actividad o grupo de actividades

❑ Un proceso es simplemente un grupo de actividades

❑ Un conjunto de tareas lógicamente relacionadas que existen

26/05/2020 Mag. Adm. Neil Alvin Rodríguez 3

ENTENDER LOS PROCESOS

Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4

• Mapear y entender el macroproceso

ENTENDER LOS PROCESOS

MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES

MACROPROCESO COMERCIALIZACIÓN ELÉCTRICA

Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturacion Recaudaciones

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Técnicas de Diagramación de Procesos

 Diagrama de Flujo de Procesos

 Diagrama de Flujo Funcional

 Diagrama de Recorrido o de Flujo Geográfico

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❑ La metodología del análisis de la cadena de valor para crear y

❑ Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se la obtiene

❑ El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y

❑ Los procesos que forman parte de la cadena de valor

❑ Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo

CADENA DE VALOR DE UNA INDUSTRIA

Mejoramiento de Procesos Administración Financiera

Administración Ambiental Administración de los Recursos Humanos

Administración de Relaciones Externas Administración de los servicios legales

Administración de Servicios Corporativos Compras

Planificación Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

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CADENA DE VALOR DE UN BANCO

26/05/2020 Mag. Adm. Neil Alvin Rodríguez 10

CADENA DE VALOR DE UNA ONG

Planificación Atención Médica Entrega de

Captación de Nuevos Recursos Contabilidad

Bodegas Recursos Humanos

Sistemas Actualización de Apadrinados

HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS DE PROCESOS

Para el análisis y mejoramiento de los procesos actuales

26/05/2020 Mag. Adm. Neil Alvin Rodríguez 12

ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO

•Registrar la orden •Registrar la fecha de recibo •Revisión y aprobación

Actividades que se deben Actividades que no contribuyen a satisfacer los

HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO

Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son:

• Actividades en serie vs. actividades en paralelo

26/05/2020 Mag. Adm. Neil Alvin Rodríguez 14

Requerimiento de Verificacion de Aprobacion para Compra de Material Recepcion de

Caraterísticas Generales del Proceso

Solicitud Análisis Aprobación Administración

CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO:

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26/05/2020 Mag. Adm. Neil Alvin Rodríguez 18

26/05/2020 Mag. Adm. Neil Alvin Rodríguez 19

• Mejora de Procesos - Oportunidades

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26/05/2020 Mag. Adm. Neil Alvin Rodríguez 21

Técnicas de análisis – Diagrama de flujo

Mecánico Se discute Disponibilidad

Cliente lleva el Notificación Trabajos

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