PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Código: PFI.

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Revisó: Jefe División Financiera
Jefe Sección de Inventarios
Versión: 04
PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE BIENES
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Profesional Planeación Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Coordinación de Calidad Aprobó: Rector Resolución 1858

OBJETIVO ALCANCE

Describir las actividades que deben seguirse para realizar el préstamo de bienes a solicitud de Aplica a Estudiantes de pregrado, posgrados y a distancia, Servidores de la
estudiantes de pregrado, posgrado, servidores de la Universidad y/o contratista, para el Universidad y/o contratista.
cumplimiento de labores misionales.

NORMATIVA
Resolución n.º 1544 de 12 de Octubre de 2017 mediante el cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y el Control de los Bienes Muebles de la UIS
Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal
Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Código Disciplinario Único, Artículo 34, numerales 21 y 22.
Circular conjunta 02 de 2003 de la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación, por medio de la cual se establecen deberes de las entidades en la administración
y cuidado de los bienes; responsabilidad fiscal y disciplinaria de los funcionarios públicos por pérdida o daño de los bienes a su cargo.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Comodato: Contrato por el cual se da o recibe prestado un bien con el fin de ser usado y deberá ser devuelto en las mismas condiciones que se prestó.

 Descuido: Falta de interés, atención o cuidado de una persona en lo que hace, o en lo que esta a su cargo o bajo su responsabilidad.

 Elementos Marcados: los elementos devolutivos mayores deben estar físicamente marcados con su respectivo número de inventario.

 Paz y Salvo: Cuando se certifica que el servidor público no posee deudas con la Universidad.

 Solicitante del préstamo: Corresponde a estudiantes, servidores de la Universidad (Contratación externa y personal de planta) quienes solicitan en calidad de préstamo elementos
devolutivos de propiedad de la Universidad y que se encuentran bajo la responsbilidad de un funcionario para el desarrollo de actividades misionales durante un periodo de tiempo
determinado.

 UAA: Unidad Académico Administrativa.

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CONSIDERACIONES

 El préstamo de bienes se realiza a los servidores y estudiantes de la Universidad exclusivamente para realizar labores misionales.

 El Préstamo a contratistas se puede realizar siempre y cuando el trabajo objeto del préstamo corresponda a actividades misionales y este contemplado en un convenio o contrato celebrado
con la Universidad.

 Los préstamos a estudiantes deben ser registrados en el sistema de información financiero como una deuda, la cual solo será subsanable en el momento que se realice la devolución de los
elementos.

 En caso que los elementos prestados requieran ser retirados de la Universidad, se deberá enviar una copia de la ficha de préstamo FFI.25 a la Sección de inventarios y solicitar a la División de
planta física la autorización para la salida..

 El préstamo de bienes a otras entidades debe contemplar el amparo mediante pólizas de seguros, en las mismas condiciones de las pólizas la Universidad. Estas pólizas deben ser solicitadas
ante la entidad beneficiaria del préstamo y enviadas a la Sección de Inventarios con el fin de verificar que los elementos están debidamente protegidos.

 El beneficiario del préstamo, debe firmar el formato de ficha de préstamo (FFI.25) dando constancia que recibe en calidad de préstamo el (los) bien (es) que se le entrega (n) y se
compromete a devolverlos en las mismas condiciones en las cuales se entregó. Así mismo asume la responsabilidad por pérdida, daño, deterioro e inadecuado uso de los elementos, que
pueda causar durante el periodo de préstamo según lo establecido en el Capítulo VI del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y el Control de los Bienes Muebles de la
UIS.

 Si por algún motivo se presenta la pérdida o daño de un elemento que se encuentra en calidad de préstamo, el beneficiario debe realizar la debida reposición del elemento.

 En el caso de reposición, el bien debe ser de iguales o superiores características a las del bien prestado. Sin embargo, deben cumplirse las siguientes condiciones:

 Si el elemento prestado no se encuentra disponible en el mercado o que por su obsolescencia no se requiera otro idéntico real iza la reposición del bien por otro de acuerdo con las
necesidades de la UAA a la cual se encuentra adscrito el servidor responsable de los bienes, siempre y cuando exista coherencia con las actividades misionales.

 Estos elementos deberán contar con previa verificación objetiva de las circunstancias que validen la mayor conveniencia institucional de la sustitución ofrecida; esta verificación deberá
hacerla el Director o Jefe de la Unidad Académico Administrativa y el Jefe de la Sección de Inventarios y en caso de requerirse concepto técnico, éste se solicitará a la unidad asesora
correspondiente.

CONDICIONES INICIALES
 Para iniciar el procedimiento de préstamo se debe cumplir con los siguientes requisitos:
 Que el(los )elemento(s) se encuentre(n) en el inventario de la Universidad.
 Los elementos deben encontrarse físicamente marcados con el respectivo número de inventario.
 Que el (los ) elemento (s) se encuentre(n) disponible(s) para ser prestado(s).
 La salida de los elementos debe estar debidamente autorizada por el responsable de los elementos y el visto bueno del jefe la Unidad.
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Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido

Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento intranet Archivo Interno Conector de página Conector

DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

INICIO Para dar inicio al procedimiento se deben cumplir las condiciones iniciales señaladas
en las consideraciones anteriores.

1. Realiza solicitud 1. Realiza la solicitud de préstamo al servidor responsable del (los) elemento (s). Solicitante del
préstamo
Si el solicitante es interno (Funcionario, Estudiantes, Contratista OPS) y el elemento no
¿El bien será usado
Si requiere ser retirado de las instalaciones de la Universidad el registro del préstamo
fuera de la deberá realizarse a través del módulo de inventarios ubicado en la plataforma de
Universidad?
Nuevas Versiones.

No 2. Ingresa a la página web de la Universidad al módulo de inventarios y selecciona:

Servidor responsable
El (los) elemento(s) a prestar, fecha, motivo del préstamo, tipo de documento (cédula,
de los Bienes
código, Nit, entre otros), registra el número de identificación, el nombre del solicitante
2. Ingresa y registra
información en el módulo y justificación del préstamo

Nota: En las sedes regionales, el préstamo de bienes devolutivos mayores, se hace por
medio del módulo de inventarios o con la ficha de préstamo FFI. 25 la cual deberá ser
3. Imprime la ficha de
préstamo
firmada por el coordinador de la sede y el responsable del elemento.

Ruta: www.uis.edu.co  Sistemas de Información  Nuevas versiones  Acceder FFI.25 Ficha de

 Inventarios  Elementos Mayores  modificar Préstamo
Ficha de préstamo
Servidor responsable
de los Bienes
3. Imprime la ficha de préstamo que es generada por el sistema para la firma de los
A involucrados.
4. Firma Formato
Pág.6 Servidor responsable de
los Bienes
4. Firman la ficha de préstamo como constancia del préstamo del elemento. Solicitante del préstamo

5. Diligencia formato FFI.25

5. Diligencia el formato físico FFI.25 Ficha de Préstamo para poder ser autorizada la Servidor responsable
salida de dichos elementos, en el caso de que los elementos que son objeto del de los bienes
préstamo, requieren ser retirados de las instalaciones de la Universidad.
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

Ficha de préstamo

Solicitante del
préstamo
Servidor responsable
6. Firma la ficha de préstamo como constancia del préstamo del elemento . de los bienes
6.Firma el formato

Si el solicitante del préstamo es una empresa externa se deberá solicitar el amparo a

través de pólizas, de los elementos que serán entregados en calidad de préstamo o
No
en comodato.
El solicitante es una
entidad externa

7. Solicita a la empresa o entidad externa que solicite los elementos en calidad de

Si préstamo o comodato, amparar los elementos con pólizas que cubran todo riesgo a
daño material.
Solicitante del
7. Solicita la Póliza NOTA: En caso de requerir asesoría sobre que condiciones debe contener la préstamo Pólizas de seguro
póliza, podrá solicitar apoyo a la sección de Inventarios, quien indicará cuales son los
amparos que debe contener la póliza.

Pólizas de seguro
8. Radica pólizas y ficha de Servidor responsable
préstamo 8. Radica en la Sección de Inventarios para VoBo la Ficha de Préstamo . de los bienes
FFI.25 Ficha de
NOTA: Para el caso de las entidades externas debe presentar junto con la Ficha préstamo
de Préstamo las pólizas que amparen los elementos objeto del préstamo.
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RESPONSABLE
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9. Revisa los siguientes aspectos:

- El responsable del elemento en el sistema

- Descripción del elemento, valor de compra, marca. Jefe Sección de Pólizas de seguro
9. Revisa Documentos - Que las garantías de las pólizas amparen contra todo daño o pérdida los elementos Inventarios
prestados.
FFI.25 Ficha de
- Que la ficha de préstamo se encuentre firmada.
Préstamo
10. Da VoBo. Ficha de
Préstamo Jefe Sección de
10. Da VoBo. a la ficha de préstamo si todo se encuentra debidamente diligenciado
y guarda una copia en el archivo de gestión de la Sección. Inventarios

Ficha de préstamo visada

11. Reporta a la compañía 11. Escanea y envía la Ficha de préstamo vía correo electrónico de los bienes que se Profesional Sección
de seguros usarán fuera de las instalaciones de la Universidad a la compañía de seguros. de Inventarios

12. Radica en la División de 12. Envía comunicación o formato FFI.25 Ficha de Préstamo a la División de planta Solicitante del
Planta Física física con el visto bueno de la Sección de Inventarios . préstamo

Ficha de préstamo firmado

(2 copias)

13. Verifica que la Ficha de Préstamo o la comunicación este debidamente firmado

13. Da VoBo División de por las partes y por la Sección de Inventarios para autorizar la salida de los Auxiliar División de
Planta Física Planta Física.
elementos.

14. Retira los elementos de la Universidad y presenta a la salida de la Universidad la

comunicación firmada por la división de planta física y la sección de inventarios Solicitante del
14. Retira los elementos de
la Universidad préstamo
NOTA: El vigilante debe verificar a la salida que el número de inventario de los
elementos a retirar coincida con los registrados en la autorización.
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA
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Si el solicitante es un estudiante, el préstamo debe registrarse como una deuda en el

El solicitante es un SIF.
estudiante? No
A
15. Genera en el Sistema de Información Financiero una deuda por el valor de Secretaria UAA
compra del elemento prestado.
Si

15. Genera la deuda 16. Hace uso del elemento prestado durante el tiempo estipulado y realiza la Solicitante del
devolución del elemento al servidor responsable. préstamo

16. Hace uso del bien y NOTA: Si el solicitante requiere renovar el préstamo solo se lo debe comunicar al Servidor responsable
devuelve al responsable servidor responsable quien realiza la actualización de la fecha de entrega . de los bienes

17. Verifica condición física

del elemento 17. Revisa las condiciones en las cuales este fue entregado y si el elemento se
encuentra en buen estado se retira la ficha de préstamo del sistema y se solicita la
eliminación de la deuda en el sistema de información financiero Servidor responsable
No B de los bienes
¿Elemento en buen
estado? Pág.7
Si
18. Ingresa a nuevas versiones y actualiza la información eliminando la ficha de Servidor responsable
préstamo registrada. de los bienes
18. Elimina la ficha de
préstamo del sistema

19. Solicita a la UAA que se elimine la deuda del estudiante registrada en el sistema Servidor responsable
19. Solicita a la UAA de de información financiero. de los bienes
anulación de la deuda

20. Elimina la deuda 20. Realiza la eliminación de la deuda registrada del estudiante cuando se devuelve el
registrada
Secretaria UAA
(los) elemento(s) prestado(s) en buenas condiciones.

FIN
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

21. Avisa al responsable del elemento con copia a la Sección de Inventarios , si

B 21. Reporta novedad durante el tiempo de préstamo el elemento se daña o se pierde, con el fin de Servidor responsable
proceder con el trámite de reposición del elemento. En el caso de hurto se deberá de los bienes
reportar a la Sección de Inventarios para el respectivo trámite. MFI.02 Manual
Normativo y
Jefe Sección de
22. Revisa la novedad presentada y según lo establecido dentro del Manual Procedimental para la
22. Estudia novedad Inventarios
Normativo y Procedimental para la Administración y el Control de los Bienes Administración y
Muebles de la UIS, se realizará una inspección administrativa. Control de los Bienes
Muebles de la UIS
23. Realiza Inspección En caso de presentarse el daño, pérdida o hurto del elemento dentro de los predios
Administrativa de la universidad: Acta Inspección
Administrativa
23. Realiza inspección administrativa con el fin de determinar las razones por las
Acta de Inspección Jefe Sección de
Administrativa cuales se presento el hecho y emitirá un concepto, si se evidencia o no descuido o
Inventarios
uso inadecuado por parte del solicitante del préstamo.
Profesional DCIEG
Jefe UAA
Si Si dentro de la inspección administrativa se determina que el solicitante aplicó las
Solicitante del
¿ Hubo descuido o uso medidas de seguridad y cuidado necesarios con los elementos prestados y que a
inadecuado? Préstamo
pesar de esto los elementos fueron hurtados, se procederá a reportar el siniestro a
No
la compañía de seguros para el respectivo trámite. En caso de indemnización por
parte de la compañía de seguros, se procederá a realizar la baja del elemento.
No
24. Realiza trámite de baja
de elementos PFI.26
24. Realiza el trámite de baja del elemento por deterioro o por hurto según sea el Jefe Sección de Procedimiento
caso, según lo que se estipula en el PFI.26 Procedimiento de Baja de Elementos Inventarios
PFI.26 Baja de Baja de Elementos
ELementos
Devolutivos.
Devolutivos
Devolutivos

FIN
25. Notifica la reposición del elemento. En el caso de encontrar con culpa al
responsable del préstamo, este deberá reponer el elemento prestado, para este Jefe Sección de
25. Notifica la reposición trámite se deben presentar a la Sección de inventarios dos c otizaciones del Inventarios
del elemento
elemento, con el fin de continuar con el trámite de reposición.

4

DIAGRAMA DE FLUJO
4
Acepta realizar la
reposición del No
elemento
Si
26. Cotiza el elemento y
presenta la cotización a la
Sección de Inventarios
Cotizaciones
NO
27. Solicita concepto
técnico ante DMT o DSI
¿Las cotizaciones
presentadas
cumplen?
Si
28. Realiza acta de
reposición e inclusión
Acta de reposición e
inclusión
29. Realiza la inclusión del
Elemento en el sistema
FIN
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RESPONSABLE
REFERENCIA
C
MFI.02 Manual
Pág.9
26. Cotiza el elemento a reponer y presentar las cotizaciones en la Sección de Normativo y
Inventarios, en el caso de que el funcionario responsable o el solicitante del préstamo Servidor responsable
Procedimental para la
aceptan realizar la reposición. de los elementos
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
27. Solicita concepto técnico de reposición a la Unidad competente cuando aplique:
En caso de equipos de cómputo se presentan las cotizaciones ante la División de
Servicios de Información para obtener un concepto sobre la viabilidad de la Jefe Sección de
reposición según sus características. Inventarios Cotizaciones
En caso de otros equipos electrónicos diferentes a Computadores (impresoras,
radios, etc. El concepto de viabilidad sobre la reposición se solicita a la División de
Mantenimiento Tecnológico.
Nota: Si el equipo no cumple las características necesarias para ser recibido en
reposición, el funcionario responsable debe ajustar las cotizaciones según las
solicitudes que realice la DMT o la DSI y presentarlas nuevamente.
Servidor responsable
28. Elaboran acta de reposición donde se registra el elemento recibido y todas sus Acta de Reposición e
de los Elementos y Jefe
características. Inclusión de elementos
Sección de Inventarios
29. Realiza la inclusión del elemento dado en reposición incluyendo la siguiente
información en el sistema.
 Referencia
 Marca Auxiliar Sección de
 Serial Inventarios
 Fotografía
 Ubicación
Ruta: Analista de Inventarios  Inventarios Elementos Mayores  Inclusión
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

30. Reúne todas las evidencias en relación al préstamo del elemento perdido o Jefe Sección de
30. Reúne todas las averiado y los demás documentos con el fin de armar un expediente y trasladar inventarios
evidencias MFI.02 Manual
el caso a una autoridad competente.
Normativo y
Procedimental para la
31. Traslada el caso a la Administración y
autoridad interna 31. Traslada el caso a la autoridad interna competente si el funcionario
Jefe Sección de Control de los Bienes
competente responsable no acepta realizar la reposición del elemento para continuar con el
inventarios Muebles de la UIS
respectivo proceso.

FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento

 Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de documentos.
 Inclusión del alcance, normatividad y definiciones.
 Inclusión de las consideraciones relacionadas con el préstamo de bienes a particulares y la reposición de los bienes.
 Inclusión del Módulo de Inventarios en la página web de la Universidad.
 Creación del Módulo de Planta Física en la página de la intranet de la Universidad para las solicitudes de salida de los
Diciembre 04 de 2007 bienes del campus universitario.
2  El registro de la salida de los elementos de la Universidad es responsabilidad de los celadores de las porterías.
 El servidor responsable del bien es el encargado de registrar la recepción de los elementos en el Módulo de Planta Física,
verificar el estado de los mismos y reportar las novedades.
 Los auxiliares de Inventarios deben realizar la verificación física de los elementos una vez registrados en el Módulo de
Planta Física.

 En la actividades 4 se incluyó una nota aclaratoria acerca del préstamo de bienes devolutivos.
Noviembre 19 de 2009
3  Se incluyó una nota aclaratoria en la actividad 8, en relación al préstamo de bienes en las sedes regionales.
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

- Se realizó cambio del término particulares por contratistas en el objetivo y alcance del procedimiento
- Se precisa el tipo de estudiante en el alcance del procedimiento.
- Se actualizó la normativa aplicable
- Inclusión y modificación de algunas definiciones.
-Se incluyen actividades y consideraciones relacionadas con:
Registro en el sistema para el caso de préstamo interno y con uso al interior de la Universidad .
04
Julio 02 de 2020 Solicitud de pólizas cuando se trate de préstamos a otras entidades
Registro de deuda a los estudiantes que se les presta un elemento.
Proceso de reposición.
Proceso de responsabilidad administrativa.
- Se actualiza proceso de autorización de salida de elementos se elimina su realización a través del sistema de Planta Física.