DIRECTIVA N° 001-2018-AG-SG-MI DIRECTIVA: "PROCEDIMIENTOS TECNICOS ADMINISTRATIVOS DE CUSTODIA, CONSERVACION, PROTECCION, ACCESO, TRANSFERENCIA Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ICA” INDICE INTRODUCCION 1. OBJETIVOS 1.1 Objetivo General 1.2 Objetivo especifico ALCANCE BASE LEGAL VIGENCIA PROCEDIMIENTOS. 5.1 Organizacién de Documentos, 5.2. Transferencia de Documentos. 5.3. Eliminacién de Documentos. 5.4, Servicios de informacién 5,5, Responsabilidades. 5.6, Glosario de Término. DISPOSICIONES FINALES DIAGRAMAS DE FLUJO 7.1 Flujograma de Transferencia Documentaria. 7.2. Flujograma de la Organizacién de los Documentos. 7.3 Flujograma de le Organizacion de Documentos Ubicados en el Archivo Central. 7.4 Flujograma de Eliminacién de Documentos. 7.5. Flujograma de Servicios Archivisticos ~ Expedicin de Copias 8 ANEXOS 81 Cuadro de Clasificacién del Fondo Documental 8.2 Tabla de Retencin de Documentos de MPI. 83 Formato de Transferencia de Documentos del Archivo de Gestién al Archivo Central de la MPL, 8.4 Modelo de Resolucién para designacién del Comité Evaluador de Documentos de la MPI. 8.5 Modelo de Acta de Constitucién del Comité Evaluador de Documentos de la MP. 8.6 _Inventario General de Documentos a Eliminar. 8.7 Solicitud de Servicios ArchivisticosINTRODUCCION La presenta Directiva de Procedimientos Técnico Administrativo de Custodiz, Conservacién, Proteccién, Acceso, Transferencia y Eliminacién de Documentos Archivistico de la Municipalidad Provincial de Ica, es un instrumento de Gestién, que ha sido elaborado teniendo en consideracién la Normatividad Vigente aprobada por el Archivo General de la Nacién. Comprende los procedimientos de organizacién documental, transferencia de documentos, elminaccn cbcumental y servicio de informacién Ena presente Directiva, se detalla parte del proceso Técnico Administrativo Archivistico a realizar en cada nivel de Archivo de la Municipalidad Provincial de Ica, asimismo se han disefiado formularios que facilitan su aplicacién, seré de beneficio para los gestores administrativos de esta Municipalidad, porque permitiré mantener centralizada y organizada, toda documentacién que se genera en todo acto administrativo, estableciendo asi mecanismos de protecci6n y conservacién. 1a opsetivos OBJETIVO GENERAL Proteger, conservar e incrementar el patrimonio documental, estableciendo le relacién y las lineas de coordinacién de los archivos existentes a fin de ejecutar un debido control, organizacién, clasificacién, transferencia y eliminacién, entre otras actividades a aplicarse en las series documentales que se conservan en el Archivo Central, Archivos de Gestién, Archivos Periféricos y Archivos Desconcentrados en la Municipalidad Provincial de lea 1.2. OBJETIVO ESPECIFICO Garantizar el acceso a la informacién publica y 2 la transparencia en la gestién institucional, de manera répida y oportuna, sirviendo de respaldo técnico legal y asimismo como un acto de fe y responsabilidad de los productores documentales. ALCANCE La presente Directiva de Procedimientos Técnicos Administratives, sobre manejo de documentos Archivisticos, es de obligatorio cumplimiento para todo el personal que cuente con un Archivo de Gestién (Secretarial), Archivo Periférico (azoteas, otros ambientes 0 locales dentro de las instalaciones) y Archivo Central (Calle Castrovirreyna}. 3. BASE LEGAL 31 32 33 34 35 36 37 38 Constitucién Politica del Perd Art. 21° Ley N¢ 25323 del Sistema Nacional de Archivo y su Reglamento D. S. N° 008- 92-4US, Decreto Ley 19414 Ley de Defensa, Conservacién e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacién y su Reglamento Aprobado mediante el Decreto Supremo N° 022-75-ED. Decreto Supremo N@ 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Unico Ordenado de la Ley N 27444 Lay de Procedimientos Administrativos Generales. Resolucién Jefatural N¢ 073-85-AGN-I-Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos Resolucion Jefatural N2 133-85-AGN-J- Precisa aplicacion de la Resolucién Jefatural N2 073-85-AGN-1 Directiva N° 004-86-AGN-DGAI ~ Normas para la elaboracién del Programa de Control de Documentos de los Organismos del Sector Publico. Resolucidn Jefatural N° 375-2008-AGN/J que aprueba la Directiva N2 005- 2008-AGN/DNDAAI "Normas para la Follacién de Documentos Archivisticos Integrantes del Sistema Nacional de Archivos”3.9 Resolucién Jefatural N° 442-2014-AGN/J ~ Reglamento de Infracciones y Aplicacién de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos. 3.10 Directive "Normas para la Eliminacién de Documentos de Archivo en la entidades Publicas” Resolucién Jefatural N° 012-2018-AGN/J. 4, VIGENCIA La presente Directiva entrara en vigencia a partir de la fecha de aprobacién, dispuesta por Resolucién de Alcaldia. 5. PROCEDIMIENTOS 5.1 DE ORGANIZACION DE DOCUMENTOS 5.1.1 CONCEPTO Es un proceso archivistico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada unidad orgénica de la MPI. 5.1.2 FINALIDAD a, Establecer criterios uniformes para la orgenizacién de los documentos en los diferentes niveles de archivo de la MPI b. Facilitar la répida recuperacién de la informacién requerida por les usuarios internos 6 externos. & Mantener organizada la documentacién de manera integral y orgénica, como producto de las actividades de la MP. 5.1.3 REQUISITOS Disponer del Cuadro de Clasificacién del Fondo Documental de la MPI. ETAPAS . EN EL ARCHIVO SECRETARIAL Y DE GESTION a. E16 la responsable del Archivo de Gestién (Secretarial) y/o Periféricos, deberd mantener clasificada la documentacién, de acuerdo a las unidades organicas productoras de esta informacién. b. E16 la responsable del Archivo Secretarial y de Gestion deberé ordenar las unidades documentales que conforman cada SERIE, mediante el sistema mas convenientes para ellos (Alfabético, Numérico, Mixto ~ Numérico, Geogréfico, etc.) ¢. E16 la responsable del Archivo Secretarial y de Gestién deberd identificar cada unidad de conservacién (folders, sobres de manila, archivadores de palanca, alas, paquetes, costales, etc), los mismos que se les deberé consignar los siguientes datos: © Nombre de la Entidad. © Unidad Orgénica. © Serie Documental. © Afioa la que pertenece. © Numero correlativo de la unidad de conservaci6n d. Finalmente el 6 la responsable del Archivo Secretarial y de Gestién colocara las. unidades de conservacién en los estantes, gavetas, armarios, etc. De tal manera que se procure su conservacién de acuerdo a la clasificacién del Fondo Documental de la MPI. EN EL ARCHIVO CENTRAL (Calle Castrovirreyna) a. Elo la responsable del Archivo Central, una vez realizada la transferencia de la documentacién, ordenara esta en las estanterlas conforme al sistema implementado y de acuerdo a las unidades de conservacién (folders, sobres de manila, archivadores de palanca, cajas, paquetes, costales, etc.). b. En caso de existir documentacién pendiente de organizer, deberd efectuarse de acuerdo a la estructura orgénica, separandolas por unidades orgénicas y series documentales.©. Elo la responsable del Archivo Central, determinara la conservacién de los documentos de acuerdo al orden de llegada al Archivo Central. 5.2 DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 CONCEPTO Es un procedimiento archivistico que consiste en el traslado de los documentos de Un archivo a otro, teniendo en cuenta el vencimiento de los periodos de retencién establecidos en el programa de control de documentos, para tal efecto deberd ser detallado de manera veraz en el Formato 8.3 del Anexo que adjunta en la presente Directiva FINALIDAD a, Descongestionar los Archivos de Gestién (Secretarial) y/o Periféricos (azoteas, ‘otros ambientes olocales dentro dela Instalaciones). . Custodiar en el Archivo Central la documentacién generada en las diferentes unidades orgénicas de la MPI., al vencimiento de sus plazos de retencién. . Aprovechar la disponibilidad de los espacios fisicos, equipos y materiales en los archivos de Gestion y Periféricos, de acuerdo al Programa de Control de Documentos de la MPI. d. Garantizar la integridad y custodia del patrimonio documental de la MPI. e. Orientar las acciones archivisticas para la transferencia de los documentos de los archivos de Gestién (Secretarial) v/o Periféricos (azoteas, otros ambientes 0 locales dentro de les instalaciones) al Archivo Central (Calle Castrovirreyra) REQUISITOS 2. Detallar los Nombres y Apellidos de la persona responsable de la transferencia, b. Unidad Orgénica de procedencia de lo que se transfiere C. Detalle de la Documentacién a transferir d. Firmas y sellos del remitente y del que recepciona. ETAPAS 2. El responsable del Archivo de Gestién (Secretarial) y/o Periférico (azoteas, otros ambientes 0 locales dentro de las nstalaciones], coordinaran con el Jefe del Archivo Central o quien hage sus veces la transferencia de documentos conforme a la Directiva N@ 005-AGN/DGAJ. “Normas para la Foliacién de Documentos ‘Archivisticos Integrantes del Sistema Nacional de Archivos” b. Identificar las unidades documentales a transferir. ©. De proceder dicha transferencia se llenara el Formato de invent Transferencia (ANEXO N® 8.3). d. La transferencia de documentos se realizara en las unidades de conservacién (paquetes de 15 2 20 cm. aprox. y/o cajas archivisticas de cartén prensado de 30a 35 cm. aprox. de altura. . Las unidades de conservacién serén rotuladas en la parte visible, donde se anotara: Nombre de la Entidad, Unidad Orgénica, Serie Documental, Cédigo de la Serie, Afo a la que pertenece, Numero de envié y correlative de la unidad de conservacién (paquetes, cajas, etc.). f. El Jefe del Archivo Central, recepciona y verifica el contenido de las unidades de conservacién, asi como la cantidad en metros lineales y en sefial de conformidad procederd a firmar el inventario de transferencia, conservando el original y devolviendo la copia al representante del archivo remitente &. Elinventario de transferencia original seré archivado y conservado para futuras consultas sobre transferencia realizadas al Archivo Central. h. De existir algun medio informatico de base de datos (Software de Archivos), se procederé a ingresar la informacién contenida en el inventario, |. No se aceptaran transferencias de documentos que no cumplan con las formalidades de limpieza y conservacién, asi como en unidades ce conservacién diferentes a las establecidas en el item d. oe53 DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS 53.4 5.3.2 53.3 53.4 CONCEPTO Es un procedimiento archivistico que consiste en la destruccién de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nacién o el ‘Archivo Regional FINALIDAD a. Garantizar Ia eliminacién de los documentos innecesarios en los diferentes niveles de archivo de la MPI. b. Descongestionar periédicamente el archivo central de la MPI, al vencimiento de los plazos de retencién. . Aprovechar el espacio fisico, equipos y materiales disponibles de la MPI. REQUISITOS a. Documentacién seleccionada e inventariada para su ellminacién. ’b. Resolucién de Alcaldia, estableciendo la creacién del Comité Evaluador de Documentos (CED). . Establecer el Programa de Control de Documentos (PCD). d. Apertura del Acta del Acta del Comité Evaluador de Documentos (CED). @. Crear el soporte de inventario y muestras de documentos a eliminar. ETAPAS El responsable del Archivo Central o quien haga sus veces, es el unico responsable de la conduccién de este procedimiento debiendo seguir las etapas siguientes: ALNO CONTAR CON UN PCD DEBIDAMENTE APROBADO- a, Se solicitaré la oficializacién del Comité Evaluador de Documentos, via Resolucién de Alcaldia. b. Seleccionara y separara la documentacién posible de eliminar. ©. Elaboraré el inventario de eliminacién y extraerd las nuestras documentales necesarias. d. Redactara el Acta del Comité Evaluador de Documentos, mediante el cual se da conformidad 2 la eliminacién de documentos, dichas Actas serd firmada por sus integrantes. fe, Propondré a la Autoridad administrativa de més alto nivel, para que oficie al Archivo General de la Nacién 0 al Archivo Regional segin sea el caso, solicitando la autorizacién para eliminar los documentos. Para tal efecto remitiré el Acta del Comité Evaluador de Documentos (CED), y Is sustentaclén técnica de la eliminacién. f. Facllitaré la informacion que requiere el supervisor designado por el Archivo General de la Naci6n o Archivos Regionales. ‘& Entregara al Archivo General de la Nacién, previa Resolucién de Autorizacién, la documentacién a eliminar, firmando el acta de entrega correspondiente, quedéndose con un ejemplar. h. El tiempo recomendado para dar cumplimiento de este procedimiento seré de 30 dias, AL CONTAR CON UN PCD DEBIDAMENTE APROBADO. a. Seleccionara y separara la documentacién cuyos plazos de vigenc estableciendo en el Programa de Control Documental (PCD), haya fenecido. b. Elaboraré el Inventario de Eliminacion y Extraera las muestras documentales necesarias. . Propondré a le autoridad administrativa de mds alto nivel, para que Oficie al Archivo General de la Nacién o Archivos Regionales, solicitando la autorizacion para la eliminacién de Ia documentacién sin valor histérico. 4d. Factlitard la informacién que requiera el supervisor designado por el Archivo General o Archivo Regional segin sea el caso.@. Entregaré al Archivo General de la Nacién o Archivo Regional, previa Resolucién de Autorizacién la documentacién a eliminar para su verificacién y firmando el Acta de Entrega correspondiente, dejando en custodia dos (02) ejemplares. {El tiempo recomendado para dar cumplimiento a este procedimiento seré de 30 dias, aproximadamente. 5.4. SERVICIO DE INFORMACION 5.4.1 CONCEPTO Es un procedimiento Administrative, que consiste en poner a disposicién de los interesados la informacién y/o documentacién que obra en custodia en el Archivo Central. 5.4.2 FINALIDAD a, Facllitar el servicio de informacién y regular su acceso. b. Orientar las acciones del servicio de informacién y expedicién de copias de documentos. , 5.4.3 REQUISITOS a. Requerimiento de copias de informacién y/o documentacién, fa cual gestionaré a través de la Secretaria General de la MPI b. Brindar referencias para la pronta ubicacién de la informacién y/o documentacién (Fechas, dias, Affos, Tipos, N° de Expedientes, Resoluciones, Edictos, etc.) Los requisitos son aplicables a toda informacién publica que haya sido creada, ‘obtenida y que se encuentra bajo posesién y control de la Municipalidad Provincial de Ica, asi como para aquella solicitada por toda persona natural 0 Juridica en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica; la Secretaria General verificaré que se cumplan con los requisitos y formalidades especificas que correspondan, en cada caso. 5.4.4 ETAPAS El responsable del Archivo Central de la Municipalidad Provincial de ica, es responsable de la conduccién de este procedimiento: a. El responsable del Archivo Central de la MPI recibe, de parte de la Secretaria General, el requerimiento de informacién y/o documentacién y derivara ésta ante el Archivero correspondiente. b. El Archivero revisa y entrega la informaciGn y/o el documento solicitado; de no encontrarse este, realizaré el correspondiente informe manifestando la no ubicacién, © En el caso que la informacién se encuentre en el Portal de la MPI el responsable del Archivo Central Municipal informaré la forma de acceso a la informacion requerida, Io que no impide que el solicitante pueda requerir copia fisica, . El medio de entrega de la informacién seré preferentemente en fisico (focopiado), podrd entregarse por medio digital 0 magnético siempre que la nnaturaleza de la informacién lo permita. La entrega de informacién también podré efectuarse a través de correo electrénico, sies que asi lo solicita el interesado. 5.5 RESPONSABILIDADES 5.5.1, El Jefe encargado del Area Funcional del Archivo Central de la Municipalidad Provincial de Ica, asi como los responsables de los Archivos de Gestién de las respectivas Unidades Orgénicas, velaran por la correcta aplicacién de las normas contenidas en la presente Directiva.5.5.1. El Jefe encargado del Area Funcional del Archivo Central de la Municipalidad Provincial de Ica, deberd implementar y mantener actualizado el registro de atencién de solicitudes de informacién archivada 5.5.2, La Gerencia de Administracién 2 través de la Sub ~ Gerencia de Logistica Informética, es la dependencia encargada de premunir de los més elementales recursos logisticos, para el fiel cumplimiento de lo emanado en la presente Directiva 5.5.3. Corresponde infraccién administrativa, toda conducta que por accién u omisién implique el incumplimiento de las obligaciones dictaminadas en la presente normativa, aplicable a la administracién de los archivos en defensa y proteccién del Patrimonio Documental Archivistico de la MPI. 5.5.4, La Infraccién, cometida en contra del Patrimonio Documental ser determinada en forma objetiva y calificada de acorde al Reglamento de Infraccién y Aplicacién de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos, establecido en la Resolucién Jefatural N° 442-2014-AGN/J. Vigente. GLOSARIO 1. ACTA~ Documento formal que consigna la decisién de un cuerpo legislative o una autoridad publica 2. ACERVO DOCUMENTAL. Es el conjunto de documentos sean de cualquier tipo y clase documental que se encuentren custodiados en los diferentes archivos del sistema, 3, ARCHIVO CENTRAL.- Organo Administrativo responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, elecutar y controlar las actividades archivisticas de una institucin. Asi como de la conservacién y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestidn y periféricos é intervenir en la transferencia y eliminacién de documentos en coordinacién con el Archivo General de la Nacién o Archivo Regional, segin sea el caso. : ARCHIVO PERIFERICO.- Nivel de Archivo responsable del mantenimiento y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestidn y de transferencia del Organo de- ‘Administracién de Archivos (Archivo Central), Se constituyen cuando la comple funciones, nivel de especializacién y ubicacién fisica de las unidades orgénicas, as{ lo requieran, 5. ARCHIVO DE GESTION.- Archivo de documentos administrados por las diferentes Gerencias, Sub - Gerencias, Areas Funcionales y toda dependencia que tenga manejo de documentos actusles y de trascendencia con valor informativo o histérico, ARCHIVERO.- Especialista encargado de la administracién y conduccién de documentos archivos del Sistema de Archivo Institucional. 7. CLASIFICACION DOCUMENTAL- Labor intelectual mediante el cual se identifice y establecen las series documentales que componen cada agrupacién documental (fondo, seccién y subseccién), de acuerdo a la estructura orgéinica y funcional de la Instituci6n. CODIGO.- Atributo literal y/o numérico que se da a un documento o agrupacién documenta 9. COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS.- Conjunto de personas designadas por la mas alta autoridad, encargada de conducir e! proceso de formulacién del Programa de Control de Documentos (PCD), siendo su responsabilidad la transferencia, conservacién y eliminacién, de los documentos generados por la institucion, 10.CONSULTA.- Servicio archivistico que consiste en brindar al usuario, informacin sobre los documentos que obran en custodia en un archivo. 1L.COPIAS CERTIFICADAS.- Reproduccién fiel de un documento rubricado por un funcionario piiblco, que acredite la veracidad y fidelidad det mismo. 12.CUADRO_ DE CLASIFICACION.- Documento de consulta que orienta la agrupacién del acervo documental en secciones y series permitiendo conocer la estructura orgénica con su correspondiente signatura,6 13, CUSTODIA DOCUMENTAL- Accién por la cual las unidades orgénicas que poseen archivos de gestién, manejan y almacenan temporalmente sus documentos durante los periodos correspondiente de custodia 14,DEPENDENCIAS.- Aquella Oficina o Area que depende de otra que ostente un mayor nivel, importancia 0 jerarquia 15,DOCUMENTO.- Se comprende a su acepcién extensiva y comprende entre otros material impreso, manuscrito, mecanogréfico, grafico, fotogréfico, sonoro, filmico, audiovisual y disefiados (mapas, planos, disefios cartogréficos etc.), que han sido producidos, recepcionados y conservados por una oficina o institucién, se caracterizan por ser originales. 16.DIGITACION DE DOCUMENTOS.- Técnica que permite la reproduccién de informacién que se encuentra guardada de manera analdgica (Soporte; papel, video, casetes, cinta, pelicula, microfilm y otros), que solo pueden ser lefdos o interpretados por computadoras. 17.ORDENAMIENTO DOCUMENTAL- Operacién de unir elementos o unidades de un conjunto relacionéndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad - orden establecido en la generaci6n de documentos. AB.ELIMINACION DE DOCUMENTOS.- Procedimiento archivistico, que consiste en la destruccién de los documentos autorizados, expresamente por el Archivo General de la Nacién, mediante acto Resolutivo, 419. ETAPAS.- Avance parcial y total en el desarrollo de una accién. 20. MANUAL Documnento que contiene acciones a realizar de manera sistematica. 2L.ORGANIZACION DOCUMENTAL- Es un proceso archivistico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos en cada entidad, 22.PLAZOS DE RETENCION.- Tiempo en que debe permanecer la documentacién en cada nivel de archivo, 23.PRESTAMO.- Objetivo fundamental de todo archivo, que consiste en poner los formatos a disposicién de los usuarios. 24,PROCEDIMIENTOS.- Secuencia de acciones concadenadas entre s{ y que ordenadas en forma légica, permite cumplir con un objetivo predeterminado, 25.ROTULAR.- Colocar una signatura que identifique las unidades de instalacién, sirve como detalle para la pronta ubicacién de la serie documental solicitada, 26.SERIE DOCUMENTAL- Conjunto de documentos que poseen caracteristicas comunes, el mismo tipo documentario 0 el mismo asunto y que por consigulente son archivados, usados y pueden ser transferidos, conservados o eliminados como unidad. 27.SISTEMA DE ARCHIVO.- Sistema conformado por el Archivo Central, Archivo de Gestién, Archivo Periférico y el Comité de Seleccién y Eliminacién de Documentos. 28. TABLA DE RETENCION DOCUMENTARIA.- Documento de gestién que establece los plazas de retencién de las series documentales, 29. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS.- Es un procedimiento archivistico, que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro, accién esta que se realiza al vencimiento de los periodos de retencién establecidos en el Programa de Control de Documentos (PCD). DISPOSICIONES FINALES La presente Directiva servira de base para los archivos de la Municipalidad Provincial de Ica, Integrantes Sistema Nacional de Archivos, sujeténdose a las normas y reglamentos vigentes, con el tinico propésito de elaborar el respectivo Manual de Pracedimiento Administrativo, el cual deberd ser actualizado de acuerdo a las necesidacles del servicio que se preste.7. DIAGRAMAS DE FLUJO DIAGRAMA DE FLUJO 7.1: FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTARIA ENCARGADO DEL ARCHIVO ENCARGADO DEL ARCHIVO CENTRAL GESTION O PERIFERICO Elaborar el cronograma de transferencia (plan anual) en coordinacién con los A.G. 0 A.P \dentifica la documentacién a transferir Elabora el Inventario de Transferencia (Formato 8.3) Rotula Las unidades de conservacion Entrega de documentos e inventarios al A.C Verifica los documentos Recepcién y firma los inventarios para su conservacién Levanta ObservacionesDIAGRAMA DE FLUJO 7.2: FLUJOGRAMA DE LA ORGANIZACION DE LOS DOCUMENTOS ENCARGADO DEL ARCHIVO ENCARGADO DEL ARCHIVO GESTION O PERIFERICO CENTRAL Clasificar y ordenar por series Identificar (signa) las unidades de conservacién Ordena las unidades de conservacidn en la estanteria de acuerdo a sistema Se elaboran los inventarios correspondiente implementado Elabora los inventarios correspondientes (Topogréfico, etc.)DIAGRAMA DE FLUJO 7.3: FLUJOGRAMA DE LA ORGANIZACION DE DOCUMENTOS UBICADA EN EL ARCHIVO CENTRAL ENCARGO DEL ARCHIVO. CENTRAL Ordenacién de acuerdo a la estructura organica, separandola por unidades organicas en series documentales Se elaboran los inventarios correspondientesDIAGRAMA DE FLUJO 7.4: FLUJOGRAMA DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL Comité evaluador = Municipalidad Archivo Gral. De la Nacion CED Resolucién Valoracién doc. Y redaccién de informe sustentatorio Clasificar las series documentales y describir posibles a eliminar Propondria oficiar al AGN. Enviara, Acta, inventario y muestra doc. AI CED. EICED evalua y aprueba mediante Acta Remite inventarios y Autoriza la eliminacién muestras doc., mediante Resolucion Jefatural Se oficia ala Municipalidad Se redacta el Acta de Entrega firmada por sus integrantesDIAGRAMA DE FLUJO 7.5: FLUJOGRAMA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS — EXPEDICION DE COPIAS ARCHIVO CENTRAL USUARIO SECRETARIA GENERAL MUNICIPAL Solicitud de expedicién de copias Recibe con ll requisitos Ubica el documento requerido Informe a SG de no ubicacién de documento Procede a reproducir el documento informe aS del servicio realizado 5) ERS8. ANEXOS ANEXO.N®8.1 CUADRO DE CLASIFICACION DEL FONDO DOCUMENTAL Forma Rango (achivador, ie! “ ic srvacior codigo | Titulo dela Serie Documental ee «8 aio Observaciones ‘Archive sigita)ANEXO Ne 8.2 [MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ICA Tat STENCION DE DOCUMENTOS DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ICA PERIODOS DE RETENCION EN ANOS cooico | rutoos.oocumenro |¥ALORDELA ousenvacioes A. GESTION | A. PERIFERICO | A. CENTRAL| TOTAL ANOS8. ANEXOS ANEXO N° 8.1 CUADRO DE CLASIFICACION DEL FONDO DOCUMENTAL Forma a (Achivador, e Caja, Ne Codi Titulo de la Serie Documental io ervaciones "| paguete, correlativo | pet a a a Archivo Sigal)ANEXO N° 8.3 FORMATO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTION AL ARCHIVO CENTRAL IcA__de del 201__ [APELLIDOS V NOMIBRES DEL RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA: ‘UNIDAD ORGANICA DOCUMENTOS A TRANSFERIR: Fecha a Serie y tipo documental = tenena | Ato | Topogratca en Obsercaciones [chivo Central Firma y ello del Responsable de “Tranferencis Firma y Sello del Archivo CentralIEXO NO MODELO DE RESOLUCION PARA DESIGNACION DEL COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS RESOLUCION DE ALCALDIA N2 1018-AMP| ka, VISTO Y CONSIDERANDO: Que, por Ley N° 25323 de fecha 10 de Junio de 1991, el Supremo Gobierno crea el “Sistema Nacional de Archivos’, con la finalidad de estructurar, normativa y Funcionalmente los Archivos de la entidades Piblicas existente en el ambito Nacional, para garantizar la defensa, conservacién, organizacién y servicio del Patrimonio Documental de la Nacién; Que, por Decreto Supremo N® 008-92-JUS de fecha 26 de Junio de 1992, se reglamenta la Ley N° 25323 disponiendo la vigencia de las normas y directivas emitidas por el Archivo General de la Nacién, como ente rector del Sistema Nacional de Archivos. Que, siendo indispensable para la presente Administracién Municipal, aprober los siguientes documentos de gestién archivisticas aplicables a Ie realidad Municipal con la finalidad de cumplir la Rormativa del Sistema Nacional de Archivos, como parte integrante, es perentorla su aprobacién y vigencia; Por lo expuesto y de conformidad a lo preceptuado en la Ley N° 27972 “Ley Orgénica de Municipalidades” Capitulo Il “Las Normas Municipales y los Procedimientos Administrativos”, Subcapitulo | “Las Normas Municipales” el Art. 43 “Las Resoluciones de Alcaldia Aprueban y Resuelven los asuntos de cardcter administrativo”, faculta emitir le presente norma: ‘SE RESUELVE: ARTICULO PRIMERO.- Constituir el Comité Evaluador de Documentos de le Municipalidad Provincial de Ica, el mismo que estaré integrado por los siguientes miembros: 1. Un Representante de la Gerencia General, quien la presidiré. 2. El Gerente de Asesoria Juridica o su representante, 3. El Jefe de la Unidad Orgénica cuya documentacién seré evaluad: 4, El Jefe del Archivo Central © quien haga sus veces, quien actuara como secretario técnico de! Comité. ARTICULO SEGUNDO.. El citado Comité cumplird sus funciones con arreglo a le normatividad vigente emitida por el Archivo General de la Nacién. REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASEANEXO N28, MODELO DE ACTA DE CONSTITUCION DEL COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS En la ciudad de Ica, siendo las horas, del dia__del mes de del afto 201_ constituidos en la Oficina del Archivo Central de la Municipalidad Provincial de Ica, cito en la Calle Castrovirreyna N2 557, se reunié el Comité Evaluador de Documentos de esta Municipalidad, designado mediante Resolucién de Alcaldia N@___- 201_ AMPI, con la asistencia del Sefior como Presidente del_—«—= Comité, bog. Asesor Legal, representante de fa_—_ Oficina cuya documentacién se evaluara Sr. y Sr. Jefe de Ia Oficina de Archivo Central, quien actiia como Secretario del Comité. El Comité Evaluador de Documentos ha cumplide con evaluar los documentos seleccionados considerados Innecesarios por la Oficina de procedencia habiendo revisado el inventario de eliminacién y confrontado las muestras documentales correspondientes, luego de lo cual se emite opinién favorable sobre Ia eliminacién de los. documentos de la _oficina cuyas Fechas extremas son: y hacen un total aproximado de metros lineales. Por todo ello, el Comité Evaluador de Documentos recomienda se remita el expediente de eliminacién al Archivo General de la Nacién, a fin de solicitar la autorizacién para la eliminacién de los documentos por resultar innecesarios para la institucién Municipal. Presidente del CED ‘Asesor Legal del CED Jefe de la Oficina Evaluada Secretario Técnico del CED.Anexo N° 8. INVENTARI DE DOCUMENTOS A ELIMINAR [MUMIEPAUOAD PHOVINCALDE ICA ae 1201 INFORMACION GENERAL i Sector: 6. Telefon 2. Entidad: 3. Unidad Organica: 7. Rutorizacion de eliminacion de documentos de Archivo General -Eneargado del Archivo Central 7ARJ 7.2 Seccion de la comision Tecnica de Archives DESCRIPCION GENERAL DE LOS DOCUMENTOS A ELIMINARSE IMETROS LINEALES & ELIMARSE En Numero En tetra ‘Aprobado Internamente por Lugar y Fecha: ca, __de 201__ Firma y Selo del Jefe Archivo Central‘ANEXO N'8.7 SSOLICITUD DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Fecha: ‘ro, De Solicitud: Nombre y Apellidos del Solicitante + Direccion / Unidad / Area SS | [Descripcion del documento / Expediente + ira ooaceleen Hipe de serdclr rorocoma [—] _corApormeviooictra, [=] [Nombre de la persona que atendio Ia solicitud: Fecha y hora de la devolucion del documento solicitada: Firma del solictante Firma y Sello del Archivo Central