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D-O

ESTRUCTURACION DINAMICA. MODELIZACION BASICA


DE LA GESTION DE RECURSOS HUMANOS
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ERNESTO CILLERUELO CARRASCO
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACION DE EMPRESAS
UNIVERSIDAD DEL PAIS VASCO

Resumen Las empresas desarrollan su actividad inmersas en


un entomo, relacionándose con los siguientes mer-
El modelo propuesto, materializado en el programa
cados de forma directa:
ESDIN, posibilita la planificación dinámica de la
estructura de una empresa, por lo que constituye Quiere esto decir que las empresas son organiza-
una herramienta eficaz de ayuda para el responsa- ciones irremediablemente influidas por el mundo
ble de personal en la tarea de planificar los recur- exterior, por lo que los cambios y tendencias del
sos humanos de una organización. entorno afectan de un modo directo y notorio a la
gestión de las mismas.
La evolución tecnológica, los cambios políticos y
Introducción
económicos, las variaciones en las necesidades de
La empresa es una unidad económica de producción los mercados, la competitividad creciente nacional
con una organización estructurada conocida para e internacional, las tendencias a dimensiones ade-
proporcionar bienes y servicios a la comunidad con la cuadas confieren una importancia relevante al aná-
calidad y plazos adecuados,al coste mínimo, utilizando lisis de las estrategias posibles para la empresa, con
de forma adecuada los factores de producción. el fin de poder elegir la más adecuada como base

Proveedores

Trabajo Facilitan Facilita los


los La empresa productos o Compradores
recursos los combina servicios
Tecnología

Financiero

Nº 19
del desarrollo de planes de acción bien estudiados Por tanto, se puede decir que el factor humano ha
y coordinados en el tiempo. pasado de ser un gasto en la empresa a ser el fac-
tor fundamental de la actividad empresarial y cuya
Para alcanzar sus fines, la empresa establece y desa-
rrolla los objetivos y políticas que considera más ade- capacidad de adaptación será la clave del éxito ante
cuados desdoblados en los diferentes campos de sus las nuevas estructuras cambiantes.
actividades y debidamente coordinados, teniendo en
cuenta los posibles condicionantes o limitaciones. La planificación de los recursos humanos
Los objetivos de la empresa, con sus condicionan- El trabajo es hoy en dia el factor de producción más
tes y las distintas estrategias posibles, deben basarse problemático para la empresa y también un ele-
en la previsión de las magnitudes que determina el mento desintegrador de la sociedad.
medio en que se deberá desenvolver la empresa.
Por un lado, el coste de personal supone una pro-
La planificación a largo plazo se basa en el estableci- porción cada vez más importante de los gastos
miento de los objetivos a alcanzar por la empresa, en empresariales totales por los niveles salariales que
un periodo que puede variar entre cuatro y diez años exigen los sindicatos y, por otro, el paro es la preo-
y determinar en todos los aspectos de sus actividades cupación más acuciante socialmente en nuestros
y por años las medidas a adoptar con un criterio días. Esta situación supone un principio de desinte-
coherente. Debe partir de un conocimiento realista gración social que ha de ser atajado con todos los
de sus fuerzas, de sus debilidades y sus limitaciones
medios disponibles y origina en las empresas una
tanto intemas como del entorno en que se mueve.
rigidez de plantillas que dificulta gravemente su
La necesidad de la planificación se pone de mani- adaptación a las fluctuaciones coyunturales.
fiesto al observar que existen multitud de decisio-
nes cuyo desarrollo exige un periodo de tiempo La falta de previsiones sobre las necesidades reales
largo, siendo imprescindible evitar que estas deci- de personal y la abundante disponibilidad de oferta
siones adoptadas aisladamente sean contradictorias de trabajo en el mercado ha hecho que en épocas
total o parcialmente, sean desequilibradas en pro- ya pasadas se contratara personal un tanto «alegre-
porción o rebasen las posibilidades de la empresa. mente» y, por eso, las empresas españolas se
Se trata de conseguir un desarrollo equilibrado de encontraron con plantillas infladas y con grandes
forma que todos los esfuerzos coordinados se diri- dificultades para reducirlas por razones legales y
jan en una dirección perfectamente conocida. por la resistencia social a que se incrementara el
paro.
Los recursos humanos: limitación u opor- La no integración de las políticas de reclutamiento,
tunidad formación y promociones y la falta de un riguroso
Estratégica análisis de los costes de trabajo han hecho que los
responsables de personal se convirtieran en meros
Al reflexionar sobre la relación existente entre el gestores de las órdenes que les venían desde las
aspecto económico y el social, surgen dos concep- diversas posiciones de línea sin conexión entre sí y
ciones del personal enfrentadas tradicionalmente y sin visión de conjunto, lo cual suele llevar al despil-
que corresponden a dos visiones dominantes según farro de medios y, lo que es peor, a un notable des-
nos situemos antes de 1.980 para la primera o des- conocimiento y desaprovechamiento del potencial
pués de esta fecha para la segunda. humano disponible en muchas empresas.
- Una concepción TRADICIONAL en la que El conjunto de problemas humanos, con las técni-
ambos aspectos se declaran incompatibles; el per- cas necesarias para resolverlos, no puede ser ya
sonal se contempla como un coste que hay que fruto de la improvisación de cada día. LA PLANIFI-
reducir al mínimo. CACION DE PERSONAL ES ALGO NECESARIO,
- Una concepción MODERNA Y RENOVADA en IMPRESCINDIBLE y una segura vía para no desviar-
la que se asienta una verdadera sinergia entre lo nos de los puntos de mira a que apuntemos.
social y lo económico; al personal se le contempla
como un recurso que hay que optimizar. La planificación de recursos humanos pretende
prevenir de un modo racional el futuro de los
Personal = Coste Personal = Recurso recursos humanos en la empresa y obtener crite-
Amenaza Oportunidad rios orientadores para la acción.
Minimizar Optimizar
Corto plazo Largo plazo La previsión de las necesidades de personal contri-
Resultados Medios+resultados buirá a evitar que en un momento determinado
Cuantitativo Cualitativo haya estrangulamientos en el desempeño de la acti-
Inadaptable Adaptable vidad por falta de personal preparado para ocupar
Inflexible Flexible determinados puestos o que haya excedentes
Dependiente Autónomo infrautilizados que carguen de forma innecesaria los

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costes. Al no contentarse el plan con el análisis de Se fundamenta en la previsión de las necesidades
las posibilidades y necesidades, sino que incluye de personal de todo orden, es decir, en el estudio
también una voluntad de actuar, se trata de un ins- previo de la problemática que se producirá en
trumento que permitirá la óptima adaptación de los determinados plazos orientada al conocimiento y a
recursos humanos de la empresa a sus necesidades la racionalización del contingente humano en la
de cada momento. empresa.
Se zanjaría definitivamente la vieja polémica de si la Resulta necesario considerar los problemas que en
Dirección de Personal es arte o ciencia, incorpo- el futuro pudieran presentarse, bien debidos al
rando un conjunto de técnicas al servicio de la carácter intrínsecamente dinámico de la propia
racionalidad. estructura, bien debidos a la evolución de las nece-
sidades que el entomo en que se desenvuelve la
Por ser los recursos a planificar personas con auto- empresa pudiera presentar.
nomía de decisión y una potencialidad de desarro-
llo, hay que prevenir también la motivación que La planificación de personal persigue los siguientes
consiga que la capacidad potencial para cubrir las fines:
exigencias de un puesto se actualice y desarrolle - Optimizar los recursos humanos de la empresa
por los procesos de aprendizaje y experimentación. mediante el conocimiento del potencial humano
Esta virtualidad de desarrollo proporciona una de la misma considerado de forma general e indi-
característica peculiar a la planificación de los recur- vidual que permita fijar unas políticas de promo-
sos humanos. ción y de formación y un aprovechamiento
Los planes de inversión pueden considerarse en óptimo del personal.
algún sentido estáticos en cuanto una máquina - Disponer del adecuado personal directivo, téc-
tiene unas capacidades muy definidas, por ahora no nico y de cualquier otro tipo necesario para llevar
caracterizables en general como procesos de a cabo los objetivos de desarrollo planificados,
aprendizaje y, por tanto, de aumento de capacidad. siguiendo la estrategia de potenciar al personal
La planificación de r.r.h.h., en cambio, tiene que ser existente con la antelación adecuada y no recu-
dinámica en cuanto ha de contar con que a lo largo rriendo al mercado exterior salvo necesidad com-
del tiempo el hombre que tenía una capacidad para probada.
determinado puesto de trabajo, puede desarrollar
sus potencialidades con la experimentación y for- - Conseguir que el personal se sienta más satisfe-
mación, de manera que, al cabo de algún tiempo, cho al saber que es periódicamente valorado y
las exigencias del puesto de trabajo que tiene enco- tenido en cuenta para los puestos que se vayan
mendado resulten muy limitadas frente a la capaci- creando o que queden vacantes de superior res-
dad de la persona. ponsabilidad.
La planificación de personal correctamente practi- - Combinar la promoción y la formación del perso-
cada ofrece a la plantilla una mayor transparencia nal con los planes de actuación de la empresa en
sobre la marcha de la empresa, facilita la compren- temas como nuevos productos, nuevos mercados,
sión de cambios técnica y organizativamente nece- nuevas tecnologías,etc.
sarios, estimula la participación del personal y abre - Integrar su actividad dentro de la planificación
las perspectivas para la propia realización y una global de la empresa.
mayor justicia social en la empresa.
- Colaborar con la empresa en la consecución de
La planificación de r.r.h.h. permite objetivar las polí- sus fines.
ticas de promoción del personal en la empresa y
ofrece, por tanto, la información precisa para que Una empresa, para poder afrontar con éxito los
cada persona pueda conocer de antemano la curva problemas que el futuro pudiera presentar, tiene
de carrera o potenciales puestos de trabajo que que contar con una estructura dinámica que per-
podrá ocupar a lo largo del tiempo en la empresa. mita la adaptación a la secuencia de su planificación
y a la coyuntura que le impone el entorno.
La planificación de personal, entendida en su
aspecto proyectivo o dinámico, se basa en la previ- Con una estructuración inicial correcta y reversible
sión de las necesidades futuras de personal de una y una buena planificación de la misma, se puede tra-
empresa encuadrada en el marco global de los tar de alcanzar una estructura en constante evolu-
objetivos generales. De otra forma, la planificación ción, evitando cambios revolucionarios frecuentes
de r.r.h.h. es la parte del sistema de planificación que contribuyen a generar un clima de inestabilidad.
general, derivada de los objetivos estratégicos de la El equilibrio de las plantillas debe estar basado en
empresa que se ocupa de establecer el marco de una concepción técnica que obedezca a una polí-
referencia para la correcta gestión de los recursos tica general empresarial en la que esté incluida una
humanos en el periodo considerado. auténtica política de personal.

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La planificación de plantillas marcará los rumbos Previsiones sobre la evolución de circunstancias
básicos de la política de personal. Si se sabe hacia ajenas a la propia estructura
dónde se camina, se podrá objetivar la actuación y Los objetivos fijados por la empresa a medio o
desproveerla, hasta donde sea posible, del lastre de largo plazo incidirán sobre el personal de forma
la improvisación y de las decisiones tomadas de que sea necesario el aumento, la reducción o la
forma atropellada. conservación de la estructura existente. Todo ello
motivado por una serie de variables endógenas
(evolución técnica, nuevas actividades,etc.) y otras
La previsión de las necesidades de R.R.H.H. exógenas (evolución del mercado, política socioe-
Resulta evidente la necesidad de realizar un análisis conómica,etc.).
reflexivo sobre la situación actual de la plantilla Las técnicas utilizadas para realizar previsiones
antes de hacer previsiones de las necesidades de sobre las necesidades de personal por razones aje-
personal en el tiempo y de las estrategias para nas a la evolución de la estructura ponen de mani-
cubrirlas, debido a que, si consecuencia de este fiesto que la máxima dificultad radica en caracteri-
análisis, resultara que los recursos actuales están zar y cuantificar las variables que originan esas
mal empleados, sería necesario corregir esta situa- necesidades.
ción antes de proyectarla en el tiempo.
Las técnicas más empleadas para realizar este tipo
La previsión de las necesidades de recursos huma- de previsiones son:
nos consiste en el cálculo de las necesidades cuan-
titativas y cualitativas de personal que va a presen- - la extrapolación de tendencias
tar la empresa en un horizonte temporal más o - los métodos de regresión y correlación
menos lejano.
- la construcción de modelos.
En cuanto a las circunstancias que pueden provocar
los cambios en las necesidades de personal, con-
viene distinguir entre el carácter intrínsecamente Necesidades futuras de personal
dinámico de la estructura, es decir, aquellos cam-
bios producidos por el mero transcurso del tiempo Caracter Cambios
(jubilaciones,muertes,etc... ) y la respuesta de la intrinsecamente en la
dirección ante los múltiples acontecimientos inter- dinámico de organización
nos y externos. la estructura

Variables endógenas
Previsiones sobre la evolución propia de la plantilla • Jubilaciones • Exigencias de
• Bajas voluntarias • evolución técnica
En la evolución normal de la plantilla de una • Bajas involuntarias • Nuevas actividades
empresa existen acontecimientos perfectamente Muertes • Expansión
previsibles como la jubilación y la formación. En Enfermedades • o crecimiento
cambio, hay otros acontecimientos que se califican Incapacidades • Supresión de
de imprevisibles y que pueden estar motivados por • Despidos • actividades
causas voluntarias o involuntarias.
Variables exógenas
Cuando las causas son voluntarias (cambios de • Política económica
empresa, excedencias,etc.), se puede actuar • y social
mediante una política de personal para tratar de • Legislación laboral
aminorar o reducir sus efectos. Las previsiones • Evolución del mercado
sobre las necesidades de personal debidas a la
marcha voluntaria se elaboran teniendo en cuenta
la información estadística disponible del pasado.
Conviene apuntar en este sentido que la forma de Programa ESDIN
comportarse varía según los grupos, por lo que A continuación, se propone un procedimiento
será interesante la realización de estadísticas dife- aproximado para la determinación de las necesida-
renciadas. des de personal (Programa ESDIN).
Si se dispone de los suficientes datos históricos, se Para poner en práctica este método y como primer
calcula la tendencia corregida por las variaciones paso, hay que definir una matriz que represente los
provocadas por las decisiones de política de perso- distintos puestos de la empresa o una parte de los
nal o por razones exógenas, como las variaciones mismos con los que se quiere trabajar, de acuerdo
en el mercado de trabajo. con el siguiente criterio:

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Matriz (m x n) • Por otro, aquellos datos relacionados con la per-
sona o cada una de las personas que ocupan
m → (nº de filas) Es el n mero de niveles
dicho puesto
jerárquicos que se con-
templan en el estudio.
Dependientes de la persona
n → (nº columnas) Queda definido por el n
mero de puestos que E= Edad actual de la persona.
tenga aquel nivel con
mayor n mero de puestos. tij = Tiempo mínimo en años necesario para
que la persona que ocupa actualmente
un puesto en el nivel i adquiera la forma-
1 2 3 4 5 6 7 ... j ... n ción y experiencia complementaria para
A ocupara ocupar uno de nivel superior.
B
C
La inclusión de los datos anteriores precisa necesa-
D
riamente de un conocimiento profundo de las acti-
E vidades a llevar a cabo y sus requisitos en cada uno
... de los puestos de trabajo de la empresa, en cuanto
i (a) a las edades máxima y mínima recomendables para
ocupar cada uno de los puestos.
...
De igual forma, los valores de tiempo máximo y
m mínimo recomendables de permanencia en un
puesto requieren de un planteamiento de las pro-
mociones del personal de la empresa.
Una vez definida la matriz anterior, habrá que tener
A partir de los datos anteriores, se puede deducir
en cuenta los siguientes aspectos:
que la condición para ser candidato al puesto ij es
• Las diferentes áreas o departamentos en los que la siguiente:
esté dividida la empresa
Mij - (E + tij) > 0
• El criterio a adoptar para la adecuación o encaje
En el caso de ser candidato potencial, pueden darse
de la plantilla en la matriz definida anteriormente,
dos posibilidades:
pudiendo ser éste ascendente o descendente.
E + tij > ij
En la casilla tal como la (a), Ios datos a incluir serían
los siguientes:
Posibilidad E + tij > mij
• Por un lado, aquellos datos relacionados con el
Plazos límites a partir de
puesto de trabajo y que son independientes de la fecha de la ficha
la persona o personas que lo ocupan.
Tiempo que podría
ocupar el puesto
Independientes de la persona
Mínimo Máximo
Mij = Edad máxima recomendable de la per- Años 0 Mij - (E+tij)
sona que ocupe el puesto (en el grupo Plazos disponibles
de puestos i, j).
Máximo Mínimo
mij = Edad mínima recomendable de la persona De espera para ocupar
que ocupe el puesto (en el grupo de el puesto. Años Mij - E tij
puestos i, j).
De espera para iniciar
Tij = Tiempo máximo en años recomendable la preparación. Años Mij - (E+tij) 0
de permanencia en el puesto (en el
tij
grupo de puestos i, j).
Nij = Tiempo mínimo en años recomendable O E mij Mij
tij
de permanencia en el puesto (en el
grupo de puestos, i, j). O mij E Mij

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E + tij<= mij empresa (jubilaciones, bajas voluntarias, bajas invo-
luntarias, despidos).
Posibilidad E + tij < mij
En relación con las jubilaciones, una vez introduci-
Plazos límites a partir de dos los datos de la edad de jubilación y del hori-
la fecha de la ficha zonte temporal a contemplar, ESDIN localiza, de
Tiempo que podría entre todos los puestos de la estructura, aquellos
ocupar el puesto que vayan a quedar vacantes por este motivo. Pos-
teriormente, ESDIN buscaría los posibles candida-
Mínimo Máximo tos a ese puesto concreto de acuerdo con los
Años 0 Mij - mij datos y ecuaciones apuntados anteriormente.
Plazos disponibles En lo referente al resto de variables contempladas
Máximo Mínimo bajo este epígrafe (bajas voluntarias, involuntarias,
despidos), la forma de trabajo de ESDIN se basa en
De espera para ocupar la creación de ficheros de históricos para cada una
el puesto. Años Mij - E mij - E de las variables.
De espera para iniciar
la preparación. Años Mij - (E+tij) mij - (E+tij) Teniendo en cuenta la información estadística dis-
ponible del pasado, el programa permite hacer pre-
visiones mediante un análisis de la tendencia de
tij estas variables, pudiendo corregirse por cambios
provocados por decisiones de política de personal
O E mij Mij
o por causas externas.

El programa ESDIN, mediante la aplicación de estas


ecuaciones, proporciona la siguiente información: Cambios en la organización
- Por un lado, permite conocer las posibilidades de En este apartado, se contemplan los cambios moti-
que una persona de la organización que ocupa un vados por causas ajenas a la estructura, es decir, por
puesto determinado promocione a un puesto de razones de tipo interno (evolución técnica, nuevas
nivel superior (tiempo que podría ocupar el actividades, etc) o de tipo externo (situación del
puesto, plazos de espera para iniciar la prepara- mercado, política social y económica, etc... ).
ción, plazos de espera para ocupar el puesto). Inicialmente, se indican aquellas variables que de
- Por otro, planteada la vacante en un puesto con- forma intuitiva pueda pensarse influyan en las nece-
creto, posibilita el conocimiento de aquellas per- sidades de personal. Una vez seleccionadas estas
sonas que podrían ocupar ese puesto con arreglo variables, se crean los históricos de cada una de
a dos criterios: menor tiempo de espera y perte- ellas que permitan estudiar la correlación con las
nencia al mismo área. necesidades de personal. Resultado de este estu-
dio, serán seleccionadas aquellas variables con un
Ambas posibilidades son de muy útil aplicación coeficiente de correlación mayor que 0,8.
cuando, al realizar una previsión sobre las necesida-
des de personal de una empresa para un horizonte Justificada la relación existente entre las variables
temporal T, se observen puestos vacantes, necesi- causa y las necesidades de personal (variable
dad de crear nuevos puestos, etc y se contemple la efecto), se lleva a cabo una previsión de los valores
posibilidad de cubrirlos con personas de la propia que tomarán cada una de las variables causa en un
empresa mediante su promoción. horizonte temporal T.
El programa ESDIN permite hacer previsiones De esta forma, con los valores previstos de las
sobre variables que bien de forma directa, bien variables causa podrá calcularse, mediante un estu-
de forma indirecta estén relacionadas con las dio de regresión, el valor previsto de la variable
necesidades de personal. Comienza por hacer necesidades de personal en un horizonte T.
una distinción entre el carácter intrínsecamente
dinámico de la estructura y los cambios en la
organización. Agradecimientos
Deseo expresar públicamente mi agradecimiento
por la inestimable e incansable ayuda prestada por
Carácter intrinsecamente dinámico de la el Prof. Dr. D. Javier Zubillaga Zubimendi y el Prof.
estructura Dr. D.Jose María Beascoechea Ariceta en la realiza-
En este apartado, se contemplan los cambios debi- ción de mi Tesis Doctoral, fruto de la cual se ha rea-
dos a la evolución normal de la plantilla de una lizado el presente trabajo

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