CONVOCATORIA DE ENTIDAD PÚBLICA

DEL ORDEN NACIONAL

CARGUE DE DOCUMENTOS

UNIVERSIDAD
MANUELA BELTRÁN
Vicerrectoría de Calidad
Bogotá, Septiembre de 2014
 Introducción
La presente guía tiene como objetivo orientar a los aspirantes a conformar el Banco
de Hojas de vida de una manera práctica durante el proceso de cargue de documentos
siguiendo los lineamientos para soportar el cumplimiento del perfil al cual se hayan
postulado. 2
En esta guía se encuentran contenidas las instrucciones del procedimiento a seguir
por parte de los aspirantes para llevar a cabo el cargue y entrega de los documentos
requeridos vía internet. Los documentos serán cargados únicamente a través del
aplicativo dispuesto por la Universidad Manuela Beltrán a través de la página web
http://portal.umb.edu.co/
o al link http://umb.edu.co/sites/convocatoria-de-entidad-de-orden-nacional/
A continuación se presenta el instructivo establecido para utilizar de manera adecuada
el aplicativo dispuesto por la Universidad Manuela Beltrán. Este instructivo abarca la
totalidad del proceso, desde el inicio de sesión, cargue de archivos en PDF hasta la
impresión del reporte de los documentos que fueron adjuntados por el candidato.
Es importante leer detenidamente las instrucciones descritas a continuación para que
el cargue de sus documentos sea exitoso.
 Procedimiento para la
entrega de documentos
1. CONSULTA VÍA INTERNET
Los candidatos podrán consultar los empleos ofertados e inscribirse y cargar
sus documentos por medio electrónico digitando el link: http://umb.edu.co/ 3
sites/convocatoria-de-entidad-de-orden-nacional/ o través de la página web de la
Universidad Manuela Beltrán http://portal.umb.edu.co/ a partir de las ocho de la
noche (20:00) horas del día 26 de Septiembre de 2014.

2. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS

Una vez el aspirante haya elegido el empleo al cual se va a postular, es necesario
que organice los documentos físicos que va a escanear para cargar al aplicativo y
asegurarse de que cumple con el perfil del cargo al cual se va a postular.
(Recuerde que no se recibirán documentos en físico).
Es importante que también cargue los documentos adicionales tales como
diplomados, talleres, maestrías, etc., todo aquello que considere será importante
en la evaluación de su hoja de vida.
Organice sus documentos de la manera descrita a continuación, ya que este es el
orden predispuesto en el aplicativo y facilitará el cargue de los mismos
Documentos Obligatorios:
1. Copia Cédula de Ciudadanía al 150% por ambas caras.
2. Copia Libreta Militar (en el caso de los hombres) ampliada al 150%.
3. Copia Tarjeta o Matrícula Profesional en los casos requeridos por la ley.

Documentos de Educación Formal:

4. Constancia Diploma de bachiller. 4
5. Constancia Diploma o certificados de formación técnica o tecnológica
profesional.
6. Constancia Diploma de pregrado.
7. Constancia Diploma de posgrado o especialización.
8. Constancia Diplomas de maestrías y/o doctorados.

Documentos de Educación No Formal:

9. Copia de Cursos de Educación Para el Trabajo y el Desarrollo Humano.

Documentos de Experiencia Laboral:

10. Certificados de experiencia laboral con funciones relacionadas al empleo al
cual se postula.
3. ESCANEO DE DOCUMENTOS

En esta etapa es necesario:

• Escanear todos los documentos en archivos PDF, pues el aplicativo no acepta 5

documentos en otro tipo de formato.

• Cada archivo PDF debe tener un tamaño NO superior a 2 MB (Mega Bytes).

• Guardar los archivos con un nombre que permita su rápida visualización en el

momento en el que el sistema solicite adjuntarlo para un mejor control de los
documentos.

• Los nombres de los archivos no deben tener caracteres especiales como llevar
tildes, espacios, eñes (ñ), ni caracteres especiales (%, &, “, /.)
Estos son algunos ejemplos de cómo puede denominar los archivos de los
documentos que va a cargar:

• Cédula.pdf
• TarjetaProfesional.pdf
• LibretaMilitar.pdf
• DiplomaBachiller.pdf 6
• DiplomaPregrado.pdf
• DiplomaEspecializacion.pdf
• DiplomaDoctorado.pdf
• Curso01.pdf
• Curso02.pdf
• ExperienciaLaboral01.pdf
• ExperienciaLaboral02.pdf
• ExperienciaLaboral03.pdf

Importante que Guarde estos archivos en un medio magnético (USB, o disco duro),
y verifique que todos sus documentos quedaron bien escaneados, legibles y en el
orden sugerido.
En el momento de escanear los documentos en PDF, tenga en cuenta lo siguiente:

• Documento de identidad:
Escanearlo por ambos lados, (las dos caras en la misma página).
• Tarjeta Profesional:
Escanearla en una única página.
• Libreta Militar:
Escanearla en una única página.
• Educación Formal:
Escanear en un archivo cada certificación de educación que desee subir al aplicativo, si por
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ejemplo va a subir el diploma de bachiller y el acta de grado, debe verificar que éstos queden
en un mismo archivo.
• Título universitario:
Debe escanear el diploma y/o acta de grado e incluirlos en un único archivo.
• Debe tener en cuenta las indicaciones anteriores si también desea presentar formación
avanzada o de posgrado y/o maestrías.
• Educación para el trabajo y desarrollo humano:
Escanear cada certificación o diploma de los cursos, seminarios o congresos que desee subir
al aplicativo en un único archivo.
• Experiencia:
Cada constancia de experiencia que desee presentar debe ser escaneada en un único archivo.
(Por ejemplo si un certificado de experiencia consta de 7 hojas, ésta deben quedar escaneadas
en un mismo archivo)

Es fundamental que el archivo que vaya a cargar (Documento de Identidad, Tarjeta

Profesional, Libreta Militar, Diplomas, Experiencia) no debe sobrepasar 2 MB.
4. PROCESO DE INSCRIPCIÓN

• A partir del día 26 de Septiembre de 2014 las personas interesadas podrán

formalizar su inscripción a través de la página web de la Universidad Manuela
Beltrán o ingresando al link http://umb.edu.co/sites/convocatoria-de-entidad-
de-orden-nacional/, en la opción INSCRIPCIÓN.
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• Al dar clic en esta pestaña INSCRIPCIÓN, aparecerá el siguiente formulario:

Usted debe digitar los datos

básicos como:

• Tipo de Documento,
• Número de Documento, 9
• Nombres,
• Apellidos,
• Género,
• Fecha de Nacimiento,
• Departamento de Nacimiento,
• Municipio de Nacimiento,
• Departamento de Residencia,
• Municipio de Residencia,
• Dirección de Residencia,
• Número Celular,
• Teléfono Fijo,
• Correo Electrónico,
• Confirmar Correo Electrónico.
Recuerde que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios para su
registro.
• Recuerde: Una vez ingresados los datos básicos, usted debe ir a la opción

y así usted podrá continuar con el proceso de inscripción.

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Si no está de acuerdo
con la información que
suministro debe dar clic
en la opción
• Haciendo clic en el botón

el “Aplicativo” generará un certificado de inscripción con los datos generales

del usuario; usted podrá descargar este certificado en PDF dando clic en:

11
• Es importante que usted descargue esta certificación ya que para
ingresar al “Aplicativo de Cargue de Documentos” este le pedirá
ingresar un número de PIN el cual aparecerá al inicio de esta. 12

• Una vez haya guardado sus datos y generado el certificado, en la

parte inferior de la ventana usted encontrará el siguiente botón:

Usted deberá dar clic e inmediatamente le permitirá el acceso al

inicio del “Aplicativo de Cargue de Documentos”.
5. PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE EMPLEOS

• Una vez realizada la inscripción se debe ingresar al sitio de ofertas de empleo

13
• Al ingresar al portal de OFERTA DE EMPLEOS se debe realizar la búsqueda por
“palabra clave”, código de empleo o regional, en el resultado de la búsqueda
se debe seleccionar el empleo dando clic en el botón “más información”.

14
• Al ingresar al perfil del “Empleo” el candidato verá: Perfil del Empleo, Propósito,
las Actividades a Realizar y los Detalles del mismo.

Si desea aplicar haga clic en el botón

15
• Nota: Si al seleccionar el botón “Aplicar a Esta Oferta”, esta contiene más de
una Región a usted le aparecerá una nueva ventana en donde tendrá la opción
de seleccionar máximo dos regiones y mínimo una, luego de seleccionar esta
información, haga clic en:

16
• Al dar “Aplicar” será direccionado a la página de certificado de inscripción
en donde podrá observar sus datos de inscripción junto con las ofertas a las
cuales usted aplicó.

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6. PROCEDIMIENTO PARA EL CARGUE DE DOCUMENTOS
A TRAVES DEL APLICATIVO DISEÑADO

• Primer Paso.
Ingrese el “Número de Documento” y el “Número de Pin” (código de
inscripción) para poder ingresar al “Aplicativo”, posteriormente de clic en el
en botón verde:
18
• Segundo Paso.
Una vez usted haya realizado el paso anterior, el “Aplicativo” le generará una
ventana con el procedimiento para el cargue de sus documentos.

19

Recuerde que para realizar el “Cargue de Documentos”, estos deben ser escaneados en
archivos independientes (por separado), en blanco y negro, en formato PDF y su tamaño
no debe ser superior a 2 megabytes MB. El cargue de documentos se hará únicamente
por medio electrónico.

Tenga en cuenta que el sistema se habilitará para este proceso desde las 20:00 horas del
día 26 de Septiembre de 2014.

Si acepta las anteriores condiciones, haga clic en el botón

• Documentos Específicos
Después de haber realizado el paso anterior, el “Aplicativo” le indicará el
procedimiento para que usted realice el cargue de los documentos específicos
requeridos para el empleo al que aplica.

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• Para realizar el “Cargue de los archivos” usted debe pulsar el ícono de la opción
“cargar o modificar” correspondiente al archivo que desea adjuntar, mueva la
barra de desplazamiento hacia abajo y seleccione el archivo que contiene el
documento a adjuntar opción (1), finalmente pulse el botón subir documento
opción (2).

21
• Asegúrese que le aparezca el mensaje “archivo adjuntado exitosamente” y su
documento quedará cargado así:

22

• Si su documento no cumple con el tamaño del archivo exigido para este fin el
sistema le arrojará la siguiente información:
• Tercer Paso.
Educación Formal
Una vez usted haya realizado el “Cargue de los Documentos Específicos” de
manera exitosa realice el paso No. 2 en el “Aplicativo” el cual le indica cómo
hacer el cargue de los archivos de la “Educación Formal”.

23

El “Aplicativo” le solicitará la
siguiente información la cual debe
ser ingresada de acuerdo a su nivel
de estudio.
• La modalidad de estudios.
• Número de semestres cursados.
• Universidad o Institución.
• Título.
• Fecha de terminación o grado
de sus estudios.
• Una vez diligenciados todos los datos que requiere el “Aplicativo”

24
• El aspirante debe seleccionar el archivo PDF correspondiente a los estudios,
luego dar clic en

y confirmar que el documento fue cargado exitosamente.

25

• Si requiere ver el folio que usted

adjunto de clic en el siguiente botón.

• Para anular el folio haga clic en cuando sea necesario,

ya que si elimina un registro este ya no formará parte de los documentos
aportados.
• Cuarto Paso.
Educación NO Formal
Una vez culmine el “Cargue de los Documentos de Educación Formal” haga
clic en el botón el cual lo direccionará
al siguiente módulo, para adjuntar la documentación de las certificaciones de la
“Educación No Formal”.

El aplicativo le exigirá la siguiente información: 26

• Institución
• Nombre del Curso
• Intensidad Horaria
• Fecha de Terminación (AAA-MM-DD)
• Una vez diligenciada la información, el aspirante debe seleccionar el archivo en
PDF e ingresar el estudio.

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• Para verificar que este quedó cargado exitosamente, el “Aplicativo” se encargará
de mostrarle que su operación fue completa.

28

• Si requiere ver el folio que usted adjuntó, haga clic en el botón.

• Para anular el folio, haga clic en cuando sea necesario, ya que si

elimina un registro este ya no formará parte de los documentos aportados.
• Quinto Paso.
Experiencia Laboral
Al completar la información solicitada de “Educación No Formal” y el “Cargue
de los archivos”, haga clic en:

el “Aplicativo” le solicitará la siguiente 29

información que usted debe diligenciar:
• Entidad.
• Nombre del Cargo o Actividad
Desempeñada.
• Fecha de Inicio (AAA-MM-DD).
• Empleo y/o Contrato Actual.
• Una vez diligenciada la información, el aspirante debe seleccionar y adjuntar el
archivo en formato PDF haciendo clic en el botón:

y verificar que este haya sido cargado exitosamente

30

• Si requiere ver el folio que usted adjuntó haga clic en el botón.

• Para anular el folio haga clic en cuando sea necesario.

IMPORTANTE: Si elimina un registro este ya no formará parte de los documentos

aportados.
• Sexto Paso.
Resumen de Documentos Cargados
Una vez culminado el cargue de las certificaciones de la experiencia laboral y
haciendo clic en el “Aplicativo”
lo direccionará al paso 5; que corresponde a la descarga de certificado y
seguidamente se desplegará el siguiente reporte:
• Los datos del usuario. 31
• Reporte de los archivos que anexó en los
Documentos Obligatorios.
• Reporte de los archivos que anexó en los
Documentos de Educación Formal.
• Reporte de los archivos que anexó en los
Documentos de Educación No Formal.
• Reporte de los archivos de Experiencia
Laboral.

• Una vez verificado el reporte usted puede

hacer clic en el botón descargar el certificado
en Formato PDF

Guardarlo o imprimirlo.
 Esperamos que esta guía haya sido de gran ayuda
para efectuar con éxito el cargue de los documentos
que usted debe aportar para acreditar su
Educación y Experiencia.

“Le deseamos éxito

en este proceso”