3, Digitando los Comprobantes Contables Este paso es muy importante, por cuanto que un usuario de Software GBS dedica e! 90% del tiempo a alimentar documentos fuentes en el sistema. Vaya al panel asistente contable, como se muestra en la grafica a la izquierda. En la pestafia Mis pendlentes, de clic en la opcidn 4. Grabar. Entonces, verd un formulario como el que se muestra en la grdfica a la derecha. or a) (at is > meee me a femee 4 Sporty Styles requiere que se digiten seis comprobantes en el mes de Enero de 2020. Digitaremos el primero de ellos, expuesto en la siguiente tabla, explicando el paso a paso para realizarlo correctamente. Primer comprobante: Datos del encabezado: Tipo: RC. Ntimero: RC000001. Fecha: 15/01/2020. Valor: $5000. Tercero: Victor Amaya. NIT: 91120195. Ciudad: Bucaramanga. Detalle: Aportes sociales de apertura. Datos del cuerpo: ‘Cédigo Nombre Cuenta Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base tercero 1105.05 Caja general SVAO1 VictorAmaya Aportes sociales de 5000 apertura 3115.01 Socio Victor SVAO1 Victor Amaya Aportes sociales de 5000 Amaya apertura ‘Sumas Iguales 5000 5000 17Para agregar un nuevo comprobante, de clic en botén | 5 Jen Ia parte inferior del formulario. Inici llenando los siguientes datos, que corresponden al encabezado de! documento: “een Doce ae Tipo: __=|Namero: Para esto, escoja el campo tipo y seleccione el tipo de documento fuente que utilizard para digitar el comprobante (por ejemplo NC: nota de contabilidad, Cl: comprobante de ingreso, etc.). En este caso, el primer comprobante nos indica que es de tipo recibo de caja RC. Tenga en cuenta que en este campo solo podrd seleccionar los tipos de comprobantes que usted ya ha parametrizado siguiendo el proceso del paso 2.3. del tour y solo podrd escoger aquellos tipos que usted marcé como disponibles “para todas las aplicaciones” o “para contabilidad”, Luego, de clle en el campo ndimero para aceptar el consecutivo. Este campo indica el consecutivo automatico que propone el sistema. En este caso, coincide con el ntimero que indica el primer comprobante: RC000001. Como paso siguiente, de elie en el campo de. Este campo hace referencia a la fecha del sistema. Puede aceptar la fecha propuesta o modificarla para el comprobante a realizar. Se recomienda que las fechas siempre se escriban en el formado dd-mm-aaa. Por ejemplo: Para el 10 de Diciembre de 2020, escribir 10-12-2020. Para el caso del primer comprobante, la fecha a digitar es: 15-01-2020. Confirmada la fecha, de elle en el campo monto ($), referente al valor total del documento. Para el primer comprobante, el monto es $5000. Acontinuacién, de elle en el campo tereero para seleccionar la persona natural o juridica relacionada con el comprobante contable. Puede buscarlo dando elle en el botén de los binoculares | 1|o crear un nuevo tercero, si no existe, pulsando elle en el botén | 5 |], los cuales se encuentran justo a la derecha del campo tercero. Buscaremos a Victor Amaya, comprobando que el ntimero de identificacién coincida con su respectivo NIT 91120195. Después del tercero, escogemos la cludad a la cual pertenece ese tercero. En este caso, Bucaramanga. Seguimos con el campo detalle, el cual hace referencia al concepto de porqué hacemos ese comprobante. Para el primer comprobante, el detalle es: Aportes sociales de apertura. Finalizamos el proceso guardando lo que hemos digitado, dando elle en el botén li, Para este punto, hemos completado el encabezado del primer comprobante. Los datos digitados deberfan Se de la siguiente manera: 18Tipo: eae ie Ahora, vamos a grabar el cuerpo, es decir, las imputaciones contables. Para iniciar el cuerpo del ‘comprobante, de ¢lic en el botén nueva cuenta en documento, Aparecerd una imagen como esta: De elle en el campo cuenta, ésta hace referencia a la cuenta contable del Plan Unico de Cuentas PUC ‘a manejar. Para el primer comprobante, nos indican que la cuenta es la 1105.05 (caja general). ‘Software GBS puede manejar miltiples centros de costos. En ese caso, al escoger la cuenta PUC, debemo seleccionar a qué centro de costos vamos a enviar el valor aplicado a dicha ‘cuenta. Si no se manejan miiples centros de costos, se deja con 000. Luego, de elle en el campo tercero. E! programa automaticamente escribe el tercero que escogimos en el encabezado (Victor Amaya), pero si deseamos podemos cambiarlo buscando en el listado que ‘apareceré con los NIT para escogerlo. De esta misma manera, de cll en el campo detalll. El programa automaticamente escribe el detalle que digitamos en el encabezado (Aportes sociales de apertura). A continuacién, de clic en la columna valor, Alli digite el monto que se le asigna a cada cuenta contable. Para valores créditos (“haber") se coloca un signo menos (-) anticipado al valor, para valores débito (“debe”), no se coloca ningtin signo en el valor. Para el primer comprobante, nos fican que el valor debe es de 5000, por tanto, lo digitamos sin ningtin signo que lo anticipe. 19Cuando utilizamos una cuenta PUC que corresponda a retencién, el programa al poner el valor esa cuenta nos pide primero el valor de la base para asi calcular el valor de la retencién, teniendo en cuenta el porcentaje asignado previamente a la cuenta en la creacién de la misma, Para el primer comprobante, esta situaci6n no se presenta. Por dltimo, para activar el siguiente renglén y asi asignar otro asiento, presionamos la tecla de flecha hacla abajo ubicada en la parte inferior derecha del teclado del computador WJ. complete los datos del segundo asiento siguiendo los mismos pasos descritos anteriormente (Cédigo 3115.01, tercero Victor Amaya, detalle Aportes sociales de apertura, valor 5000). Tenga en cuenta, que en el segundo asiento, el valor corresponde al “haber”, por tanto debe ir anticipado con un signo menos (-). Para verificar que su comprobante ha sido diligenciado de la manera correcta, asegiirese en la parte inferior derecha del formulario, de que la diferencia sea igual a $0 "==" £09), Si todo esta perfectamente digitado, de clle en el botén _ l_. Entonces, el formulario finalmente deberia lucir de la siguiente manera: Mee 230) Camprahantes ooo rAdvertenclal: Si al digitar todas las imputaciones contables presionamos la tecla flecha hacla abajo en el teclado, es posible que Software GBS agregue una cuenta “vacfa” 0 con la cuenta “caja” al comprobante. Por lo tanto, se recomienda que al terminar de digitar el comprobante con la tiltima imputacién contable, se de clic solo en el botén guardar _@_ inmediatamente. iFelicidades! Usted completé su primer comprobante contable. Ahora, si desea, puede ver como ‘qued6, para lo cual puede dar clic en el botén prelmprimfr, ubicado en la parte inferior derecha del formulario y obtendra una imagen como la siguiente: 20Habiendo culminado exitosamente su primer comprobante, usted va a realizar las siguientes transacciones, correspondientes a los cinco comprobantes restantes de Sporty Styles. Ante cualquier duda, guiese del paso a paso realizado anteriormente para el primero de los comprobantes. |Hagalo usted mismo! ‘Segundo comprobante: Datos del encabezado: Tipo: RC. Numero: RC000002. Fecha: 15/01/2020. Valor: $5000. Tercero: Nancy Caballero. NIT: 63289478, Ciudad: Bucaramanga. Detalle: Aportes sociales de apertura. Datos del cuerpo: ‘Cédigo Nombre Cuenta Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base tercero 1105.05 Caja general SNCO1 Nancy ‘Aportes sociales de 5000 caballero apertura 3115.02 SociaNancy SNCO1 Nancy ‘Aportes sociales de 5000 caballero caballero apertura ‘Sumas iguales 5000 5000 Verifique que haya digitado correctamente el segundo comprobante comparéndolo con la imagen que refleja cémo debe verse en el Software, a continuacién: 21INamere: er De: neo [Camprobantes wer '$._ tmx © Tercer comprobante: Datos de] encabezado: Tipo: CE. Ntimero CE000001. Fecha: 18/01/2020. Valor: $250. Tercero: Jaime Chacén. NIT: 91365789. Ciudad: Bucaramanga. Detalle: Pago de honorarios por creacién de ‘empresa. Datos del cuerpo: Cédigo Nombre Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base Cuenta tercero 5110.10 Revisaria _GJCO1 Jaime Pago de honorarios por 250 fiscal Chacén creacién de empresa 2365.15 Honorarios GJCO1 Jaime Rete fuente honorarios 25-250 Chacén creacién de empresa 1105.05 Caja general GJCO Jaime Pago de honorarios por 225 Chacén_ __creacién de empresa ‘Sumas iguales 250 250 Verifique que haya digitado correctamente el tercer comprobante comparandolo con la imagen que refleja cémo debe verse en el Software, a continuacién: 22* Cuarto comprobante: Datos del encabezado: Tipo: CE. Ntimero: CE000002. Fecha: 18/01/2020. Valor: $350. Tercera: Notaria Tercera. NIT: 800400896. Ciudad: Bucaramanga. Detalle: Gastos de constitucién de la empresa. Datos del cuerpo: Cédigo Nombre —‘Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base Cuenta tercero 5140.05 Gastos GNTOL Notaria Gastos de constitucién de 350 Notariales Tercera la empresa 1105.05 Caja general GNTO1 Notaria Gastos de constitucién de 350 Tercera la empresa ‘Sumas iguales 350350 Verifique que haya digitado correctamente el cuarto comprobante comparandolo con la imagen que refleja cémo debe verse en el Software, a co © Quinto comprobante: Datos del encabezado: Tipo: CE. Numero: CE000003. Fecha: 22/01/2020. Valor: $150. Tercero: Camara de Comercio. NIT: 801345365. Ciudad: Bucaramanga. Detalle: Gastos de registro mercantil. 23Datos del cuerpo: ‘Cédigo Nombre Cuenta Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base tercero 5140.01 Gastos de registro GCCO1 Camara Gastos de registro 150 mercantil comercio mercantil 1105.05 Caja general GCCO1 Camara Gastos de registro 150 comercio mercantil ‘Sumas iguales 150 150 Verifique que haya digitado correctamente el quinto comprobante comparandolo con la imagen que refleja cmo debe verse en el Software, a continuacién: ‘+ Sexto comprobante: Datos del encabezado: Tipo: NC. Ntimero: NC000001. Fecha: 25/01/2020. Valor: $3000. Tercero: Banco Colombia. NIT: 800305723. Ciudad: Bucaramanga. Detalle: Apertura de cuenta corriente. Cédigo Nombre Tercero Nombre Detalle Debe Haber Base Cuenta tercero 1110.05.01 Banco GBCO1 Banco ‘Apertura de cuenta. 3000 Colombia Colombia corriente 1105.05 Caja general GBCO1 Banco ‘Apertura de cuenta 3000 Colombia corriente ‘Sumas Iguales 3000 3000 Verifique que haya digitado correctamente el sexto comprobante comparandolo con la imagen que refleja cmo debe verse en el Software, a continuacién: 24IFelicidadest Usted y su empresa Sporty Styles ya han digitado los comprobantes contables. Ahora, estén preparados para contabilizarlos. 25