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NORMALIZACIÓN Y COSTOS DE LA CALIDAD
INTRODUCCIÓN
La calidad cuesta dinero, no se puede negar. Pero es igualmente innegable que es más
cara la no calidad. Puede parecer más barato no establecer controles de calidad, no invertir
en formación, no gastar dinero en estudios sobre las necesidades y satisfacción del
usuario. Pero, indiscutiblemente, es más cara la no calidad. Considerablemente más cara.
La extendida idea de que la calidad es costosa se debe a no medir el coste de la mala
calidad.
OBJETIVOS
General
• Conocer los costos relacionados con la calidad y las consecuencias que generan al no
tener un control adecuado.
Específicos
1. Identificar la clasificación general de los costos relacionados con la calidad.
2. Diferenciar los costos de fallas internas de las fallas externas.
3. Conocer y aplicar la estructura de un informe con la evaluación de los costos de
la calidad.
FUNDAMENTO TEÓRICO
SISTEMA HACCP
El deber del cocinero es entregar preparaciones sabrosas y seguras. A todos nos gusta
comer en algún lugar y saber que la comida que nos llevaremos a la boca estará deliciosa
y que al rato después no nos va a pesar mal. A nadie le gusta intoxicarse ni menos llevarse
sorpresas desagradables. Es por eso que existen varios métodos para evitar que esto
suceda. El más destacado y más utilizado por la empresa alimenticia es el HACCP.
El sistema HACCP se diferencia de otros tipos de control por estar basado en la ciencia
y ser de carácter sistemático. Su aplicación posibilita identificar peligros específicos y
desarrollar medidas de control apropiadas para controlarlos, garantizando, de ese modo,
la inocuidad de los alimentos. HACCP es una herramienta para identificar peligros y
establecer sistemas de control enfocados en la prevención, en vez de concentrarse en el
análisis del producto final. Cualquier sistema HACCP bien elaborado debe ser capaz de
acomodar cambios como sustitución de equipamiento, evolución tecnológica en el
proceso, etc.
Ejemplo: cuando se cocina, para evitar que caigan pelos en la comida, se debe usar gorros
y/o mallas que eviten que esto suceda
• Principio 2: Determinar los puntos críticos de control. cuando se saben todos los
posibles peligros en el análisis anterior, se establecen los puntos críticos (las
instancias o situaciones donde el peligro es mayor) en los cuales debe haber control
constante para lograr una óptima seguridad alimentaria. Esto es para eliminarlo o
reducirlo hasta niveles aceptables.
Ejemplo: en la zona donde se lavan y desinfectan las verduras, bajo ninguna circunstancia
se utilizara como zona de producción de alimentos, para evitar contaminación física y
química.
• Principio 3: Establecer límites críticos. para cada punto crítico, se establecen los
límites que regulan si esta bueno o esta malo; si se acepta o se rechaza. Para eso se
establecen parámetros de medición como temperatura o un simple análisis sensorial
(gusto, aroma, tacto) que permitirán tomar una decisión.
Ejemplo: el almacenamiento de carnes rojas se debe hacer en refrigeradores bajo los 5°C,
por ningún motivo se aceptará una temperatura mayor a esta.
El uso esperado consiste en informaciones sobre si el producto será preparado antes del
consumo, por ejemplo, por calentamiento o tratamiento térmico más drástico, o si puede
ser consumido directamente. En lo referente a un nivel aceptable de riesgo para un peligro
potencial a la inocuidad del alimento, se debe indicar para qué grupo de la población el
alimento se destina. Lógicamente, se necesitan más exigencias relativas a la inocuidad,
en el caso de alimentos destinados a hospitales o casas de reposo para ancianos. El
concepto de peligro, considerando el grupo de consumidores a los cuales el alimento se
destina, debe incluir los patógenos potenciales para el grupo en cuestión.
Los costos de la calidad
También:
- Planificación de la calidad.
- Planeación de procesos.
- Revisión de nuevos productos.
- Adiestramiento en programas de capacitación.
- Control de proceso.
- Evaluación de proveedores.
- Auditorías de calidad.
- Círculos de calidad.
- Ingeniería de calidad.
- Capacitación de calidad.
- Reclutamiento.
• Costos de evaluación: Son aquellos en los que se incurre para determinar si los
productos o servicios cumplen con los requerimientos y especificaciones. Por
ejemplo:
- Costos de proveedores: Son en los que se incurre para probar la calidad de los
materiales que se reciben.
- Costos de inspección: Son en los que se incurre para controlar la conformidad
del producto a través de todo el proceso en la fábrica, incluida la revisión final,
así como el empaque y el envío del producto.
También:
- Verificación de la recepción.
- Inspección y prueba.
- Mantenimiento de la precisión del equipo de prueba.
- Evaluación de existencias.
- Materiales y servicios consumidos.
- Laboratorios de inspección, medición y ensayo.
- Inspección de materia prima.
- Inspección de empaques.
- Aceptación de producto.
- Aceptación de proceso.
• Costos de fallas internas: Son los que podrían ser evitados si no existieran defectos
en el producto antes de ser entregado al cliente, ya que éstos se presentan porque los
productos y servicios no cumplen con las especificaciones y necesidades del cliente.
Entre estos costos destacan:
- Costos de reproceso: se generan por corregir defectos de los productos.
- Costos de desechos: son los que involucran pérdidas de materiales, mano de obra
y algunos costos indirectos variables que no pueden ser corregidos por
defectuosos ni utilizados para ningún propósito.
- Costos por tiempo ocioso: son los derivados de tener maquinaria o instalaciones
paradas por defectos.
También:
- Trabajos de reelaboración.
- Desechos o desperdicios.
- Doble ensayo
- Tiempo de paro
- Pérdidas de rendimiento.
- Gastos de disposición.
- Cambios de diseño.
• Costos de fallas externas: Éstos podrían ser evitados si los productos o servicios
prestados no tuvieran defectos. La diferencia con las internas estriba en que estos
costos surgen cuando los defectos se detectan después de que el producto ha sido
entregado al cliente.
- Costos por productos devueltos: son los asociados con la recepción y sustitución
de productos defectuosos devueltos por el cliente.
- Costos por reclamaciones: son atribuibles por atender a los clientes que se
quejan justificadamente por un producto defectuoso o servicio no ofrecido
correctamente.
- Costos de garantía: costos incurridos por el servicio prestado a los clientes de
acuerdo con los contratos de garantía.
- Costos por rebaja: se generan cuando el cliente acepta quedarse con algún
producto que tiene defecto o falla y en lugar de devolverlo acepta que se le haga
una rebaja en el precio original.
También:
- Atención de reclamaciones.
- Gastos de garantía.
- Concesiones.
- Bonificaciones.
- Reparaciones.
- Ventas/pérdidas.
- Costos legales
- Devoluciones/tolerancias.
- Descuentos concedidos por defectos.
Hay que darse cuenta de que los problemas de las definiciones rigurosas se presentan
únicamente como consecuencia de realizar un ejercicio del cálculo del costo de la calidad.
La consideración de la calidad no requiere de distinciones tan precisas entre lo que se
relaciona y lo que no se relaciona con la calidad. Pero existen numerosos indicios de que,
incluso cuando están recopilando los costos, quienes lo hacen no se sienten obligados a
reunir solamente los definidos con rigor.
Dos consideraciones básicas y de importancia para cualquier estudio del cálculo del costo
de la calidad son: los sistemas de contabilidad no aportan fácilmente la información
necesaria, según las definiciones actuales, y el hecho de que las definiciones rigurosas de
los elementos de la actividad clasificada como de calidad sean necesarias solamente para
efectuar los cálculos. Los elementos se definen de tal manera que es difícil calcular su
costo, lo cual es una situación absurda. Por lo general, están definidos a partir de
actividades específicas o de gastos que se originan por no proporcionar el producto o
servicio (en el sentido más amplio), sin que se tome en cuenta la facilidad de calcular el
costo.
Los costos generados por funciones distintas del aseguramiento de la calidad y de la
producción y las operaciones dan origen a problemas análogos de clasificación. Algunos
ejemplos notables son las contribuciones de la función de adquisiciones a la ayuda y el
aseguramiento de la calidad de los proveedores, y a que los bienes adquiridos sean
adecuados para tal propósito. Otros ejemplos son las actividades de los departamentos de
ingeniería y diseño, relacionados con las concesiones y modificaciones que repercuten en
la calidad del producto. La cuantificación y clasificación de tales factores, al igual que el
cálculo de su costo, es algo muy difícil y que rara vez se hace; pero pueden representar
proporciones significativas de las categorías de costos de prevención y de defectos
internos.
Hay diversos factores que sirven para asegurar la utilidad básica del producto, prevenir
los errores y proteger y conservar la calidad del producto y del servicio. Ejemplos de ello
son el uso de códigos de diseño, la preparación de sistemas y procedimientos de ingeniería
y administración, los sobreprecios en efectivo por el control de maquinaria, documentos
y dibujos, y las prácticas de manejo y almacenamiento. El que tales factores puedan ser
el origen de costos que se puedan considerar relacionados con la calidad es algo que se
determinará según sea el caso.
Recopilar datos sobre los costos de la calidad tan solo para ver que revelan tiene muy
poco sentido. De modo que la estrategia para calcular los costos de la calidad – y su efecto
sobre la medición y recolección de los costos respectivos – es un asunto fundamental.
Muchos de los datos necesarios para proporcionar un informe del costo de la calidad
pueden estar disponibles en el sistema existente de contabilidad de la planta y compañía.
La información del costo de calidad puede obtenerse de hojas de tiempo, cuantas de
gastos, órdenes de compra, informes de recuperación del producto, memorandos de cargo
o de abono, y muchas otras fuentes similares. Con frecuencia, los datos obtenidos a partir
de estas fuentes pueden juntarse para proporcionar los puntos diferentes del costo de
calidad y para colocarlos en los segmentos y categorías ya comentados.
Cuando no hay datos disponibles para cierto punto, por ejemplo, el tiempo invertido por
los ingenieros de diseño para interpretar los requisitos de calidad, con frecuencia es
posible hacer cálculos exactos para llegar a un valor para el elemento.
El uso de este sencillo esquema facilita realizar una adecuada clasificación de costos de
la calidad.
Reportes derivados del sistema de costos de la calidad
Una vez que se tienen identificados y cuantificados los conceptos que implican un costo
de calidad, es necesario informar las cifras relativas a dichos costos y analizar su
comportamiento. Esto se logra mediante la elaboración de un reporte de costos de calidad,
donde se muestre la información esencial para mejorar y controlar adecuadamente este
tipo de costos.
Los costos se reportan para mejorar la planeación, control y toma de decisiones de los
administradores.
Estos reportes deben informar, con el mayor grado de detalle, los costos reales de calidad
con la finalidad de que la administración esté informada de cuánto gasta por cada uno de
estos conceptos, además de la forma como repercuten en las utilidades de la organización.
De igual forma, se pretende que el informe guíe a la administración para canalizar sus
esfuerzos y que esto permita reducir aquellos costos que sean más representativos.
b) Informe
Costos de evaluación
Verificación de proveedores $150,000.00 0.88
Inspección $410,000.00 2.41
Empaque y envío $500,000.00 $1,060,000.00 2.94 6.24
Análisis: A partir del informe anterior será necesario que el administrador proceda al
estudio o análisis de todos los conceptos, y una vez que se cuente con el sustento
necesario, será posible iniciar la toma de decisiones que permita la reducción de estos
conceptos. En este caso apreciamos que el 19.91% representa una cantidad considerable
respecto del importe total de las ventas de la empresa; una proporción razonable de los
costos de calidad si se comparan con las ventas puede estar entre 2.50% y 3%.
Así como se realizó el análisis de uno de los trimestres de la empresa, es posible que se
compare la información de diferentes meses, trimestres o años, con la finalidad de analizar
las variaciones y desviaciones respecto a lo planeado.
EJEMPLO 2:
SOLUCIÓN:
Corporación Singer, S. A.
Informe de costos de calidad
De enero 2017 a diciembre 2018
Costos año 2018 Costos año 2017 Variación
Costos de prevención
Capacitación de calidad 80000 40000 40000 Aumentó
Total de costos de prevención 80000 40000 40000 Aumentó
Costos de evaluación
Inspección de productos 125000 100000 25000 Aumentó
Inspección de materiales 40000 60000 -20000 Disminuyó
Total de costos de evaluación 165000 160000 5000 Aumentó
c) En el supuesto de que los costos de calidad pudieran reducirse hasta 2.5% del
porcentaje total de las ventas, ¿cuánta utilidad adicional podría lograrse mediante
el mejoramieto de la calidad?
Año anterior (2017) total en costos de la calidad = $ 2,000,000 y % de ventas 20%
Si se redujeran los costos de calidad hasta 2.5% de las ventas, se obtendría una utilidad
adicional de $ 250,000 y quedando un total de costo de calidad de:
$ 1,545,000 – 0.025*($10,000,000)
PROBLEMA 1. Normalización.