CAPITULO ‘cuando erties necias denuncian of motive de uti lidades en nuestro sirters de ibva emorets ellos ‘gnoran el hecho de quo es un spayo econdmico de tedo derecho human qu poseemos,y sin at cust todos los derscnos pronto deseparece fen Dwiskr Eisennowen ‘Nuestra tare, hasta ahora inconclua, ee darnostor ‘quo i aspivacin del hombre, aun no satstechs, cue [a de progresoy justia soci, eto pods aican 2arse en un Marea de inetituionés democ tices Yolvamos nuevarente a wanstormar intra ampie sen un ergo! Ge idossrevolucionaine yestusrtos Joun Fitzcena.o KeNNeoyOBJETIVOS 1. Lograr que los responsables de planificar y organizer los almacenes pugnen por dar a conocer la importancia de éstos para que asi, les concedan la altura que deben acupar en la organizacién, 2. Desarrollar, en dichos responsables, criterios para aplicar conceptos y principios bésicos de administracién de almacenes, que sean sus guias para determinar objetivos, politicas, funciones y controles. TECNOLOGIA Nos asombr: sus técnicas de y sido un paso obl ‘un consumidor ¢ compra. Esta tec cesidades y hab: de nuevos mater a conocer Ja inve de procedimient mereados. En la miss intelectual y cul fesional y esta = siguela prosper EL PAPEL DEL! EN LA ORGAN Enel estudic es un medio par dades de la emp es un mal necess nuir utilidades funciones & las distribucién. También sel nizacién en la se almacén o de cox gador. Se estudiConceptos, objetivos y funciones basicas del almacén TECNOLOGIA ‘Nos asombra la velocidad con que avanzan hoy en dia los negocios, en sus técnicas de ventas, producciin y adntinistracién, Fsta aceleracion ha sido un paso obligado por la creciente demanda masiva de artfeulos para un consumidor cada vez mas exigente en la calidad y en el precio de lo que compra. Esta teenologia va a la par de Ia investigacién cientifica de las ne- cesidades y habitos del consumidor; va al mismo paso del descubrimiento de nuevos materiales para hacer mas funcional y bella la mercaneia, y da a conocer la inveneién de nuevos articulos para usos antes desconocidos y de procedimientos ms cientifices para preducirlos y distribuirlos en los En la misma carrera y con el mismo paso acelerado esta el desarrollo intelectual y cultural del hombre, esta su capacitacién como dirigente pro- fesional y est su propio bienestar econémico para integrarse al ritmo que sigue la prosperidad de la comunidad de la cual esmiembro, ELPAPELDELOS ALMACENES ENLA ORGANIZACION Enel estudio y la aplicacion de la administracién moderna, el almacé: es un medio para lograr economfas potenciales y para aumentar las util dades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya funcién principal es la de agregar gastos y dismi- nuir utilidades. Ahora se piensa de una manera eientifiea al integrar sus fanciones a las de ventas, compras, control de inventarios, produccién y distribucién, ‘Tambien se le da al almacén la altura que debe tener dentro de la orga- nizacion en Ja seleccién de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacén o de control de inventarios, hasta el titimo puesto de mozo o car- gador. Se estudia ciontificamente st localizacién, Ias medidas adecuadas 15de su dea y la divisién de sus espacios, los medios de almacenamiento y ‘manejo de productos y materiales, los disefios més indicados de estanteria xy, muy especialmente, los procedimientos y practicas administrativas que han de normar su funcionamiento econdmico y eficiente. Todo esto debe partir de la definicién y establecimiento de objetivosy politicas. Defincién del almacén, i] almacén es una unidad de servicio en la estructura orginica y funcional de una empresa comercial o industrial, eon objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento demateriales y productos. ELALMACEN EN LOS OBJETIVOS DELA ADMINISTRACION Una de las habilidades mas importantes del administrador moderno es la de mantener una inquietud constante, entre los miembros de su em- presa, para mejorar las operaciones administrativas y productivas, bus- cando siempre la manera de obtener mayores utilidades con menos inver- sign y esfuerzo. A su vez, la administracion de los almacenes es una de las ‘operaciones de mayor importancia para una compaiiia, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financiers, ademds es una funcién primordial en el plan general de 1a operacién de la empresa, donde cada actividad embona en un patrén caleulado para producir una aceién conjun- tay dirigida a una meta. Una administracién asf integrada tiene como fin la unificacion y coordinacién de todos los esfuerzos humanos para eonse- guir los objetivos con mayor efectividad y menor costo. 'Bs imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los alma cenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe reci- bir dela alta gerencia la informacion precisa y comprensible de tales obje~ tivos para que él y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que pueda delinearlasfunciones del almacén. jemplo de funciones del almacén: 1, Recibir para su euidado y proteccién todos los materiales y suminis- ‘troz: materias primas, materiales parcialmente trabajados, produe- tos terminados, y piezas y suministros para la fabricacién, para mantenimientoy para la oficina. 2, Proporeionar materiales y suministros, mediante solicitudes auto- rizadas, a los departamentos que los requieran. 3. Controlar los productos terminados para su posterior destino. 4, Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacién 0 de las ma- terias primas que se almacenen con el fin que maduren 0 se curen para poderlas utilizar (madera verde, cerveza, etc.) 5. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los luga- res destinados segtin los sistemas aprobados para clasificacién y lo- calizacion. 16 Capitulo 1 eee mahoyp seado, la equipos cién. Sim funcione Phe doterow‘Mantener las lineas de produccién ampliamente abastecidas de ma- terias primas, materiales indirectos y de todos los elementos nece- sarios para un flujo continuo de trabajo. . Custodiar fielmente todo Io que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado, Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el minimo de tiempo y costo posible. Lievar registros al dia de susexistencias. FUNCIONES DEL ALMACEN Como ya se dijo anteriormente, la manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el ta- mano y plan de organizacién de la compania, el grado de centralizacién de- seado, la variedad de productos fabrieados, la flexibilidad relativa de los, equipos y facilidades de manufactura y de la programacién de la produc cion. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunesa todo tipode almacenes: 1. Recepeién de materiales en el almacén. 2. Registro de entradasy salidas del almacén, 3, Almacenamiento de materiales, 4. Mantenimiento de materiales y del almaeén. - Despacho de materiales. '. Coordinacién del almacén con los departamentos de control de in- ventariosy de contabilidad. Conceptos, objeivos y funciones bisicas 17Principios basicos del almacén El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la em- presa, antes de ser requeridos para la administracién, la produecién, o la ventade articuloso mercancias. Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio segiin el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: produceién y ventas. Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un mo- vimiento rapido de entrada y salida, o sea una répida rotacién. Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo dei producto final sin agregarle valor, razén por la cual se debe conservar el minimo de existencias con el minimo de riesgo de faltan. tesy al menor costo posiblede operacién. ‘Los costosdel almacén pueden desmenuzarse como sigue: a) Interés sobre el capital inmobilizado representado por el valor de lasexistencias, b) Los gastosde seguro. ©) Elespacio ocupado al precio de la localidad por metro cuadrado. @) Laamortizacion del edificio y equipode almacenamiento y manejo. ©) Ladevaluaciéndelamereancia, #) Eldeterioro y la merma, 2) Los costos del personal del almaeén incluido lo nominal, las presta- ciones, las vacaciones, ete, Los siguientes prineipios son bésicos para todo tipo de almacén: 1. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe en- contrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén, 2. El personal de eada almacén debe ser asignado a funciones especiali- zadas, hasta donde sca posible, de recepcién, almacenamiento, regis- ‘ro, revisién, despacho y de ayuda en el control de inventarios, 8 10, 1. 12, 13, 4, 15.Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de sali- da, y ambas bajo control. + Hay que llevar un registro al dia y control interno de entradas y salidas, ._ Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacén, y a pro- gramacién y control deproduccién de las existencias. Se debe asignar una identifieacién a cada producto y unificarla por el nombre comtin y conocido de compras, control de inventarios y produccién. La identificacién debe estar codificada cuando sea posible. Cada material o producto se tiene que ubiear segan su clasifica- cign e identificacion en pasillos, estantes y espacios marcados con tuna nomenclatura que facilite la colocacidn en su lugar y la locali- zacién cuando haya de buscarse. Esta misma localizacion debe marcarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de existencias. Los inventarios fisicos deben hacerse tnicamente por personal ajeno al almacén. ‘Toda operacién de entrada o de salida del almacén requiere La do- ‘cumentaeién autorizada segiin un sistema establecido. Laentrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estard restringida al personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de almacenes, Los materiales almacenados deberdn obtenerse ficilmonte cuan- dose necesiton, La disposicion del almacén debera ser lo més flexible posible, es decir, deberd disponerse de manera que puedan hacerse modifica. ciones oampliaciones con una inversién minima adicional, 1 isposicion del almacén debers facilitar el control de los mate- riales. . El érea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almace- namiento propiamente dicho, debe ser tan pequefia como lo permi- tan las condiciones de operacién.Definicién de los conceptos “administracién” y “control” Administrar es dirigir los recursos fisicos, materiales y humanos, con una orientacién definida, hacia las metas y objetivos de la negociacién, ‘La.administracion moderna se ordena en los siguientes pasos dados en una secuencia légica: + Planeacién. + Organizacién. + Aplicacién. + Direccién. Planeaci6n. Todas las funciones y operaciones de 1a compaiia deben planearse antos de su ejecucién y desarrollo. La planeacién comprende basi- camente el establecimiento de metas a corto, mediano y largo plazo, la pla- neacién de objetivos de operacién para cada departamento y la planeacién de estrategias para el cumplimiento de cada uno de estos objetivos. Organizacion. Las funciones departamentales deben definirse en ‘una estructura orgénica integrada por un sistema de comunicacién que permita la interaccion total de sus operaciones. La organizacién comprende la actualizaciGn de los sistemas y provedi- ‘mientos que habran de normar las operaciones de la compania. Aplicacién. No bastaria con una excelente planeacién y una organi- zacién actualizada y bien definida en un manual de administracién si todos ‘sus componentes no han sido aplicados, es decir, si no fancianan con nor- masde eficienciaestablecidas Direccién. Es de esperarse que lo planeado, organizado y aplicado ten- ga variaciones en su desempefio. La direecién toma las decisiones oportu- ‘namente para corrogir el rumbo de la ejecueidn cada vez queestas variacio- nes se presentan. Es responsabilidad de todo jefe dirigir las operaciones de su érea becia los resultados esperados. Control. El concepto de control ha eambiado: el antiguo, que consistia en controlar cosas y gente, por el nuevo concepto de controlar resultados; es decir, ciony din ‘Eval 0, en por de planes cielo com presa no continua continua cias en le program: to, para definirse nimodei de tener! tivaolas aees decir, cotejar las metas deseadas en la planeacién, organizacién, aplica- ciény direccién con los resultados obtenidos Evaluacién. A través del control de los resultados se evaltia el progre- 0, en porcentaje, respecto de las metas y objetivos establecidos en las fases de planeacién, organizacién, aplicacién, direceién, control y evaluacién. Al terminar este ciclo se vuelve a planear y seguir todas las demés fases hasta una nueva evaluacién. ‘A este efreulo se le llama proceso administrativo; mientras gire en su ciclo completo se dice que la empresa est viva, cuando se estanea, la em- presa no puede sobrevivir en el mundo actual de los negocios que avanza continuamente (véase la figura 1.1). COORDINACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS CON LA FUNCION DE PRODUCCION Enel parrafo referente a la organizacién se dice que las funciones basi- cas de la empresa deben estar integradas en sistemas interrelacionados. La funcién de control de los inventarios, por lo tanto, no puede tratarse ais- ladamente como una unidad independiente de la de ventas, produccién, abastecimientoy distribucion. Controlar los inventarios consiste precisamente en Ievar una direccién continua de las operaciones que mantengan en un nivel dptimo las existen- cias en los almacenes. Habrdn de analizarse las necesidades de ventas, los programas de produccién y las oportunidades econémicas de abastecimien- to, para determinar el nivel ptimo de cada articulo. B! nivel éptimo puede definirse como la cantidad de existencia que resulta del equilibriode un mi- nimo de inversién, un minimo de costo de operacién y un minimo de riesgo de toner faltantes que entorpedean la produecion, a fieienciaadministra- tivaolas ventas. Eproecoadminiratva,Un departamento 0 seccién de la empresa debe orientar sus activida- des al calculo de los siguientes parémetros que servirdn de politicas para mantener el control deseado: a) Los pronésticos de ventas y los programas de produccién fabriles y administrativos. b) Eltamano éptimo de lote de compra. ©) Eltamatio dptimo de lote de produccién, @) Elaprovechamiento de descuentos de proveedores. @) Ladeterminacién de puntos de reorden. 1) Ladeterminacién de méximos y minimos. g) Eltamaiiode las reservasocantidades de seguridad. Para obtener el nivel éptimo caleulado, y para mantenerlo en las existen- cias, se requiere la coordinacién de las actividades de los departamentos de control de inventarios, produccién y abastecimiento, ventas y almacenes. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS La organizacién, segunda parte del proceso administrativo que s¢ ex- puso en parrafos anteriores, comprende la importante parte de los siste- ‘mas y procedimientos en todas las funciones de la empresa. Los sistemas y procedimientos que afectan a la organizacién del alma- cén deben estudiarse, definirsey aplicarse. Cada empresa tiene sus normas y procedimientos definidos de acuerdo con sus necesidades de operacién, y en cada una debemos asomarnos a los que ya estén establecidos con el fin de conocerlos, analizarlos y de ser posi- blesugerir mejoras que hagan mas 4gil y econdmica su operacin. ‘Podemos preguntarnos por ejemplo: + {Como se requiere el reabastecimiento proveniente del departamen- todecompras? + {Cémo se surten las requisiciones de materiales de los diferentes de- partamentos? + {Cémose llevan los registros de las existencias? + {Cémose clasifican los materiales? + {Cémose localizan losmaterialesenel almacén? 22 Capitulo t Lamere puede seria ePeriite ; : macenadora E 5.Tipos de almacén La mereancia que resguarda, custodia, controlay abastece un almacén puedeserla siguiente: + Materias primas y partes componentes. + Materiales auxiliares, + Productosen proceso, + Productos terminados. + Herramientas. + Refacciones, + Material dedosperdicio. + Materiales obsolotos. + Devoluciones. El negocio puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, al- macenadora 0 una tienda de productos de consumo. ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS Este almacén tiene como funcién principal el abastecimiento oportuno de ‘materias primas o partes componentes, a los departamentos de produccién, ‘Normalmente requiere tener tres secefones: + Recepeién. + Almacenamiento. + Entrega. Las dreas de recepcidn y entrega pueden estar dentro del almacén 0 bien fuera de él. ‘Un almacén central de materias primas puede tener uno o varios sub- almacenes en una planta, sogtin las necesidades del departamento de pro- duccién, o bien, localizados en varias plantas de un mismo negocio.ALMACEN DE MATERIALES AUXILIARES ‘Los materiales auxiliares, también Ilamados indirectos, son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para la fabricacién de una mereanciaseemplean: + Lubricantes. + Grasa, + Combustible. + Estopa, ete. ypara envasarloy empacarlo: + Papel. + Material de empaque, ete. Este almaeén puede ser una seccién del almacén de materias primas ‘cuando las necesidades de la organizacién no necesiten una instalacién. aparte. ‘La funcién del almacén de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno e informacién a: + Los departamentosde producci6n. + Alasecciéndeempaque. + Al departamento administrativo para el control contable y de rea- bastecimiento, ALMACEN DE MATERIALES EN PROCESO, bajo eustodia y control, intencionalmente previstos por la programacién, se ‘puede decir que estén én un almaeén de materiales en proceso. Puede haber ‘uno o varios de estos almacenes segiin las necesidades defabricacién. ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS, El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta ol momento de despachar los pedidos de los clientes. 2% Capitulo 1 ALMACEN DEH tasno durables tal ALMACEN DER Cuando el de rea de manufact almacén de refac: eldelosdemésaln ALMACEN DEM Los productos control de calidac ‘un control por sep partamento de cor de desperdicio un cién, debe destin ALMACEN DEN ‘Los materiale gramacién dela p posicién o por hab Larazénenes primas es que los nibles para loque ALMACENDED Aqui llegan 4 productos para reALMACEN DEHERRAMIENTAS Y EQUIPO Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encarga- do especializado, ofrece siempro grandes ventajas; muy especialmente para el control de esas herramientas y del equipo y uitiles que se prestan alosdistintos departamentos y operarios de produesion ode mantenimien- to, Este cuarto de herramientas guarda y controla también las herramien- tas nodurables tales como brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc. ALMACEN DEREFACCIONES Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del 4rea de manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacén de refacciones y herramientas con un control tan estricto como eldelosdemésalmacenes. ALMACEN DE MATERIAL DEDESPERDICIO Los productos, partes 0 materiales rechazados por el departamento do control de calidad y que no tienen salvamento o reparacién, deben tener un control por separado; éste queda, por lo general, bajo el cuidado del de- partamento de control de calidad. Siendo el renglén de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta directamente los costos de fabrica- ‘in, debe destinArsele un almacén decontrol. ALMACEN DE MATERIALES OBSOLETOS, Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la pro- gramacién de la produccién por falta de ventas, por deterioro, por descom- osicién o por haberse vencido el plazo de caducidad. Larazénen este caso para tener otro almacén separado del de materias primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios dispo- nibles para lo que s{esdeconsumo aetual, ALMACEN DE DEVOLUCIONES Aqui Iegan devoluciones de clientes. En él se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y entrada al almacén. Tipos de slmacén 25Resumen ‘Hasta aqui hemos visto prineipios, conceptos, funciones y objetivos; asf se puede pensar que todo ha sido silo teoria. Pues bien, toda teoria existente ha ‘enido siempre que salir de précticas y experiencias para pasar a lo abstracto -ymuevamente a lo pragmatico y itil, pero en forma ya organizada. ‘Algo sobre esto nos lo dice Douglas MeGregor: En las ciencias fisicas hay muchos fendmenos te6ricos que no pueden realizar- seen a practica. Ejemplos son el cero absoluto y el vacfo perfecto. Otros, como el poder nuclear, la aviacién en aparatos et y los vuelos espaciales tripulados fueron ‘reconocides como posibles tedricamente mucho antes de que se llevaran ala practi- ‘ca, Aun ai, la tooria no deja de ger menos util. De no ser por nuestras eonvicciones teGrieas ni intentariamos siquiera desarrollar los medios para que el hombre pu- diera lanzarse a la conquista del espacio. En realidad, si las ciencias fisieas no hu- bieran venido desarrollandose durante siglo y medio, todavia estariamos emplean- do los coches de caballos y Ia navegacién a vela para transportarnas. Casi todos Jos progresos tecnolégicos de importancia se basan en la formulacién de alguna teo- riatrascendental." ‘También encontramos referencias en lo que nos dice Peter Drucker: La planeacn eomiona con Is chietves el neg. En cada ren dels bjtivos senace pregunta qu dabernes hacer ny pra loa ovo de tains Para estructurar una nueva organizacién del almacén Io que hemos visto ahora se convierte en los bloques que sorportaran toda la estructura, tal como también dice Peter Drucker: El disefo y Ia estructura de Ia organizacion requiere pensar, analizar y un cenfoque sistemtico ala solucién de problemas. El primer pasoes sentar los cimien- ‘tos de la estructura con los bloques de la organizacién, esto es, las actividades que deben eecutarseen la estructura que soportarén la carga final del edificio-la orga- nizacién? Ahora para nosotros, los bloques de una nueva organizacién serén los principio, eonceptos, funcionesyy objetivos que vimos en este capitulo, vn it Bester cngennt faa pons Praca Hater © be Pah, Nora rte Dicker op. cit, pg. 28 6 CAPT