Técnicas De Supervisión

Los métodos o técnicas de la supervisión son formas determinadas de

hacer algo, es decir, son instrumentos con los que se logran resultados.
Incluyen planificación, organización, toma de decisiones, evaluación,
clasificación de puestos, sanciones disciplinarias, adiestramiento, seguridad e
infinidad de otras actividades similares.
 

El supervisor debe basarse teniendo en cuenta los objetivos y principios que

habrán de aplicarse y que deban realizarse mediante el empleo de varias
técnicas, por ejemplo :

El supervisor no puede hacer un proyecto sin considerar todos y cada uno de

los factore3 que tienen relación con los objetivos de la actividad planeada o
que impiden el logro del mismo. Esto debe abarcar una toma de decisiones,
orientación, coordinación, comprensión de los empleados y otras diversas
actividades relacionadas entre sí.

Lo fundamental, entonces, es que el supervisor debe seguir los principios y

aplicar los métodos y técnicas de supervisión de modo que todos los
conocimientos, especializaciones y aptitudes que les son propios se utilicen
para determinar la acción que debe emprender en cada una de las situaciones
a las que se enfrente, esta es la razón que hace de la supervisión un trabajo
difícil y exigente. Nunca será demasiado recalcar su importancia.

EL SUPERVISOR Y SUS OBLIGACIONES. RESPONSABILIDAD DEL

SUPERVISOR.
El supervisor es la clave de la comunicación correcta en cualquier
organización.

Es el centro de mensajes por el que tiene que pasar la información. Tiene que
canalizar la información en sentido ascendente para sus superiores, con el fin
de que estos puedan tomar decisiones inteligentes, y en sentido descendente
 para los subordinados, con el fin de
que estos sepan realmente cual es el
trabajo que deben hacer, cuando y
como tienen que hacerlo.

EL SUPERVISOR PROPORCIONA
GUÍA Y ORIENTACIÓN.
La capacidad del supervisor para
comprender a sus empleados y trabajar eficazmente con ellos y con las
personas con quienes esta en contacto determinara, en gran medida, su éxito
o su fracaso.

Uno de los factores mas importantes que contribuirán al éxito del supervisor en
todo cuanto haga es poseer y saber usar sus cualidades de orientador y guía.
He aquí algunas de sus cualidades:
 Estar bien enterado de las personas y su trabajo.
 Tener confianza en si mismo.
 Hacer hincapié en la actividad esforzada y constante.
 Tener actitudes objetivas.
 Ser sencillo.
 Ser capaz y tomar decisiones acertadas.
 Estar dispuesto a emprender una acción contraria cuando sea necesario.
 Ser capaz de resistir presiones

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS DE LA SUPERVISION

EL SUPERVISOR Y SUS OBLIGACIONES. RESPONSABILIDAD DEL

SUPERVISOR.
El supervisor es la clave de la comunicación correcta en cualquier
organización.

Es el centro de mensajes por el que tiene que pasar la información. Tiene que
canalizar la información en sentido ascendente para sus superiores, con el fin
de que estos puedan tomar decisiones inteligentes, y en sentido descendente
para los subordinados, con el fin de que estos sepan realmente cual es el
trabajo que deben hacer, cuando y como tienen que hacerlo.
 EL SUPERVISOR PROPORCIONA GUÍA Y ORIENTACIÓN.
La capacidad del supervisor para comprender a sus empleados y trabajar
eficazmente con ellos y con las personas con quienes esta en contacto
determinara, en gran medida, su éxito o su fracaso.

Uno de los factores mas importantes que contribuirán al éxito del supervisor en
todo cuanto haga es poseer y saber usar sus cualidades de orientador y guía.
He aquí algunas de sus cualidades:
 Estar bien enterado de las personas y su trabajo.
 Tener confianza en si mismo.
 Hacer hincapié en la actividad esforzada y constante.
 Tener actitudes objetivas.
 Ser sencillo.
 Ser capaz y tomar decisiones acertadas.
 Estar dispuesto a emprender una acción contraria cuando sea necesario.
 Ser capaz de resistir presiones
DIAGRAMA DE RELACIONES

El diagrama de relaciones (DR) es básicamente un método de inducción lógica

que permite aclarar las causas y sus relaciones para identificar, confirmar y
seleccionar las causas originales más importantes que afectan a un problema en
análisis.

Se utiliza principalmente para resolver problemas complicados, estableciendo y

aclarando las interrelaciones entre diferentes causas (factores) que afectan a un
mismo resultado.

PROCEDIMIENTO

El diagrama de relaciones debe ser probado por personas relacionadas con el

problema y posterior a la elaboración del diagrama de causa y efecto.
 Escriba el enunciado del problema en 
el centro de una pizarra o rotafolio y
enmárquelo.

 Anote alrededor del problema las

causas principales (3 a 5)
seleccionadas en el diagrama de
causa y efecto y defina el resultado
que corresponde a cada causa.
Relacione las causas mediante
 flechas.

 Identifique las causas que originan los resultados definidos en el paso

anterior. Vuelva a definir los resultados de estas nuevas causas (enciérrelas
en un círculo) y así sucesivamente, hasta llegar a identificar las “causas
origen” del problema, o sea el fenómeno fuente que origina el
problema. Relacione los resultados y sus causas mediante flechas.
  
  
 La relación mediante flechas es muy importante porque en base a ello se
podrá efectuar el análisis y seleccionar posteriormente las causas más
importantes.
  
 Verifique el diagrama y corríjalo (generalmente es necesario corregirlo 2 o 3
veces).
  
 Seleccione las causas a eliminar para resolver el problema, considerando
los resultados que más causas les afecten y las “causas origen”.

IMPORTANTE

Frecuentemente las tarjetas creadas mediante un diagrama de afinidad

constituyen el punto de partida para un DR. Tres métodos comunes para usar las
tarjetas del diagrama de afinidad como entrada a un diagráfico de interrelaciones,
son:

 Usar solamente las tarjetas encabezadoras del diagrama de afinidad. Este

método concentra el diagráfico sobre las relaciones secuenciales y lógicas
entre las ideas que forman la estructura latente del problema.
 Usar las tarjetas que están debajo de una encabezadora. Este método
concentra el diagráfico sobre las relaciones secuenciales y lógicas entre las
ideas que comprenden uno de los bloques de construcción básicos
(estructura latente) del problema.
 Usar todas las tarjetas del diagrama de afinidad. Este método concentra el
diagráfico en todos los aspectos del problema pero puede resultar un
procedimiento difícil de manejar.

 
Diagrama de árbol (sistemático)

En términos generales, el Diagrama de Árbol es un método para definir los medios

para lograr una meta u objetivo final (tema). Implica desarrollar un objetivo en una
serie de medios en multietapas: Medios primarios, secundarios, etc. y acciones
específicas.

Ejemplo

En el proceso de análisis y solución de problemas se utiliza básicamente para

definir u organizar las acciones correctivas (contramedidas) para eliminar las
causas de cierto problema con el fin de prevenir su recurrencia. Esta herramienta
es una extensión del concepto de análisis de valor (análisis funcional del valor
técnico), que muestra las interrelaciones entre las metas y los medios (medidas)
para lograrlas.

PROCEDIMIENTO

El procedimiento para elaborar un diagrama de árbol es el siguiente:

A)        Establezca el objetivo final a lograr. Por ejemplo, puede ser

solucionar un problema (resultado no deseable) o lograr cierto resultado.
B)        Defina los medios.
1.         Obtenga lo más posible de información (datos verbales) sobre los medios
necesarios para lograr el objetivo final. Realice una tormenta de ideas, anote las
opiniones en un rotafolio.
2.         Clasifique los medios en primarios1 secundarios, etc. y acciones
específicas. La definición de los medios puede partir de medios ya establecidos.
Por ejemplo para el caso de solución de un problema, los medios primarios serían
las 4 emes (factores principales) del diagrama de causa y efecto.
C)        Evaluación. Los medios (medidas) deben separarse en los que sí pueden
ser implementados actualmente y los que no; por tanto es necesario evaluarlos.
D)        Elabore el diagrama de árbol. Escriba el objetivo final en el lado izquierdo
del rotafolio y ordene los medios que son requeridos para lograr dicho objetivo.
Arregle la información sistemáticamente en el lugar correspondiente.
Para elaborar el diagrama es opcional el utilizar cartas, las cuales son necesarias
de elaborar previamente.
E)         Analice el diagrama. Verifique si el diagrama es apropiado o no; si es
necesario definir otros medios o acciones que no fueron establecidos en paso B).

Ejemplo

Recuerde el diagrama de afinidad con relación a: "¿Cuáles son los

problemas para lograr una transformación total de la calidad?" Supongamos
que el equipo que estudia esta cuestión decide concentrarse en el entrenamiento.
El equipo identifica cuatro sub ideas principales en relación con el entrenamiento:
a) su estructura; b) el instructor; c) los participantes; d) el medio ambiente.

La figura anterior muestra los resultados del equipo tratando de ampliar el

subtema del medio ambiente. Los subtemas son:

 Antes
  Durante
 Después

Después, el equipo amplía "durante," lo cual lleva a "externo" e "interno.

Finalmente, el equipo amplía "externo" a "carga de trabajo adaptada mientras dura
el entrenamiento"; es decir, esta es una cuestión sobre la cual se puede actuar. El
nivel de detalles en la figura siguiente se amplía hasta determinarse las cuestiones
sobre las cuales se puede actuar, lo cual, si se logra, resultará en una
transformación total de la calidad.
DIAGRAMA MATRICIAL

El diagrama matricial es un método para organizar datos verbales con la finalidad

de establecer conclusiones para resolver o prevenir problemas, a través de
relacionar varios factores o elementos de ciertos eventos.

Específicamente, este diagrama es una tabla de datos que muestra la relación

entre los diferentes elementos de dos eventos o aspectos, arreglándolos en
renglones y columnas en forma de matriz. esto permite analizar la relación y tipo
que existe entre dichos elementos con el fin de establecer conclusiones en función
de sus intersecciones.

En la siguiente figura, A y B son los eventos relacionados con el problema (a1,

a2, ...., an) son los elementos de A; (b1, b2, ...., bn) son los elementos de B. Todas
las relaciones entre los elementos de A y los elementos de B son obtenidos en las
intersecciones entre renglones y columnas.

En las intersecciones se analiza la relación, dependencia o grado de ésta. es

claro que las ideas o “pistas” para resolver el problema pueden ser fácilmente
establecidas en función de las conclusiones.

Otra forma de obtener las “pistas” para resolver o prevenir el problema es

identificando las columnas o renglones que tengan más intersecciones.

Procedimiento:

Los pasos recomendados para construir un diagrama matricial son los

siguientes:

A.         Defina el propósito general para construir la matriz. Este puede ser el
problema a analizar, o el tema de estudio, por ejemplo:

Demasiada demora en el número de llamadas

B.         Identifique los dos eventos o aspectos a relacionar y desglóselos en sus

elementos o partes, por ejemplo:
 Aspectos a relacionar y sus elementos
  2. Trabajo
1. Recursos
 Facilidades    Recibo

 Personal    Descarga

 Material    Registro

     Inspección

     Almacén

C.         Dibuje el formato para la matriz correspondiente, anotando los eventos

o aspectos y sus elementos identificados.

D.         Llene cada intersección con la información correspondiente a la

relación entre los elementos. Por ejemplo:

Análisis matricial para mejorar el recibo de materiales

E.         Establezca conclusiones.

En las intersecciones están las “islas” para resolver el problema o aprovechar

áreas de oportunidad. En este ejemplo el esfuerzo debe concentrarse en la
descarga.

DIAGRAMA MATRICIAL
EJEMPLO
Relación entre características de calidad funcionales y no funcionales
Producto: Rollo de papel para periódico

Nota:    Las características de calidad funcionales o verdaderas (CV) son las

cualidades o atributos del producto que el consumidor identifica benéficas e
importantes para él y por las cuales decide su compra. Las no-funcionales o
sustitutas (CS) son resultado del proceso y de las cuales dependen las
funcionales.

En este ejemplo podemos establecer la relación entre ambas características de

calidad y cuáles de las sustitutas son la críticas a controlar.

En el siguiente ejemplo es evidente las causas de la situación actual del

medicamento “Z” en el mercado y qué es lo que se tiene que hacer.
  ¤= Mejor
Opiniones de consumidores: ¢= Regular
  s= Mala

La siguiente tabla muestra la relación respecto a las preferencias de los

consumidores.

EJEMPLO
DIAGRAMA MATRICIAL
Producto: Medicamento “z”
CV = Características de calidad verdaderas

HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS DE LA SUPERVISION

La supervisión de empleados es una herramienta que ayuda al personal directivo y
administrativo a evaluar a su personal de acuerdo a las conductas que muestran
con regularidad.
Cuando se realiza de manera efectiva, la supervisión de empleados puede
detectar problemas y áreas de oportunidad para el crecimiento de la empresa.
Existen muchas formas de realizar la supervisión de empleados , y por lo general,
las empresas eligen opciones tradicionales. Un ejemplo son los formularios
impresos y auditorías regulares.
Sin embargo, en los últimos años, también este proceso se ha digitalizado. Las
aplicaciones tecnológicas ofrecen más opciones para empresas de todos los giros
y tamaños.
Estas son nuestras recomendaciones para tus procesos de supervisión de
empleados.
1. Rastreo de vehículos de la empresa
Si tu empresa requiere de vehículos para transporte de material o personal, una
manera de implementar la supervisión de empleados es utilizar otras
herramientas.
Algunas sugerencias son GPS y controles de kilometraje para verificar que los
vehículos se utilicen adecuadamente y con aprobación de la administración.
2. E-mails
La comunicación con proveedores, clientes y colaboradores es otra de las
actividades regulares.
Con fines de supervisión de empleados, es importante mantener un respaldo de
los correos electrónicos e información en estos. También de notificaciones de
cambios o decisiones importantes al personal pertinente.
3. Grabación de pantallas
Una de las quejas en las oficinas es la baja productividad  por distracciones o mala
administración del tiempo. Una idea útil para la supervisión de empleados es
utilizar una herramienta de grabación de pantallas.
Estas se instalan en los equipos de cómputo y permiten observar en tiempo real 
lo que tus empleados visualizan en sus equipos a lo largo del día.
4. Videovigilancia
Otra manera de lograr mejores resultados mediante supervisión de empleados  es
implementar un sistema de videovigilancia.
Se ha comprobado que un sistema de cámaras de seguridad puede afectar
positivamente a la productividad de los empleados.
Otros usos son prevenir robos y servir como evidencia en caso de accidentes o
emergencias.
5. Uso de Internet
¿Tu personal necesita utilizar internet para cumplir con sus deberes? Si la
respuesta es sí, probablemente hayas considerado implementar supervisión de
empleados.
Similar a la grabación de pantallas, el limitar el uso de internet puede ser de
ayuda. En muchas empresas, esto significa bloquear direcciones de internet en los
equipos de cómputo.
Así, los empleados solamente tienen acceso a las herramientas que
necesitan. Por ejemplo, permitir el acceso a facebook de tu área de marketing
digital y restringir esa red social en el área de recursos humanos o contabilidad.
6. Uso de Líneas Telefónicas
Tanto si tu empresa tiene un equipo de ventas, como si necesita mantener
contacto con proveedores y asociados, lo más seguro es que tengas que utilizar
líneas telefónicas.
Para la supervisión de empleados, se recomienda mantener un control del uso del
teléfono para el seguimiento que se hace a los pedidos y contactos. También, para
evaluar cualquier acción sospechosa o anomalía a la hora del pago de servicios.
7. Acceso con identificación
En algunas empresas, otro factor para la supervisión de empleados cumple
mayores funciones: las identificaciones.  Además de ayudar a diferenciar a sus
empleados por área, puede tener otros usos.
Ahora, se implementa la tecnología para otorgarles acceso a áreas específicas,
especialmente en zonas en las que puede haber equipo, maquinaria o material
contabilizado en el inventario.
Con estas identificaciones, es posible registrar con exactitud quién entra a dónde y
durante cuánto tiempo está ahí antes de volver a su área designada, minimizando
riesgos.
En resumen, la supervisión de empleados es un elemento importante para evaluar
su rendimiento en la empresa y la manera en la que se desenvuelven. Puede
validar la selección de recursos humanos y verificar su efectividad. También tiene
usos relacionados a la seguridad de tus activos, y a la seguridad de tu
información.
Cuando se aplica de manera correcta, la supervisión de empleados da la
oportunidad a las empresas de detectar cuáles son las conductas que generan un
impacto positivo y cuáles son aquellas que deben corregirse mediante
capacitaciones, además de auditar aquellas que requieren un proceso mucho más
detallado.
Esperamos que este artículo haya sido de utilidad para ti. ¿Quieres recibir más
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