Está en la página 1de 10

Tabla 3.1.

  Ejemplo de plan de integración


Documentos Plazo para la
Acciones para la integración Nuevos documentos Responsable Recursos necesarios
actuales integración
Formar al personal involucrado
Comunicar puesta en marcha del plan
Comprensión de la organización y su contexto
Comprensión de los requisitos de las partes interesadas
Alcance del SIG
Liderazgo y compromiso
Política integrada
Requisitos comunes a integrar

Roles, responsabilidades y autoridades


Objetivos y programas
Recursos
Competencia
Toma de conciencia
Comunicación
Documentos del SIG y su control
Seguimiento y medición
Auditoría interna
Revisión por la dirección
Mejora continua
El sistema integrado de gestión
Requisitos homólogos a integrar

Riesgos y oportunidades
Requisitos legales y otros requisitos
Control de los equipos de seguimiento y medición
Planificación y control operacional
Preparación y respuesta ante emergencias
Diseño y desarrollo
Compras
Incidentes, no conformidades y acciones correctivas
Aprobar nuevos documentos
Verificar la adecuación y eficacia de las acciones implantadas
(auditoría integrada)
Tabla 6.1.  Ejemplo de riesgos y oportunidades en un sistema integrado de gestión
RIESGOS Y OPORTUNIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Probabilidad
Impacto
(Riesgo) Acción
Descripción de las (Riesgo /
Fuente de riesgo / oportunidad Riesgos / oportunidades Viabilidad Total Sí (P × I ≥ 4); Acciones a implantar
consecuencias / beneficios Oportunidad)
(Oportunidad) (V × I ≥ 4) / NO
1-Baja / 2-Media / 3-Alta
Análisis del contexto (C) R:  Avería en maquinaria • Interrupción de la actividad
Obsolescencia de maquinaria y 2 1 2 No
activos
Análisis del contexto (C) R: Realización descoordinada de • Pérdida de esfuerzos Elaborar un plan estratégico
Ausencia de un plan estratégico y de actividades estratégicas o de marketing (eficiencia) 2 2 4 Sí y de marketing
marketing • Desmotivación
Análisis del contexto (C) O: Diversificar productos y servicios • Incremento del negocio Crear un proceso de gestión
Diversificación de productos y 3 2 6 Sí de la I+D+i
servicios
… … • … … … … … …
Análisis del contexto (MA) R: Generación de ruidos por encima de • Quejas o denuncias
Viviendas cerca de nuestras los límites permitidos 1 2 2 No
instalaciones
Análisis del contexto (MA) R: Acumulación de residuos generados • Deterioro de la imagen Contactar con la empresa
Nave de carpintería metálica contigua por la nave de carpintería metálica • Pérdida de clientes vecina para plantearles los
3 2 6 Sí
a nuestras instalaciones vecina problemas identificados y
posibles soluciones
… … • … … … … … …
Análisis del contexto (S) R: Realización de tareas con falta de • Generación de fallos Elaborar e implantar un plan
Desmotivación del personal atención 2 3 6 Sí de motivación del personal
• Aparición de incidentes
Análisis del contexto (S) R: Se asumen tareas para las que no se • Aparición de incidentes
Delegación de tareas a veces sin tiene la competencia necesaria 1 2 2 No
criterio
Análisis del contexto (S) O: Mejorar orden y limpieza de nuestras • Mejora de la imagen Poner en marcha un
Orden y limpieza instalaciones • Disminución de incidencias 2 3 6 Sí programa de orden y
limpieza según 5S
… … • … … … … … …

Partes interesadas R: Pérdida del contrato con la marca si • Pérdida de negocio


1 3 3 No
Propietario de la marca perdemos la certificación ambiental
Partes interesadas R: Incumplimiento de plazos de pago • Pérdida de imagen
Proveedores 2 1 2 No
• Quejas

(continúa)
RIESGOS Y OPORTUNIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Probabilidad
Impacto
(Riesgo) Acción
Descripción de las (Riesgo /
Fuente de riesgo / oportunidad Riesgos / oportunidades Viabilidad Total Sí (P × I ≥ 4); Acciones a implantar
consecuencias / beneficios Oportunidad)
(Oportunidad) (V × I ≥ 4) / NO
1-Baja / 2-Media / 3-Alta
Partes interesadas R: Existencia de pocas empresas que • Incumplimiento de objetivos Iniciar la búsqueda de otros
Proveedores (de materiales) cumplan con los requisitos relativos ambientales proveedores que puedan
al porcentaje de reciclabilidad de 3 2 6 Sí ofrecer un mayor % de
materiales reciclabilidad o productos
más “verdes”
Partes interesadas R: No les llega información sobre • Incumplimiento de requisitos Intensificar las campañas
Empleados requisitos del SIG relacionados con • Deterioro de la imagen de sensibilización entre los
calidad, medio ambiente y SST empleados informando
• Reclamaciones 2 3 6 Sí
de las consecuencias
potenciales de desviarse de
los procedimientos
Partes interesadas O: Aprovechar las ideas de mejora • Mejora de resultados Crear un concurso para
Empleados (calidad, ambientales y de SST) de los 2 2 4 Sí premiar las mejores ideas
trabajadores propuestas
… … • … … … … … …

Aspectos ambientales R: Avería en el separador de • Mezcla de residuos Acciones de formación


(Residuo de lodos de lavado) hidrocarburos y sensibilización de los
Requisitos legales 2 2 4 Sí operarios sobre túnel de
(Leyes autonómica y nacional de lavado y mantenimiento del
residuos) separador

Aspectos ambientales R: Que el gestor aumente costes • Deterioro de resultados


(Residuo de lodos de lavado) económicos
Requisitos legales 2 1 2 No
(Leyes autonómica y nacional de
residuos)
Aspectos ambientales O: Reducción del consumo de agua por • Mejor desempeño ambiental • Instrucción operativa
(Consumo de agua en la estación de optimización de los parámetros en los • Reducción de costes para el funcionamiento
autolavado) programas de lavado o cambios en la y mantenimiento de la
Requisitos legales instalación o utilización de productos estación de lavado
que requieran menos agua 2 2 4 Sí
(Leyes autonómica y nacional de • Acciones de formación
aguas) y sensibilización de
operarios sobre la
actividad de lavado
… … • … … … … … …

(continúa)
RIESGOS Y OPORTUNIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Probabilidad
Impacto
(Riesgo) Acción
Descripción de las (Riesgo /
Fuente de riesgo / oportunidad Riesgos / oportunidades Viabilidad Total Sí (P × I ≥ 4); Acciones a implantar
consecuencias / beneficios Oportunidad)
(Oportunidad) (V × I ≥ 4) / NO
1-Baja / 2-Media / 3-Alta
Peligros y riesgos laborales R: Que no se realice la coordinación • Incidentes
(Coordinación de actividades con autónomos • Sanciones
empresariales) 1 3 3 No
Requisitos legales
(Ley 31/1995 y RD 171/2004)
Peligros y riesgos laborales R: No realizar un mantenimiento • Interrupción de la actividad Instalar una aplicación
(Utilización de máquinas y adecuado de los equipos • Fallos en producción informática para el
herramientas) 2 3 6 Sí control del mantenimiento
• Incidentes programando alertas de
Requisitos legales
(RD 1215/1997) mantenimiento de equipos

Peligros y riesgos laborales O: Poner en marcha proyectos de • Disminución de las bajas Poner en marcha una
(Investigación de incidentes / promoción de la salud escuela de espalda
vigilancia de la salud) 2 2 4 Sí
Requisitos legales
(Ley 31/1995)
… … • … … … … … …

Proceso operativo R: Recomendar al cliente modelos no • El cliente no compra


Venta de productos acordes con su necesidad • El cliente se siente engañado 1 2 2 No
(insatisfacción)
Proceso operativo R: No cumplir con la ley orgánica de • Denuncias Incluir cláusula de
Venta de productos protección de datos (LOPD) • Sanciones 2 2 4 Sí confidencialidad en la ficha
de cliente
Proceso operativo O: Vender otros servicios asociados • Mejorar resultados • Crear servicios adicionales
Venta de productos como extensión de
garantía, servicio
de mantenimiento
integral, adquisición de
2 2 4 Sí equipamiento… (prioritario
en el nuevo proceso de
gestión de la I+D+i)
• Incorporar al proceso de
ventas
… … • … … … … … …
Tabla 6.11.  Ejemplo de formato para la planificación de los cambios
¿Se ha considerado
Origen Comprobación
Funciones / el cambio en el ¿Analizado
del cambio Responsable Acciones a Fecha de Documentación de la eficacia
responsabilidades programa de en la revisión
(véase la del cambio implantar implantación modificada de las acciones
afectadas auditoría interna? por la dirección?
tabla 6.12) implantadas
(sí / no)

Tabla 6.12.  Ejemplo de tabla de códigos de los posibles orígenes de los cambios
Código Origen del cambio
01 Producción y prestación del servicio
02 Riesgos para la SST
03 Requisitos legales y otros requisitos
04 Nuevos conocimientos
05 Nueva tecnología
06 Aspectos ambientales
07 Nuevas ubicaciones de los lugares de trabajo
08 Organización del trabajo
09 Condiciones de trabajo
10 Equipos
11 Fuerza de trabajo
12 Otros (especificar)
13 Cambios no previstos
Tabla 7.1.  Herramientas organizativas en función del grado de madurez
de la organización vs. finalidad o uso
BAJO MEDIO AVANZADO

Acciones para captar Acciones para captar Acciones para captar


conocimiento del exterior conocimiento del exterior conocimiento del exterior

• Suscripciones a revistas/periódicos/boletines • Gestión de colaboraciones (clientes, • Consultoría externa/sistemas de consultas a


• Informes de prospectiva proveedores, centros tecnológicos, expertos
• Estudios de mercado asociaciones sectoriales, universidades, • Formación outdoor
medios de comunicación...) • Benchmarking externo
• Encuestas de satisfacción (clientes,
proveedores...) • Vigilancia tecnológica • Fusiones/adquisiciones de empresas
• Formación externa • Redes de colaboración
• Jornadas/seminarios/fórums/simposios • Redes de conocimiento
• Incorporación de nuevo personal • Círculos de prensa
• Subcontratación/externalización del servicio

Acciones para captar Acciones para captar Acciones para captar


conocimiento del interior conocimiento del interior conocimiento del interior

• Desayunos de trabajo • Círculos de calidad • Consultoría interna/sistemas de consultas a


• El café del conocimiento • Círculos de creatividad e innovación expertos
• Formación interna • Círculos de prensa • Centros de excelencia y recursos
• Boletín/periódico empleado (interno) • Equipos virtuales
• Reuniones (departamentales, de coordinación) • Narrativas, storytelling
• Planes corporativos (estrategia, MKT, RRHH, • Sistema de rotaciones
SI, etc.) • Mentoring
• Equipos de trabajo multidisciplinares

Acciones para explicitar Acciones para explicitar Acciones para explicitar


el conocimiento el conocimiento el conocimiento

• Desayunos de trabajo • Repositorio de buenas prácticas • Definición de puestos de trabajo y perfiles


• El café del conocimiento • Repositorio de lecciones aprendidas profesionales
• Formación interna • Benchmarking interno • Clasificación en base a las competencias
• Boletín/periódico empleado (interno) • Implantación de sistemas de gestión ISO profesionales (páginas amarillas internas)
• Soportes de conocimiento no informatizados • Feedback 360º • Narrativas, storytelling
(centro de documentación, archivo...) • Sistema estratégico de control de gestión de
• Tablón de anuncios tangibles e intangibles (cuadro de mando
integral)
• Buzón de sugerencias
• Benchmarking externo
• Planes corporativos (estrategia, MKT, RRHH,
SI, etc.) • Implantación de sistemas de gestión EFQM
• Presentaciones d eplanes corporativos • Patentes
(dirección a empleados)
• Manual de acogida

Acciones para compartir, distribuir Acciones para compartir, distribuir Acciones para compartir, distribuir
y/o almacenar el conocimiento y/o almacenar el conocimiento y/o almacenar el conocimiento

• Reuniones (departamentales, de • Redes de colaboración • Clasificación en base a las competencias


coordinación...) • Redes de conocimiento profesionales (páginas amarillas internas)
• Grupos de apoyo • Repositorio de buenas prácticas • Centros de excelencia y recursos
• Planes corporativos (estrategia, MKT, RRHH, • Repositorio de lecciones aprendidas • Equipos virtuales
SI, etc.) • Benchmarking interno • Narrativas, storytelling
• Presentaciones planes corporativos (dirección • Círculos de calidad • Sistema de rotaciones
a empleados • Crear espacios de colaboración/compartición
• Círculos de creatividad e innovación
• Convivencias de conocimiento (BA)
• Círculos de prensa
• Manual de acogida • Sistema estratégico de control de gestión de
• Implantación de sistemas de gestión ISO
• Equipos de trabajo multidisciplinares tangibles e intangibles (cuadro de mando
• Coaching
integral)
• Feedback 360º
• Benchmarking externo
• Mentoring
• Implantación de sistemas de gestión EFQM

Fuente: Norma UNE 412001:2008 IN Guía práctica de gestión del conocimiento.


Tabla 7.2.  Herramientas tecnológicas en función del grado de madurez
de la organización vs. finalidad o uso
BAJO MEDIO AVANZADO

Acciones para captar Acciones para captar Acciones para captar


conocimiento del exterior conocimiento del exterior conocimiento del exterior

• Correo electrónico • Sistema de gestión de clientes y • E-learning


• Acceso a internet contactos (CRM) • Sistema extranet
• Boletín externo/newsletter • Sistema de aprovisionamiento e integración
con proveedores (SCM)
• Sistema de comercio electrónico (venta por
internet) (e-commerce)
• Blogs/weblogs/bitácoras
• Wikis

Acciones para captar Acciones para captar Acciones para captar


conocimiento del interior conocimiento del interior conocimiento del interior

• Correo electrónico • Sistema de gestión de clientes y • Herramienta para el análisis y explotación de


contactos (CRM) los datos (mediante sistemas de inteligencia
• Sistema de gestión integrados (ERP) de negocio (EIS), dataware house, data
• Sistema para el análisis y explotación de datos mining, etc.)
• Servicio de foros • E-learning
• Servicio de chat • Comunidades virtuales (CoP,s)
• Mensajería instantánea • Sistema intranet
• Blogs/weblogs/bitácoras
• Wikis

Acciones para explicitar Acciones para explicitar Acciones para explicitar


el conocimiento el conocimiento el conocimiento

• Puesto de trabajo informatizado • Pagina web/portal corporativo • Herramienta para el análisis y explotación de
• Correo electrónico • Sistema de gestión de clientes y los datos (mediante sistemas de inteligencia
• Aplicaciones básicas de ofimática contactos (CRM) de negocio (EIS), dataware house, data
• Sistema de gestión integrados (ERP) mining, etc.)
• Bases de datos
• Sistema de servidor de datos • Sistema encaminado a la pronta localización
• Sistemas de back up
de personas con perfiles y experiencias
• Herramienta de búsqueda de información
determinadas (páginas amarillas)
interna
• Sistema estratégico de control de gestión de
• Sistema de gestión documental
tangibles e intangibles (cuadro de mando
• Sistema para el análisis y explotación de datos integral)
• Sistema de flujos de trabajo • Comunidades virtuales (CoP,s)
• Servicio de foros • Sistema intranet
• Boletín digital interno • Blogs/weblogs/bitácoras
• Tablón de anuncios virtual • Wikis

Acciones para compartir, distribuir Acciones para compartir, distribuir Acciones para compartir, distribuir
y/o almacenar el conocimiento y/o almacenar el conocimiento y/o almacenar el conocimiento

• Correo electrónico • Pagina web/portal corporativo • Servidor web


• Sistema de red local informática • Sistema de gestión de clientes y • Herramienta para el análisis y explotación de
• Bases de datos contactos (CRM) los datos (mediante sistemas de inteligencia
• Sistema de gestión integrados (ERP) de negocio (EIS), dataware house, data
• Sistema de servidor de datos mining, etc.)
• Herramienta de búsqueda de información • Sistema encaminado a la pronta localización
interna de personas con perfiles y experiencias
determinadas (páginas amarillas)
• Sistema de gestión documental
• Sistema estratégico de control de gestión de
• Sistema de flujos de trabajo
tangibles e intangibles (cuadro de mando
• Servicio de foros integral)
• Servicio de chat • Comunidades virtuales (CoP,s)
• Mensajería instantánea • Sistema intranet
• Boletín digital (interno, externo) • Sistema extranet
• Tablón de anuncios virtual • Sistema de videoconferencia
• Blogs/weblogs/bitácoras
• Wikis

Fuente: Norma UNE 412001:2008 IN Guía práctica de gestión del conocimiento.


Procedimiento Área/Departamento Responsable del proceso Elaborado por Revisado por Aprobado por Página
BODEGAS
JONA PO-01. RECEPCIÓN Y DESCARGA DE LA UVA Logística Operario de descarga Operario de descarga Enólogo Gestor de la bodega 1 de 1

Objeto/Alcance Versión Página Descripción del cambio sobre la versión anterior

Dar entrada en bodega a las partidas de uva evitando situaciones que puedan repercutir en la calidad del producto final 1 00/00/00 Versión inicial

REQUISITOS DE CALIDAD DEL PRODUCTO ENTRADAS: SALIDAS:


GESTOR DE LA OPERARIO OPERARIO TRANSPORTISTA/ INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA/
doc. ref., datos, resultados
BODEGA/ENÓLOGO DE DESCARGA DE BÁSCULA PROVEEDOR OBSERVACIONES
materiales, etc. (registros)
• Racimos enteros
• Uvas no dañadas o aplastadas
1. Previsión de 1. Diariamente el gestor de la bodega
• Uvas no sobremaduradas o todavía verdes 1. Plan diario de
Planificar vendimia planificará las entradas de uva
• Uvas no afectadas por la podredumbre recepción (R)
la entrada de uva 1 correspondientes al día siguiente
del día siguiente
MEDIO AMBIENTE

Causa/
Aspecto ambiental Controles a realizar
Operación
Recibir al transportista/
Funciona- proveedor y comprobar
Consumo de Utilizar racionalmente los
miento de la visualmente la carga 2
energía recursos
instalación

Utilizar racionalmente los


Consumo de agua Limpieza
recursos Sí ¿La uva cumple
los requisitos
Depositar en los lugares de calidad?
Raspón, brisa Descarga
identificados para ello 3. Incidencia
No en el plan
Mediante el alcantarillado diario de
Aguas residuales Limpieza se recogen en estación Rechazar descarga
3 recepción (R)
depuradora y anotar incidencia

• Evacuar el mosto por el


grifo habilitado para ello 4/5/12. Boletín
Vertido de mosto Descarga • Mediante el alcantarillado Pesar la uva de entrada
se recogen en estación 4 (R)
depuradora

SEGURIDAD Y SALUD LABORAL EN EL TRABAJO 5. En el boletín de entrada se registran:


Completar el boletín de número de entrada, fecha, hora y
Riesgos relevantes Medidas preventivas entrada y entregar copia variedad de uva.
al transp./proveedor 5 Una copia del boletín de entrada se le
• Apilar los materiales de forma segura y
Caída de objetos estable para evitar posibles caídas entrega al transportista/proveedor
por desplome o • Extremar las precauciones al transportar,
derrumbamiento apilar o desapilar palots si hay personal No ¿Descarga directa
cerca trabajando
en la tolva?
Proyección de • Utilizar gafas de seguridad cuando se
fragmentos o usen sustancias químicas o haya contacto Sí
partículas con líquidos
Indicar la tolva de
• Vigilar el paso de carretillas elevadoras, descarga a utilizar 7/10. Uva
6
camiones, tractores y remolques Descargar la uva
• Circular por las zonas señalizadas (paso en la tolva asignada
Atropellos o 7
de personas).
golpes con Colocar las uvas
• Utilizar el chaleco reflectante.
vehículos en cajas o palots
• Utilizar las carretillas elevadoras solo las 10 Dirigirse a zona de 7/10. Cajas/
personas autorizadas para ello. limpieza de remolque palets
8
• Seguir las normas de circulación
establecidas Colocar en
cámara frigorífica
EPIs a utilizar 11
Rechazar descarga 12. El operario de descarga
9
y anotar incidencia registrará en el boletín de entrada
correspondiente el día y hora en que 12. Orden de
Ordenar la descarga cuando
12. Aviso del el enólogo ha ordenado la descarga descarga a
lo indique el enólogo
12 enólogo de las uvas almacenadas en la transportista
cámara frigorífica interno

Figura 8.1.  Ejemplo de procedimiento integrado


Planificación y ejecución de simulacros
Representantes Miembros del equipo Personal de la
de los trabajadores Responsable del SIG Observadores de emergencias organización

Surge la necesidad
de poner a prueba el
plan de emergencias

Elaborar la
planificación anual
de los simulacros

Determinar fecha y hora


del simulacro y designar
los observadores

Avisar a las partes


interesadas externas si
es necesario (protección
civil, policía local, etc.)

Poner en marcha el
simulacro de emergencia

Actuar durante el Actuar siguiendo las


Realizar seguimiento Realizar seguimiento
simulacro según las pautas de respuesta
del simulacro del simulacro
instrucciones recibidas ante emergencia

Analizar los resultados del simulacro

Elaborar un informe
de los resultados
del simulacro

Comunicar el informe a
los representantes de los
trabajadores y la dirección

Sí ¿Es necesario No
implantar acciones?

Consensuar las acciones


a implantar

Coordinar la implantación
de acciones

Revisar el
plan de emergencias

Figura 8.2.  Diagrama de flujo del proceso


de planificación y ejecución de simulacros
Diseño de nuevos platos

Cocineros Jefe de cocina Director de calidad Director de producción

Surge la
necesidad de diseñar
un nuevo plato

Aportar ideas de platos

Seleccionar las ideas


más convenientes y
elegir los ingredientes

Elaborar la receta y
cocinar los nuevos platos

Probar los nuevos platos

No ¿Gustan los Sí Elaborar el


nuevos platos? presupuesto de
los nuevos platos

Realizar los ajustes


convenientes

Organizar una
prueba restringida
para algunos clientes

Cocinar los
nuevos platos

Valorar las opiniones


de los clientes sobre los
nuevos platos

Incorporar los posibles


cambios en la receta

Seleccionar los platos finales según las opiniones y el precio


(relación calidad/precio)

Incorporar los nuevos


platos a la carta/catálogo

Aprobar
carta/catálogo

Figura 8.3.  Diagrama de flujo del proceso de diseño de nuevos platos