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TALLER - LECTURA No.

2 - GESTIÓN DEL TIEMPO

1. Reseña biográfica del autor del texto

Michelle Colodzin cuenta con gran experiencia en proyectos, su experiencia está basada
en organizaciones tanto públicas como privadas, ha sido directora de proyectos por más
de 20 años y ha establecido mejores prácticas a través del trabajo constante y el continuo
querer mejorar procedimientos, ha obtenido reconocimiento en PMP y PMI-SP
( Scheduling Professional), así como un MCTS (Microsoft Certified Technology Specialist)
en MS Project 2007, también ha participado en el PMI, brindando aportes en las
preguntas para el examen de PMI-SP.

2. Objetivo del autor del texto

Desarrollar un mejor entendimiento en el proceso de planeación y programación de la


gestión de proyectos por medio de 5 factores denominados secretos, los cuales nos
brinda pautas de mejoras continua durante el proceso del proyecto mitigando errores y
riesgos que se pueden presentar en cualquier periodo de la vida del proyecto.

3. Conceptos principales

Colodzin presenta los cinco (5) secretos de una buena programación de proyectos de la
siguiente manera:

1. Crear entregables del proyecto.


2. Establecer y mantener el nivel adecuado de detalle.
3. Implementar una actualización de estado y los informes periódicos.
4. Revisar y ajustar el horario regular.
5. Crear y seguir las normas de programación de proyectos.

En el primer secreto Crear Entregas basadas en los programas del proyecto, establece
que todo proyecto debe realizar entregables que se pueden dividir en dos actividades y
resultados, muchos de los entregables que se desarrollan son actividades que se piensan,
si se quieren obtener resultados es importante una buena planificación con entregables,
existen dos pasos a tenerse en cuenta: 1) identificar cuáles son los entregables y quien
los genera, éste punto es de importancia porque es la persona o equipo que va a estar
encargada del proyecto; el director o gerente se encarga de documentar y tiene la
responsabilidad de mostrar los resultados al final; 2) construir una estructura de trabajo
con base en los entregables, en éste punto el programador es el intermediador entre el
director o gerente del proyecto y define qué se va a documentar y los entregables a
realizar en las entradas y salidas. Un método que ayudará a definir ésta información es
crear un diagrama de red o ETD (Estructura de Detallada del Trabajo), es una estructura
jerárquica que se utiliza para organizar tareas con el fin de generar informes de
programaciones y realizar un seguimiento de los costos.

Segundo secreto, Establecer y mantener el nivel adecuado de detalle. Un buen


programa de proyecto es aquel que contiene únicamente la información
necesaria pero suficiente a la vez haciendo el cronograma fácil de entender y mantener.
No hay una regla definida para establecer el tamaño de los paquetes de trabajo, pero
puede tomarse como unidad de medida para la duración de la actividad o tarea entre uno
o máximo dos ciclos de reporte, o bien el método 1%-10% que significa que su tamaño
debe estar entre el 1% y máximo el 10% del tiempo total del proyecto. La "Regla 1%
-10%" desarrollada por Eric Uyttewaal, PMP, en su libro Dynamic Scheduling with
Microsoft® Office Project establece que la duración de cualquier tarea de detalle debe
estar entre 1% y 10% de la duración total del proyecto. Por ejemplo, si se espera que la
duración del proyecto sea de 100 días, todas las tareas de detalle deben tener una
duración de entre 1 y 10 días.

En el tercer secreto, con el ánimo de elaborar reportes que cubran las expectativas de
los interesados en el proyecto (stakeholders), es importante definir exactamente
qué tipo de información necesita cada grupo de interesados. Esto permite al
programador conocer en principio qué tipo de información capturar, el método
para recolectarla y validarla, con qué frecuencia debe ser actualizada y cómo debe
presentarse.

Una vez que el cronograma se haya publicado, con base en su medición continua el
programador de proyectos o el gerente del proyecto debe estar en capacidad de detectar
e identificar las áreas con posibles retrasos o problemas, y generar las soluciones y/o
estrategias de mitigación adecuadas, a fin de lograr el éxito del proyecto, entendiendo
esto como su culminación dentro de los límites establecidos de tiempo, alcance y costo.

El cuarto secreto, Revisar y ajustar regularmente el horario. La revisión periódica del


cronograma del proyecto nos permite evidenciar con mayor facilidad aquellos eventos
inesperados o no planeados que de una u otra manera pueden alterar el calendario del
proyecto. Para garantizar que el calendario del proceso siga siendo coherente (no castigar
el cronograma del proyecto), es fundamental contar con un proceso para hacer y controlar
los cambios en el calendario según lo justifiquen los eventos. Todo proyecto debe
implementar un proceso de control del cambio de horario para mantener un estricto
control sobre el cronograma del proyecto.

Una vez aprobado en control de cambios del proyecto se debe realizar también el control
de cambio de horario con el fin de asegurar que todos los cambios en el proyecto se
reflejen de manera pronta y exacta en el calendario.

El quinto secreto, Cree y siga los estándares de programación. Utilizar estándares de


programación nos ayuda a reducir significativamente el tiempo requerido y eliminar parte
de la complejidad involucrada en el desarrollo de un calendario del proyecto realista y
mantenible. Además, los estándares de programación ayudan a garantizar la coherencia
cuando los horarios son creados por múltiples planificadores y / o administradores de
proyectos.

4. Opinión frente a los propósitos del curso.

Este documento nos brinda unas pautas y consejos muy generales los cuales podremos
aplicar durante el proceso de la planeación y ejecución de nuestra programación del
proyecto. De igual manera nos invita a investigar más del tema para aclarar y
conceptualizar algunos términos que serán definitivos durante la elaboración y
seguimiento del cronograma del proyecto.