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U.D.

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RECEPCIÓN DE LA
MERCANCÍA
RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA.
La recepción de la mercancía es el acto de materialización del compromiso adquirido por
el remitente, de poner a disposición del cliente la mercancía solicitada a través del pedido en la
actualidad, lugar, momento y condiciones técnicas y legales acordadas.

Antes de proceder a la descarga de la mercancía, observaremos el estado en el que se


encuentra el precinto del camión, éste no debe tener signos de haber sido forzado.

Seguidamente comprobaremos del documento de entrega lo siguiente:

 El estado exterior de los bultos.

 El número de bultos.

 La identificación exterior del envío con la documentación aportada.

 El estado de los precintos originales.

Una vez terminada la comprobación del documento, se procederá a descargar la


mercancía e identificación de la misma.

Una forma de identificación de la mercancía se realiza mediante el sistema de control y


verificación, la mercancía es reconocida por un lector en el momento de su recepción o
descarga, este sistema nos comunica dónde debe de ser situada para su posterior exportación.

Los beneficios que se derivan de la automatización de un almacén y la implantación de


sistemas de control y de verificación son los siguientes:

 Conocimiento permanente del stock actual del almacén.

 Disminución del tiempo de demora de la recepción y salida de mercancías, con el uso de


los datos de ubicación.

 Determinación en forma exacta de lo suministrado a los clientes.

 Uso efectivo del área de almacenaje.

 Eliminación de sistemas manuales susceptibles de error.

 Determinación en cualquier momento de la situación de un pedido, un paquete, etc.

Un sistema de control y de verificación comprende los métodos, procedimientos y


recursos utilizados por el almacén para seguir la huella de los productos suministrados o
recibidos.

El objetivo básico de un sistema de control es proveer de información útil, al tiempo que


se mantiene un ritmo de operaciones de acuerdo con los planes y políticas trazadas.

La necesidad de un adecuado control interno, explica la naturaleza y la existencia misma


de muchos registros, informes, documentos y procedimientos contables.

Para lograr un buen control interno del almacén se deben de seguir las siguientes
directrices:

 Establecer líneas claras de responsabilidad.


 Establecer procedimientos de control, para procesar cada tipo de transacción (cada una
debe de pasar por cuatro etapas separadas, debiendo ser: autorizada, aprobada, ejecutada y
registrada).

Subdivisión de funciones: este quizás, el elemento más importante para el logro de un


adecuado control de almacén.

 Diseño adecuado de documentos y registros. Los documentos y documentos


comerciales deben de ser cuidadosamente diseñados. Los documentos deben de estar
prenumerados (un fallo en el orden consecutivo atrae la atención hacia el documento faltante).

 Automatización de las tareas de verificación y control.

Algunas de las medidas de control más generalizadas o comunes para la verificación de


las operaciones desarrolladas en el almacén:

Las existencias físicas deben de controlarse en el almacén, mediante tarjetas de estiba,


operadas por cada producto, colocadas junto a los mismos o en lugares cercanos, cuando se trate
de almacenamientos a la intemperie, o existencias con grasas, humedad, etc. Las anotaciones en
estos modelos, se efectuarán inmediatamente después de cada movimiento de entrada o salida
de productos, en: informes de recepción, transferencias entre almacenes, vales de entrega o
devolución, etc.

En todos los modelos de movimientos de inventarios debe reflejarse, por el personal del
almacén, las existencias después de cada operación, en cada producto, conciliándose estas, con
las de los submayores contables.

La recepción de los productos en almacén debe efectuarse por persona distinta a la que
reciba la factura o conduce del proveedor (recepción a ciegas).

Los productos o mercancías recibidas o remitidas en consignación o en depósito, se


controlarán por el remitente y el receptor mediante submayores de inventario de cada producto
o mercancía.

Deben de efectuarse conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los productos
almacenados y cotejar los resultados con los de los submayores contables por cada producto.
Los faltantes y sobrantes deben expedientarse inmediatamente y siempre que sea posible,
recuperar los importes perdidos.

Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este informatizado, debe


efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos indicados por el
almacén, y los registrados por contabilidad.

Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la
persona que entrega y por la que lo recibe.

Los submayores de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni éstos
tener acceso a los mismos.

Dentro del almacén debemos tener nuestras propias etiquetas identificativas, para
elaborarlas nos regiremos por las normas de etiquetado.

ETIQUETADO E IDENTIFICACIÓN PROPIAS DEL


ALMACENAMIENTO.

Códigos: EAN 13, EAN 14 Y EAN 128


 EAN 13.

Se constituye según el siguiente esquema:

El prefijo asignado sirve para que todas las empresas que forman parte del sistema EAN a
través de AECOC codifiquen sus artículos siguiendo un estándar común.

El código de empresa es un número de entre 5 y 8 dígitos, en función de las necesidades


de la empresa. Este número precedido del prefijo formará el “Código de empresa”. El código de
empresa no identifica al fabricante del producto, sino que representa al propietario de la marca.

El código de producto es una serie de dígitos en blanco en función del Código de empresa
que le ha sido asignado. El código de producto se obtendrá complementando estos dígitos en
blanco y calculando el dígito de control.

El último dígito que se compone un código es el dígito de control. Este cálculo libera al
código de barras de cualquier error de impresión en el momento de su lectura.

El código a utilizar dependerá del destino del producto. Si el producto está concebido
como una unidad logística o agrupación, el código podrá ser indistintamente un EAN 13 o un
EAN 14 y podremos emplear cualquier tipo de símbolo, aunque la recomendación será utilizar
el segundo, dadas sus ventajas (mayor tolerancia de impresión, mayor capacidad de datos
gracias a la variable logística, etc.). Si además se precisa añadir información específica del
producto (nº de lote, fecha de caducidad, código seriado de unidad de envío, etc.), la elección
será sin duda un AEN 14.

El EAN 13 es el código adecuado para:

 Identificar unidades de producto cuyo destino es el punto de venta.

 Identificar artículos con el fin de poder incluir este código en documentos tales como
facturas, pedidos, albaranes,…

 Identificar agrupaciones cuyo destino no es punto de venta detallista. Es decir, almacén


mayorista, entrada y salida de productos,…

 EAN 14.

Otra forma de codificar muy extendida mediante el código EAN 14 y la utilización de la


variable logística. La variable logística es un dígito situado a la izquierda de un código EAN de
una unidad de consumo que forma la agrupación y que indica el nivel de agrupamiento de ésta
en la unidad de expedición. Los valores que puede tomar la variable logística están entre el 1 y
el 8, ambos inclusive. Debe de tenerse en cuenta que el valor del dígito de control del nuevo
código cambiará.

Cuando se trate de una unidad de expedición estándar con surtido mixto, el código único
podrá ser EAN-13 o EAN-14 específico para esa unidad.

 EAN 128.

Es un sistema de identificación:

 Creado para entornos no detallistas (almacén), para conectar el flujo físico de


mercancías con el flujo de información y facilitar la integración de los flujos de información
entre las empresas.

 Modular: capaz de adaptarse a las necesidades particulares de identificación de


cualquier empresa.
 Estándar internacional, desarrollado por el organismo de codificación EAN
Internacional y se utiliza en todo el mundo. Ello garantiza que una unidad codificada aquí, se
pueda leer en todas partes y permita una interpretación no ambigua.

Además de identificar los productos y sus agrupaciones, permite representar información


adicional inherente al producto (información logística), tal como el número de lote, la cantidad
de unidades, fechas (caducidad, producción, envasado), dimensiones comerciales y logísticas,
envíos, números de serie, etc. Asimismo, también permite la identificación de localizaciones y
puntos de entrega.

Los contenidos mínimos de la etiqueta de EAN 128 son los siguientes:

 El código EAN identificador de la agrupación (caja, palet o, en general, bulto),


mediante el IA (01) en la etiqueta. Únicamente en el caso de una agrupación no estándar, es
decir, aquella que no resulta diferente a las empleadas usualmente por el proveedor, se incluirá
en la etiqueta el código EAN de la unidad estándar contenida y la cantidad de unidades,
mediante los IA (02) y (37).

 El número de lote.

 El código seriado de la unidad de envío (SSCC).

En el caso de productos con peso variable, se deberá añadir también el peso del bulto.

Normalización.

Todos los productos y sus agrupaciones estándar deben de ser identificados con un
código no ambiguo, que debe de ser reconocido por todos los participantes en la cadena de
suministro.

La codificación de todas las agrupaciones estándar de producto permite evitar y reducir


errores en el pedido y entrega de productos y ayuda a gestionar eficientemente el flujo de
mercancías e información en toda la cadena de suministros.

Combinaciones de colores legibles


Negro sobre blanco Verde sobre blanco Negro sobre amarillo
Azul sobre blanco Marrón sobre blanco Azul sobre amarillo
Negro sobre naranja Verde sobre naranja Negro sobre rojo
Azul sobre naranja Marrón sobre naranja Azul sobre rojo

Combinaciones de colores no legibles


Amarillo sobre blanco Rojo sobre blanco Negro sobre verde
Naranja sobre blanco Marrón claro sobre blanco Negro sobre verde claro
Rojo sobre verde Rojo sobre azul Negro sobre azul
Azul sobre verde Rojo sobre marrón Negro sobre blanco

Las dimensiones de los símbolos EAN:

Tipo de símbolo Factor mínimo Factor nominal Factor máximo


EAN 13 0,80 (29,83 mm x 1,00 (37,29 mm x 2,00 (74,58 mm x
20,74 mm) 25,93 mm) 51,86 mm)
EAN 14 0,625 ((104,918 mm 1,00 (159,828 mm x 1,20 (188,714 mm x
x 29,4 mm) 41,4 mm) 47,8 mm)
EAN 128 Dependerá de los identificadores de aplicación a utilizar

La ubicación del símbolo EAN:

 Situar el símbolo en una cara plana del envase del producto.

 Evitar las zonas rugosas y los pliegues que dificultan e impiden la lectura.

 Las barras del símbolo se ubicarán, preferiblemente, en el mismo sentido de la dirección


de impresión.

Material utilizado para las etiquetas.

Estas etiquetas pueden ser:

 De papel, cartón y sintéticas.

 De marcaje.

 De código de barras.

 De transferencia térmica y directa.

 Adheribles para impresión láser.

Todos los bultos a enviar son identificados con etiquetas de códigos de barras. Estas
etiquetas contienen toda la información relativa al mismo, y son la base de un proceso de
seguimiento del envío.

Los bultos irán identificados con otras etiquetas, dependiendo de su contenido, de


indicaciones particulares de manipulación y también incluirán otras etiquetas indicativas de los
datos de la empresa, remitente, destinatario, forma de envío, servicio utilizado.

Independientemente del tipo de etiqueta y de la función, será importante conocer aspectos


de la misma tales como:

 El adhesivo.

Los adhesivos utilizados para la correcta sujeción de las etiquetas deberán de cumplir
unas características mínimas de resistencia.

 La superficie.

La superficie de las etiquetas deberá de cumplir unas características mínimas de


resistencia, que nos garantice la inalterabilidad de la etiqueta frente a las agresiones y también el
mantenimiento de los datos sobre las mismas en perfectas condiciones de legibilidad.

Símbolos de identificación de los paquetes.

En la descarga de mercancías, podemos encontrarnos signos de identificación que nos


describen qué clase de bulto está empaquetado, esos signos pueden ser:

 Sobre apilamiento.
Este signo nos indica el número de cajas de su especie que podemos colocar una encima
de otra en el almacén. En otras ocasiones, las instrucciones de apilamiento vienen literalmente.
“NO APILAR MÁS DE N CAJAS”

 Sobre fragilidad.

Además del literal “FRÁGIL”, en algunas ocasiones la mercancía viene rotulada o


etiquetada con un símbolo que indica la fragilidad, generalmente con una copa de cristal.

 Sobre verticalidad.

Al observar un bulto con esta indicación, se colocará en el almacén en el sentido que


indican las flechas hacia arriba.

 Sobre peligrosidad.

Existen casos en que el contenido de los bultos puede resultar peligroso para las personas,
o para el resto de la mercancía ubicada en el almacén, si no se descarga adecuadamente.

3. TRATAMIENTO POR RUPTURA O DEFICIENCIAS DE LA


MERCANCÍA.
Cuando la mercancía llega al muelle de recepción, es inspeccionada por el almacenero.
Mediante esta inspección se establece si la mercancía no se encuentra en las condiciones
técnicas previstas y se decide devolverla.

La mercancía puede ser devuelta por los siguientes motivos:

 En la mercancía hay rupturas en el embalaje.

 La mercancía tiene abolladuras.

 Los paquetes poseen dobleces o humedades inadmisibles.

 La mercancía se encuentra mal embalada o mal etiquetada.

 La mercancía es entregada sin albarán.

Todas estas incidencias se anotarán en el albarán de recepción, para que haya equívocos
en el momento de proceder a la devolución de la mercancía.

Manipulación de las mercancías.

Para realizar la descarga con la carretilla elevadora hay que tener presente lo siguiente:

 Verificaremos que la carga esté centrada en las horquillas e inclinaremos el mástil


completamente atrás.

 Una vez sujetada la carga, nos alejaremos lentamente con la carretilla elevadora hasta
que la mercancía esté separada del camión.

 Bajaremos la carga a una posición de 20 a 30 cm del suelo.

 Si la mercancía bloquea nuestro campo de visión conduciremos marcha atrás, mirando


siempre en dirección a la que nos desplacemos.

 Nunca se levantará una carga que esté descentrada.

 Cuando debamos recoger un objeto redondo, se coloca una uña detrás del mismo.
 Para evitar que el objeto caiga, inclinaremos el mástil completamente hacia atrás.

Desprecintado del vehículo.

El precinto es un elemento de seguridad, utilizado para asegurar la no manipulación de la


carga durante el viaje. Una vez llegado el camión a si destino de descarga (muelle), se procederá
a la retirada del precinto. Esta se hará siguiendo los siguientes procedimientos:

 El desprecintado lo efectuará el almacenero o en su defecto por el personal autorizado.

 En el libro de entrada de envíos se registrará el nombre, el número de serie y toda la


información codificada que aparece en el precinto. Se comprobará que el precinto es el que se
colocó en origen y se comparará el nombre, el número de serie y toda la información codificada
que aparece marcada en el mismo.

 Antes de proceder a la ruptura del precinto, nos aseguramos que no ha sido cortado o
falsamente precintado, comprobando posibles marcas raras y señales de si se ha intentado o ha
sido abierto.

 Cualquier discrepancia será transmitida a las personas a aceptar tales declaraciones, que
las harán consignar en el libro de registro de entradas.

 Todos los envíos recibidos con un precinto violado, deben de ser registrados tal y como
se ha dicho en la sección anterior, y reprecintados si se requiere un transporta adicional.

 Cualquier evidencia de robo será transmitida al departamento de seguridad y la


investigación empezará al momento, independientemente de la hora que sea.

Descarga del camión.

Para proceder a la descarga del camión habrá de tener en cuenta el tipo de carga, así como
de las indicaciones de división de mercancía que figuren en el camión.

Al descargar tanto a la cinta transportadora, como a la jaula o palet al suelo, tendremos


presente y como pauta general, que no pueden dejarse caer los bultos desde una altura superior a
un palmo. No importa que se conozca su contenido.

Nunca se deben de colocar sobre o paquetes pequeños desparramados por el suelo, ya que
inadvertidamente, una carretilla o camioneta podrían pasarles por encima. Además esto significa
manejarlo como mínimo dos veces.

Si la descarga se hace sobre jaula o palets se cuidará el estibamiento en dicho medios, de


tal forma que no pueda caerse ningún bulto con el movimiento dentro del almacén.

Al finalizar la descarga se debe de informar al jefe de almacén de todos aquellos bultos,


que por el motivo que sea, no estén en buen estado (abiertos, rotos, mojados, aplastados, etc.).