INFORME DE GESTIÓN AREA DE PRODUCCIÓN

JAIME OSWALDO ARAQUE BERMUDEZ

Bogotá, 4 de septiembre de 2019

Doctora Monica Leyva Presidenta EDUPOL

Doctora Maria Angela Chamorro Directora de Servicios Compartidos

Buenos días

El presente informe tiene como objetivo relacionar las acciones realizadas en el área de producción, los
procedimientos que se están desarrollando en la actualidad describiendo brevemente los pasos que se realizan
con sus correspondientes productos, las funciones que cumplo dentro de EDUPOL y los proyectos que pueden
generar ingresos adicionales a la compañía.

ACCIONES REALIZADAS

1. Recibí el área de producción el 30 de noviembre de 2016

2. Los primeros meses realice un diagnóstico del todos los recursos tanto técnicos como humanos, que
permitieran determinar la situación del área donde se encontraron
a. No existía una persona encargada del área
b. Personal desmotivado y sin directrices. Personal con jornadas sin carga laboral y otros con sobre
carga.
c. Protocolos y procedimientos desactualizados
d. No se realiza mantenimiento ni preventivo ni correctivo de ellos equipos
e. Los estudios eran la bodega de EDUPOL.
f. Funciones desactualizadas del personal y múltiples cargos con iguales funciones.
g. Falta de gestión de recursos
h. No se realizaba seguimiento y evaluación a los productos.
i. Entre otras.
3. Dentro de las acciones logradas en estos dos años y 8 meses, tenemos:
a. Hoy estoy como cabeza visible del área de producción ante áreas de EDUPOL, CAU, Universidades
y estudiantes.
b. Personal de planta y OPS, organizado y optimizado por turnos y horarios de acuerdo con la
operación.
c. Se establecieron los protocolos y los procedimientos con todo el personal.
d. Socialización permanente con las Universidades de acuerdo con los cambios en producción
e. Limpieza de todos los estudios de producción al sacar elementos que no pertenecían al área.
f. Optimización de todos los equipos actuales, dentro de lo que encontramos
i. Dar de baja a equipos dañados o defectuosos
ii. Arreglo con recursos propios de los equipos actuales
iii. Revisar todas las conexiones de los equipos generando sacar o suprimir cables y equipos
que no cumplían una función y que si deterioraban la señal en imagen y sonido.
iv. Marcación de todos los cables del área que permite identificar conexiones rápidamente
v. Replantar permanentemente la operación que permita optimización de tiempos y
movimientos
vi. Adecuación de estudios: pintura de estudios, cambo de escenografías
g. Capacitación permanente del personal en atención al cliente, protocolos y procedimientos
h. Definición de funciones del personal, unificación de cargo (Coordinador Realizador Master)
generando equilibrar la carga laboral
i. Se ahorro a la compañía cantidades de dinero utilizando la creatividad y el ingenio
 i. Un tablero con cronometro digital puede costar cada uno $4’000.000 por estudio y se
solucionó con unas pantallas que estaban en la bodega un video con cronometro creado
por Alex y unos conectores de VGA que no sumaron $200.000
ii. Los tableros digitales se dañaron por el uso diario y reemplazarlos valen cada uno
$5’000.000, se optó por tablas digitales que cuestan $260.000 cada una
iii. El pintar los estudios costaba según cotización de la rea financiera $18’000.000 y al
hacerlo nosotros mismos costó solo la pintura $500.000
iv. Optimización del personal de acuerdo con la operación. Es decir, todo el personal con
carga laboral
j. Se implementaron nuevas herramientas para los estudios: numero wasap por estudio,
computador servidor para evitar contaminar de virus los equipos, nuevas escenografías, se
cambiaron los micrófonos de solapa por micrófonos boom, etc.
k. Junto con la Presidencia de EDUPOL e IT, se diseñaron los nuevos estudios que, con equipos más
económicos, de la más alta tecnología y mas funcionales (con un solo equipo se reemplazan 3
equipos), mejoramos la calidad de video y sonido en la transmisión.
l. Actualmente se encuentra un estudio totalmente dotado con los nuevos equipos y se encuentra
en trámite la compra de los equipos de los 3 estudios restantes. Al final contaremos con 4 estudios
con los mismos equipos y se plantea dejar un quinto estudio que seria el estudio croma con el
tricaster.
m. Se cuenta con un plan de seguimiento y evaluación de todos los productos de producción.

PROCEDIMIENTOS ACTUALES

1. Planeación, ejecución y control del área de producción

a. Reuniones permanentes con el equipo de producción
b. Realización de pruebas a los cambios para optimización
c. Socialización de cambios
Producto: actualización permanente de protocolo y procedimientos del área. Próximo producto
utilización del estudio nuevo que se dará para las universidades la próxima semana.

2. Emisión de Teleclases en vivo

a. Programación de los canales, estudios y streaming de acuerdo con la parrilla del semestre
b. El personal de producción se asigna a cada de las transmisiones.
c. Se contrata personal de OPS para los fines de semana ya que se trabaja de 7:00 am a 6:15 am
a cuatro canales
d. Al inicio de cada semana se envía la programación a Universidades, dependencias EDUPOL y
gestores colaborativos.
e. Se adecuan los estudios de acuerdo con necesidades de transmisión: escenografías, tomas con
camarógrafo, etc.
Producto: Excelentes trasmisiones con la optimización y utilización de los estudios que se ve
reflejando en la programación semanal.

3. Monitoreo del satélite, streaming, wasap e internet

a. Se reportan fallas del servicio de satélite al call técnico
b. Se reportan fallas de streaming, wasap e internet a IT
c. Se realizan protocolos de mejora en las Teleclases gracias a los reportes de los gestores en el
chart de gestores.
Producto: Ajustes inmediatos de la trasmisión gracias al protocolo de seguimiento y evaluación.

4. Mantenimiento correctivo de equipos e instalaciones

a. Actualmente se adelanta la compra de equipos para todos los estudios dentro los cuales
encontramos cámaras, trípodes y micrófonos boom. Este proceso lleva más de un año y ya está
en proceso de compra por Administrativa y financiera
b. Debido al uso diario y permanente de los equipos se presentan novedades de compras de
elementos pequeños que son cubiertos por caja menor. Los compro y los recibos se los paso a
Olga Mariño. Las compras son, conectores, cables, pinturas, cartulinas, papel celofán.
(elementos de menor valor)
c. Los mantenimientos son realizados por nosotros el equipo de producción.
Producto: garantizar el funcionamiento normal de los estudios.

5. Pregrabados
a. Para apoyar o complementar los programas académicos, las universidades solicitan pregrabados
se hacen en los estudios y duran 40 minutos.
b. En la mañana tengo un master hasta las 11 de la mañana y en la tarde a dos estudios a partir
de las 3 de la tarde.
Producto: Pregrabados que se entregan a las Universidades y estas a su vez las ubican dentro de
sus aulas virtuales.
6. Pregrabados exteriores
a. Las universidades solicitan el cubrimiento de entrevistas, simposios, semanas de los diferentes
programas académicos o los grados de los estudiantes a Presidencia de EDUPOL.
b. Luego de una revisión del tema es aprobado por Presidencia
c. Eso requiere una programación con suficiente anterioridad para coordinar transporte de
equipos, que personal se requiere, autorizaciones de ingreso, etc.
d. Los gatos generados por parqueadero de mi carro o recibos UBER son cubiertos por el área
administrativa y financiera
e. Actualmente bajo mi responsabilidad están los equipos, pero debería existir una póliza que voy
a tramitar en próximos días.
Producto: Videos editados por nuestro Editor Alex Acosta de acuerdo a las características que
requieran las Universidades. Esto requiere tiempo parte de nuestro editor

7. Grabación de cuñas, perifoneo y spot

a. El área de comunicación solicita la grabación de cuñas, perifoneo y sport, esto con el fin de
apoyar la publicidad de los diferentes CAU en el país.
b. El proceso es recibir el material, generar el libreto, grabarlo, editarlo y entregarlo para
correcciones.
Producto: Audios con cuñas, audios con perifoneo y videos de los sport de acuerdo a la línea de
mercado de la empresa y necesidades de los CAU (utilización en ferias, pantallas, eventos, en fin)
yo soy la voz comercial de EDUPOL.

8. Mundo digital
a. Este curso está a cargo mío y dicto los módulos de ofimática, Excel, Word, power point,
internet, trabajo colaborativo, vida universitaria. Zayda me apoya con los módulos de técnicas
de estudio y mapas mentales
b. Cada curso dura 15 días hábiles o sea 3 semanas y por lo general son dos ciclos. (la última
versión se dio entre junio y agosto)
Productos: preparación de clases, preparación de aula virtual, teleclases y certificados por modulo
a cada uno de los asistentes. Todo está bajo mi cargo.

9. Festival de integración
a. Se realiza a principio de semestre y está coordinado por mí con las Universidades.
i. Se diseña el festival
ii. Se valida con decanos y coordinadores de bienestar
iii. Se coordinan grabaciones pregrabadas
iv. Se coordinan concurso con CAU
v. Se publica en EDUPOL AL DIA
b. Soy el presentador del festival y los coordino con todos los CAU y estudiantes.
Producto: Emisión del festival de integración.

10. Entrenamientos e inducción de docentes

a. Las universidades solicitan para los nuevos docentes inducción en el sistema
b. Los docentes antiguos solicitan inducción en la utilización de los nuevos equipos.
c. Dentro del protocolo se tiene
i. ¿Qué es EDUPOL?
ii. Explicación del Sistema Polimodal
1. Teleclases
2. Aulas virtuales
3. Material digital
iii. Explicación de funcionamiento en las clases
iv. Entrenamiento en estudio frente a cámaras con master encendido
v. Explicación de los recursos educativos académicos REA
Producto: Clases presenciales en estudios. Yo soy el instructor

11. Recursos educativos académicos: Videos que apoyan las clases.

Este producto es solicitado por las universidades y área comercial para apoyar académicamente las
clases o los procesos de venta de la organización. Los pasos son los siguientes
i. Solicitud por parte de la Universidad o área comercial
ii. Reunión de explicación por parte de los docentes o solicitantes
iii. Elaboración de libretos
iv. Preproducción para determinar que se requiere para la grabación. Utilería, vestuario,
etc.
v. Edición por parte de Alex de acuerdo al libreto
vi. Entrega
Producto: Videos cortos donde se explican temas específicos y evitan explicaciones extensas. Por
relacionar algunos:
 1. 10 videos para la escuela de posgrados. Fue solicitado por Raquel Santamaria y están dirigidos a
entregarle herramientas a los cazadores para la venta.
2. 50 videos explicación de los programas académicos de EDUPOL. Idea del grupo de directores que está
dirigido a la nueva página web, escuela de cazadores y área comercial. Actualmente están en edición
50 videos más.

FUNCIONES EDUPOL

✓ Director de Producción
✓ En las horas de la noche y los sábados algunas áreas no se encuentran laborando y realizo servicio al
cliente con atención a Decanos, docentes, estudiantes y gestores frente a temas de producción y otras
áreas, direccionándolos a las correspondientes áreas
✓ Integro el comité de directores donde se manejan proyectos integrales para la compañía.
✓ Apoyo al área académica en reuniones con las Universidades en temas que tiene que ver con las
Teleclases, dentro y fuera de EDUPOL
✓ Fui el docente del programa Aflora de la Fundación Bolivar Davivienda
✓ Actividades adicionales al integrar el comité de Bienestar
✓ Integro el comité de seguridad y salud en el trabajo. (por ejemplo, el próximo 4 de octubre tenemos
programado todo el día el curso de primeros auxilios)
✓ Docente en matemáticas y física (actualmente estoy diseñando unas capsulas en matemáticas básicas
junto con el área académica)
✓ Docente Mundo Digital
✓ Soy la voz comercial de EDUPOL en cuñas, perifoneo y spot.

PROYECTOS QUE PUEDEN GENERAR INGRESOS ADICIONALES A EDUPOL

Como lo conversamos el viernes pasado estoy diseñando una oferta de servicios desde producción que pueden
generarle ingresos adicionales a la compañía que los presentaré más ampliamente en los próximos días.

1. TRANSMISIÓN VIA INTERNET DE EVENTOS. Con la adquisición de los nuevos equipos

de alta tecnología podemos realizar transmisiones por YOUTUBE, FACEBOOK o por uno de
los canales de streaming de EDUPOL en VIVO con toda la tecnología que contamos en los
masters. En otras palabras, podemos desde el sitio de trasmisión podemos colocar
cabezote, videos, flag, presentaciones, en fin, como si estuviéramos desde los estudios de
EDUPOL.
El pasado 26 y 27 de agosto realizamos la transmisión en vivo de la semana de Ingenería
Industrial de la IBERO a nivel de prueba y nos fue muy bien.
2. MAS CANALES PARA TRANSMITIR VIA STREAMING. Con el streaming que tiene
actualmente EDUPOL y sumado con los nuevos equipos podemos contar con más de los 4
canales de streaming.
Los últimos dos sábados realizamos las pruebas para inglés C1 por el canal 5 de streaming y
nos fue super bien.
Al final podemos tener 4 canales por satélite con streaming y mas canales por streaming
trasmitiendo a la vez, pero por internet.
3. ALQUILER DE LOS ESTUDIOS DE EDUPOL. Algunos los docentes que han pasado por
EDUPOL me han solicitado el alquiler de los estudios o quieren aprovechar la fuerza comercial
de EDUPOL para comercializar diplomados o cursos, o simplemente los necesitan para grabar
recursos académicos educativos.
Tengo el caso de Jorge Cifuentes que integra el consejo técnico de la Contaduría Publica
ofreciendo el diplomado que algunas veces con la TADEO que fue muy exitoso.
Y el otro caso, los posgrados de la Universidad Santo Tomas que ven en EDUPOL una
fortalezca comercial y unido a las clases por streaming se podría dar una alianza con
características diferentes.
4. RECURSOS ACADEMCIOS EDUCATIVOS. Los videos que hacemos con Alex son
solicitados porque impactan, dejan mensaje, son innovadores y reducen largos mensajes.
Estas 4 propuestas las estoy documentado y entregaré en próximos días.

Atentamente,

Jaime Oswaldo Araque Bermudez

Director de Producción EDUPOL