Toyota 8 step A3

A3 No. and Name Team members (name & role) Stakeholders (name & role) Department Organisation objective
1. 1.
2. 2.
Team Leader (name & 'phone ext) 3. 3. Start date & planned duration
4. 4.

1. Clarify the problem 4. Analyse the Root Cause 7. Monitor Results & Process
Is: El SAG. Proceso de Tramitación para aprobación de proyecto de subdivisión rural. 1 Factores relacionados con las tareas 5 Factores relacionados con la comunicación
Is not: Cualquier otro proceso dentro de la actividad de Tramitación para aprobación de carpeta de 2 Factores individuales abogados 6 Factores del cliente
subdivisión en cualquier otra entidad gubernamental. 3 Relacionados con colaboradores y recursos 7 Relación con forma del trabajo en equipo
4 Formación y aprendizaje 8 Condiciones del trabajo
Problem statement: #1 Factores relacionados con las tareas #5 Factores relacionados con la comunicación

Rechazo por parte del SAG de las carpetas de Proyecto de Subdivisión rural por falta de datos, los
cuales se encuentran incompletos/ erróneos.
----> No exis ten protocolos para la actividad en el buffet.
----> No exis ten procedimientos establecidos en el buffet.
---->
---->
Falta de com unicación entre requerimientos de abogados y clientes .
Falta de com unicación entre requerimientos de abogados y consultores.
----> No exis te un check lis t de recepción de documentación. ----> No hay feedback de parte del SAG antes de 3 meses .
----> ---->

#2 Factores individuales abogados #6 Factores del cliente

----> Tendencia a simplificar las actividades . ----> Des conocimiento de los docum entos s olicitados por abogado.
----> Des orden. ----> Falta de tiem po para obtener documentación.
----> ----> Falta de interés .
----> ---->
Se propone evaluar trimestralmente el
desempeño, de manera de ir refinando el
#3 Relacionados con colaboradores y recursos #7 Relación con f orma del trabajo en equipo
----> Topógrafo inexperto. ----> Es tructura empres arial propens a a generar s ilos vacios . proceso.
----> Des conocimiento de requerim ientos técnicos del SAG para confección
----> de
Nula
planos
coordinación entre consultor topográfico y abogado.
----> Falta de tiem po para ir a s olicitar info pres encial. ---->
----> ---->

#4 Formación y aprendizaje #8 Condiciones del trabajo

2. Breakdown the problem ----> No hay una ges tión del know how. ----> Buen ambiente laboral con horario flexible.
----> ----> Bufete se ubica dis tante de SAG de Quillota.

Diagrama Ishikawa - CABEZÓN & CALAF Abogados.

Condiciones del Factores del cliente Relacionados con Factores relacionados
trabajo colaboradores y con las tareas
recursos

Falta de interé s.
Fal ta de tie mpo para ir a No e xiste un check list de rece pción
de documentación.
sol icitar inf o presencial.
No existen procedimientos
Bufete se ubica distante Falta de tiempo para De sconoci miento de requerimientos e stableci dos en el buffet.

Bue n ambie nte laboral con

de SAG de Quillota.

Desconocimiento de los documentos

obtene r documentación. té cnicos de l SAG para confe cción de planos
8. Standardise & Share Success
horario flex ible. solicitados por abogado.
Topógrafo inexperto. No existen protocolos para la
actividad en el buffet.
Rechazo carpeta Subdivisiones sin
CUS por datos incompletos/
No hay una gestión del Estructura empresarial propensa Falta de comunicación entre Tende ncia a simplificar las
erróneos. 1) Se implementará Check list para control
know how. a gene rar silos vacios. reque rimientos de abogados y clientes. actividades.

Nula coordinación entre consultor

topográfico y abogado.
Falta de comunicación entre
documental por etapas.
reque rimientos de abogados y consultores. Desorde n.

No hay feedback de parte

del SAG ante s de 3 meses.
2) Se implementará Carpeta TOP con Índice
Formación y Factores indiv iduales
claro para el paso a paso documental.
Relación con forma Factores
aprendizaje del trabajo en equipo relacionados con la abogados

3) Se recomienda contratar una persona que se

haga cargo del Control documental (control
El rechazo 5. Develop Countermeasures
document)
genera retraso Countermeasure Impact on target
de 3 meses. Lo 1 Generar Check List control documental. Eliminación de rechazos por falta de documentos.
que hace que se Mejora en los tiempos de gestión documental.
2 Contratar Control Document externo.
retrasen los
pagos a bufete 3 Implementación Carpeta TOP Orden en la gestión y obtención documental.

4 Encuesta de satisfacción Captar percepción mejoras en servicio.

6. Implement Countermeasure

3. Set the Target Implementar la contratación de un Control Document que se haga cargo del Proceso de obtención de
1 Reducir los tiempos del proceso de aprobación e inscripción de proyectos de Subdivisión Rural. documentos en representación del cliente, que haga la compilación de documentación y presente ante
2 Ordenar el proceso y generar control del mismo. SAG la carpeta en representación del abogado./ Registro en físico del tipo Check list para las etapas./
Carpeta TOP con índice para el paso a paso documental.
3 Mejorar la experiencia y satisfacción del cliente y colaboradores.
4

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