PEARSO N

Francisco Rivera Martínez

Gisel Hernández Chávez
 C I N C O

Ejecución
y control
_______ del proyecto
Caso Desayuno: ejecución, seguimiento y control

La señora, administradora deI proyecto, revisa los documentos de la planificación producidos hasta
ahora para tenerlos a la mano durante la ejecución. Enseguida realiza las siguientes tareas en estrecha
comunicación con su marido.

EJEC U C IÓ N S E G U IM IE N T O Y CON TRO L

Com pra d e ingredientes Verifica que estén to d o s los necesarios

Confirma que estén frescos Intercambia com entarios con su

e sp o so y le sugiere cam biar algunos

Lee con cuidado las fe ch a s de Informa a s u e sp o so sob re la cadu­

caducidad para verificar que no estén cidad. C am bia los productos qu e ya
rebasadas perdieron vigencia

Revisión de la cocina O bserva s i hay restos de insectos o

roedores indeseados. Lim pia s i es
necesario

Preparación de los alimentos Relee la receta y verifica que s u e sp o so Le hace ve r a s u cónyuge la s desvia­
la s ig a correctamente ciones que detecta

Cuando el m arido term ina de preparar Indica a s u m arido s i le hace falta

la omelet, verifica visualm ente que esté un poco m á s de algún ingrediente o
a punto. Prueba lo s alimentos. de cocimiento

D isp o sición de la m esa S e fija que no falte nada

Convivencia O bserva la conversación y la com unica­ Sugiere a s u e sp o so abordar algún

ción no verbal de los invitados. Reanim a tem a o referir alguna anécdota
la con/ersación s i hace falta

D espedida B u sc a obtener inform ación sob re la

satisfacción de los invitados

D iscu sió n . ¿Q u é elementos tiene la tabla? ¿P a ra qué n o s sirven? ¿Q u é pasaría durante

el proyecto si n o existieran? En su opinión, ¿q u é p a so s se siguen p a ra obtenerlos? ¿H a b rá
proyectos que requieran p on e r m ayor énfasis en la observación y el control?
266 Adm inistración de proyectos

5.1 P ro p ó sito d e los procesos d e ejecución,

se g u im ie n to y c o n tro l
El objetivo prim ordial del proceso de ejecución es obtener los entregables del proyecto.
A dem ás, pone intención en el adecuado reclutamiento del recurso h u m a n o y su integra­
ción. D e igual manera, este proceso tiene la finalidad de c o m u n ica r a lo s interesados el
estado de los p rod u ctos y acerca del trabajo realizado.
El proceso de seguim iento y control tiene el objetivo de observar los desem peños y
recom endar acciones correctivas, así co m o controlar los ca m b io s al alcance del proyecto
p a ra p od e r ap ro b a r y form alizar actualizaciones que d an co m o resultado u n a nueva línea
base del proyecto.

De lo anterior se desprende que las fases de ejecución y de seguim iento y control co ­

inciden en el tiem po e interactúan entre sí para obtener los entregables de acuerdo con
lo s requerim ientos del cliente o destinatario. P o r otro lado, el control afecta tam bién el
proceso de planificación, com o p o d e m o s ver en la figura 5.1.

5.2 Roles p rin c ip a le s e n los p ro ceso s d e ejecución,

se g u im ie n to y c o n tro l

ROL R E S P O N S A B IL ID A D

Adm inistrador del proyecto Coordinar los esfuerzos del equipo de trabajo. A se gu rar la correcta ejecución
de lo s procesos. Adm inistrar el control d e cam bios. Atender a los involucrados
y en general operar el plan de comunicación. G estionar los conflictos que se
presenten realizando la s consultas que se a n necesarias.
_____________________
Equipo de trabajo Producir los entregables del proyecto. El recurso h u m ano designado para e se fin
deberá realizar las tareas de aseguram iento y control d e la calidad.
------------------------------------------------------------------------------------
 Ejecuáóny control del proyecto 26 7

Cliente o destinatario Proveer información. Verificar y validar formalmente los productos conform e se
vayan obteniendo.

Patrocinador M antenerse atento al desarrollo de la ejecución del proyecto, y dar el visto

bueno en s u c a so a los entregables producidos.

Tabla 5.1 Roles y responsabilidades en los procesos de ejecución, seguimiento y control

5.3 Procesos d e ejecu ció n , se g u im ie n to y c o n tro l

Se invita al lector a consultar el procedimiento de ejecución, seguimiento y control de p ro ­
yectos que se presenta en el anexo de este texto.

5 .3 .1 E je c u c ió n
El proceso de ejecución, coo rdin ad o p o r el adm inistrador, consiste en obtener los p ro ­
ductos entregables del proyecto, teniendo en cuenta personas y recursos y siguiendo el
alcance definido.

EJEC U C IÓ N

1. Obtener los entregables

2. Asegurar la calidad de lo s procesos del proyecto

3 . Desarrollar el equipo de trabajo

4. Distribuir la inform ación del proyecto

5. Realizar las licitaciones

Tabla 5.2 Subprocesos de la ejecución del proyecto

Durante esta fase se b u sca asegurar tam bién que el trabajo que se está realizando
se apegue a lo s procesos del proyecto tal co m o h an sido definidos mediante acciones
de aseguram iento de la calidad, de acuerdo con lo previsto en el plan correspondiente.
Asim ism o, este es el m om e n to de efectuar lo acordad o en el plan de recursos h u m a n o s
sobre el reclutamiento del equipo de trabajo. U n a vez que se cuenta con él, y si se juzgó
necesario, se emprenden actividades de desarrollo e integración de su s elementos.
D e igual manera, es el m om e n to para que el ad m inistrador se h a g a cargo de la distri­
bución de la inform ación entre los involucrados en el esfuerzo.
Asim ism o, durante esta fase se abre la convocatoria a las licitaciones previstas entre
los proveedores potenciales a considerar.

E q u ip o s d e tr a b a j o
Conviene en este m om ento abrir u n espacio para tratar brevemente algo im portante para
el éxito de los proyectos: el trabajo en equipo. Sobre este t e m a jo n R. Katzenbach [Sabidu­
ría de los equipos] afirma que la integración de verdaderos equipos de trabajo (ver figura 5.2)
268 A d m in istració n d e proyectos

D esem p eñ o
Resultados

P roductos d e l C recim iento

trab ajo colectivo COMPROMISO personal

Figura 5.2 Bases para integrar un equipo de trabajo

depende de las habilidades de sus integrantes, quienes deben poseer buen nivel profesional
y complementarios, estar com prom etidos con el trabajo y m ostrar am plia disponibilidad
para rendir cuentas a los dem ás m iem bros.
Las habilidades deseables en los integrantes del equipo incluyen la solución de problemas,
destrezas técnicas, funcionales e interpersonales, así com o una rendición de cuentas m utua e
individual, que depende en buena m edida de que el equipo esté integrado p o r pocas personas.
El que posean metas específicas, un m étodo o enfoque de trabajo com ún y un propósito que
les sea significativo a todos, ab o n a a un m ayor com prom iso de los elementos del equipo.
El trabajo en verdaderos equipos, según asevera el autor, permite obtener lo s vértices de
la figura 5.2, que se constituyen con los p rod u ctos del trabajo colectivo, u n alto desem pe­
ño y, algo m u y im portante, el crecimiento personal de los integrantes. U n a de las mejores
form as de aprender es trabajando en colaboración con otras personas cum pliendo los
requisitos arriba m encionados.
Katzenbach [Katzenbach e t a l9 9 ] define el e quipo de trabajo com o “u n pequeño n ú ­
m ero de personas con habilidades com plem entarias, com pro m etid as con u n propósito

Ejecución

D irección y g e stió n Retrabajo A p rob ad os:

so lic itu d e s d e
ca m b io ; a c c io n e s
In fo rm a ció n so b re
p re vento iva s y
e l rendim iento del correctivas;
trabajo rep aración de
d e fe c to s
S e g u im ie n to y control Control d e c a m b io s

Figura 5.3 Algunos flujos de información entre los procesos

 fje cu á ó n y control del proyecto 269

com ún, u n conjunto de m etas de desem peño y u n enfoque p o r el que se sienten solida­
riamente responsables”.
El adm inistrador del proyecto debe entonces tener cuidado en conform ar su equipo cum ­
pliendo con los lincamientos estipulados líneas arriba para garantizar el éxito del proyecto.

S e g u im i e n t o y c o n t r o l
Al efectuar el proceso de seguim iento y control se verifica p o r u n lado el logro de los p ro ­
ductos de acuerdo con el alcance predeterm inado y se form aliza la aceptación del cliente
conform e se van logrando.
P o r otro lado (c o m o vem os en la tabla 5.3) se observa y m ide regularmente el rendi­
miento del equipo de trabajo para detectar variaciones en el plan del proyecto y recom en­
d a r acciones correctivas. Del m ism o m od o, durante este proceso se realiza el control de
los cam bios, analizando y ap ro b a n d o o rechazando solicitudes de m odificaciones al plan
del proyecto en todos sus aspectos. Este seguimiento y control incluye estar al pendiente del
alcance, el cronogram a, el presupuesto, el recurso hum ano, la calidad y los riesgos.

S E G U IM IE N T O Y CO N TRO L

1. Su pe rvisar el trabajo

2 . G estionar el control d e cam bios

3 . Verificar el alcance de lo s productos obtenidos

4 . Controlar el alcance, cronograma, costos y calidad

5. Adm inistrar a l personal

6. Reportar el dese m pe ñ o del proyecto

7. Operar el control de la respuesta a riesgos

8 . Adm inistrar lo s contratos

Tabla 5.3 Subprocesos del seguimiento y control del proyecto

Adicionalm ente se adm inistra o cultiva la relación con los interesados en el proyecto
manejando el proceso de com unicación de m anera tal que se informe a to d o s de los cam ­
bios a p rob ad os y se resuelvan posibles problem as entre ellos. P o r último, en este proceso se
administran los contratos con proveedores para el logro de los objetivos establecidos.

T É C N IC A S S U G E R ID A S

1. Bitácoras

2. Revisión entre pares

3. Re vision e s técnicas y administrativas

4. Seguim iento y control de hitos

Tabla 5.4 Técnicas de seguimiento y control del proyecto

270 A d m in istració n d e proyectos

5.4 D o cu m e n to s d e ejecu ció n , se g u im ie n to y c o n tro l

Plan d e l proyecto
D ocum entación d e los
Activos d e la organización p ro d u cto s d e l proyecto

C ontratos

Figura 5.4 Documentos de los procesos de ejecución, seguimiento y control

La principal entrada de los p rocesos de ejecución, seguimiento y control es el plan del

proyecto, y la salida m á s relevante es la docu m e n tación asociada con lo s p rod u ctos en-
tregables del esfuerzo. H a y que hacer n o ta r que para efectuar estos proce sos es necesaria
u n a abundante docum entación que n o detallarem os aquí.

D o c u m e n t a c ió n d e lo s p r o d u c to s
Usualm ente está constituida p o r los m anuales técnicos y de usuario correspondientes.

Errores u om isiones cometidos frecuentemente

• La docum entación está incompleta. • N o sigue u n estándar en estructura,

• Es de difícil lectura y com prensión. técnicas y redacción.

Criterios de terminación

• Se cuenta con un juego de m anuales com pletos, claros y estandarizados.

Form atos de reportes

Reporte de avance

1. N o m b re del proyecto y fecha de inicio.

2. A u t o r y fecha del reporte.
3. Estado de avance del alcance, tiempo, costo y calidad.
4. Estado de los p rod u ctos del proyecto.
5. Sugerencias y m edidas a tomar.
 Ejecuáóny control del proyecto 271

5.5 H e rra m ie n ta s d e softw are

TIPO D E N O M B R E DEL
L IC E N C IA C O M E N T A R IO S
A P L IC A C IÓ N P R O D U C T O / R E F E R E N C IA

KPlato No permite visualizar ejecución y seguim iento

www.koffice.org/ kp lato del proyecto.

O pen W orkbench í £rt , rutas críticas, seguim iento de estatus, porcenta­

www.oDenworkbench.orß je d e completitud y estim aciones para completitud,
análisis del valor ganado; definición, com paración y
De reinicio de conjuntos d e línea base, personalización
escritorio de v ista s del proyecto (filtros,
ordenamiento, form atos b a sa d o s en reglas).

TaskJuggler Vistas y reportes com prensibles y fle xib le s, reporteo

(te seguim iento y estatus, núm ero ilimitado de esce­
?
narios (líneas base) del m ism o proyecto
para análisis what-if
a

i dotProject Ftermite el seguim iento de problem as, de activida­

www.dotoroiect.net d e s por usuario y del estatus del proyecto; muestra
gráficamente con código d e colores los proyectos
que están en zona de peligro; permite cam bios
relacionados con m últiples proyectos.

Web
Project net Permite el seguim iento de problemas.
www.project.net

ProjectPier D a seguim iento a tareas e hitos; s u s facilidades de

www.DroiectDier.ore colaboración cyudan a q u e ca d a usuario actualice el
estatus y visualice el progreso.

Primavera Ftermite controlar el calendario, el presupuesto y las

www.Drimavera.com adquisiciones; da visibilidad a múltiples involucra­
dos, lo que facilita la colaboración y el cumplimiento
(te las tareas. Ofrece po d e ro sas herramientas d e gra-
ficación y reportes; el plan inicial s e captura en una
línea b a se y le permite a todo el equipo actualizar
el proyecto y conocer s u s indicadores de desem pe­
ño, com o va fianzas y valor devengado.
De
escritorio M icrosoft Project ron, rutas críticas, seguim iento de estatus, porcenta­
www. office.m icrosoft com je d e completitud y estim aciones para completitud,
análisis del valor ganado; definición, com paración y
reinicio de conjuntos d e línea b a se , personalización
(te v ista s del proyecto.

O m niPlan Ftermite guardar u n a línea b a se de tod o el proyecto

www.omni0oup.com o de una porción seleccionada, y registrar los resul­
tados reales del proyecto de m anera sencilla.

@task Seguim iento de hitos y del progreso de tareas;

Web
www.attask.com retroalimentación de tareas y tablero de control.
272 Adm inistración de proyectos

5.6 Ejercicios su g erid o s

Analice las tablas que se m uestran a continuación. L a prim era incluye el plan previsto
(línea base ) para d o s fases del proyecto de la Feria Estudiantil de N u e vo s Productos. La
se gu n d a ofrece los resultados reales (seguim iento) de a m b a s fases cu an d o el proyecto
lleva u n avance de algo m á s de 20% .

a) Com plete la tabla de indicadores de costo. Calcule el índice de rendim iento de

los costos ( i r c ) co m o c p t r / c r t r .
b) Reúnase con otros com pa ñe ros para realizar u n a junta de análisis de desem ­
peño del costo del proyecto. Diseñe previamente u n form ato para registrar la
junta.
c) Interprete los valores del ir c .

d) Realice u n análisis del desem peño de los costos de a m b a s fases del proyecto.
e) Registre to do lo discutido en el form ato de la junta.

D U R A C IÓ N C O M IE N Z O FIN TR A BA JO
T A R EA S PR EVISTA P R E V IST O P R E V IST O P R E V IST O

1. Iniciación 1 .75 días 07/04/2008 08/04/2008 20 h

1.1 Junta de inicio con el rector lh 07/04/2008 07/04/2008 2 h

1.2 Elaborar Enunciado del trabajo 0 . 5 días 07/04/2008 07/04/2008 8 h

1.3 Aprobar proyecto lh 07/04/2008 07/04/2008 2 h

1 .4 Elaborar Acta del proyecto 1 día 07/04/2008 08/04/2008 8 h

2 . C onvocatoria 6 .3 8 días 07/04/2008 16/04/2008 59 h

2 . 1 Proponer y aprobar a los m iem bros

del jurado lh 07/04/2008 07/04/2008 2 h

2 .2 Adquirir materiales 2 h 07/04/2008 07/04/2008 2 h

2 .3 A rrendar com putadora e impresora 1.33 h 07/04/2008 07/04/2008 4 h

2.4 Elaborar convocatoria de la feria 10 h 07/04/2008 08/04/2008 10 h

2 . 5 R evisar y aprobar convocatoria lh 09/04/2008 09/04/2008 lh

2.6 Divulgar convocatoria ls e m 09/04/2008 16/04/2008 40 h

2 . 7 Convocatoria divulgada O d ia s 16/04/2008 16/04/2008 Oh

Tabla 5.5 Tabla de valores previstos (línea base)

 Ejecuáóny control del proyecto 273

%
C O M IE N Z O % COM­ F ÍS IC O D U R A C IÓ N CO STO TR A BA JO
TAREA REAL FIN REA L PLETADO COM PLETADO REAL REAL REA L

1. Iniciación 07/04/2008 08/04/2008 100% 100% 1 .2 5 días $ 1 0 0 0 0 .0 0 18 h

1.1 Junta d e inicio

co n el rector 07/04/2008 07/04/2008 100% 100% 1.5 horas $ 2 1 0 0 .0 0 3 h

1.2 Elaborar
Enunciado
del trabajo 07/04/2008 07/04/2008 100% 100% 0 . 5 días $ 4 2 0 0 .0 0 8 h

1.3 Aprobar
proyecto 07/04/2008 07/04/2008 100% 100% 1.5 horas $ 2 1 0 0 .0 0 3 h

1.4 Elaborar Acta

del proyecto 07/04/2008 08/04/2008 100% 100% 4 horas $ 1 6 0 0 .0 0 4 h

2 . C onvocatoria 07/04/2008 23/04/2008 100% 100% 1 2 . 2 5 días $ 8 3 3 6 .6 7 47 h

2.1 Proponer y
aprobar a los
miembros
(tel jurado 07/04/2008 07/04/2008 100% 100% 1 hora $ 5 5 0 .0 0 2 h

2.2 Adquirir
materiales 09/04/2008 09/04/2008 100% 100% 2 horas $ 2 5 0 0 .0 0 2 h

2.3 Arrendar
com putadora
e impresora 14/04/2008 14/04/2008 100% 100% 1 .33 horas $ 2 0 6 6 .6 7 4 h

2 . 4 Elaborar
convocatoria
de la feria 07/04/2008 08/04/2008 100% 100% 6 horas $ 9 0 0 .0 0 6 h

2 . 5 R evisar y
aprobar
convocatoria 16/04/2008 16/04/2008 100% 100% 1 hora $ 4 0 0 .0 0 lh

2 . 6 Divulgar
convocatoria 18/04/2008 23/04/2008 100% 100% 4 días $ 1 9 2 0 .0 0 32 h

2 . 7 Convocatoria
divulgada 18/04/2008 18/04/2008 100% 100% 0 días $ 1 2 0 0 .0 0 4 h

Tabla 5.6 Tabla de valores reales

274 A d m in istració n d e proyectos

C O ST O PR EVISTO CO STO R EA L
C O STO PR EVISTO D E L TR A BA JO D E L TRABAJO V A R IA C IÓ N D E ÍN D IC E D E
D EL TR A BA JO R E A L IZ A D O R E A L IZ A D O C O STO (VC) R E N D IM IE N T O D E
TA R EA P R E V IST O (C P T P ) (CPTR ) (CRTR) ( CPTR-CRTR) L O S C O S T O S ( IR C )

1. Iniciación $ 1 0 2 0 0 .0 0 $ 1 0 2 0 0 .0 0 $ 1 0 0 0 0 .0 0 $ 2 0 0 .0 0 1.02

1.1 Junta de inicio

con el rector $ 1 4 0 0 .0 0 $ 1 4 0 0 .0 0 $ 2 1 0 0 .0 0 ($ 7 0 0 .0 0 ) 0 .6 7

1.2 Elaborar Enunciado

del trabajo $ 4 2 0 0 .0 0 $ 4 2 0 0 .0 0 $ 4 2 0 0 .0 0 $ 0 .0 0 1 .00

1.3 Aprobar proyecto $ 1 4 0 0 .0 0 $ 1 4 0 0 .0 0 $ 2 1 0 0 .0 0

1.4 Elaborar Acta

del proyecto $ 3 2 0 0 .0 0 $ 3 2 0 0 .0 0 $ 1 6 0 0 .0 0

2 . C onvocatoria $ 9 1 0 6 .6 7 $ 9 1 0 6 .6 7 $ 9 5 3 6 .6 7

2 .1 Proponer y aprobar
a los m iem bros
del jurado $ 5 5 0 .0 0 $ 5 5 0 .0 0 $ 5 5 0 .0 0

2 .2 Adquirir materiales $ 2 1 9 0 .0 0 $ 2 1 9 0 .0 0 $ 2 5 0 0 .0 0

2 .3 Arrendar com putadora

e impresora $ 2 0 6 6 .6 7 $ 2 0 6 6 .6 7 $ 2 0 6 6 .6 7

2 . 4 Elaborar convocatoria
de la feria $ 1 5 0 0 .0 0 $ 1 5 0 0 .0 0 $ 9 0 0 .0 0

2 . 5 R evisar y aprobar
convocatoria $ 4 0 0 .0 0 $ 4 0 0 .0 0 $ 4 0 0 .0 0

2 . 6 Divulgar
convocatoria $ 2 4 0 0 .0 0 $ 2 4 0 0 .0 0 $ 1 9 2 0 .0 0

2 . 7 Convocatoria
divulgada $ 0 .0 0 $ 0 .0 0 $ 1 2 0 0 .0 0

Tabla 5 .7 Tabla de indicadores de costo

2) Se h a im plem entado u n sistem a para evaluar el gra d o de satisfacción de los vi­

sitantes a la Feria Estudiantil de N u e vo s Productos. Para ello, a la salida h ay un
touch screen con cinco caritas — desde la m á s sonriente (5 ) hasta la m á s triste ( 1 ) — .
Adem ás, u n m iem bro del equipo de atención a visitantes les pide a éstos que llenen
un pequeño form ulario a n ó n im o donde pueden an o tar su s críticas y elogios. Se
ha planeado que el prom edio sea de 4.5. L o s valores to m a d o s se m uestran en la
siguiente tabla.
 Ejecuáóny control del proyecto 275

En los form ularios se registran las siguientes incidencias:

H O RA IN C ID E N C iA S / F R E C U E N C IA i HORA IN C ID E N C IA S / F R E C U E N C IA 1

0 8 :0 0 La inauguración s e retrasó 1 0 m in . / ll 1 5 :0 0 Había stands vacíos/2

Había expositores com iendo y no me

atendieron/1

0 8 :3 0 H abía stands vacíos/ 5 1530 A lg u n o s productos no s o n n ovedosos/2

A lgunos productos no s o n n o ve d osos/2

Estaban term inando de m ontar el stand / 4

0 9 :0 0 Estaban term inando de m ontar el stand y 16:00 A lg u n o s productos no s o n n ovedosos/3

no pude ve r algu n o s productos/2

C 9:30 A lgu n o s productos no s o n n ove d osos/5 1630 A lg u n o s productos no s o n novedosos/2

Los stan d s s o n ch ic o s/1

10:00 A lgu n o s productos no s o n n ove d osos/4 1 7 :0 0 N o h ^ dónde tirar ba sura/1

10:30 A lgu n o s productos no s o n n o ve d osos/4 1 7 :3 0 Estaban desm ontando y no me atendieron/1

Los expositores no fueron am ables/2

11:00 A lgu n o s productos no s o n n ovedosos/3 1 8 :0 0 Estaban desm ontando y no me atendieron/3

11:30 A lgu n o s productos no s o n n o ve d o so s/ 1

12:00 A lgu n o s productos no s o n n o ve d osos/2

12:30 A lgu n o s productos no s o n n o ve d osos/3

13:00 S e fue la electricidad por u n o s m inutos/20

a) Elabore un d iagram a de control de desem peño donde:

• El eje de la s x se divida en 3 0 m in u to s (frecuencia a la cual se debe tom ar

la medición).
276 A d m in istració n d e proyectos

• El eje de la s/ te n g a los 5 valores de calificación.

• El um bral inferior sea 4 con u n a línea de puntos.
• El prom edio sea u n a línea continua.
• Los valores de m edición de cada 3 0 m in u to s se u n a n con u n a línea y en
cada punto se coloque u n círculo.

b) ¿Q u é m edidas habría to m ad o durante la ejecución de la feria si hubiera tenido

esos d ato s cada 3 0 m inu tos?
c) Elabore un d iagram a de Pareto a partir del reporte de incidencias y su frecuencia
(cuá n tas veces fue reportado el problem a). ¿C u á le s fueron lo s d o s problem as
que m á s afectaron la feria? ¿Q u é lecciones aprendió y có m o éstas pueden ayu­
d a r a m ejorar la feria del siguiente a ñ o ?

5.7 R eferen cias a te m a s a v a n z a d o s

Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos, pmi, cap. 3.
Project Management Handbook ofChecklists, M ark J. H iltz y P. Enge, M a rk C h e c k Publishing,
Ontario, Canadá.
The p m i Compendium o f Project Management Practices, pmi, 2 0 0 3
Sabiduría de los equipos, Jon R. Katzenbach, Diaz de Santos, España.

5.8 R eferen cias a p á g in a s W eb

Listas de verificación en el área de proyectos: http;//www.markcheck.com/products,html

5.9 D esa rro llo d e su p ro y ecto

A h o ra toca trabajar la form a en que los participantes darán seguim iento y control a la
ejecución del proyecto. Esta tarea puede ser tan com pleja co m o se desee o se necesite.
D e m anera sencilla, los a lu m n o s p od rán determ inar u n form ato que les perm ita registrar
los avances del proyecto conform e transcurre el proceso. Este registro debe considerar el
alcance, tiempo, costo y la calidad. Adicionalm ente, conviene decidir quién y cu án d o se
reunirán para d a r seguim iento al trabajo.
Conviene p o r otro lado con se n sua r entre los participantes el form ato con el cual se
redactarán los d ocu m e n tos asoc iad os con los p rod u ctos del proyecto.

5.10 A u to e v a lu a c ió n d e l a p re n d iz a je
El alu m n o p o d rá darse cuenta de su aprendizaje m ediante las siguientes consideraciones
en relación con su proyecto del curso.

M ín im o (6). El alum no produjo u n conjunto de form atos de reportes, docu m e n tos que
presentan las siguientes particularidades:
 Ejecuáóny control del proyecto 277

Especifican qué aspecto se reporta (alcance, tiempo, costo, calidad, riesgos), el destina­
tario, quién lo hace, la fecha y el periodo del reporte considerado, y los d ato s reportados.

M e d io (8). El alu m n o entrega u n conjunto de form atos de reportes y de la d ocu m e n ta­

ción asociada con los productos, escritos que presentan las siguientes características:

Reportes. Especifican qué aspecto se reporta (alcance, tiempo, costo, calidad, riesgos),
el destinatario, quién lo hace, la fecha y el periodo del reporte considerado, así com o
los d ato s reportados.
Documentos. Objetivo, capitulado y referencias.

M áx im o (10). El alum no presenta u n conjunto de form atos de reportes y de la d o cu m e n ­

tación asociada con los productos, los cuales fueron debidam ente trabajados en equipo
y tienen las siguientes peculiaridades:

Reportes. Especifican qué aspecto se reporta (alcance, tiempo, costo, calidad, riesgos),
el destinatario, quién lo hace, la fecha y el periodo del reporte considerado, así com o
los d ato s reportados. A d icion a p ropuestas de posibles m edidas a tomar.
Documentos. C on trol de cam bios, introducción, objetivo, alcance, capitulado, glosario,
referencias y bibliografía. El form ato corresponde con u n estándar de la industria. El
cliente y el patrocin ador participaron en su verificación previa.
278 A d m in istració n d e proyectos

P re se n ta ció n de lo s caso s de e stu d io

CASO UNO. MEJORA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

P lásticos decorativos, S. A. de C . V.
Proyecto. M ejora de procesos de ad m in istrativ o s y com erciales

EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

Los consultores proponen para el proyecto los formatos siguientes.

1. Formato de reportes de avance

Nom bre del proyecto Fecha de inicio:

A utor del reporte: Fecha del reporte:

A V A N C E D E L PROYECTO EN R ELACIÓN C ON:

Alcance

Tiem po

Costo

Calidad

A vance en la realización de productos:

D e se m pe ñ o del equipo de trabajo:

M e d id a s a tomar:

En relación con: Dirigido a:

 fje cu á ó n y control del proyecto 279

2. Formato de documentos. Procedimientos

1. Encabezado

Nom bre del documento: Código: Fecha:

Logotipo: Última actualización: R esponsable:

2. Control de cam bios

Fecha de cambio: Realizado por: Autorizado por:

3. D iagram a de flujos del procedimento

4 . Narrativa del procedimiento

5. R e sp on sab le s

6. Docum entos a so ciad o s

7. Procedimientos a so ciad o s

8. M étricas del proceso

9. Formatos
280 A d m in istració n d e proyectos

CASO DOS. MEJORA DE PROCESOS INDUSTRIALES

Plásticos decorativos, S. A . de C . V.
& Proyecto. M ejora de procesos de ad m in istrativ o s y com erciales

EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

Los consultores retoman para el proyecto los formatos siguientes con que cuenta la empresa.

1. Formato de reportes de avance

Nom bre del proyecto: Fecha de inicio:

A utor del reporte: Fecha del reporte:

A V A N C E D E L PROYECTO EN R ELACIÓN C ON:

Alcance

Tiem po

Costo

Calidad

A vance en la realización de productos:

D e se m pe ñ o del equipo de trabajo:

M e d id a s a tomar:

relación con: Dirigido a:

 fje cu á ó n y control del proyecto 281

2. Formato de documentos. Procedimientos

1. Encabezado

Nom bre del documento: Código: Fecha:

Logotipo: Última actualización: R esponsable:

2. Control de cam bios

Fecha de cambio: Realizado por: Autorizado por:

3. D iagram a de flujos del procedimento

4 . Narrativa del procedimiento

5. R e sp on sab le s

6. Docum entos a so ciad o s

7. Procedimientos a so ciad o s

8. M étricas del proceso

9. Formatos
282 Adm inistración de proyectos

CASO TRES. SELECCIÓN E IMPLANTACIÓN DE SOFTWARE

P lásticos decorativos, S. A . de C . V.
(t> Proyecto. M ejora de procesos de ad m in istrativ o s y com erciales

EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

Los consultores retoman para el proyecto los formatos siguientes con que cuenta la empresa.

1. Formato de reportes de avance

Nom bre del proyecto: Fecha de inicio:

A utor del reporte: Fecha del reporte:

A V A N C E D E L PROYECTO EN R ELACIÓN C ON:

Alcance

Tiem po

Costo

Calidad

A vance en la realización de productos:

D e se m pe ñ o del equipo de trabajo:

M e d id a s a tomar:

En relación con: Dirigido a:

DOCUMENTOS

Como se indica en el plan de calidad, el formato del manual de requisitos seguirá el estándar e e e Std. 8 3 0 Recom­
mended Practice for Software Requirements Specifications.
 SEIS

Cierre
______ del proyecto
C aso D esayuno : c ie rre del evento

La señora, administradora deI proyecto, realiza las siguientes tareas en estrecha interacción con su marido.

C IE R R E

□ o m e n to s A c t iv id a d e s

Cocina y equipo O rdena que s e limpien a fo n d o las instalaciones

C om edor y vajilla Hace reparar el m ueble y com pleta piezas d e la vajilla

Recetas Realiza algunas anotaciones en el recetario

Plan del proyecto Ordena y gu a rd a los docum entos del proyecto

D iscu sió n . ¿Q u é elementos tiene la tabla? ¿P a ra qué n o s sirven? ¿Q u é pasaría si n o los

lleváram os a c a b o ? E n su opinión, ¿q u é p a so s se siguen para obtenerlos? ¿H a b rá proyec­
tos que requieran p o n e r un m ayor énfasis en la fase de cierre?

6.1 P ro p ó sito d e l p ro ceso d e cierre

C o n el proceso de cierre se pretende finalizar form alm ente el proyecto, sin dejar cabos
sueltos de ningún tipo tanto en lo relativo a la term inación de los p rod u ctos entregables y
su aceptación p o r el cliente, la docum entación del proyecto y su alm acenam iento, com o
al finiquito desde el punto de vista legal de los contratos.
284 A d m in istració n d e proyectos

6.2 Roles p rin c ip a le s e n e l p ro ceso d e cierre

ROL RESP O N S A B ILID A D

Adm inistrador del proyecto Entregar los productos finales del proyecto al cliente y solicitar s u aceptación
formal. Ordenar y guardar la docum entación del prefecto. Finiquitar docum en­
talmente lo s contratos.

Equipo de trabajo Terminar los productos.

Cliente o destinatario Aceptar formalmente, en s u caso, los productos del proyecto.

Patrocinador M antenerse atento al cierre del proyecto.

Tabla 6.1 Roles y responsabilidades en el proceso de cierre

6.3 P roceso d e cierre

El lector p o d rá remitirse al anexo de este libro, donde se presenta u n procedim iento de
cierre de proyectos.
El proceso de cierre, realizado p o r el ad m in istra do r en estrecha interacción con el
cliente, permite term inar to d o s lo s procesos aso c ia d o s con la adm inistración del proyec­
to y retom ar la verificación del alcance en su parte terminal p a ra real izar la entrega de los
p rod u ctos del proyecto y constatar su aceptación form al p o r el cliente. Se debe obtener
— si es el caso— u n docu m e n to de entera satisfacción del cliente a la entrega de los p ro ­
ductos o servicios finales.

C IER R E

1. Cierre del proyecto

2 . Cierre del contrato

3 . Docum entación d e lecciones aprendidas

Tabla 6.2 Subprocesos del cierre del proyecto

P o r otro lado, durante esta fase el ad m inistrador ordena, protege y g u a rd a en form a

conveniente la docum entación del proyecto. Ésta será útil posteriormente p a ra la planifi­
cación de proyectos futuros, p o r lo que deberá q u e d a re n un lugar de fácil acceso.
A sim ism o, mediante este proceso se finiquita el o lo s contratos con el cliente y con los
proveedores, lo cual debe hacerse formalmente, es decir, se debe de p rod u cir u n d o c u ­
mento de finiquito legal firmado p o r las partes. Conviene p o r otra parte solicitar al cliente
— si corresponde— , u n a carta de recom endación, ya que puede constituir u n valioso ins­
trum ento de acreditación para ventas futuras.
 O erre del proyecto 285

Finalmente, co m o u n ejercicio de recuperación de la experiencia, el ad m in istra do r y su

equipo analizan su desem peño y el de otros involucrados durante las diversas fases del
proyecto, y realizan correcciones y actualizaciones a los activos organizacionales de la
empresa donde laboran.

6.4 D o cu m e n to s d e l p ro ceso d e cierre

Plan d e l proyecto
D ocum entación d e los
Activos d e la organización p ro d u c to s d e l proyecto
Carta finiquito
C on trato s

Figura 6.1 Documentos del proceso de cierre

Las principales entradas del proceso de cierre lo constituyen el plan del proyecto y los
contratos; la salida m á s relevante es la docum entación asociada con la aceptación for­
mal de los p rod u ctos finales y de finiquito legal del proyecto.

D o c u m e n to d e a c e p t a c i ó n d e p r o d u c t o s y ñ n i q u i t o d e l c o n t r a t o

1. Fecha de firma
2. N o m b re del proyecto y de su ad m inistrador
3. N o m b re del cliente y del patrocinador
4. Texto de finiquito
5. N o m b re s y firm as del personal autorizado para finiquitar

Errores u om isiones com etidos frecuentemente

• El proyecto no fue claramente iden- • El texto de finiquito es am biguo,

tificado.
• Los firm antes n o tienen autoridad
para firmar.

Criterios de terminación

Se tiene u n docu m e n to completo, claro y legalmente válido.

286 A d m in istració n d e proyectos

6.5 H e rra m ie n ta s d e softw are

TIP O D E N O M B R E DEL
U C EN C IA APLIC ACIÓ N PRO DU C TO /R EFER ENC IA COM ENTAR IO S

KP lato No cubren el proceso de cierre

www. koffjce.org/kpl ato

O pen W orkbench

www. o pe nwork be nch.org

De escritorio
TaskJuggler

www.taskiuggler.org
!
z CÄNTT Project www.
«
ganttp reject, biz

i dotProject S e puede hacer un ejercicio de lecciones

aprendidas.
www.dotoroiect.net

Project net Permite m odelar el proceso de cierre, a s í como

W eb la docum entación asociada; s e puede hacer un
www.Droiect.net ejercicio de lecciones aprendidas.

ProjectPier S e puede efectuar un ejercicio de lecciones

aprendidas.
www.proiectpier.org

Primavera Cubre el ciclo de vida com pleto desde el inicio

www.Drimavera.com hasta el cierre.

De escritorio S e puede efectuar un ejercicio de lecciones

M icrosoft Project
aprendidas s i s e conecta con Project Se rve r y
Ü2 www. offi ce.m icrosoft. com Share P o in t

@task Permite m odelar el proceso de cierre, a s í como

www.attask.com la docum entación asociada.

W eb Asrmite m odelar el proceso de cierre y la

1 Agilsuite
docum entación asociada. S e puede efectuar un
y m M e ia g il. c o m .
ejercicio de lecciones aprendidas.

6.6 Ejercicios su g erid o s

1) D urante la ju n ta de revisión para cierre del proyecto “Presentación de prótesis de
m ano M 8 b en feria estudiantil” se prod ujo el reporte de cierre que se m uestra en­
seguida.

a) Diseñe u n a lista de verificación p a ra cierre de proyectos, aplíquela y sugiera

cóm o m ejorar este reporte.
b) Diseñe u n a lista de verificación que ayude a lo s m iem bros del equipo y a otros
involucrados a registrar las lecciones aprendidas en este proyecto.
 O erre del proyecto 287

PRESENTACIÓN D E P RÓ TESIS
DE M A N O M 8 B EN FERIA
ESTU D IAN TIL R EP O R TE D E CIERRE <ALC, GH N, LM N >

1. C ro n o gra m a

Fecha de inicio planeada 02/02/2007

Fecha de inicio real 04/02/2007

Fecha de fin planeada 10/02/2007

Fecha de fin real 10/02/2007

2. C o sto s

C osto planeado $ 1 0 5 0 0 .0 0

C osto real $ 1 3 5 0 0 .0 0

3. Personal

T o d o el equipo de trabajo perm aneció durante el proyecto cum pliendo sus

responsabilidades. Se planearon 2 0 0 horas-hom bre y reales fueron 186.

4. Productos planeados

• Stand
• Prototipo del producto
• Papelería y presentación del producto
• Plan de negocio

Entregados

Todos

5. Criterios de éxito

• Patrocinio de proveedores para m ejorar prototipo actual

• Al m e n os tres citas con inversionistas interesados para discutir posible
negocio
288 A d m in istració n d e proyectos

L o g ro s

• Patrocinios para desarrollar u n prototipo mejorado:

° De u n proveedor de partes electrónicas

° De u n proveedor de m aq u ina do
° De la prop ia universidad
° Del Consejo Estatal de Ciencia y T ecnología

• Citas con d o s inversionistas interesados para discutir posible negocio

• Segundo lu gar de la feria

O b se rv a c io n e s. A p e sa r de n o cum plirse c o n el p re su p u e sto p laneado,

debido a u n a m ala estim ación en el costo de los materiales y de las h ora s de
m a q u in a d o , s í se cu m p lie ro n lo s ob jetivos de n e gocio y se entregaron to ­
d o s lo s p ro d u c to s c o n la calid ad esperada. E sto ú ltim o es e videnciado con
lo s p atro cin io s, las cita s con in v e rsio n ista s y el se gu n d o lu g a r o b te n id o en
la feria.

C :\P royectos\ Ferla\ Planeacl0 n\C ierre.doc Página 1 d e 1

2) Lea el siguiente docum ento de cierre de u n proyecto.

México, Febrero 2004-02-18

A QUIEN CORRESPONDA

Por medio de la presente nos permitimos hacer constar que el equipo de desarrollo del Instituto
Superior Universitario, integrado por g h c , as, j a p b , r t b , e d p d , m a b r , m \ e g , j c a , c r v o y r c i realizaron para
nuestra empresa el proyecto titulado “Terralevel" en las fechas comprendidas de agosto de 2000
a diciembre de 2001. Los objetivos del proyecto se lograron plenamente y dejaron un beneficio
importante para nuestra organización.
Nuestra empresa es una organización líder en la innovación de los sistemas de posicionamiento
gobal ( g p s ) para crear soluciones completas a nuestros clientes.
□ producto de software desarrollado está orientado a la nivelación de terrenos agrícolas, con
la capacidad para:

• Capturar, importar y editar datos de terrenos.

• Permitir diseños de terrenos por pendientes o elevaciones promedio, importación/exporta­
ción de tierra, cambio de la razón de corte/relleno, cambio de las pendientes de diseño,
diseño por terrazas.
• Graficar e imprimir el terreno original y los de diseño, las curvas de nivel y los mapas de cor­
te/relleno.
• Estimar volúmenes de corte y relleno utilizando el método de cuatro esquinas (método de
mínimos cuadrados).
 O erre del proyecto 289

En los trabajos realizados, el equipo de desarrollo antes mencionado mostró una gran capacidad
técnica y un alto profesionalismo.

Atentamente,

Ing. JCV

Director general

a) ¿Cree que es suficiente esta carta para hacer u n cierre? S i n o es así, ¿q u é otros
d ocum entos y procesos p ro p o n d ría ?

6.7 R eferencias a te m a s a v a n z a d o s
Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos, p m i , cap. 3 .
Projed Management HandbookofCheddists, M arkJ. H iltzy P . Enge, M arkC h e ck Publishing,
Ontario, Canadá.
The p m i Compendium o f Project Management Pradices, p m i, 2 003

6.8 R eferencias a p á g in a s W eb
Software Engineering Project M anagem ent, Richard H. Tíiayer, IE E E C o m p u te r Society
Listas de verificación en el área de proyectos: http://www.markcheck.com/products.html

6.9 D esa rro llo d e su pro y ecto

Los alu m n o s en el curso, con apoyo de su maestro, p od rán determ inar la m anera y el
form ato de cierre de proyecto. Esta fase deberá atender los aspectos prácticos — sobre la
aceptación de los p rod u ctos entregados al cliente— y legal, de m anera tal que n o queden
hilos sueltos que a futuro puedan representar u n a com plicación. Lo anterior debe hacerse
con to d a la form alidad que convenga al caso.

6.10 A u to e v a lu a c ió n d e l a p re n d iz a je
El alu m n o p o d rá percatarse de su s aprendizajes mediante las siguientes consideraciones
en relación con su proyecto del curso.

M ín im o (6). El alum no produjo u n conjunto de form atos de aceptación de p rod u ctos y

de finiquito de contratos, docu m e n tos que presentan las siguientes particularidades:

Aceptación: contiene u n espacio para la fecha, lugar, nom bre y descripción del p ro ­
ducto entregado.
Finiquito: prevé la fecha y lugar, especifica el núm ero y fecha del contrato y contiene un
texto de term inación de conform idad.
290 Adm inistración de proyectos

M e d io (8). El alum no entrega u n conjunto de form atos de aceptación de p rod u ctos y de

finiquito de contratos, escritos que presentan las siguientes características:

Aceptación: contiene u n espacio para fecha, lugar, n om b re y descripción del producto

entregado. Al calce se especifica el nom bre y puesto de la persona que recibe de c o n ­
form idad.
Finiquito: prevé fecha y lugar, y especifica el núm ero y fecha del contrato, contiene un
texto de term inación de conform idad. Al calce se especifica el nom bre y puesto de la
persona que d a p o r term inado el contrato.

M á x im o (1 0 ). El alu m n o presenta u n conjunto de form atos de aceptación de productos,

de finiquito de contratos y de recom endación, debidam ente trabajados en equipo con las
siguientes peculiaridades:

Aceptación: contiene u n espacio para fecha, lugar, n om b re y descripción del producto

entregado. Al calce se especifica nom bre y puesto de la persona que recibe de con for­
midad.
Finiquito: prevé fecha y lugar, se refiere al núm ero y fecha del contrato, tiene u n texto
de term inación de conform idad. Al calce se especifica el nom bre y puesto de la p erso­
na que d a p o r term inado el contrato.
Recomendación: Se considera la fecha y el lugar, el nombre del proyecto, de su adm inis­
trador, y de la empresa. Se abra u n espacio para que el firmante dé u n a recomendación.
Al calce se especifica el nom bre y puesto de la persona que firma.
El cliente, el patrocinador, y u n experto en cuestiones legales participaron en su veri­
ficación previa.
 O erre del proyecto 291

Presentación de los casos de estudio

C A SO U N O . M E JO R A D E P R O C E S O S A D M IN IS T R A T IV O S

Plásticos decorativos, S. A. de C. V.
Proyecto. M e j o r a d e p ro c e so s de a d m in is tra tiv o s y co m e rcia le s

C IE R R E D E L P R O YE C TO

Los administradores del proyecto, interno y externo, acuerdan utilizar el siguiente formato para cerrar legalmente el
proyecto. Consultan con el departamento legal de la empresa para su aprobación.

FO R M A TO D E A C E P T A C IÓ N FO R M A L

Nom bre del proyecto: Fecha:

Adm inistrador del proyecto:

Nom bre del cliente:

Nom bre del patrocinador:

A C EP TA CIÓ N F O R M A L

Los abajo firmantes aceptan la terminación bajo completa satisfacción del

proyecto identificado líneas arriba, y están de acuerdo en que los produc­
tos entregados como resultado de este esfuerzo satisfacen plenamente los
requisitos relativos a alcance, calidad, cronograma y costo, de manera tal
qje todo compromiso contractual y legal ha sido cubierto y no tienen nada que
reclamar.

Nom bre y firma de aceptación: Lugar y fecha:

Nom bre y firma de aceptación: Lugar y fecha:

Nom bre y firma de aceptación: Lugar y fecha:

29 2 A d m in istració n d e proyectos

C A S O D O S . M E JO R A D E P R O C E S O S IN D U ST R IA L E S

Plásticos decorativos, S. A. de C. V.
& Proyecto. M e j o r a d e p ro ce so s d e p ro d u c c ió n

C IE R R E D E L P R O YE C TO

Los administradores del proyecto, interno y externo, acuerdan utilizar el siguiente formato para cerrar legalmente el
proyecto. Consultan con el departamento legal de la empresa para su aprobación.

F o rm a to d e a c e p ta c ió n f o r m a l

Nom bre del proyecto: Fecha:

Adm inistrador del proyecto:

Nom bre del cliente:

Nom bre del patrocinador:

A C EP TA CIÓ N F O R M A L

Los abajo firmantes aceptan la terminación bajo completa satisfacción del

proyecto identificado líneas arriba, y están de acuerdo en que los produc­
tos entregados como resultado de este esfuerzo satisfacen plenamente los
requisitos relativos a alcance, calidad, cronograma y costo, de manera tal
que todo compromiso contractual y legal ha sido cubierto y no tienen nada qué
reclamar.

Nom bre y firma de aceptación: Lugar y fecha:

Nom bre y firma de aceptación: Lugar y fecha:

Nom bre y firma de aceptación: Lugar y fecha:

 O e r re d eI proyecto 293

C A SO T R E S . S E L E C C IÓ N E IM P L A N T A C IÓ N D E SO F TW A R E

Plásticos decorativos, S. A. de C. V.
Proyecto. S e le c c ió n e im p la n t a c ió n d e u n software

C IE R R E D E L PROYECTO

Los administradores del proyecto, interno y externo, acuerdan utilizar el siguiente formato para cerrar legalmente el
proyecto de consultaría. Consultan con el departamento legal de la empresa para su aprobación.

F o r m a t o d e a c e p t a c ió n fo r m a l

Nom bre del proyecto: Fecha:

Adm inistrador del proyecto:

Nom bre del cliente:

Nom bre del patrocinador:

A C EP TA CIÓ N F O R M A L

tos abajo firmantes aceptan la terminación bajo completa satisfacción del

proyecto identificado líneas arriba. Y están de acuerdo en que los produc­
tos entregados como resultado de este esfuerzo satisfacen plenamente los
requisitos relativos a alcance, calidad, cronograma, y costo, de manera tal
qje todo compromiso contractual y legal ha sido cubierto y no tienen nada qué
reclamar.

Nom bre y firma de aceptación: Lugar y fecha:

Nom bre y firma de aceptación: Lugar y fecha:

Nom bre y firma de aceptación: Lugar y fecha: