DESCRIPCIÓN BREVE

Una de las operaciones más utilizadas en Excel es la

suma,

Miguel Angel Franco Garcia

Excel básico

Los secretos de
Autosuma
Excel básico
 Los secretos de Autosuma
Una de las operaciones más utilizadas en Excel es la suma, de hecho,
hay personas que usan Excel solo para realizar sumas lo cual será suficiente
para crear sus informes (reportes), por lo que es importante aprender a
hacerlo de forma eficiente.

Si selecciono el rango B2:B3.

Puedo saber la suma de los valores, tan solo echando un vistazo a la barra
de estado, ya que ahí, encontraras el resultado de la suma, y, en mi caso
también se muestra el promedio y el recuento.
 Si en tu ventana de Excel no se muestra esta información, solo tienes que
hacer clic con el botón derecho en la barra de estado, y, podrás activar
cualquiera de las opciones disponibles.

De esta manera, Excel realiza la suma de forma automática, sin que

tengamos que pedírselo, pero si estamos haciendo un informe (reporte)
será necesario realizar la suma de varias columnas para dejar el resultado
en una celda, y, es cuando tiene relevancia aprender a manejar el comando
autosuma, el comando autosuma lo puedes encontrar en dos lugares, en la
pestaña Inicio.
 También en la pestaña Formulas.

La autosuma, no es más que la inserción de la función SUMA, así que antes

de aprender este comando, te mostrare rápidamente el método manual de
hacer este tipo de cálculo, para sumar los valores de Producto 1, me pondrá
en B14, pondré el signo igual, y, la función SUMA, y, entre paréntesis,
ponemos el rango a sumar.
 Aceptamos, y, este es el proceso manual de realizar una suma.

Pero el comando Autosuma, nos ahorrara algunos de estos pasos, lo único

que tengo que hacer para activar la función Autosuma, es seleccionar la
celda inferior del rango a sumar, así que activare la celda C14, y, pulsare el
botón Autosuma.
 Pulsamos la tecla <Enter>.

Aunque podíamos hacer esto en cada celda, podemos copiarla.

De la misma manera, podemos utilizar Autosuma con las filas, para ello,
nos vamos a colocar en F2, y, pinchamos en Autosuma, seleccionara de
forma automática las celdas de su izquierda.

Aceptamos.

Voy a copiar la celda una vez hacia abajo.

Para que vean que no es tan inteligente como se cree, si me pongo en G4, y,
pulso en Autosuma, me va a seleccionar las celdas que tiene encima, pero
no es lo que queremos.
 Si te encuentras en una situación, donde Autosuma no ha detectado
correctamente los datos, lo único que debes de hacer es seleccionar el
rango correcto con el ratón.
 Finalmente, copiare la formula hacia abajo para tener los totales.

Así de simple es usar el comando Autosuma, aunque existen algunas

mejoras, vamos a borra los totales, para ver otra forma de usar autosuma,
una vez que las celdas están vacías, seleccionamos B14, y, usamos un atajo
de teclado que es <ALT> <=>.
 Aceptamos.

Copio la fórmula hacia la derecha.

Ahora, me pongo en la celda G2, pulso <ALT> <=>.

Aceptamos, y, copiamos hacia abajo.

 De nuevo, borrare la columna de los totales, y, la fila de totales.

Otro método, que nos ahorrara mas tiempo, voy a ponerme en la celda B2,
y, voy a pulsar <CTRL> <SHIFT> <FIN>, para seleccionar a partir de B2 todo
el rango, lo importante es seleccionar las celdas con números, y, las celdas
de totales.
 Pulsare el atajo de teclado <ALT> e igual, y, tendremos la suma en la fila y
columna de totales.

De todos los métodos que hemos visto, este es el más rápido.

Ahora, vamos a ver algunos ejemplos más, para entender mejor el comando
SUMA, iremos a la hoja 2, y, seleccionaremos desde B2 a B13.

Vamos a la barra de estado, y, nos dice que la suma es 6832.

 Enseguida, pulsamos el atajo de teclado, <ALT> e igual.

Aceptamos.

Si se dan cuenta, el valor que obtenemos es mayor que aparece en la barra

de estado.

Lo que ha sucedido es que autosuma no ha sabido detectar el rango, y, ha

sumado también el encabezado, si se fijan en la barra de fórmulas, vemos
que el rango comienza en la celda B1.
 Para solucionar este problema, tenemos dos posibilidades, la primera
opción es dejar de usar encabezados numéricos, por ejemplo, en la celda
C1, voy a poner la palabra A delante.

Iré a la celda C14, y, pulsare <ALT> e igual, si se dan cuenta, ya empieza en

la celda C2.

Aceptamos.

Iré a la celda B14, y, modificare el rango, y, pondré:

Y nos aparece un mensaje que nos advierte que hay un valor numérico que
no ha añadido al rango.

Pero si estamos seguro de que el rango es correcto, pulsamos en:

Si copiamos la celda hacia la derecha, vemos que aparece de nuevo el
mensaje.

Así que seleccionare ambas, y, elegiré Omitir error.

Es importante, tener en cuenta que, si hacemos autosuma, debemos de

fijarnos en que el encabezado no sea numérico.
 Vamos a ir a la hoja 3 para ver otro ejemplo.

Tenemos que hacer un informe (reporte), que nos muestra los totales en la
fila inferior, y en Trimestre 1 y Trimestre 2.

Algunos usuarios, lo harían celda por celda, o, lo harían en dos pasos o tres,
pero vamos a ver el método más rápido, seleccionare la fila de totales, y
aquí viene un concepto importante en Excel, y, es como agregar otro rango
a la selección, entonces, dejo pulsada la tecla <CTRL>, y, selecciono
Trimestre 1, dejando pulsada la tecla <CTRL> selecciono Trimestre 2, suelto
la tecla <CTRL>.
 Ahora, pulso el atajo <ALT> e igual, y, tendremos los totales.

Así de fácil es aplicar autosuma en este informe (reporte).

En la parte inferior, tenemos que calcular el promedio mensual, la venta

mensual máxima, y, la venta mensual mínima.

Algo que algunas personas desconocen es que el comando autosuma tiene

un menú que nos da opción a otras funciones, al acceder al menú de
autosuma, tendremos acceso al promedio, el valor máximo, y, el mínimo.

Entonces, activare la celda C11, pinchare en autosuma, y, elegiré Promedio.

Excel detecta que hay números en la parte superior.

 Seleccionamos el primer rango.

Seguiré dejando pulsado <CTRL> y seleccionare el siguiente rango.

Aceptamos, y ya tenemos el valor promedio de las ventas, vamos a hacer

una acción similar con los otros dos cálculos.

Pinchare de nuevo en autosuma, y, elijo MAX.

Seleccionamos el primer rango, dejamos pulsado <CTRL> y seleccionamos el
segundo rango, y, aceptamos, y ya tenemos el valor máximo del semestre.

Y para el valor mínimo hacemos lo mismo.

Mientras que otras personas desconocen estas acciones tan simples,

todavía podían estar haciendo este informe (reporte).
 Iré a la hoja 4, para hacer nuestro último ejemplo.

Puedes observar un rango de celdas con un filtro, voy a colocarme en C16,

pulsamos <ALT> más igual.
Aceptamos, Y, el total que nos aparece es correcto, el problema aparece
cuando hacemos un filtro.

Voy a hacer un filtro, y, voy a elegir febrero, y, total.

El filtro lo aplica correctamente, pero en Total, sigue apareciendo 7384, es
decir, el total de todas las filas pinchare en el filtro, y, pinchare en Borrar
filtro.
 Esto es debido a que a la función SUMA no le importa las celdas que estén
ocultas, la solución es la siguiente, borrare el valor de la celda C16, hare clic
en el filtro, elegiré enero y Total.

Activare la celda donde quiero el total, pinchare en el comando autosuma,

y, para mi sorpresa no se ha insertado la función SUMA, sino SUBTOTALES,
aceptamos.
 La función SUBOTALES, puede hacer diversos cálculos, entre ellos,
promedio, en nuestro caso, la función SUBTOTALES, solo sumara las celdas
que se muestran, si borramos el filtro veremos que Total se ha actualizado.

Con esto ya eres un experto en el comando Autosuma, de esta manera,

usaras este comando de una manera más eficiente.