ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

LEIDY PAOLA RODRIGUEZ PEREZ

ENSAYO
LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

AGOSTO 2020
 INTRODUCCION

La palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del griego Archeión que
significa principio, origen) lugar en él que se guardan de forma ordenada
documentos. Dentro de una empresa podemos decir que archivar es
resguardar de forma ordenada documentación útil, la cual se va a realizar de
un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil
localización de cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se
requiera
La Ley obliga a conservar la documentación en periodos establecidos, con
plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su
presentación, estos documentos se conservaran debidamente ordenados y
clasificados, proporcionando información sobre el funcionamiento y los asuntos
tratados por la entidad, el archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente
lo que se busca

Las FUNCIONES que provee el archivo es recibir, clasificar, conservar,

custodiar y facilitar documentos, el material de archivo más común lo
constituyen: carpetas, archivadores tipo Z, guías, electrónicos, etc.

Importancia de los archivos para la administración Dentro de una empresa

podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada documentación e
información útil (Dicha información puede estar contenida en documentos,
sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios legibles por equipos
mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, microformas,
fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.), la
cual se va a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita
posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma más
rápida, cuando así se requiera. Ahora los archivos, son creados por personas e
instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, con esto
concluimos que todo gobierno, entidad pública, privada o empresa debe recurrir
con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar
precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a
cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de
orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La
función de los archivos como memoria cobra importancia a medida que pasa el
tiempo; con archivos bien organizados no tendremos los empleados,
funcionarios y ciudadanos que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la
búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación y
tiempo invertido, produciendo atraso, confusión y en general una incorrecta
administración de la información. Importancia de los archivos para la
investigación Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de
ilustración y mejoramiento para todas las empresas, entidades públicas,
privadas, en tanto contienen información en documentos que pueden y deben
aprovecharse por parte de investigadores. Los archivos sirven para descubrir la
verdad, para encontrar versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las
investigaciones relacionadas a la historia, la economía, la administración, la
geografía, los procesos políticos, sociales, la ciencia, la tecnología.

CLASIFICACION:
Archivos activos
Semiactivo
Inactivos o muerto

CONCLUSIONES:

El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y

científica de la humanidad.
El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos.
El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en
todo momento.
El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte
de la ciudadanía en general.
El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta.
El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en él.

FUENTES
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/
https://es.slideshare.net/
http://www.entornocorporativo.com.mx/