PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE MODIFICACIONES

FECHA No. DE REVISIÓN RESUMEN DEL CAMBIO

CONTROL DE COPIAS
Número de Copias : 1
Asignada a: GERENCIA GENERAL
Fecha :

ELABORO: REVISO: GERENTE GENERAL APROBO: GERENTE GENERAL

FECHA: FECHA: FECHA:

FIRMA: ____________________________ FIRMA: ____________________________ FIRMA: ____________________________

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 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

Contenido
1. OBJETIVO....................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE........................................................................................................................................ 3
3. DEFINICIONES................................................................................................................................ 3
4. ASPECTOS GENERALES............................................................................................................... 5
4.1 CONTENIDO DEL DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD.........................................5
4.1.1 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS...........................................................................5
4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS.............................................................................................. 8
4.2.1 ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD....................................................................................8
4.2.2 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN........................................................................................... 8
4.2.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS..................................................................................9
4.2.4 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIO.........................................................................9
4.2.5 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS Y DOCUMENTOS EXTERNOS.................9
5. REGISTROS.................................................................................................................................... 9

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 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO

Establecer los parámetros para la elaboración de documentos, su codificación, aprobación,

emisión, revisión, actualización, optimización, modificación, control de cambios, distribución,
anulación, manejo e identificación de documentos obsoletos o que han perdido vigencia,
implementados por el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo de DIAGEO
COLOMBIA S.A garantizando la utilización de documentos vigentes por parte de los
empleados de la empresa.

2. ALCANCE

El presente procedimiento aplica para todos los documentos de origen interno (documentos
del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo) como para aquellos de origen
externo (generados por el cliente, autoridades competentes, usuarios, comunidad en
general) y debe ser aplicado por todas aquellas personas de la organización que por las
actividades propias de sus funciones deban manejar documentos que requieran de control
para evitar afectaciones sobre el sistema de Gestión en seguridad y salud en el trabajo.

3. DEFINICIONES

Actualización: Actividad mediante la cual se hacen cambios en un documento del Sistema

de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, originados en una optimización de una
actividad o conjunto de actividades o por cambios en la reglamentación.

Gerencia: Persona que dirige y controla al más alto nivel de la empresa.

Obsoleto: Actividad emprendida para eliminar del Sistema de Gestión un documento que
cambia de versión.

Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y adecuación de las

actividades contenidas en el documento revisado previamente.

Creación: Elaboración de un documento del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el

trabajo por primera vez.

Codificación: Identificación de algunos documentos del Sistema de Gestión de Calidad,

definidos en este procedimiento.

Control de cambios: Llevar un registro o evidencia de los cambios o modificaciones

realizadas a los documentos del Sistema.

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Distribución: Entrega oficial de los documentos a las diferentes áreas o personas

responsables.

Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,

magnético, óptico o electrónico.

Documento obsoleto: es aquel documento que producto de un cambio o por su eliminación

pierda su vigencia.

Elaboración: Documentar una caracterización de proceso, procedimiento, instructivo o

formato del Sistema de Gestión de Calidad.

Emisión o expedición: Acción formal de las Directivas de la empresa para oficializar un

proceso o actividad.

Instructivo: Tipo de documentos que se realiza por suministrar información específica para
llevar a cabo una o varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos, cuyo
contenido aplica habitualmente en un solo proceso de la empresa. Siempre está identificado
por un código.

Líder de proceso: Rol que tiene como responsabilidad el resultado del proceso, cuyas
funciones y responsabilidades serán las de coordinación de la operatividad del mismo,
aplicación de políticas y objetivos estratégicos de la empresa, cumplimiento de la
normatividad interna y externa pertinente al proceso y la promoción de acciones de
mejoramiento continuo, entre otros aspectos. Los líderes de proceso, se caracterizan por el
profundo conocimiento de las actividades necesarias para el eficaz funcionamiento del
proceso, su compromiso y responsabilidad. De igual manera, son quienes implementan y
revisan el cumplimiento de los indicadores y hacen la sustentación de las auditorías de
Calidad.

Manual del Sistema de Gestión: Documento que específica el Sistema de Gestión de

seguridad y salud en el trabajo. El manual puede variar en cuanto a detalle y forma, para
adecuarse al tamaño y complejidad de la empresa.

Modificación: Cambio o ajuste que se lleva a cabo a uno de los documentos del Sistema de
Gestión de Calidad (caracterización de procesos, procedimientos, instructivos o formatos),
que correspondan a la implementación de nuevas actividades o controles exigidos por
cambios de normatividad interna o externa, que afecten a un proceso.

Optimización: Es la actividad mediante el cual se logra que un procedimiento se realice de

manera más eficiente, bien sea reduciendo tiempos y costos para obtener el mismo
resultado, o con los mismos tiempos y costos realizar más operaciones o servicios.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es

recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde,
cuándo, por qué y cómo.

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Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar

valor, y las cuales transforman elementos de entradas en resultados.

Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Planes: Documentos que establecen las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a
políticas y objetivos de la empresa, que buscan dar conformidad con los requisitos propios o
de órganos externos regulatorios.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del

documento objetivo de la revisión, para alcanzar el objeto establecido.

Versión: Indica mediante un numero la cantidad de veces que se ha modificado el

documento. Cada vez que se realice una modificación al documento cambia dicho número.
Ejemplo: 001, 002, 003,….

4. ASPECTOS GENERALES

4.1 CONTENIDO DEL DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD

Este varía de acuerdo con cada documento:

Tipo de Portada Índice de Tabla de

Documento Modificacio Contenido
nes
Manual del
4.1.1 ESTRUCTURA
sistema de
DE Gestión en Si Si Si LOS
Seguridad y salud
en el trabajo

Programas Si Si Si

Procedimientos Si Si Si

Formatos No No No

DOCUMENTOS

a. Encabezado

El modelo de encabezado se aplica a los documentos del Sistema de Gestión en Seguridad

y Salud en el Trabajo.

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De manera general, el tipo de letra o fuente con la cual se elaboran los documentos es “Arial”
12.

El encabezado contiene los siguientes aspectos:

LOGO CODIGO NOMBRE DEL
DOCUMENTO

SISTEMA DE GESTION

CODIGO:

FECHA DE REVISIÓN VERSION No. 0

FECHA DE REVISIÓN VERSION

LOGO: El logotipo de DIAGEO COLOMBIA S.A, a utilizar en los documentos es el

autorizado por la empresa.

NOMBRE DEL DOCUMENTO: En esta casilla se cita el tipo de documento que se está
elaborando (Manual del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo,
caracterización del proceso, procedimiento, instructivo, entre otros) que relaciona el
contenido del mismo y el nombre del documento que se va a referenciar.

DOCUMENTOS EXTERNOS: Los documentos externos no se codifican, se controlan en el

Formato de Listado Maestro de Documentos Externo.

CODIGO: La codificación de los documentos del Sistema de Gestión se puede realizar

manual desde el mismo instante en que se elaboran, creando una estructura jerárquica que
permite parametrizar y asignar un código para cada tipo de documento.

La codificación se establecerá de acuerdo al siguiente esquema:

SIGLA SIGLA TIPO SIGLA CONSECUTIVO

EMPRESA DOCUMENTO DOCUMENTO

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Las siglas a utilizar para codificar los documentos, se relacionan en la siguiente tabla:

NUMERO
NOMBRE SIGLA SIGLA TIPO DOCUMENTO
CONSECUTIVO

Ejemplo:

DIA- SGSST-MN-001 Manual del Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo

VERSIÓN: Las versiones van de acuerdo a los cambios realizados en el documento y se

identifican con un consecutivo iniciando desde en 00. El número de versión se registra en el
encabezado como se indica en la figura. La versión del documento se actualiza conforme a
la aprobación de los cambios, simultáneamente con la fecha de vigencia.

b. Contenido

Para la edición de los documentos del Sistema de Gestión en seguridad y salud en el

trabajo, el contenido es flexible en cuanto a la utilización de Diagramas de Flujo, texto,
imágenes o combinación de las mismas, preservando siempre la simplicidad y el
entendimiento por parte de los usuarios de la documentación.

Nota: Todos los documentos deberán ser redactados en lenguaje sencillo y asequible al
ciudadano común, garantizando la comprensión por todo el personal de la empresa.

El profesional encargado de la documentación del Sistema de Gestión en seguridad y salud

en el trabajo es el encargado de asignar los códigos y versiones para así garantizar la
consulta de estos en medio magnéticos y físico a todo el personal de la empresa.

 Pie de página: Se establece únicamente en la primera hoja de cada documento los

diferentes estados del documento, fecha y las personas que elaboran, revisan y
aprueban el documento con el fin de evidenciar el estado del mismo. Esta
característica solo aplica a los siguientes documentos: Manual del Sistema de

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Gestión de Calidad, caracterizaciones de proceso, procedimiento, instructivos y otros

manuales. Se inserta el número de las páginas.

4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS

4.2.1 ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

DIAGEO COLOMBIA S.A con el fin de garantizar la vigencia de los documentos del Sistema
de Gestión en seguridad y salud en el trabajo y asegurar una eficaz y eficiente
administración de los mismos, ha establecido la implementación de controles a cargo de
responsables en cada una de las instancias de elaboración, revisión y aprobación, tal como
se ilustra en el siguiente cuadro. Para tal efecto, el líder de cada proceso es responsable de
revisar la documentación de su proceso.

TIPO DE
ELABORA REVISA APRUEBA
DOCUMENTO

La jefe de Talento Humano de la empresa es quien administra y quien realiza el Backup de

la información cada mes de los procesos del Sistema de Gestión en seguridad y salud en el
trabajo.

En consecuencia, cualquier cambio que se efectúe deber ser evaluado previamente por la
Jefe de talento Humano a través de una primera revisión después de su elaboración,
momento en el cual se verifican los aspectos de estructura del documento, redacción y
presentación, teniendo en cuenta los estándares definidos por la empresa. De igual forma,
en el caso que se encuentren cambios que afecte la adecuada operación de los procesos de
la empresa o de su imagen corporativa podrá solicitar el concepto técnico, jurídico o de una
instancia superior, para dirimir, aceptar o devolver las modificaciones presentadas a revisión.

La Jefe de talento Humano en su calidad de coordinador del sistema, realiza un seguimiento

permanente al flujo de los documentos y gestiona con los responsables de la elaboración,
revisión y aprobación, el cumplimiento de los plazos definidos en la parametrización de
tiempos para cada una de las actividades. De igual forma participa en este procedimiento,
realizando la revisión del borrador y asesoría para ajustes.

Conforme a la estructura documental establecida, todos los documentos que se elaboran en

COLDISEÑOS SAS deben ser revisados y aprobados antes de su divulgación.

4.2.2 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

El líder del proceso es responsable de la revisión periódica de los documentos para

comprobar su vigencia y aplicabilidad. En caso de encontrarlos desactualizados, ordena la
modificación, dando así inicio al procedimiento de elaboración, revisión y aprobación de

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documentos por parte de las personas que ocupan los mismos cargos o desarrollan los roles
establecidos en el cuadro.

4.2.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos son administrados por la Jefe de talento Humano en digital o en físico. Por
lo cual, por medio de él se garantiza la actualización de la información que puede consultar
todos los empleados de COLDISEÑOS SAS garantizando el uso de versiones vigentes por
parte de todo el personal de la empresa. Por otra Talento Humano controla el uso de
versiones obsoletas o versiones no vigentes. En consecuencia, todo documento impreso o
fotocopiado será considerado como “Documento no Controlado”.

4.2.4 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIO

El control de los cambios hechos a los documentos será diligenciado por el responsable de
la actualización o modificación de los mismos, éstos cambios se evidencian en el control de
los cambios de cada uno de los documentos para asegurarse que haya sido realizados,
teniendo en cuenta su conveniencia dentro del Sistema de Gestión como vehículo de
optimización de los procesos.

4.2.5 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS Y DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos obsoletos están en carpetas digitales nombradas como OBSOLETO y

permanecerá en el archivo de talento Humano. En cuanto a los registros en formatos
obsoletos, permanecerán en la carpeta de Formatos, en carpeta digital marcada como
OBSOLETO.

La responsabilidad sobre la distribución y control de vigencias de los Documentos Externos

tales como Leyes, Decretos, Circulares Externas, pronunciamientos, entre otros, que afecten
desde el punto de vista legal el cumplimiento del objeto y funciones de la empresa es
responsabilidad de cada proceso, los documentos externos no se codifican, cada proceso
maneja sus documentos externos, se controlan en el Formato de Listado Maestro de
Documentos Externos, los procesos al verificar la necesidad de la incorporación de un
Documento Externo, por medio de un correo electrónico notifica a talento Humano para la
incorporación en el Listado Maestro de Documentos Externos, estos documentos externos
no requieren aprobación para su aplicación dentro del Sistema de Gestión de seguridad y
salud en el trabajo.

5. REGISTROS

 ________________________________Listado Maestro de Documentos Internos y

Externos

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