ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO: Mejora publicitaria Mellos Beer

CÓDIGO DEL PROYECTO: CNMB

INICIADOR/PATROCINADOR DEL PROYECTO: Andrés Toro Ramírez

CLIENTE DEL PROYECTO: Andrés Toro Ramírez

DIRECTOR DEL PROYECTO: Alejandro Mesa Jaramillo

FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 10 de 2019

ELABORADO POR: Alejandro Tabares Galvis

PROPÓSITO DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Esta Acta de Constitución del Proyecto tiene la finalidad primordial de designar formalmente a la persona indicada arriba
como Director del Proyecto y de establecer/delimitar formalmente el nivel y el alcance de su autoridad dentro del
mismo con respecto a los recursos a emplear en el proyecto. Secundariamente, este documento es un resumen
ejecutivo del por qué se está llevando a cabo éste proyecto, en qué consiste este proyecto y las consideraciones de alto
nivel con respecto al mismo al momento de iniciar este proyecto.

ANTECEDENTES, PROPÓSITO Y/O JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Es necesario dar a conocer el producto a un mercado más amplio a través de estrategias de publicidad, que permitan
atraer nuevos clientes y aumentar las ventas. Se consideró otra alternativa que consistía en cambiar la tapa, los
envases y las etiquetas por otras que fueran más agradables para el cliente, sin embargo, esta fue descartada porque
la empresa ya había pasado recientemente por un proceso de renovación de imagen y porque los clientes actuales
están muy satisfechos con la calidad y presentación del producto. Por lo tanto, una vez se tiene un producto de
excelente calidad y presentación, lo ideal es darlo a conocer al mercado.

DESCRIPCIÓN DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO, PRODUCTO(S) Y ENTREGABLE(S)

La idea del proyecto es poder aumentar las ventas y el posicionamiento de la marca, pero lo primero que debemos
realizar como empresa es seleccionar la persona o personas que impulsaran nuestras cervezas, además teniendo en
cuenta que el público esperado al que queremos llegar es a personas entre los 18 y 60 años. Una vez seleccionado el
influenciador con el que queremos desarrollar este proyecto, se implementara la publicidad teniendo como
expectativa poder llegar al mayor número de personas posibles, además como empresa se está haciendo unas
alianzas estratégicas con más de cervecerías artesanales queriendo tener un gremio y apoyarnos entre sí, con esto se
espera disminuir los costos de fabricación de las cervezas y poder tener unas utilidades mayores.

Los entregables del proyecto son:

1. Propuesta de segmentación y descripción de público objetivo. 
2. Plan de desarrollo con lineamientos para aplicar la estrategia.
3. Propuesta definida y elaboración de contrato con la empresa o el influenciador.
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Página 1 de 5
 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
4. Seguimiento de los estados financieros para visualizar la efectividad de la estrategia.

OBJETIVOS DEL PROYECTO Criterio de Éxito/Aceptación Persona que Aprueba

Alcance:
Lograr un reconocimiento de la Logro de un posicionamiento Andrés Toro Ramírez – Experto del
marca municipal de la negocio y patrocinador del proyecto
marca Mellos Beer como una cerveza
artesanal de excelente calidad y
presentación, apta para cualquier
persona y cualquier tipo de ocasión.
Obtener mayor número de ventas Aumento de las ventas que permita Andrés Toro Ramírez – Experto del
mejorar los indicadores financieros negocio y patrocinador del proyecto
de la empresa para asegurar su
supervivencia, rentabilidad y
posterior crecimiento.
Tiempo:
Trimestrales Se pretende realizar periódicamente Alejandro Mesa Jaramillo- Director
una revisión, para analizar si el del proyecto
proyecto tiene una aceptación
significativa.
Costo:
1. $700.000 Desarrollar el proyecto dentro de los Alejandro Mesa Jaramillo- Director
2. $1.000.000 costos presupuestados. del proyecto

REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

1.La estrategia de publicidad deberá ser implementada a través de las redes sociales involucrando a la mayor cantidad
de personas posibles.
2.El proyecto deberá estudiar el público objetivo de diferentes influenciadores o empresas y verificar que concuerde
con los requerimientos de la empresa antes de llevar a cabo un contrato para ejecutar la estrategia.
3.La estrategia deberá cumplir con unos requisitos establecidos por los patrocinadores del proyecto para garantizar la
recepción adecuada del mensaje por parte de los consumidores finales.
4.El proyecto deberá evaluar constantemente el impacto en la ejecución de la estrategia con el fin de hacer
modificaciones o tomar decisiones estratégicas a tiempo.

REQUERIMIENTOS PARA LA APROBACIÓN FINAL DEL PROYECTO

En este proyecto se considera que se tendrá un final exitoso al incrementar las ventas de las cervezas, además que se
tiene ya la medida que se pretende llegar a las ventas esperadas, también al tener un reconocimiento de la marca y
esto se puede medir por el incremento de seguidores en las redes sociales.
Los que deciden que se va a hacer y quienes aprueban el proyecto serán los dueños, pero siempre contando con el
apoyo y gestión del director del proyecto, ya que sobre él recae la responsabilidad de que se den buenos resultados.

CALENDARIO RESUMIDO DE HITOS CLAVES

Hito Fecha
Propuesta de segmentación y descripción de público objetivo. Marzo 10 de 2019
Plan de desarrollo con lineamientos para aplicar la estrategia. Abril 10 de 2019
Propuesta definida y elaboración de contrato con la empresa o el influenciador. Mayo 10 de 2019
Seguimiento de los estados financieros para visualizar la efectividad de la estrategia. Junio 10 de 2019
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Página 2 de 5
 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
PRESUPUESTO ESTIMADO Y FUENTE(S) DE FINANCIAMIENTO RESUMIDOS
Se comienza con un presupuesto de $700.000 a $1.000.000 pesos para las estrategias a implementar y a través del
alcance que se tenga se podrá tener en cuenta una nueva inversión para mejorar las ventas y el impacto social que se
quiere tener como marca, a medida que transcurra el tiempo se puede considerar la opción de tener muchas más
personas influenciadoras o empresas que ayuden a imponer o posicionar más la marca en el mercado.

INTERESADOS CLAVES
Interesado(s) Rol
Andrés Toro Ramírez Inversionista – Cliente principal
Consumidores cerveza artesanal Clientes directos
Seguidores de influenciador Entorno de clientes directos

SUPUESTOS DE ALTO NIVEL

1. El presupuesto del proyecto y los requerimientos serán abastecidos por los dueños e inversionistas de la
empresa. 
2. El consumo de cervezas artesanales viene en un crecimiento significativo desde 2017
según Euromonitor Internacional. 
3. Según El Heraldo y La República, actualmente hay más de 25 influenciadores famosos en Medellín y más
de 100 en Colombia. 
4. Los influenciadores tienen la capacidad de abarcar una gran parte de público objetivo, sus seguidores o
cantidad de personas que siguen las marcas que promocionan oscila entre las 700 mil y un millón de personas. 
5. Se cuenta con una serie de eventos cerveceros en los cuales participará Mellos Beer.

RESTRICCIONES DE ALTO NIVEL

Alcance El proyecto se desarrollará bajo el estándar publicado en la 6ª edición del PMBOK® y de acuerdo a los
lineamientos establecidos por la empresa Mellos Beer.
Tiempo El proyecto tendrá una duración inicial de 3 meses
Costo Los costos del proyecto serán los ya establecidos por el cliente, cualquier cambio estará a cargo del
director del proyecto.
Calidad El proyecto deberá cumplir con los criterios de aceptación establecidos y con los requerimientos de
altos
niveles establecidos en este documento. La estrategia de publicidad se desarrollará de acuerdo con los
conocimientos de publicidad y marketing con los que cuentan los integrantes del proyecto.
Recursos Los recursos de todo tipo necesarios para el desarrollo de la estrategia serán provistos por la empresa
Mellos Beer. Los recursos para el diseño y el desarrollo publicitario serán proveídos por el ejecutor del
proyecto.
Riesgos Los riesgos serán asumidos por las partes de acuerdo a su nivel de responsabilidad y ejecución.

RIESGOS DE ALTO NIVEL

Área de Riesgo Riesgo Impacto Valoración Mitigación
Gerencial Falta de apoyo, Bajo: Puede retrasar el 5% Presencia continua y
seguimiento y proyecto. seguimiento
comunicación efectiva por parte del Director
entre las partes del Proyecto
y el Cliente Principal
Alcance Incapacidad de respuesta Alto: Puede llevar a la 15% Seguimiento continuo

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Página 3 de 5

 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
a las necesidades de los cancelación del proyecto. y plan de acción.
hitos y objetivos
Tiempo Percances en la respuesta Bajo: Puede retrasar el 5% Establecimiento de
de la propuesta del proyecto. condiciones claras con
influenciador y en la plazos bien
publicación de esta estipulados.
Costos Falta de acuerdos o Medio: Puede llevar a la 10% Consideración de
incomodidad en los suspensión del proyecto. varias alternativas y
presupuestos de ambas comunicación abierta.
partes
Calidad Falta de profundidad en Alto: Puede llevar a la 15% Realización de prueba
la elaboración de la cancelación del proyecto. piloto antes de
estrategia que pueda ejecutar la estrategia.
llevar a que se distorsione
el mensaje real que se
desea transmitir.
Recursos Humanos Poca credibilidad o Alto: Puede llevar a la 15% Análisis riguroso en el
impacto negativo del cancelación del proyecto. proceso de selección
influenciador en el del influenciador o
mensaje que emite de empresa que
Mellos Beer transmitirá el
mensaje.
Comunicaciones Déficit de acuerdos entre Alto: Puede llevar a la 15% Consideración de
interesados e cancelación del proyecto. varias alternativas y
influenciador para la comunicación abierta.
creación de la publicidad
Gestión de Riesgos Falta de manejo de los Medio: Puede llevar a la 5% Elaboración de un
riesgos a los cuales se suspensión del proyecto. sistema integrado de
expone la campaña y el administración del
proyecto riesgo.
Adquisiciones Búsqueda y contratación Alto: Puede llevar a la 15% Seguimiento y
del recurso de cancelación del proyecto. retroalimentación
influenciador en redes activa del recurso.
sociales
Interesados Creación de una campaña Medio: Puede llevar a la 5% Realización de prueba
que atente a los objetivos suspensión del proyecto. piloto antes de
de los interesados ejecutar la estrategia.
Técnicos Falla técnica en Alto: Puede llevar a la 10% Elaborar registros
dispositivos móviles o cancelación del proyecto. constantes y copias de
redes sociales del seguridad.
influenciador

RESPONSABILIDADES Y NIVEL DE AUTORIDAD DEL DIRECTOR DEL PROYECTO

1. Responsabilidades: Responsable del desarrollo del Proyecto e interlocutor principal frente al Cliente Final
2. Nivel (y límites) de autoridad: Dirige al equipo de trabajo del proyecto. Tiene autoridad en la gestión de todas las
actividades del proyecto.
3. Gestión del presupuesto y varianzas: Responsable de la gestión del presupuesto, el cliente inicialmente no ha
autorizado ninguna variación, pero está abierto a considerar nuevas inversiones conforme avanza el proyecto.
4. Decisiones de dotación de personal: No tiene autoridad en las decisiones de dotación del personal, cada quien tiene
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Página 4 de 5
 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
autonomía en su dotación.
5. Decisiones técnicas: Asume las decisiones técnicas, pero siempre contando con el consenso de los demás
integrantes del proyecto.
6. Resolución de conflictos: Se resolverán entre el Director de Proyectos y el Cliente final, y tendrán como sustento
este documento y el documento de Caso de Negocio.

APROBACIÓN

Nombre Cargo Firma Fecha

Andrés Toro Ramírez Iniciador/Patrocinador del Proyecto Febrero 10 de
2019

Alejandro Mesa Jaramillo Director del Proyecto Febrero 10 de

2019

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Página 5 de 5