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A. IDENTIFICACION DEL PROCESO
1. Nombre y sigla del Proceso: GESTION JURIDICA Y CONTROL DISCIPLINARIO
2. Tipo de Proceso: APOYO 3. Responsable del Proceso: Dr. GUILLERMO
TAPIAS CARDENAS
4. Objetivo del Proceso: Ser el apoyo jurídico profesional 5. Alcance del Proceso : Recepción o iniciativa
de todos los procesos de la Universidad Francisco de de los diferentes procesos jurídico-
Paula Santander. administrativos hasta su culminación.

B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO

6.1 Interrelaciones con otros Externos ( usuarios, Internos ( de la MECI NTCGP
procesos y entes: beneficiarios ) y Legales institución ) 1000:2005 1000:2004
Constitución Política de Acuerdos del -Acuerdos, - 8
DIRECCIONAMIENTO Colombia Consejo Superior compromisos y - 8.1
ESTRATEGICO Normas legales Universitario protocolos - 8.2
PROCESOS MISIONALES Decretos reglamentarios Resoluciones éticos. - 8.4
PROCESO DE GESTION Ordenanzas Dptales. rectorales. -Planes y - 8.5
FINANCIERA Acuerdos Municipales programas.
GESTION CAPITAL -Modelo de
HUMANO organización
GESTION BIENES Y por procesos.
SERVICIOS -Estructura
GESTION DE LAS TIC´S organizacional.
GESTION ESTUDIANTIL -Administración
GESTION DE MERCADEO de riesgos.
GESTION BIENESTAR -Actividades del
UNIVERSITARIO control.
GESTION MEDIOS -Información.
EDUCATIVOS Legales:ver normograma -Comunicación
GESTION COMUNICACIÓN pública.
Y RELACIONES EXTERNAS Autoevaluación.
GESTION DOCUMENTAL -Planes de -
  

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JUZGADOS mejoramiento
TRIBUNALES por procesos.
ENTES DE CONTROL -Planes de
mejoramiento
individual.
C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar )
10. Salidas
7. Emisor 8. Entradas 9. Actividades (Productos o 11. Receptor
( P_H_V_A ) Resultados)
H: Recepcionar y conocer el
Direccionamiento Requerimientos requerimiento. Respuesta -Direccionamiento
estratégico extrajudiciales P: Clasificar de acuerdo al asunto fundamentada Estratégico.
y a las términos jurídicamente.
V: Revisar los términos y dar
respuesta
Direccionamiento Consulta escrita P: Programar la realización de Consulta radicada, -Abogado
estratégico Conceptos seminarios que permitan la registrada, revisada y asignado
Procesos Asesoría jurídica actualización jurídica en ls nuevas asignada a un -Direccionamiento
Misionales tendencias. abogado. estratégico
Procesos de H: Conocer u emitir consultas Concepto con visto -Procesos
Apoyo escritas, conceptos y asesorías bueno que sirve de Misionales
jurídicas base para la toma de -Procesos de
V: Realizar el acompañamiento decisiones Apoyo
jurídico a todos los procesos
distintos a los judiciales.
Direccionamiento Proyectos de P: Crear una base de datos que Información radicada, -Abogado
estratégico contratos contenga formatos de contratos, registrada, revisada y asignado.
Procesos Resoluciones actos administrativos, etc. asignada a un -Direccionamiento
Misionales reglamentarias H: Elaboración y revisión de abogado. estratégico.
Procesos de Acuerdos normales legales, e internas -Procesos
Apoyo Convenios como las resoluciones y acuerdos -Proyectos de acuerdo misionales.
  

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Actos H: Confrontar el marco legal revisados para Procesos de
administrativos vigente, revisión de contenidos, discusión en el apoyo
sugerir modificaciones a Consejo Superior.
contratos, resoluciones
reglamentarias, acuerdos,
convenios y actos administrativos.
V: Hacer seguimiento a los
proyectos, contratos, resoluciones
etc.
P: Realizar reuniones previas Demanda Asignada al
Direccionamiento Demandas en para unificar criterios y revisar abogado. -Abogado
estratégico. contra aspectos jurídicos Poder de asignado
Jefe Oficina Iniciativas judiciales. H: Presentación de la defensa. representación para el -Juzgados o
jurídica V: Solicitar informe periódico a los abogado. tribunales
abogados externos. Respuesta de la -Direccionamiento
V: Realizar seguimiento a los demanda estratégico
procesos jurídicos. Oficio a -Gestión
direccionamiento financiera
estratégico y a gestión Accionante.
financiera para su
contabilización.
Fallos Judiciales.

Gestión Financiera Cobro ordinario P: Analizar los montos adeudados Información radicada y -Abogado
Cobro coactivo para determinar si el beneficio a revisada . competente
Acuerdos de Pago obtener es mayor que los costos Acuerdos de pago. -Juzgado
del proceso. Iniciación del cobro -Gestión
P: Priorizar en los mayores coactivo. financiera para
montos adeudados a la entidad Iniciación de cobro control.
para gestionar su cobro inmediato. ante juzgado previa
asignación de un
  

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P: Identificar los términos de abogado
prescripción de las deudas para
programar su cobro antes del
vencimiento.

H: Invitar al deudor de la Entidad

mediante oficio para que realice
el de sus obligaciones;; realizar
acuerdos de pago y hacer
seguimiento a los plazos
pactados.
Direccionamiento Información jurídica P: Identificar la información básica Respuesta eficaz y Direccionamiento
estratégico pertinente buscando el oportuna direccionada estratégico
Procesos direccionamiento jurídico de la jurídicamente. Procesos
Misionales Entidad para la gestión eficaz de Misionales
Procesos de la oficina. Procesos de
Apoyo. Apoyo.
H: Identificar y compilar la
información básica.

V: Confrontar la información
jurídica basada en el conocimiento
de su vigencia.
Direccionamiento Informe de Servidor P: Adecuar la conducta del Comunicaciones -Direccionamiento
estratégico público y queja. signatario para determinar si la mediante oficio. Estratégico.
Procesos queja es procedente (que le Autos interlocutórios. -Procesos
Misionales competa a CID) para adelantar el Autos de Misionales
Procesos de proceso. sustanciación. -Procesos de
Apoyo. Fallo absolutorio y/o apoyo.
Particulares. H: Recepción y direccionamiento sancionatorio. Implicado o
de quejas e informes de investigado.
  

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servidores públicos, mediante -Procuraduría
proceso ordinario, indagación General de la
preliminar , investigación Nación.
disciplinaria y proceso verbal.
V: Revisar los términos
procesales.
D. Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar )
12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas
- Conocimiento en forma oportuna, eficiente y eficaz de todos los procesos que conlleven a una fundamentación
jurídica.
-Afiliación a entidades que provean información jurídica actualizada.
-Diseño de controles para todos los procesos judiciales en trámite y fallos de primera instancia.
-Socialización del proceso disciplinario y sus alcances buscando la mejora en el cumplimiento de los deberes de los
funcionarios públicos.
- Asesorías permanentes en Proceso disciplinario a los funcionarios de la Entidad que los soliciten.
-Diseño de control de la solicitud de información requerida ante la Entidad para proceder jurídicamente.

F. Identificación de Riesgos
E. RECURSOS del Proceso ( Ver mapa de
riesgos asociados a cada
proceso ), códigos :
13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos
Recurso Condición Recurso Condición Cargo G.CONTROLES AL PROCESO
Informáticos: Jefe Oficina Jurídica 1. No control en el
vencimiento de términos de
un proceso, sus
consecuencias pueden ser
sancionatorias o
pecuniarias
Cumputadores Última Oficinas Adecuadas Jefe Control Interno disciplinario
  

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tecnología 2.Aplicación de conceptos
basados en fundamentos
jurídicos no vigentes.
impresoras Buen estado Equipos Buen estado Abogados internos 3.No seguimiento del
debido proceso
Programas Actualizados Muebles y Buen estado Abogados externos. 4. Llevar indebidamente las
computador enseres Profesional Universitario etapas de procedimiento de
cobro
Secretaria 5. No unificación de
criterios-aplicabilidad de
conceptos diferentes
basados en
fundamentaciones
jurídicas.

H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO

Cumplir con los compromisos jurídico-administrativos de la Entidad de manera eficiente, efectiva y eficaz.

I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO

META TIPO DE FRECUENCIA FUENTE DE
NOMBRE DE INDICADOR FORMULA RESPONSABLE
Año 2008 INDICADOR DE MEDICION INFORMACION
Atención de quejas (Quejas /Fallos 90% Eficacia Jefe Control Mensual Registro
  

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absolutorios)*100 Interno quejas
(Quejas /fallos Disciplinario mensuales
sancionatorios)*100
(Informes
Jefe Oficina
administrativos/Fallos Registro de
Jurídica
Atención de informes absolutorios)*100 informes
90% Eficacia Jefe Control Mensual
administrativos (Quejas o informes administrativos
Interno
administrativos/fallos mensuales
Disciplinario
sancionatorios)*100
Registro
(Asesorías Jefe Oficina
Consultas, conceptos solicitud
requeridas/asesorías 100% Eficacia Jurídica Mensual
y asesorías solicitadas asesorías
resueltas)*100
mensuales
Revisión de proyectos
de Registro de
(Revisiones Jefe Oficina
contratos,resoluciones revisiones
solicitadas/revisiones 90% Eficacia Jurídica Mensual
,acuerdos,reglamentar solicitadas
efectuadas)*100
ios, convenios, actos mensualmente
administrativos
(Demandas y/o fallos
judiciales /Fallos Registro
Jefe Oficina
Demandas y/o absolutorios)*100 demandas y/0
100% Eficacia Jurídica Mensual
iniciativas judiciales (Demandas y/o fallos iniciativas
judiciales /fallos judiciales
sancionatorios)*100
(Cobro
ordinario/recaudos Informes de
Diligencias de cobro Jefe Oficina
en efectivo)*100 cartera
ordinario y/0 cobro 100% Eficacia Jurídica Mensual
(Cobro Gestión
coactivo
coactivo/recaudos en Financiera
efectivo)*100
  

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(Cobro ordinario y/0
cobro
coactivo/acuerdos de
pago)*100

16. Ver cuadro de mando de indicadores por proceso y Ficha Técnica de Indicadores ( hoja de vida )

J. DOCUMENTACION ASOCIADA
17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, 18. Documentos Externos ( Si los hay)
Formatos, Guías, ) Guías instructivas de la Procuraduría General de la
Nación.
-Formato de seguimiento a los requerimientos y Constitución Política de Colombia
solicitudes . Normas legales
- Formato para control de indagaciones preliminares. Decretos reglamentarios
-Formato para control de procesos verbales. Ordenanzas Departamentales
-Formato de seguimiento a cobro persuasivo. Acuerdos municipales.
-Formato para control de investigaciones disciplinarias.
-Formato para control de correspondencia.

( Ver listado maestro de documentos internos ) ( Ver listado maestro de documentos externos )

Control de Cambios
Fecha Cambio Versión Distribución
Justificación y ¿Qué se Modifico?
  

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Elaboró Revisó Aprobó

Fecha Fecha Fecha