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Análisis Administrativo ISB 8-2

Profesor. Hernán Rodríguez Madrigal


Grecia

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO DE DISTRIBUCION DEL


TRABAJO

Se conoce también llamado Diagrama de Distribución del Trabajo. Es una


síntesis de las actividades y tareas que se realizan en un sector o departamento y el
tiempo que cada funcionario dedica a cada actividad. Responde a las interrogantes
¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuánto tiempo demora en hacerlo?

Los programas de simplificación de tareas comienzan con el análisis de la


distribución de las mismas. Es decir, con el cumplimiento del principio de división del
trabajo que permite establecer sobrecargas, reorganizar un servicio o sector, examinar
y re asignar objetivos.

Para confeccionar el cuadro es preciso examinar las actividades principales


que responden al principio de división del trabajo y luego establecer las tareas
específicas que corresponden a cada una de las actividades. Para ello se elaboran
dos listas a saber: Lista de Actividades y Lista de Tareas.

LISTA DE ACTIVIDADES

División:
Departamento: Día Mes Año
Sector:
Responsable:
Cargo:

Nº DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

La lista de actividades refleja el cumplimiento de la misión del servicio y tiene


que ver con las funciones que lo caracterizan y son la razón de su existencia. Cada
una de las actividades es susceptible de desagregación en una serie de tareas que
deben ser realizadas para su cumplimiento.
Ejemplo:
Actividad:

1. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

Para la ejecución de esta actividad es necesario que se cumplan 5 tareas que


serán asignadas a uno o más funcionarios según el volumen de trabajo del sector.
Análisis Administrativo ISB 8-2
Profesor. Hernán Rodríguez Madrigal
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Tareas:
1.1 Recibir y entregar solicitudes de certificados
1.2 Localizar datos del funcionario
1.3 Redactar certificado
1.4 Firmar certificado
1.5 Archivar copias del certificado en expediente personal

Para la confección de la Lista de Actividades es preciso entrevistar al responsable


de la unidad.

LISTA DE TAREAS
División:
Departamento:
Sector: Día Mes Año
Responsable:
Cargo:

ACTIVIDAD:

Nº DESCRIPCION DE LAS TAREAS DEDICACIÓN

Horas %

TOTALES 100%

La Lista de Tareas incluye los tiempos destinados a cada una de ellas o el


porcentaje de dedicación del horario del funcionario. Para su elaboración es
imprescindible tener una entrevista con quienes ejecutan el trabajo ya que ellos son
quienes mejor conocen y luego validarlas con el jefe directo.

Una vez confeccionadas ambas listas se pasa la información al Cuadro de


Distribución del Trabajo que es la representación gráfica del conjunto de actividades y
tareas que se realizan en una unidad en un momento determinado.

El cuadro es de doble entrada y contiene los datos siguientes: fecha de


confección; actividades en orden de importancia; tiempo total de cada actividad; tareas
correspondientes a cada actividad con sus tiempos y funcionarios que la ejecutan.

El análisis del cuadro permite analizar las actividades, las tareas y los
funcionarios o puestos de trabajo:
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A) Actividades

 Adecuación de las actividades a los cometidos de la unidad


 Total de horas de cada una y volumen global de trabajo
 Incidencia del tiempo con relación a la importancia de las
actividades
 Estimación de costos de las actividades
B) Tareas

 Grado de especialización de las tareas


 Tiempo asignado a cada puesto de trabajo
C) Funcionarios

 Distribución de las cargas de trabajo


 Identificación de competencias requeridas para cada puesto
 La utilización del tiempo de la jornada laboral

Las preguntas que sirven para el análisis son las siguientes:


¿QUE? ¿Están contempladas todas las actividades y las tareas que corresponden al
cumplimiento de la misión de la unidad?

¿QUIEN? ¿Las actividades corresponden a la unidad o deberían ser desempeñadas


por otras unidades? ¿Hay duplicaciones? ¿Se aprovecha el conjunto de habilidades
de los funcionarios?

¿CUANDO? ¿El total de actividades y tareas ocupan una parte adecuada del tiempo
total? ¿Cuáles ocupan más tiempo? ¿Cuánto tiempo deberían ocupar?

¿CUANTO? ¿Los volúmenes de trabajo están en relación con el cumplimiento de la


misión de la unidad?

¿COMO? ¿Qué tipo de proceso de trabajo se sigue para la ejecución de las tareas?
¿Se realizan en serie, lote, paralelo?

CUADRO DE DISTRIBUCION DEL TRABAJO


Ciclo:
Elaborado por: Fecha:
Cargo: HH Cargo: Cargo:
Tot. HH HH
ACTIVIDAD Hrs Nombre: Nombre Nombre
.

TOTALES

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