Introducción

La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la

empresa administrar su flojo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea
bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas mas
altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

La organización en una empresa es indispensable para el éxito y el progreso de la misma, y

la administración documental hace parte de esta organización donde se me involucrados
todos los componentes de la empresa para tener toda información los mas accesible posible
y en un orden donde sea posible llegar a ellos fácilmente y con rapidez sin tener previo
conocimiento de la ubicación exacta, en cuanto a las ventajas que aporta un beneficio
importante en la que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Política archivista en Colombia

En la ley 80 de 197 dice “por la cual se crea el archivo general de la nación” donde
destacan las siguientes funciones en donde se salvaguardia los documentos que están en el
archivo nacional.

 Establecer, organizar y dirigir el sistema nacional de archivos, con el fin de planear

y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio
documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
 Fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la
conversación. Y el uso adecuado del patrimonio documental de la nación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopta la Junta
Directiva.
 Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con
el plan nacional de desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales,
científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del sistema nacional de
archivos.
 Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional,
departamental, departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la
gestión del estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a
los archivos privados que revisten especial importancia cultural o histórica.

La importancia de lo anterior es que la gestión documental va de la mano con las iniciativas

de gobierno y la adopción de tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) en
la administración publica, como parte de la obligación del estado de ofrecer al ciudadano
servicios de calidad y transparencia.

También resaltando ley 594 de julio del 2000 donde dice que las instalaciones para los
archivos (art 13). Se debe organizar los espacios de instalaciones necesarias para el correcto
funcionamiento de sus archivos. Acuerdos 037 De 2002
Especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de deposito,
custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. Por otro
lado, los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales
sistema de información y servicios.

Conclusión
Los archivos son la memoria de un país. Un profundo sentido de pertenecía y una fuente de
identidad nacional se dan cuando los ciudadanos conocen el pasado de la nación, y es por
eso que los archivos deben tener ciclo de viuda donde los documentos tengan un buen
manejo, para con esto al momento de ser solicitado y manipulado no tengan ningún riesgo
de perdida de igual forma tener fácil acceso a el.