Importancia de la información en la administración de los negocios

Un administrador es por definición un tomador de decisiones, es decir, una persona cuya actividad
principal consiste en elegir entre las diferentes opciones que se van presentando durante el
desarrollo de los negocios. Éstas son algunas de las disyuntivas que podrían presentársele:
¿Deberíamos adquirir este producto en lugar de este otro? ¿Valdrá la pena contratar o no más
personal? ¿Convendrá o no autorizar crédito a un determinado cliente? ¿Se debe lanzar o no una
nueva campaña publicitaria? ¿Cuál equipo conviene comprar, el X o el Z?, por sólo mencionar
algunas. Para identificar y seleccionar las distintas opciones que se van presentando durante la
gestión de un negocio, es necesario que el responsable de tomar las decisiones cuente con
suficiente información de calidad. De hecho, la calidad de la información afecta la calidad de la
decisión, y esto consecuentemente repercute en forma favorable o desfavorable en la empresa.
Esta situación es similar a lo que sucede en muchas áreas de nuestra vida. Por ejemplo,
supongamos que una persona que vive en Monterrey tiene una cita muy importante el día de hoy,
a las cuatro de la tarde, en la ciudad de México para oír una oferta de trabajo. La empresa con la
que se va a entrevistar le ha pedido que llegue puntualmente, ya que de lo contrario se entenderá
que no está interesado. Desde que tuvo conocimiento del lugar, fecha y hora de la mencionada
cita, empezó a evaluar la forma en que se transportaría y decidió viajar por avión. Enseguida
preguntó a varios amigos y conocidos acerca de las líneas áreas que vuelan a la capital, y
seleccionó una de ellas como la mejor opción, sobre todo por el precio. Después habló a las
oficinas de la compañía de aviación que eligió para obtener información sobre la duración del
vuelo (una hora y veinte minutos), con cuánta anticipación debe presentarse en el aeropuerto
(una hora) y si era necesario adquirir el boleto con antelación (no). Con base en todos estos datos,
esta persona consideró que si salía de Monterrey entre el mediodía y la una de la tarde tendría
tiempo suficiente para transportarse del aeropuerto de la ciudad de México al lugar de la cita.
Ahora sólo le faltaba verificar si había vuelos a esa hora. Cuando estaba a punto de llamar
nuevamente a las oficinas de la línea aérea, recordó que quince días atrás había recortado de una
hoja de un periódico los horarios de salidas y llegadas de los aviones a Monterrey, consultó esos
horarios y vio que había un vuelo de la línea seleccionada que salía a las doce. Esa noche durmió
tranquilo porque ya tenía su viaje organizado. Al día siguiente, y con el fin de llegar con suficiente
tiempo para adquirir el boleto, decidió trasladarse al aeropuerto desde las nueve de la mañana.
Cuarenta y cinco minutos después ya estaba frente al mostrador, donde le informaron que desde
hacía cinco días el vuelo del mediodía había dejado de operar. Inmediatamente se fue a los
mostradores de las otras dos líneas que operaban la misma ruta; ya no le interesaba si eran o no
más caras, lo que le urgía era llegar a tiempo. En una de ellas le informaron que el siguiente vuelo
salía hasta las cuatro de la tarde, y en la otra, que ya no había lugar disponible en los horarios que
él necesitaba. ¿Cómo influye la calidad de la información en la toma de decisiones?

En la historia anterior vimos cómo esta persona perdió una oferta de trabajo debido a que una
parte de la información que utilizó (el horario de vuelos tomado de una hoja vieja del periódico)
no era de calidad, es decir, no servía para tomar una decisión adecuada. Lo mismo ocurre en los
negocios. Por ejemplo, cuando una empresa recibe una solicitud de crédito de parte de un cliente,
debe asegurarse de que la información que éste le proporcione sea clara, completa y fidedigna,
porque de lo contrario, si le otorgara el crédito y el cliente no fuera solvente correría el riesgo de
perder el monto otorgado como crédito. O bien la persona podría ser un buen sujeto de crédito,
pero si la empresa no cuenta con esa información y le niega el crédito, perdería la oportunidad de
realizar una operación que le traería beneficios a largo plazo.

Ahora bien, para que la información cumpla con su objetivo, el usuario de la misma debe ser capaz
de interpretarla; saber dónde se origina, cómo se elabora, qué criterios se aplicaron en la selección
de los datos y, sobre todo, como utilizarla. No existe información más inútil que aquella que no
entendemos y que por consiguiente no podemos aplicar. El concepto de información es algo que
la mayoría tiene claro. Su definición está íntimamente relacionada con la de dato. Un dato es un
hecho o un evento que sucedió o que puede suceder. Los expertos señalan que los datos son
independientes, no están relacionados entre sí y pueden ser de una cantidad ilimitada. Por
ejemplo, automóvil marca Ford, Universidad de Monterrey, temperatura 38 grados, $347 000...
Todos estos datos por sí solos no tienen significado; para que puedan ser de alguna utilidad
práctica es necesario que se contextualicen, es decir, que sean transformados en información. En
este sentido, se puede decir que la información es un conjunto de datos integrados dentro de un
determinado contexto que permite obtener conocimiento sobre algo o alguien. La información es
un instrumento de comunicación. Para el filósofo griego Aristóteles, la comunicación consta de
tres elementos:

• El sujeto que habla, esto es, el transmisor. • El sujeto con el que se habla, es decir, el receptor. •
Aquello de lo que se habla, esto es, el mensaje (ver figura 3.1).

Para que haya comunicación es indispensable que tanto el transmisor como el receptor estén
dispuestos a comunicarse, ya que, como señala Peter Drucker, la comunicación es una calle de
doble sentido. El transmisor debe preparar su mensaje en forma clara, poniéndose en el lugar del
receptor para evaluar si su contenido es lo suficientemente comprensible. Por su parte, el receptor
debe tener el interés y los conocimientos suficientes para poder decodificar el mensaje que recibe.